A公司人力资源管理信息化问题与对策研究.doc

A公司人力资源管理信息化研究人力资源管理 xxx摘 要当今社会，全球经济快速发展，随着我国中小型企业不断发展壮大，企业领导者意识到人力资源管理信息化对企业长远发展壮大的重要性。然而人力资源管理信息化在我国仍处于起步阶段，人力资源管理系统还没有完善。本文通过对当前人力资源管理信息化所存在的问题进行了深入的分析，在此基础上，以A公司为例，对其人力资源管理信息化存在的问题展开分析以及实施人力资源管理信息化的对策进行探讨。关键词A公司；人力资源管理；信息化 A research on human resources management informationizationhuman resource management LI Xiao-lingAbstract：In todays society, the rapid development of global economy, Chinas small and medium enterprises continue to grow and develop, the enterprise leader to realize the informationization of human resources management for the enterprise long-term development and expansion of the importance. However, human resources management informationization in China is still in its infancy, human resources management system is not perfect. Based on the current human resources management informationization problems are analyzed, and on this basis, taking the A company for example, the human resources management informationization existence question analysis and implementation of human resource management informatization countermeasure to discuss.Key word：A company; human resource management; information technology一、企业人力资源管理信息化的相关理论面对越来越激烈的市场竞争，信息化不仅是提高企业管理效率的重要手段，也日益成为提高企业自身竞争优势的利器。随着全球信息化的发展和“以人为本”等管理理念的全面引入，人力资源管理信息化不仅从表面上改变了传统的人力资源管理方式，以信息技术和网络技术的应用取代过去纯手工的操作，更深层的意义是它代表着人力资源管理理念的一种变革。（一）人力资源管理信息化的涵义人力资源管理信息化e-HR，即电子人力资源管理，是当今这个高度发达的信息社会产物先进的软件和高速、大容量的硬件的有效结合，并联合现代HR管理理念，形成以IT技术支撑的新的人力资源管理模式。e-HR通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享，达到降低成本、提高效率、改进服务的模式的目的。它将先进的技术力量运用于人力资源管理，为企业建立人力资源服务的网络系统。在满足人力资源部门业务管理需求的基础上，将人力资源管理不同层面的角色（高层领导、人力资源管理者、部门经理、员工）联系起来，通过信息的转变、管理层和决策层的有效沟通、自动的分析工具、自动生成提高管理的体系，实现企业实行全面人力资源管理。（二）国内人力资源信息化理论的研究现状近年来，我国开始对战略人力资源管理信息化理论进行研究。很多学者从不同的角度对人力资源管理信息化理论进行了激励的探讨。提出了很多有建设性的成果，并大力推广应用。例如，甘利人的企业信息化建设与管理（2001）从信息系统开发与信息资源利用的双重角度介绍了企业信息化建设与管理的问题。高复先（2002）总结了多年来从事信息系统集成开发的理论研究与实践经验，提出了基于信息资源规划的整体解决方案，介绍了信息资源规划的目的、意义、标准规范和技术方法。朱勇国出版的信息化人力资源管理（2005）提出了e-HR的基本概念，对信息化人力资源进行了全面、深入的讲解。内容罗列了信息化人力资源管理的功能作用、现状与发展趋势、规划流程及实现。邬锦雯对人力资源信息化管理的基本知识，人力资源管理信息系统的模块分析、选择与实施，因特网下的人力资源管理等内容进行了研究。洪玫编著的人力资源信息化管理（2006）论述了人力资源信息系统的基本概念、方法及应用。章文光（2010）发表了现今较为先进的企业信息化系统理论，并结合企业的相关管理内容分析了如何将企业信息化系统成功融入到企业的管理体系当中，并对中国企业信息化今后的发展提出了相应的宏观方面的建议。（三）企业人力资源管理信息化的作用借助信息技术实现企业人力资源管理信息化，可达到以下三个方面的作用：第一，提高人力资源管理工作效率。一些日常的人事工作，例如：工资发放管理、员工考勤管理、人员招聘流程等，会占用人力资源从业者的大量时间，手工操作不仅效率低下，且容易出现错误。人力资源管理信息系统就是在解决以上方面的问题上，提高工作效率。第二，规范人力资源管理业务流程。从用人方面看，人力资源管理信息系统涵盖了从岗位、绩效、薪酬，到培训方案、继任者计划等一系列工作模块，运用互联网和个人电脑，实现了人力资源管理工作中业务流程的系统化、规范化和集成化。第三，为企业决策者、管理层、员工提供增值服务。常规的事务性工作已经不能满足企业良性运转的需要，现在的状况是：一线的经理们想要获取某一岗位任职者的最佳人选；部门主管希望了解哪些员工可以参与轮岗或轮班；而管理层渴望知道谁是最佳雇员，哪些员工需要哪种类型的专业培训，谁是继任者计划的最佳人选，人力成本的构成和使用情况如何等。通过人力资源管理信息系统，上述人力资源管理问题就可以得到清晰、明确、及时的解答。（四）人力资源管理信息化（e-HR）与人力资源管理的关系1.e-HR具有自身价值e-HR系统可以随时进行人力资源管理相关信息的更新、管理、查询和发布；数据库里的数据改进具有有效性、完整性、相关性、可查询性和可获取性；它的自主服务功能，可以降低人力资源管理人员的数据输入和更新的工作负担，让人力资源管理部门能将更多的精力关注于流程的改进、数据的分析和汇总。2.e-HR可以减少人力资源管理者的工作量传统的人力资源管理工作是相当复杂和细节化的工作，包括了战略性管理与事务性管理。灵活地运用e-HR系统，能帮助人力资源管理者提高管理水平，并且高速有效地工作。3.e-HR的应用要求人力资源管理从业人员提高管理素质e-HR时代的到来，把人力资源管理原先那种人与人面对面的工作方式转变成人与电脑的工作方式。他们往往缺乏IT的专业技能，对数字和逻辑构建相对不敏感，不善于进行定量的汇总和数据的深入分析。因此，要成功熟练地应用e-HR必先要求人力资源从业人员在管理技能上提高自己。（五）企业人力资源管理信息化面临的挑战虽然e-HR系统可以为企业人力资源管理带来方便，但HR也面临一系列新的挑战。目前尚没有突出的HR软件产品，企业人力资源管理信息化系统选择面临着选择供应商与自行开发的难题，这就导致了企业要面临人力资源管理信息化系统选择的挑战；从管理信息系统的功能上看，目前企业使用最多的功能依次是“人事信息管理”(71%)、“薪资”(68.2%)、“报表”(62.2%)、“考勤”(59.5%)、“招聘”(56%)、“福利”(53.8%)等。据此分析，中国企业目前对功能需求最多的是“事务处理层面”的功能，其次是“业务流程层面”的功能。而新型人力资源管理工作分为战略性管理与事务性管理两部分，人力资源管理人员更多的是依赖人力资源管理信息系统从事一般性的事务工作，这就使得企业面临着信息化系统与人力资源管理相结合和信息化人力资源管理系统与企业业务匹配的挑战；企业实施人力资源管理信息系统，首先要取得管理者的支持，其次必须有足够的资金支持。很多企业往往将人力资源视为一种不得已的成本开销，企业管理者对人力资源管理及人力资源管理信息化的重视程度比较低，急功近利，不注重其系统建设的长期效应。一些企业尤其是规模较小、效益较差的企业，很难将巨额资金用于投资人力资源管理信息化的建设。这就使企业面临着实施信息化应具备的条件的挑战；人力资源管理信息化建设需要相应的专业人才，不少中小企业缺乏熟练掌握人力资源软件的从业人员。另外，企业在刚开始推进人力资源管理信息化时，从业人员要改变原有工作习惯和方式，需要学习和适应计算机网络环境，造成部分使用者心理上的抗拒，这就使企业不可避免地面临着采用信息化对人员素质要求的挑战。二、A公司人力资源管理信息化面临的问题及其原因（一）A公司简介A公司是B公司的全资子公司，一家国有控股上市企业，专注于货币识别与处理设备的服务与营运，经营领域涉及ATM、AFC等自助设备维保、营运业务、软硬件工程项目和备件耗材销售等。 A公司的前身只是其母公司B公司的一个售后服务中心，随着B公司业务的增长，于2006年正式成立A公司，总部设在广州，并于2008年成功上市。A公司保持着快速的发展态势，截止2011年12月，公司员工总数从2006年的不到200人到现在超过2000人，服务设备总量60000多台，在全国32个省、自治区、直辖市设立了370多个服务站，建立了业内覆盖最广、响应最快的服务保障网络。 现A公司在全国已成立多个分子公司，其组织结构如下图所示：董 事 会副 总副 总副 总副 总总 经 理华 南 分 公 司人 力 资 源 部华 北 分 公 司华 中 分 公 司企 管 部华 东 子 公 司中 南 分 公 司华 西 分 公 司总 经 办营 运 部培 训 中 心财 务 部备 件 中 心（二）A公司人力资源管理现状 近年来，由于A公司的规模扩大和员工的不断增多给企业的人力资源管理工作带来了巨大的挑战，在实施人力资源管理系统信息化之前，A公司人力资源管理工作分为员工信息管理、员工合同管理以及员工薪酬福利保险管理几个方面，A公司总部员工以及各个分公司经理级以上的员工归A公司总部来管理；各个分公司其他员工以及合同归相应的分公司来管理，但人员指标根据分公司情况由公司总部来分配。在薪酬福利及保险管理方面，是由公司总部人力资源管理部门人员来制定标准，财务部门人员计算总部员工薪酬并发放；各个分公司根据公司总部制定并审批的薪酬总额，单独管理本单位的薪酬计算和发放工作。 A公司总部和各个分公司也都使用着不同的人力资源管理软件，总部还使用着与之相联系的其他软件系统比如财务软件、考勤管理软件以及其他外部数据处理软件等。在多年的不断发展壮大过程中，人力资源管理方面出现了以下的主要问题：1传统的人事管理制约公司的发展A公司人力资源管理部门工作人员，大部分时间都在处理日常事务管理工作，比如员工考勤休假管理、人事信息管理、招聘选拔、薪酬管理等等。但是公司的不断发展壮大以及外部环境的变化，企业之间的竞争越来越激烈，企业应建立科学规范的人力资源管理体系，人力资源管理人员也应该从日常的事务性处理工作中解脱出来，将更多的精力投入到考虑集团整体的人才战略当中和为公司的发展提供多元化的人才服务。 2公司员工数量多，结构复杂多样。A公司本身是原国有体制下转制而来，在岗位分配方面，有管理岗位和一般员工，管理岗位中又分管理干部和专业技术干部等，普通员工中也分几种，另外还有临时工，因此管理起来相当复杂，人力资源部根本无力应付日常的事务性工作，更谈不上为决策层提供人事管理策略和建议了。 3分散的人力资源管理不能满足公司的战略要求长期以来，各分公司人力资源管理部门都独自采用自己的方式来管理员工信息，难以形成完整统一的员工信息库、集团总部缺乏对人事变动的信息记录，同时也无法形成企业内各公司共享、分权浏览的人才库、资源库。公司总部想了解员工的信息也只能通过不同层次的人力资源管理部门才能了解到。随着企业不断地发展，管理幅度和管理级别的增加，造成公司总部以及各分公司之间的信息数据格式不一致，导致信息整合共享和人才流动的困难。 4集团管控障碍在没有信息技术支撑的状态下，A公司的整个业务无法和各个子公司及合营公司进行业务集成，这样，就不可能完成公司总部计划和管控的职能。这些主要体现在制度不健全、不完善，流程不统一、不规范，如招聘流程、绩效管理流程、员工培训与发展流程、员工职业计划、离职流程等，公司总部和下属公司流程不能有效整合，从而无法达到集团管控效果。 5.异质系统无法整合A公司目前各分子公司，使用着不同的人力资源管理软件，并且各自有不同的处理机制，这样就形成了各自的“信息孤岛”，且这些孤岛之间信息标准不一致，这样一来不但影响了运营效率，而且信息准确性差、无法更好地综合利用这些信息为集团企业人力资源运营、决策提供辅助决策支持。（三）A公司人力资源管理信息化实施企业要想领先于同行业，就必须顺应时代潮流，运用先进的信息技术和网络技术，完善自己的管理体系，以提高自己的竞争力。A公司人力资源管理的信息化实施为其带来了更高的应用价值。2011年开始，A公司以OA办公自动化系统为基础，陆续为各科室、部门及服务站配备了电脑，目前能够保证每个服务站一台计算机，各分公司也根据自己的需要配备了电脑，并且普遍安装，使用的是 Windows XP操作系统，安装了 Office 办公软件，各个部门根据自己的需要安装了相应的软件，比如财务软件、供应链管理软件、考勤软件等。A公司配备了良好的网络环境，每台计算机均可以上网，并且总部与各分公司之间都建立了局域网，A公司也建立了自己的外部网站，主要用于宣传企业形象和扩大业务范围，同时也可以通过网站发布对外招聘信息，但网站本身不具备后台信息管理功能。 A公司在实施人力资源管理信息系统之前对自己的信息化现状有比较清醒的认识，公司领导层也充分意识到了硬件基础改造的需要。为使信息化项目能够顺利进行，提前为计算机相对不足的分公司及办事处购置了电脑，便于员工将来访问人力资源管理信息系统。A公司在实施人力资源管理信息化将近一年后，在人力资源管理工作中也取得了一定的成功。首先，使人力资源管理人员从机械性的、重复性的日常事务性工作中解脱出来，从而减少行政性人力资源管理人员、降低操作成本，更好地提高部门工作效率。 其次，逐步改善人力资源服务的质量。通过人力资源管理的信息化，每一位员工都可以清晰了解到人力资源的传递信息。 （四）A公司人力资源管理信息化面临的问题A公司实施人力资源管理信息化一年后，虽然在人力资源管理上取得了一定的成功，然而因企业一些内部因素制约了人力资源管理信息化的进一步发展和完善。A公司人力资源管理信息化面临如下问题。1.人力资源管理人员的专业素质不够人力资源管理信息化建设需要相应的专业人才，不少中小企业缺乏熟练掌握人力资源软件的从业人员，A公司的人力资源管理者基本都是B公司抽调下来的老员工，占总人力资源管理人员70%以上，他们只懂得传统的人力资源管理工作，计算机应用水平和网络知识极其低下，而当时调过来协助管理的信息人员完全不懂得人力资源管理，这直接导致了企业开展人力资源管理信息化的进程缓慢。此外，企业在刚开始推进人力资源管理信息化时，从业人员要改变原有工作习惯和方式，需要学习和适应机环境，造成部分使用者心理上的抗拒。 2.决策者的观念误区虽然A公司的部分高层管理者已经意识到人力资源管理信息化的重要性，仍有10%的少数高层领导只关心企业的利润，不愿意在人力资源信息化上增加投入，即使人力资源管理信息化在实施以后能降低企业成本,但在实施过程中则需要投入大量资金。不论是自行开发还是购买软件产品,都是一项重大投资。这就在从一定程度上阻碍了企业的人力资源信息化的发展。3. 传统的“人事管理”为中心企业实施人力资源管理信息化的基础是人力资源管理软件产品的发展,在我国,人力资源管理信息化服务提供商市场尚未成熟,人力资源管理软件产品的开发都还处于起步阶段。虽然人力资源管理软件在我国已有10多年的发展历程,但仍处于“初级阶段”,产品不规范、厂商过于混杂、企业未领会人力资源管理软件真正价值的。目前,国内有几百家的大大小小的软件供应商,水平参差不齐。有些供应商的目的仅在于出售产品,无力也无法考虑企业所关心的业务流程重组、售后服务和产品升级等。A公司选择的人力资源管理软件是以传统的“人事管理”为中心,不能适应该公司人力资源管理的需求。4.缺乏完整的信息化工作平台A公司在进行人力资源管理信息化系统选择所做的准备是，根据公司目前的发展情况选择与公司管理业务相匹配的系统。他们没有认识到企业在不同发展阶段，企业内部信息化程度和人才队伍素质与结构都不相同，而随着公司的发展壮大，业务不断流程化，原有的系统数据不能集成，业务流程不能优化，不能满足公司的发展需求。三、解决A公司人力资源管理信息化问题的对策探讨人力资源管理信息化给企业带来的即是有形的东西，但更多的是无形的改变。有形的是企业管理成本是否降低、效率是否提高、业务流程是否科学、沟通渠道是否畅通。而无形的价值在于它内含的管理理念是否能给企业以全新面貌、是否提高员工的满意度。人力资源管理信息化的实施对企业来说是一项重大的变革，因此，采取有效的策略非常重要。经分析研究，解决A公司人力资源管理信息化问题，可采取如下对策。（一）企业全员统一思想，更新观念为使人力资源管理信息化能够真正起到为公司整体战略服务的作用，就要做到全员统一思想，企业上下更新观念。 首先，信息化人力资源管理成功应用的一个重要前提就是企业所有人员管理理念的转变，信息化人力资源管理是信息技术与先进的人力资源理论和方法的融合，它的应用既是管理方式的转变，也是人力资源管理理念的转变。对于人力资源管理工作人员来说，信息化的实施不仅仅改变了过去传统的工作手段，更重要的是实现了过去由对人和事的管理转向过程管理和程序管理；对于员工来说，信息化的应用实现了过去被动式的管理向主动参与、民主管理、自我管理的转变，更好的满足了员工自我需要的实现；对于企业领导来说，通过信息化的实施可以真正实现人力资源管理的战略性地位，可以更好的把握企业整体以及各个部门的情况，方便及时做出或调整企业发展战略。而且，一个企业信息化项目的成功与否很大程度上取决于企业领导对其重视的程度。因此，信息化的实施绝不仅仅是一个简单的IT项目，企业高层领导应该彻底转变落后的经营观念，给与人力资源部门高度的支持，人力资源管理工作人员协同各部门经理，组织相关人员进行培训，调动企业全员的积极性，才能保障信息化人力资源管理的成功应用。 其次，要正确认识信息化人力资源管理的作用，有些人认为，信息化人力资源管理软件蕴含了先进的管理思想，只要实施了信息化人力资源管理软件，就万事无忧了，认为它可以解决企业出现的任何问题，这种想法是非常幼稚的。我们应该认识到信息化只是人力资源管理的一种手段，而在管理过程中，起重要作用的还是人，我们只有主动的思考，不断改善企业内部的管理制度，再加上信息化人力资源管理的先进手段，才能提高解决问题的能力。而只是一味被动的接受信息化人力资源管理软件，对企业发展是起不到任何作用的，同时还会浪费大量的人力财力。 （二）选择合适的人力资源管理信息化系统软件针对公司人力资源管理现状及实现信息化分析，选择一套适合公司的人力资源管理信息化系统软件。选择系统时应遵循以下几点要求：1.操作方便系统投入使用后所面对的大多是非专业性的人员，目的是提高工作效率。因此，系统用户操作应方便灵活，容易为普通员工接受和使用。用户需要帮助时，系统应能提示如何操作；用户出错要有提示修改信息等。 2.可升级功能企业不断地发展壮大，信息技术和软硬件产品也在不断地更新，在先进的系统也有落后的一天。因此，为适应环境变化的需要，系统在设计时保留相关接口，应具有可升级功能，以满足企业未来发展的需要，避免重新开发，造成资金浪费。 3.可维护系统投入使用过程中，可能会出现一些意想不到的错误或者功能不完善的地方，系统应保证可在投入使用中能够对其进行维护、修改、改善功能等。 4.快速响应系统的设计应保证在使用过程中能够及时响应不同用户的各种需求，比如查询信息、修改资料、打印文件、核算数据、分析成本等，要在用户可接受的时间内完成响应。除此之外，公司还应与供应商之间应保持售后技术服务的合作，及时升级更新软件系统，以此确保信息化人力资源管理系统能够适应企业不断变化的需求。 （三）加强人力资源管理人员相关技能的专业培训在企业中，一种新的理念、一项新的项目想要得到很好的推广，就必须要使人们正确的认识它、了解它并最终掌握它。然而当前我国企业普遍存在的问题就是企业员工信息化水平不高，信息化人力资源管理系统涵盖人力资源管理各个模块，内容丰富，作用强大，它的使用者不仅仅是人力资源管理部门人员，更多的是企业的高层领导、部门经理以及普通员工，针对企业中不同的人员有不同的操作窗口，要使人们尽快熟悉对信息系统的操作，就要在企业上下进行全员培训，比如普通员工如何查询自己的信息资料、薪酬福利、考勤信息、培训课程；部门经理如何查看部门员工信息、如何分配工作任务等；高层领导如何了解企业整体人才分配情况、如何批阅人力资源管理方案、如何统计各项数据等人力资源部门工作人员如何操作信息系统的各个模块等。培训效果的好坏，直接决定着人们对系统操作的熟练程度，并最终会影响到信息化人力资源管理系统的实施效果。（四）不断完善系统数据公司人力资源部门整理企业原有人力资源相关数据，在供应商的指导下，完成系统数据的导入，构建系统的数据结构和数据库。根据人力资源管理的招聘、培训、绩效、薪酬福利等各项业务流程操作，实现数据库中的相同数据在各个模块之间的共享，按照数据规划的要求，若要实现企业系统的集成和信息共享，必须经过数据流程分析，数据分析结果越准确，说明该数据模型就越稳定，该系统应用成功的几率就大，人力资源管理信息化所必须的基础性工作，数据导入的过程复杂麻烦，需要人力资源管理人员极大的耐心和细心，这一过程直接影响以后信息化人力