8- 解决问题的九大步骤.ppt

0 解決問題的九大步驟 1 總裁訓勉 面對微利時代的衝擊賺一塊不如省一塊賺錢要看別人的臉色省錢要看自己的角色 解決問題 2 第一步發掘問題 第二步選定題目 树图 第三步追查原因 漏斗法 第四步分析資料 第五步提出辦法 第六步選擇對策 第七步草擬行動 第八步成果比較 第九步標準化 3 解決問題的九大步驟與改善手法 第一步 發掘問題 相關改善手法 腦力激蕩法 查檢表 5W1H 5S 統計表 流程圖 4 陳述問題 一个好的问题陈述的特点一个主要问题或可靠性很高的假设具体陈述而非笼统说明富有内涵 而不是一种事实的罗列或一种无可争议的主张 行动性强以决策者下一步所需的行动为重点 清晰地阐述要解决的问题 5 其他方面 问题的背景情况 1 决策者哪些是你的听众 谁有决策权 谁会执行 2 影响决策者的主要因素哪些是决策者较为关心的问题 你如何协调各利益方的目的 3 范围 限制哪些因素将不被考虑 4 努力成功的标准决策者将如何判断某解决问题的方案是否成功 5 解决问题的时间允许多少时间解决该问题 6 所需的准确度需要多高的准确度 6 解決問題的九大步驟與改善手法 第二步 選定題目 相關改善手法 改善流程 消除異常 提升產能 縮短交期 確保品質 降低成本 保障工安 7 逻辑树 8 逻辑树的三种类型 9 解決問題的九大步驟與改善手法 第三步 追查原因 相關改善手法 魚骨圖 層別法 5W1H 流程圖 作業分析表 10 消除非关键议题 首先经过反复推敲在最重要的议题上多花功夫在做一个高难度项目时 淘汰非关键问题能使项目小组有合理的休息时间 淘汰的问题 议题1 陈述问题 议题2 议题3 议 题 4 11 解決問題的九大步驟與改善手法 第四步 分析資料 相關改善手法 抽樣法 差異分析 相關性分析 散布圖 趨勢圖 直方圖 柏拉圖 12 解決問題的九大步驟與改善手法 第五步 提出辦法 相關改善手法 腦力激蕩法 系統圖 5W1H ECRS 魚骨圖 時間 方法研究 動作分析 13 进行关键分析 评注不要拘泥于 数据 追究 我试图回答什么问题 不要在一个问题绕圈子开阔视野避免钻 牛角尖 寻找比 图书馆数据 更清晰的指导方向记住假设也可能被推翻检验你的观点细心观察寻找突破性观点 原则以假设为驱动 以结果为导向经常进行假设和数据分析的比较尽可能简化分析在仔细分析前先估算数量级用80 20及简便的思维判断以专家作为信息来源对新数据采取灵活态度同项目小组分享良计预见困难勇于创新 14 解決問題的九大步驟與改善手法 第六步 選擇對策 相關改善手法 決策矩陣法 多數表決法 控制圖 15 制定详细的工作计划 定义如何做好 根据最终成果沿逻辑树倒推形成问题议题可以是一个或可以引发某些行动的重要问题确保每个问题尽可能地得到详细阐述确定小问题 假设 对 模型 进行深入分析 验证假设 解决问题决策确定分析的广度简单的案例复杂的证明 资料来源阐明了可能的数据来源 用于分析搜集数据确定方法 职责分明 谁获取数据 谁进行分析确定谁帮助收集数据和谁进行分析确定时间及工作安排 最终成果是由分析而得出的结论画简明图表写概括性文字 问题 分析工作 资料来源 负责人 时间 最终成果 一个假设是对议题的可能的解决方法 它必须由一定理由作为支撑列出所有假设 利用行业内人员想法自己的想法同事的想法和项目小组成员讨论修改假设重新调整 分清轻重缓急 关键步骤 16 工作计划的最佳做法 不要等待数据搜集完毕才开始工作通过反复的数据分析和信息处理来加以修改 补充和改善具体分析 明确资料来源同项目小组成员一起检测 尝试其它假设有序的工作 使用80 20方法按时交付只制定将来2至4周的详细工作计划 不要写万宝全书 提早经常具体综合里程碑有意义 17 解決問題的九大步驟與改善手法 第七步 草擬行動 相關改善手法 甘特圖 性能評審技朮 實驗驗証 推移圖 18 解決問題的九大步驟與改善手法 第八步 成果比較 相關改善手法 推移圖 效果評估 現值法 19 综合结果并形成结论 解决问题 结论 综合 分析 数据 数据 分析 综合 结论 我们的任务是提供令人信服的有依据的建议 而非仅是分析 用两种方法工作 20 解決問題的九大步驟與改善手法 第九步 標准化 相關改善手法 標准化 系統化 模式化 品質履歷 改善成果通報 21 溝通與访谈 22 访谈目的 了解组织文化 建立信誉和信任 找到前进中的障碍 优化下一步骤 收集信息 收集数据 对议题 领域或具体公司具体了解 23 访谈准备 分享成果 访谈的三步曲 24 以访谈目的和最终成果驱动确认访谈是否是获取信息的最佳途径 访谈耗时较长建立访谈背景资料考虑细节 时间 地点 如可能 亲自安排访谈尽可能了解与访谈有关的基本情况 例如 竞争对手 行业术语 被访谈者与麦肯锡 客户的关系 如果你要向被访谈者索取文件 需事先通知被访谈者以 问题树 为基础设计访谈提纲在进行中 实时修改你的访谈提纲和议题 最佳做法 访谈准备 分享成果 访谈 25 在对被访谈者没有风险的环境中进行访谈注意力集中并表示尊敬 不要迟到使被访谈者有交谈的意愿 不要逼问处处为被访谈者考虑保持适当的眼神接触灵活应对 不局限于访谈提纲 如适当也可以完全抛弃访谈提纲完成后续工作 如果你承诺做什么 一定要做到不要一口气做太多的访谈 试着在中间停下来做些分析工作 最佳做法 访谈准备 分享成果 进行 26 确定访谈的方式 开放性问题 封闭性问题 漏斗式 开放性问题 封闭性问题 倒漏斗式 具体数据 27 立即抓住要点 例如 通过给自己电话留言 遵循80 20原则 在20小时内写完访谈纪要 与其在一个星期内完成一个完美的访谈纪要 不如立即做一个有80 准确性的访谈纪要提及被访谈者对问题的反应 而不仅仅限于她所用语言表达的引用