财务报销制度(1).doc

财务报销制度(1) 一、总则（一）目的为进一步健全公司财务制度，推进公司规范化管理，本着“节约成本、合理开支”的原则，特制定以下报销管理办法。 （二）管理部门财务部负责公司费用的控制、支付及管理。 （三）适用范围本制度适用于本公司各部门 二、报销原则（一）费用报销均需执行预算控制、事先申请、事后核销的总原则。 （二）各部门按预算管理制度制订年度费用预算。 实际执行前应在预算范围内根据具体费用申请要求申请，事后根据核销规定凭票报销。 超过预算部分必须先进行预算调整，经相关领导审核批准后方可申请使用。 （三）需事先申请的费用，当月申请当月发生的费用，且应在费用发生后1个月内核销完毕。 （四）考虑到审批周期的原因，当月费用申请的截止日为每月的25日，26日以后占用下月费用预算。 三、差旅费报销细则（一）员工出差包括中国境内出差、中国境外出差等。 1.境内出差定义境内出差是指出差地点在中国境内，跨越办公或工作所在地以外的省、市、地区处理业务，无法于当日返回的。 2.境外出差定义境外出差是指因工作需要赴中国大陆境外的国家和地区工作或洽谈公司事务的。 3.差旅费的相关规定详见差旅费用报销制度 四、市内交通费报销细则（一）市内交通费是指公司员工前往本市各政府机关或企事业单位办理有关事宜且或者拜访客户并且能当天往返而产生的相关交通费用（二）工作日（一般指每周的周一至周五）因公外出，确实因公事需要，自备车辆出差的，一律由办公室签字确认。 发生的过路费、油费凭票按实际予以核报，维修费用或事故自负。 无自备车辆的，应选择公交或者轨道出行。 （五）因公外出时，因特殊情况确需乘坐出租车的，需出具情况说明，由直接上级和部门经理审核签字后，按财务报销程序予以报销。 特殊情况包括总监级以上领导交付的紧急重要任务；加班（因没有公交线路至晚上10点以后）；接送公司客户；携带重物外出等。 （六）因下列原因而发生的交通费用公司不允许报销1.正常上下班途中发生的。 2.办理与公司无关事宜的。 五、办公用品报销细则（一）办公用品包括低值易耗品、办公类用品及礼品（含福利用品）。 具体包括:1.消耗品铅笔、信笺、信封、A4纸、传真纸、复印纸、复写纸、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、燕尾夹、大夹、修正液、橡皮、名片、财务各凭证、档案袋（盒）、标签纸、纸杯、电池等。 2.管理品文件夹、签字笔、剪刀、钉书机、打孔机、打码机、圆珠笔、水笔、日期章戳、印泥、直尺、计算器、光盘、鼠标、键盘等。 3.公司为各部门购置的书籍、杂志和报刊等。 （二）办公用品的采购报销1.办公用品由公司行政部门统一采购，相关费用由行政部门统一汇总报销，其他部门和个人无权采购和报销公司的办公用品。 2.常用办公用品的结算和报销方式单笔付款金额1000元，由行政部门提供采购清单、由执行总监签字审核后的付款申请单、符合公司要求的发票、收款方结算账户等相关信息上交财务部门会计审核，会计部门在接到付款申请单后的3个工作日内付款指对方账户。 单笔金额1000，由行政部门填写费用报销单，由行政负责人签字审核，提供采购清单、采购发票等相关附件后，在公司规定的报销日报销相关费用。 六、固定资产采购结算细则（一）固定资产定义这里说的固定资产是指使用价值在一年以上的并且单位价值在2000元以上的由公司统一分配各员工个人使用的物品，包括公司给各部门或个人配置的办公桌椅、文件柜、沙发等办公家具、电脑、通讯工具、传真机、打印机、扫描仪、空调等办公用具。 （二）固定资产结算规定1.经批准购买的固定资产不允许报销现金。 2.行政部门采购固定资产时，需事先填写固定资产采购申请单，行政负责人及执行总监签字确认，财务部门安排统一付款。 3.行政部门必须要求固定资产供货方提供符合公司规定的销货发票。 七、其他费用报销细则一）公司在日常经营过程中产生的其他日常费用均需按照本规定办理报销手续。 这里所指的其他日常费用包括但不限于以下内容通讯费、快递费、水电费、内勤人员市内交通费、物业管理费及其他单笔金额不超过1000元的零散支出。 （二）单笔金额在1000元以下的费用支出均需填写费用报销单，由行政负责人签字后，自公司规定的报销日统一进行现金报销（三）单笔金额在1000元以上（含1000元）的费用由报销人填写费用付款申请单，执行总监签字确认，提供收款方的银行账户信息，由财务部门在收到付款申请后的三个工作日内安排统一付款。 八、报销流程（一）所有报销应结合各类费用管理规定及本制度第十二条之相关规定执行 九、发票取得规定（一）所有报销的发票都应是税务机关监制的正规发票或行政事业单位正规收据、铁路托运单等。 能够取得增值税专用发票的都应取得增值税专用发票。 （二）发票的客户单位栏应将本公司全称填写完整，一律不得简写。 （三）发票项目要求填写齐全、完整，票面需保持整洁，不得涂改。 （四）取得发票需加盖开票单位发票专用章，增值税专用发票应同时取得发票联和抵扣联。 （五）购买货物的发票，品名、数量、单价应在发票上具体体现。 发票上无法列全的，应附发票清单列明相关物资名称。 根据业务的具体情况，还应提供相应的结算单、计算表等能证明业务实际发生情况的相关凭据。 （六）若取得的是定额发票，需在发票背面注明具体发生的内容。 如定额车票背面应注明时间、出发地-到达地、事由等。 （七）开具发票单位名称应与合同或协议签署单位名称、收款单位名称一致，否则不予核销和付款。 十、单据粘贴规定（一）粘贴单采用统一的“市内费用报销单”、“差旅费报销单”“原始凭证粘贴单”（二）所有原始单据首先自左上角开始粘贴在“原始凭证粘贴单”上，同类发票要平铺式粘贴在同一层次，发票有文字面朝上。 差旅费粘贴单上面需粘贴“差旅费报销单”；其他费用上面粘贴“市内费用报销单”。 （三）单据粘贴应整齐、规范，不准将票据号码掩蔽。 自左向右、自上而下匀称粘贴，并稍微向右错开，且不准超过报销单边缘。 （四）单据粘贴顺序各项票据按时间顺序粘帖在“原始凭证粘贴单”上，时间最早的粘贴在最上面，并按种类依次粘贴。 （五）所有票据不得用订书机装订。 差旅费和日常费用（通讯费、办公费、业务招待费等）不能合并在一起计算并装订，应单独附在公司统一的费用报销单后面。 （六）系统中打印出来的相关核销单或付款单是原始凭证的封面。 审批流程完毕后，报销人（经办人）应将审批单与原始凭证粘贴后交出纳付款。 十一、单据填制规定（一）报销单一般要求报销人本人填写，确有特殊原因的，可以由他人代替。 但报销人处必须写上报销人本人（与身份证保持一致）的名字，且签名必须为正楷字。 （二）报销单上应准确无误填写报销人、报销人职务及所在部门、报销事由、附件张数等内容。 （三）报销单据必须用兰色或黑色墨水笔填写，不得有涂改的痕迹，否则财务有权柜收。 （四）报销单上有大小写金额的应填写齐全，并保持大小写金额一致。 金额应顶格填写，前面不能留空格。 审核有差错或主管签字时只能按“实报金额拾元角分”进行更正，不得涂改。 中文数字大写零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万。 十二、审核规定（一）报销人的直属上级应对费用发生的合理性、有效性、真实性进行审核。 （二）财务部应对费用的合理性、合规性、准确性进行审核。 （三）报销人报销时应根据公司报销及审批权限的相关规定完成审批手续。 未完成审批手续的费用财务部门有权不予报销（四）报销人在提交财务审核时应提供原始凭证,所附原始凭证应与报销单上注明的附件张数保持一致。 十三、付款规定（一）财务部应严格按照国家法规、公司内部管理制度等相关规定审核报销单并支付报销款。 （二）所有报销单都按报销流程及审批权限中相关规定审批完成后方可支付款项。 确有紧急情况，未经公司执行总监流程中审批的，必须由所在部门负责人当面电话征得执行总监同意，财务可先行办理。 但报销人应在5个工作日内补齐相关审批手续。 （三）报销人应在完成审批手续后，5个工作日内将报销单粘贴审批单后提交至出纳处付款。 逾期财务将不予支付，有特殊情况的，需填写说明经一级部门负责人审批后方可支付。 （四）每周四下午17:00之前各报销人员需将走完审批程序的报销单汇总至财务部会计处，每周五上午10:00由出纳进行统一报销处理。 （五）每月付款截止日为月末的最后一个周五，年底付款的截止日财务将另行通知。 十四、员工借款管理规定（一）员工借款的额度与范围1.业务部门员工的差旅费可申请借支。 2.其他需要借款的事项（二）员工借款核销管理1.员工借款的核销应该取得合法的核销票据，当月借款当月核销，当月不能核销的次月核销。 2.对于不能取得合理合法票据的借款，应该取得对方盖有公章的收据或者签名的收条，在3日内交给财务，由财务部统一办理代开发票，然后由经办人按照规定的报销程序报销还款。 3.财务部要严格控制员工借款总量，准确掌握员工现金支借，还款，和报销的情况，及时清理借支，财务部每季度要对员工借款进行一次全面清理。 4.由于工作变动或者内容发生变化，借款的使用人员应在工作变动的当月和离职当月及时办理退还手续。 5.员工借款的核销应执行报销签字流程后到财务进行销账。 （三）其他规定1.费用的使用与报销应严格按照相关管理制度执行。 2.与业务无关的费用一律不予报销。 3.由个人原因造成的罚款、滞纳金公司一律不予报销。 4.费用报销时间从发票开具之日起算最迟不得超过一个月，逾期不予报销。 5.在年度关帐后，财务将不再接收开票时间为上年度的费用。 6.不按此规定执行的费用报销，财务有权拒收。 十五、差旅费报销管理规定（一）差旅费报销细则员工出差包括中国境内出差、中国境外出差等。 1.境内出差定义境内出差是指出差地点在中国境内，跨越办公或工作所在地以外的省、市、地区处理业务，无法于当日返回的。 2.境外出差定义境外出差是指因工作需要赴中国大陆境外的国家和地区工作或洽谈公司事务的。 （二）出差管理1.差旅费申请出差员工如需预支差旅费款项，应提前2个工作日填写借款单，并将已批准的出差申请单作为附件一并提交财务部门，经一级管理部门总监及执行总监审核批准后，方可预支相应的款项。 预支费用应依据出差时间、地点、交通工具、住宿标准的实际需求申请。 预支的差旅费款项采取年初借支挂账，每半年度对账核销一次，核销时间为每年的7月1日至7月15日以及次年1月1日至1月15日。 2.出差住宿费用报销规定1）同性别员工一起出差时，原则上两人或两人以上合住一间。 报销住宿费用时，如两人级别相同按照其报销级别，在相应额度内实报实销；如两人级别不相同按照高级别的住宿费用，在额度内实报实销。 2）员工若出差到家庭所在地，原则上不能报销住宿费。 3)出差地单位住宿者，不得报销住宿费。 3.出差补贴规定1)出差补贴包括行程中的膳食及公杂费，按实际出差日数报支。 2)由出差地单位膳食，或以公司名义招待宾客用餐者,不得支领当日出差补贴；仅提供一餐膳食的，可申请一半的生活补贴。 3)员工利用出差、休息日期间申请带薪年休的，不得支领出差补贴。 4)出差补贴时间以中午1点为界1点之前出发为一天，1点之后为半天；反之，1点之前出差回到办公地点为半天，1点之后为一天。 5)与上级领导一起出差的，相关出差补贴减半报销。 6）如员工在同一地点出差住宿超过5天的，要说明原因，并由直接领导签字确认，否则不予报销出差补贴。 7）员工若出差到家庭所在地，除住宿补贴之外的相关补贴按照补贴标准的5折发放。 4.出差地市内交通报销规定1）市内交通报销为出差行程中实际发生的市内交通费，应按实际出差日数在每天的交通补贴额度内凭票报支。 2）公司提供公务车辆的，不得列支市内交通费。 3）各级别员工的交通费报销标准参见附件。 5.出差交通工具搭乘规定1）市外出差交通工具的选择参见附件中的差旅费报销标准。 2）二级部门经理以上员工出差目的地距离出发地点单趟距离在500公里以下的，情况比较特殊的，事先征得一级管理部门总监（经理）及总经理同意后，可实报实销。 3）二级部门经理及以下员工如因紧急公务需搭乘飞机的，事先报请总经理及一级管理部门总监（经理）批准后，方可搭乘飞机（限经济舱）并予以实报实销。 6.其他1）订票手续费原则上不予报销，特殊情况下在不超过车船等票价的15%（最高不超过30元）的前提下，由上级领导审批。 2）发生退票费的，应说明原因，并由直接领导签字确认3）差旅费报销应采用公司统一规定报销单，其他报销单一律废止。 4）公司统一组织的活动（含订货会、培训会等）发生的费用、补贴按活动通知的规定执行。 5）工作人员出差期间，事先经单位领导批准就近回家省亲办事的，其绕道交通费，扣除出差直线单程交通费，多开支的部分由个人自理。 绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费。 6)境外出差应事先申请，编制出差费用预算，由总经理审批后方能出行。 事后根据预算审批表参照本规定程序进行核销。 7)差旅费借支，业务部门相关人员在公司工作试用期结束后，可以申请向公司借支差旅费，借支标准以附件二为准，差旅费借支款由借支人填写公司标准借支单并由一级管理部门总监汇同公司总经理共同签字后向财务领取款项。 8)出差人员有差旅费借款的，需在公司