加强时间管理提高工作效率.ppt

加强时间管理提高工作效率 Emily2015年7月7日 你的时间用在了哪里 找东西 半小时 做计划 半小时 闲谈 半小时 别人打扰 半小时 如果 一天只有一件事 你会花一整天去做 如果 一天有两 三件事 你也会把它们都干完 如果要求自己每天做十件事 你很可能成功完成八件 调查表明 一个效率糟糕的人与一个高效人士相比 工作效率可差10倍以上 一年有365天 其中双休日共106天 法定假日12天 公司带薪休假5天 实际工作约242天 共1920小时 假定有效工作时间为20 30 全年有效工作时间为384 576小时 16 24天 3 算算我们的时间 主要内容 什么是 时间管理 工作效率低下的原因时间管理的重要性时间管理的方法提高工作效率的一些方法 什么是 时间管理 时间管理就是一个团队或集体在制定了清晰的战略目标基础之上 为了目标的最终顺利实现 在时间方面进行的具有科学性 计划性 合理性的安排与布置 以达到快速的行动和高效的流程 时间管理的实质 是对工作事项的管理 工作效率低下的原因 1 优先顺序不明确2 电话打扰3 缺乏目标计划4 贪多嚼不烂5 不速之客6 无效授权7 桌面杂乱无章 找不到东西8 缺乏自律 拖延9 不会说 不 10 低效的会议 时间管理的重要性 1 科学的时间管理是我们提高工作效率的基础 2 合理的安排时间 具有计划性的工作 使我们的做事情井井有条 不再盲目 3 对个人而言 时间 生活 浪费时间 会降低我们的生活质量 浪费别人的时间 等于图财害命 浪费自己的时间 等于慢性自杀 4 对企业而言 时间 金钱 浪费工作时间 为企业创造的价值就相应减少 管理好时间 会提高工作效率 能降低运营成本 最终提高企业竞争力 5 做好时间管理 可以让有限的时间产生最大的价值 时间管理的方法 一 制定清晰的目标 清晰的目标是时间管理的前提 清楚我们时间管理的目的 哈佛的调查 哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查 对象是一群智力 学历 环境等条件都差不多的年轻人 调查结果如下 有清晰且长期的目标 有清晰但短期的目标 有较模糊目标 无目标 10 60 27 3 25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标 他们都朝着同一个方向不懈地努力 现在 他们几乎都成了社会各界的顶尖成功人士 他们中不乏白手创业者 行业领袖 社会精英 大都生活在社会的中上层 他们的共同特点是 那些短期目标不断被达成 生活状态稳步上升 成为各行各业的不可或缺的专业人士 如医生 律师 工程师 高级主管等等 几乎都生活在社会的中下层面 他们能安稳地生活与工作 但都没有什么特别的成绩 几乎都生活在社会的最底层 他们的生活都过得很不如意 常常失业 靠社会救济 并且常常都在抱怨他人 抱怨社会 抱怨世界 60 10 3 27 二十五年后 Specific 具体的 Measurable 可以衡量的 Attainment 可以达到的 Reasonable 实实在在的 合理的 Time 有时间性的 具有明确的截止期限 11 目标管理 有效目标的设定 SMART原则 12 1 具体的 有人说 我将来要做一个伟大的人 这就是一个不具体的目标 目标一定要是具体的 比如你想把英文学好 那么你就订一个目标 每天一定要背十个单词 一篇文章 有人曾经做过一个试验 他把人分成两组 让他们去跳高 两组人的个子差不多 先是一起跳过了1米 他对第一组说 你们能够跳过1 2米 他对第二组说 你们能够跳得更高 经过练习后 让他们分别去跳 由于第一组有具体的目标 结果第一组每个人都跳过1 2米 而第二组的人因为没有具体目标 所以他们中大多数人只跳过了1米 少数人跳过了1 2米 这就是有和没有具体目标的差别所在 2 可衡量的 任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准 你的目标愈明确 就能提供给你愈多的指引 比如你要买一栋房子 先要在心里有个底 房子要多大 是几层楼 需要多少卧室 要木头砌还是钢筋水泥的 要多少平方 座落地点呢 你的预算呢 有了这些明确的标准 你才有可能顺利地盖好你的房子 3 可达到的 不能达到的目标只能说是幻想 白日做梦 太轻易达到的目标又没有挑战性 多年前在美国进行了一项成就动机的试验 15个人被邀请参加一项套圈的游戏 在房间的一边钉上一根木棒 给每个人几个绳圈套到木棒上 离木棒的距离可以自己选择 站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上 而且很快地就泄气了 有的人站得太远 老是套不进去 于是很快就泄气了 但有少数人站的距离恰到好处 不但使游戏具有挑战性 而且他们也还有成就感 实验者解释这些人有高度的成就动机 他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标 4 相关的 目标的制定应考虑和自己的生活 工作有一定的相关性 比如一个公司的职员 整天考虑的不是怎样才能做好工作 却一心发着明星梦 又不肯努力奋斗 在一天一天消耗中丧失学习 工作的能力 不思进取 不努力提高工作业务能力 最终会被公司抛弃 会被社会遗弃 5 基于时间的 任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定 比如你说 我一定要拿到律师证书 目标应该很明确了 只是不知是在一年内完成 还是十年后才完成 SMART原则 请闭上眼考虑3分钟 一生的梦想 年内想完成的事 年内想完成的事今年内想完成的事这个月想完成的事今天想完成的事 时间管理的方法 三 分清轻重缓急 运用 四象限 分析 对时间进行管理 小实验道具 铁桶一只 大石头两块 碎石若干 细沙一堆 水一罐方法 把以上物品装进铁桶 提问 如果请你做这个实验 你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶 时间管理的方法 四 学会充分放权 列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情 把它们写下来 然后开始找人授权 找适当的人来授权 这样效率会比较好 时间管理的方法 五 做好 日志 养成做日志的习惯 今天的计划是什么 完成了哪些 哪些事情我浪费了时间 明天我必须有哪些调整与变化 六 同一类事情最好一次做完 列出你每天工作中的同类事情 安排合适的人 合适的时间一次做完 时间管理的方法 七 每天至少要有半小时到1小时的 不被干扰 时间假如你能有一个小时完全不受任何人干扰 自己关在自己的房间里面 思考一些事情 或是做一些你认为最重要的事情 这一个小时可以抵你一天的工作效率 甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好 时间管理的方法 八 勤于思考二八定律 每天必须保障至少半小时用于思考 用大多数的时间来做你认为最重要的事情 重要而紧急的事情 时间管理的方法 九 整洁的办公环境 有序地工作 21 该扔则扔不要移师暗处不放无关物品 将物品放在固定地方 建立良好的文件管理系统让文件在面前只流通一次下班最后一件事 收拾办公桌 对策 22 有序工作 整洁的环境 时间管理的方法 十 要和你的价值观相吻合 不可以互相矛盾你一定要确立你个人的价值观 假如价值观不明确 你就很难知道什么对你最重要 当你价值观不明确 时间分配一定不好 时间管理的重点不在管理时间 而在于如何分配时间 你不一定有时间做每件事 但你永远有时间做对你来说最重要的事 一件工作 为什么你要一天才能完成而别人只需要半天甚至一个小时就能完成呢 为什么有时候你感觉自己在天天忙碌 而似乎没有任何成果 工作总是裹足不前呢 在工作中 这些问题也许总是困扰着你 而且久而久之如果总是效率低下还会影响到自己的工作业绩 所以 提高工作效率是一个刻不容缓的问题 提高工作效率的一些方法 1 选择合适的人进行工作决策在对工作进行决策时 应该选择有相当技术能力或业务能力的员工进行决策 一些员工由于技术或经验的欠缺 在进行决策时 会对工作造成错误的指导 如果方向错了 做再多的工作也没有意义 工作效率更是无稽之谈 2 工作成果共享有时我们会发现 自己做的工作可能是其他员工已经做过的 有时查找一些资料 辛辛苦苦查找到了 结果发现另一位员工以前已经查找过了 如果当初向他咨询 就不必费这么大的劲了 将员工的工作成果共享 是一个很重要的问题 特别是对于员工较多的公司 这一点尤其显得重要 管理者可以利用部门内部的办公例会让大家介绍各自的工作情况 另外 对一些工作成果资料要妥善的分类和保管 这些都能达到工作成果共享的目的 3 遇到难题寻求帮助有时我们会面临一些难题 如果您陷在一个思路中 可能会空耗时间 这时不妨同他人沟通一下 听听别人的见解 或许有更多的解决思路 4 分解复杂工作如果遇到难题就一筹莫展 那就是在浪费时间 对复杂的工作 善于分解 分而治之 如果做不到 可以寻求他人的