论文管理软件的使用.ppt

图书馆信息咨询部TEL 68903298E mail taoying 文献管理软件NoteExpress的有效利用 主要内容 1 NE文献管理软件简介2 收集与导入所需文献3 管理与分析文献4 参考文献的引用与格式化 1 NE文献管理软件简介 数字化时代 论文和期刊数量激增 传统文献收集方式低效 文献重复下载 遗忘丢失 检索结果如何规范化永久保存在计算机 阅读时产生的思考如何实时记录并与文献本身联系起来 写论文时手工输入文中标引和文后参考文献 枯燥繁琐又容易出错投稿给不同期刊时要求不同的参考文献引用格式 能否自动一键化完成 NoteExpress是目前流行的参考文献管理工具软件 其核心功能 一 检索二 管理三 分析四 发现五 写作 1 1NE文献管理软件访问途径 图书馆网站 馆藏资源 文献资源管理软件 NE文献管理软件 1 2软件下载 http www reflib org download chs htm 选择高校版本列表 在下载列表中选择首都师范大学图书馆版 说明 软件安装后会在本机出现软件图标 点击该图标即可开始运行该软件 题录 即参考文献的标题 著者 摘要 关键词等信息 参考文献的原文可作为题录的附件来管理 2 收集与导入所需文献 NoteExpress提供了三种方式收集与导入所需文献 2 1在线检索导入2 2过滤器导入 即网上数据库导入 2 3手工录入 2 1在线检索的优势 无需登陆数据库网站 直接以NoteExpress作为网关进行检索 多线程下载方式 下载速度快 无需选择过滤器 导入题录方便快捷 1 输入检索词 检索字段 2 开始检索 3 按照自己需求打钩选择题录 4 保存题录 选择确定后 会跳出一个对话框 告诉成功导入题录 各大数据库导入NE的大体步骤是一致的 只是不同的数据库在具体的操作上有些细节不一致 2 2过滤器导入 过滤器 顾名思义 即用来 过滤 数据的东西 不同数据库检索结果有不同的格式 导入NoteExpress后需要以相同的格式显示出来 因此 需要选择与相应的过滤器 NE集成了几乎所有常用的数据库的过滤器 1 输入检索条件 2 得出检索结果 3 勾选所需要的文献 4 点击 存盘 除了中国知网 重庆维普和万方数据库 其他的数据库题录在导入NE的时候都需要选择相应的过滤器 1 选择输出格式 2 点击 输出到本地文件 3 跳出 另存为 对话框 选择将题录保存在某个文件夹 1 点击 文件 下拉菜单中的 导入题录 2 选择题录的来源位置 3 选择题录的存放位置 4 选择 开始导入 导入成功后跳出对话框 检索 1 勾选所需题录或选择所有题录 2 点击输出按钮 选择输出格式 一般外文数据库保存题录时 请选择输出格式为RIS格式 Endnote格式 那么过滤器则选择相应的RIS Endnote 1 将输出结果全选后复制 2 打开一个记事本 将复制内容粘贴过去 1 点击 文件 下拉菜单中的 导入题录 2 选择 来自剪贴板 3 选择过滤器 RefMan RIS 4 根据需要选择存放位置 各大数据库导入教程 2 3手工录入 手工录入费时费力 差错率高 尽可能使用网上检索减少手工录入的劳动 需要手工录入时 也可以先复制一个与录入题录内容较为接近的题录 然后通过修改这条新题录来减少手工录入的劳动强度 手工录入仅适用于个别没有固定格式导出的题录或者由于其他原因 在提录区需要添加的题录下方点击鼠标右键 即出现 新建题录 点击选择即可 在相应字段内容处手工录入内容 而后保存 2 4导入全文 对于已经下载了大量全文的用户 导入全文的功能可以快速实现将大量全文用NE管理起来 自动生成题录并将文献作为附件 实现文献管理的基本功能 1 点击 导入文件 3 选择 题录类型 以及准备导入的文件夹 2 选择 添加目录 可以导入整个目录及其子目录下的所有文件 软件能自动根据目录的结构在数据库中建立对应的文件夹结构 选择 添加文件 只能添加单个文件 2 5在线更新题录 作为 导入文件为题录 功能的补充 解决了 导入文件 信息有限的弊端 在线更新题录有以下两种方式 1 手动更新 用于更新某一条选择的题录 2 自动更新 用于同时更新多条题录 检索结果 候选题录 在列表中显示 选择需要更新的题录 1 选择数据库 2 选择需要更新题录列表 3 点击 查找更新 3 管理与分析文献 1 点击 新建数据库 2 输入新建数据库名称 如 MyTest 3 选择存放位置 3 1 数据库的建立 扩展名为 nel的文件都是NE2 0的数据库文件 在任何一台装有NE2 0的电脑上都能打开 通过建立树型结构目录 可以轻松建立和管理多个层次的文件夹 同时打开多个数据库 对题录进行跨库操作 3 2 查重 在不同数据库中检索 或者你的数据库由几个小数据库合并而成 都不可避免地出现重复题录 1 重复题录占用重复的空间 2 对其中一条的进行了修改 别的相同题录不能同时更新 引用时会造成麻烦 在NoteExpress中 你可以方便快捷地查找并删除重复题录 对于一条题录同属于两个文件夹 研究方向 的情况 NE提出虚拟文件夹的概念 1 选择需要查重的题录文件夹 2 根据需要选择查重的字段 打钩选择待查重字段 待查重字段指如果哪些字段完全一致 则认为为重复题录 一般情况下默认即可 3 3 虚拟文件夹 虚拟文件夹为多学科交叉的当代科研提供了解决办法 同一条文献可以属于多个文件夹但数据库中只保存一条 修改任何文件夹中的该条题录 在其他文件夹下都会同时修改 删除其中一个文件夹下的这条题录 其他文件夹中仍然存在 只有将最后一条题录删除掉 这条题录才会彻底从数据库中消失 高亮选中所需链接的题录 点击鼠标右键 这样该题录就会同时存在于 cnki 和 VIP 两个文件夹中 在 cnki 或者 VIP 中任意一个文件夹编辑该题录 另外一个文件夹中的该题录也同步发生改变 添加附件或笔记 也有同样效果 3 4题录的全文下载 1 选择需要下载全文的题录 点击右键 2 选择下载全文 3 选择数据库 确定 全文作为题录的附件形式显示 3 5 添加附件 NE提供添加附件功能 将题录与全文相关联起来进行管理 NE可以将各种类型的文件添加为附件 如PDF word CAJ 图片 excel等类型的文件 选中需要添加附件的题录 点击鼠标右键 已有一个全文附件 还想再添加一个网页链接附件 红色方块即为添加了附件的题录的标志 以后添加的附件文件可以自动存放在该文件夹 从而保持附件文件夹与数据库文件相对路径不变 1 选择需要添加附件的题录文件夹 2 选择附件所在路径 3 通过 更多 选项 对附件进行限制 4 点击 开始 后 提示找到了匹配的题录 5 对显示的匹配题录列表中需要修改的 可选中题录后点击右键进行相应修改 6 修改后或确定不需修改 点击 应用 题录列表头的附件显示 当该题录关联不同类型的附件时 附件 列会自动显示不同颜色的小方块 红色 文件附件紫色 笔记黄色 文件夹附件棕色 题录附件 3 6 标签 对于某一文献而言 有时可能会对其重要性 关键词等设置特别的一个标签 用来突出该文献的重要性 NoteExpress中的标识是可以自定义的 你完全可以根据个人喜好和需要进行调整 设置你最需要的标识名称 这样能更直观有效的进行题录管理 自定义标识 3 7 本地检索 快速定位查找个人数据库中的题录 笔记等信息 使管理更加便捷有效除了直接在整个数据库中进行检索以外 还支持在当前文件夹中检索和在当前文件夹及其子文件夹中进行检索 输入检索条件 敲回车键进行检索 检索结果列表 简单检索 即在当前文件夹对关键词和标题进行检索 检索条件会在 最近检索 中出现 如想保存 可选中后点击右键 可永久保存且自动更新 保存该检索条件后 以后只要点击该保存的检索条件 无论是以前的还是新添的 只要符合这个检索条件的题录都会自动推送出来 对于跟踪某一专业的研究动态提供了极大方便 高级检索 3 8 组织 目前支持作者 关键词和作者机构的展开 如展开 关键词 的时候 能够将每一个关键词作为一个节点进行展开 3 9 回收站 1 回收站中题录可以恢复 避免错删误删带来的损失 2 回收站不再只有一个文件夹 而是可以显示出删除的题录所在的文件夹 以方便记忆和管理 3 10 分析 收集的文献信息过多 需要对某个研究者或期刊的文献信息进行整理 NoteExpress 1 可以对所有字段进行统计 包括作者 关键词 主题词等等 这样你就能够快速了解某一领域的重要专家 研究机构 研究热点等 2 可以对整个数据库以及每个文件夹进行统计3 分析结果能导出为txt和csv等多种格式 方便做出精准的报告 选中需要进行统计的文件夹 点击右键 3 11 发现 3 11 1综述 可以阅读文献题录尽可能多的信息 包括作者 标题 来源和摘要等 3 11 2笔记 可以随时记录下看文献时的想法和关于研究的设想 这些信息都与你看到的文献信息关联在一起 便于日后进一步展开工作 综述 培养良好的科研习惯 多数文章看摘要 少数文章看全文 2 笔记 整理和阅读题录时 下一步研究的想法 因为几篇相关文章的启示产生了新的研究思路 某一文献是你在文章讨论中要着墨展开讨论的 惯常的方法 随手写下来新建word文档使用笔记软件你的想法与最初的文献题录之间的关联被削弱了 1 高亮选中需要添加笔记的题录 2 点击 笔记 按钮 打开新窗口编辑笔记 新建一条笔记 支持一条题录多条笔记 切换只读 可写 即在当前页面是否可以编辑笔记 NE的笔记功能相当强大 支持Tex公式 并集成了各种常用公式 选择所需公式后能够自动生成Tex代码 并且能够随时编辑 随时看到预览 4 参考文献的引用与格式化 4 参考文献的引用与格式化 对于大多数使用NE的用户来说 使用NE管理文献的主要目的之一便是文章或论文撰写 NoteExpress内置了多种国内外学术期刊 学位论文和国标的格式规范 通过NoteExpress插入文献 然后使用你需要的格式进行格式化 可以快速自动地生成参考文献 而且可以根据需要随时调整参考文献的格式 NE安装后 会在Word中自动生成插件 部分插件功能详解 1 插入引文2 编辑引文3 格式化参考文献4 定位引文5 查找引文6 插入笔记7 更新题录信息 1 将光标放在在需要插入引文处 4 点击 插入引文 图标 2 切换到NE 3 选择需要插入的引文题录 插入引文 4 在文末自动生成参考文献 编辑引文 1 将光标放在需要编辑的引文处 2 点击 编辑引文 3 点击该题录直接修改 或点击 编辑 修改 4 点击需要修改的题录具体项 5 修改完毕后点击 保存 格式化参考文献 1 在打开的word文档中点击 格式化参考文献 图标 2 点击浏览 选择样式 3 根据需要选择 定位引文 1 将光标放在需要定位的引文处 2 点击 定位引文 3 会自动跳转到该引文对应的参考文献 插入笔记 1 选择需要插入笔记的引文题录 3 点击 插入笔记 4 题录笔记插入到正文中 2 将光标放在准备插入笔记的地方 手稿模板 注意 目前手稿模版仅提供外文期刊的模式 根据需要填写相关信息 NE为你新建了一个word文档 并且按照你需要投稿的期刊设置好了格式 你只需要填入信息即可 在此基础上你可以撰写你的文章了 1 在线教程 http www reflib org 8081 wiki index php E9 A6 96 E9 A1 B5 2 技术支持论坛 3 NoteE