高效工作的时间管理ppt课件

第1页 时间管理课程 提升个人时间管理素质2010年 第2页 BingoGame 如果 你每天多出来一个小时 你将用它做什么 时间管理课程就是教会你如何实现这个 如果 第3页 第一单元 时间管理的目的及意义第二单元 时间管理存在的问题第三单元 时间管理的原则 方法第四单元 时间管理常用工具 第4页 第一单元 时间管理的目的及意义 这最后的半年中你将做的最重要的三件事是什么 第5页 第一单元 时间管理的目的及意义 一 时间的概念和特性 1 时间的概念2 时间的特性2 1供给毫无弹性 2 2无法蓄积 2 3无法取代 2 4无法失而复得 第8页 第一单元 时间管理的目的及意义第二单元 时间管理存在的问题第三单元 时间管理的原则 方法第四单元 时间管理常用工具 第9页 第二单元 时间管理存在的问题 中国汽车市场90 份额由跨国公司品牌占领 中国汽车市场90 份额由跨国公司品牌占领 你是否终日忙碌却觉得碌碌无为 你是否因不得不花更多的时间关注事业而忽略了与家人的沟通 你是否年纪轻轻就浑身是病而且精神委靡 你是否 第10页 第二单元 时间管理存在的问题 一 时间效率不高的原因分析 下面我们进行一个测试 看看各位学员目前对自己时间的控制水平 请填写问卷 你只需回答Yes Or No 答 Yes 加1分 答 No 加0分 第11页 第二单元 时间管理存在的问题 第12页 第二单元 时间管理存在的问题 二 时间效率不高的几种常见现象 1 无计划 猪八戒踩西瓜皮 滑到哪算哪2 拖延3 大包大揽 花费时间给别人帮忙而忽略自己的事情4 会议病 开会占用了过多的时间5 不速之客6 办事缺乏条理 第13页 你希望在这种环境下工作吗 第14页 第二单元 时间管理存在的问题 三 时光大盗 干扰 第15页 每日被打扰的频率图 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 干扰频率 时间 时 次 第16页 第17页 第二单元 时间管理存在的问题 四 如何应对动扰 1 影响圈2 影响力策略2 1直接控制的问题2 2可间接控制的问题 2 3无能为力的问题 第18页 第一单元 时间管理的目的及意义第二单元 时间管理存在的问题第三单元 时间管理的原则 方法第四单元 时间管理常用工具 第19页 第三单元 时间管理的原则 方法 一 时间管理理论的演变 第20页 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则 1 原则一 要事第一我们用2个理论说明要事第一原则 第21页 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则 1 原则一 要事第一 大石头 理论 石头 砂子 水 如何才能把他们全部装进杯子里 第22页 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则 1 原则一 要事第一80 20定律 80 的销售额源自20 的顾客 80 的电话来自20 的朋友 80 的问题来自20 的员工 80 的财富集中在20 的人手中 第23页 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则 1 原则一 要事第一日常生活中为什么有时候没有先做大事呢 原因一抱着先处理完小事 再集中精力做大事的心态 但发现往往会是小事做完了以后会有新的小事出现 结果还是没有时间做大事 原因二把最清醒的时间做了小事 效果最差 第24页 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则 2 原则二 轻重缓急 有哪件事 你经常做的话会对你个人生活或工作产生重大的正面影响 可是却迟迟没有去做 l改善人际关系 与爱人 朋友 同事相处 l改善事先准备工作 准备工作做得更好 l更周详地规划与组织 工作和生活有目标 规划 l善待自己 保持良好的心情 健康 旅游 戒烟 l抓住机会 及时了解信息 l充实自我 增加能力 提高自身能力 学习 第25页 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则 1 原则二 轻重缓急2 1事件的分类 每天我们都要面对许多事情 根据轻重缓急原则 我们将事情分为四种 重要紧急 重要不紧急 紧急不重要和不紧急不重要 通常用四象限法可以直观的描述为 第26页 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则 1 原则二 轻重缓急2 1事件的分类 四象限法 重要性高M2M1高度重要高度重要低度紧急高度紧急M4M3低度重要低度重要低度紧急高度紧急 高 紧急性 第27页 M2有远见 有理想平衡纪律自制少有危机 M1压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局 M4全无责任感工作不保依赖他人或社会维生 M3短视近利危机处理轻视目标与计划缺乏自制力人际关系浮泛 重要性 高 紧急性 高 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则1 原则二 轻重缓急2 2时间的分配 第28页 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则 1 原则二 轻重缓急2 3重要紧急的事是如何产生的 举例 大家可能听说过 2005年初敦睦路服装城大火的事 凌晨的一场大火 造成12个女工死亡 最小的才19岁 最大的25岁 年轻的生命消失了 第29页 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则 1 原则二 轻重缓急2 4重要不紧急的事什么时候做 意识到后就马上行动 第30页 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则 1 原则二 轻重缓急总结 对四个象限内的事我们该如何对待 M2 多投入时间 有远见 有理想平衡纪律自制少有危机 M1 避免扩大 压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局 M4 尽量避免 全无责任感工作不保依赖他人或社会维生 M3 尽量减少 短视近利危机处理轻视目标与计划缺乏自制力人际关系浮泛 重要性 高 紧急性 高 第31页 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则 1 原则二 轻重缓急练习 现在 请大家做一个练习 看各位学员是否掌握了要事第一和轻重缓急的原则 第32页 第三单元 时间管理的原则 方法 二 时间管理的原则 3 原则三 个人生活与工作平衡我们每个人在生活中都有几个角色 1 个人2 丈夫 妻子 父亲 母亲 3 儿子 女儿 4 工作职务5 朋友 第33页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 1 方法一 批处理1 1为什么要批处理1 2批处理的具体运用方法1 3使用批处理可能遇到的问题及解决方法 第34页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 2 方法二 时间计划 做计划的原则 是把重要的事做计划 而不是把所有事件都做计划 第35页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 2 方法二 时间计划2 1设定目标 练习 制定一个个人目标 写一个未来三年之内要达到的生活目标 以小组为单位交流 衡量目标像下面哪一个 我的目标是生活幸福 口号或理想 我要买个房子 努力方向 我要在2005年底买一个100平米左右 价格在50万以内的房子 以搬家住进去为衡量标志 真正目标 第36页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 2 方法二 时间计划2 1设定目标 口号 提高客户满意度方向 提高交货及时率目标 在03年下半年将客户交货及时率由80 提高到95 以第四季度的交货统计报告来衡量区别 任务是指定担任的工作和责任 目标则是想要达到的境地或标准 第37页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 2 方法二 时间计划2 2目标的五项特性 2 2 1具体的 specific 2 2 2可衡量的 measurable 2 2 3可达到的 attainable 2 2 4相关的 relevant 2 2 5基于时间的 time based 第38页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 2 方法二 时间计划2 3目标分类 第一类目标 工作目标第二类目标 个人目标第三类目标 家庭目标 第39页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 2 方法二 时间计划2 3目标分类 练习二 制定自己的个人目标和家庭目标 练习一 写出本年度最重要的三个工作目标 第40页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 2 方法二 时间计划2 3制定行动计划 大家是否喜欢爬山 目标是爬哪座山 高度多少 如果是登山运动员 目标是什么 第41页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 2 方法二 时间计划2 3制定行动计划 案例分析 减肥 第42页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 2 方法二 时间计划2 3制定行动计划 练习 15分钟时间根据前面制定的目标制定行动计划 第43页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 3 方法三 流程化 标准化3 1流程标准化的定义3 2流程标准化的原则3 3化的适用条件 第44页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 3 方法三 流程化 标准化 案例一 小李需要做三件事 擦桌子需要2分钟 烧水需要30分钟 做饭需要20分钟 如何最快的完成这些事情 第45页 第三单元 时间管理的原则 方法 三 时间管理的方法 3 方法三 流程化 标准化 案例二 小张是公司办公室的秘书 负责日常文档管理和收发传真的工作 办公地点在行政楼四楼 小张的直接主管郑主任要求小张下午3点到销售大厦五楼参加由王总主持的会议 叶总要求小张到门卫的收发室领取报纸 魏总要求小张对国家秘书处发送一份传真 并要求发送之前进行审阅 无误后需王总签字确认再发送 第46页 第一单元 时间管理的目的及意义第二单元 时间管理存在的问题第三单元 时间管理的原则 方法第四单元 时间管理常用工具 第47页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 提问 Outlook日历能够做什么 我们常常用它来做什么 第48页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 约会 可以将约会用于某些事件 如与医生的预约或到健康俱乐部 会议 会议是一种约会 但是可以邀请其他人参加会议或为会议预定资源 事件 一般情况下 事件是更大的时间块 如公司聚会 音乐会或假期 第49页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 1 约会管理 第50页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 1 约会管理 第51页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 1 约会管理 第52页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 1 约会管理 第53页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 1 约会管理 第54页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 2 会议管理 第55页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 2 会议管理 第56页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 2 会议管理 第57页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 3 事件管理 第58页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 3 事件管理 第59页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 3 事件管理 第60页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 3 事件管理 第61页 第四单元时间管理常用工具 一 工具一 OUTLOOK日历的使用 3 事件管理 第62页 第四单元时间管理常用工具 二 工具二 工作计划 1 为什么要制定工作计划 第63页 第四单元时间管理常用工具 二 工具二 工作计划 2 制定计划的依据 SMART原则 SMART原则 Measurable Realistic Specific 第64页 第四单元时间管理常用工具 二 工具二 工作计划 3 制定计划的程序 第65页 第四单元时间管理常用工具 三 工具之三 待办单 24 60 60 第66页 第四单元时间管理常用工具 三 工具之三 待办单 1 待办单的作用 1 1确保重点工作的完成1 2避免工作遗漏和拖延待办单范例展示 第67页 第四单元时间管理常用工具 三 工具之三 待办单 2 待办单的制定原则 2 1时间重要度的原则2 2时间紧迫性的原则2 3弹性规划原则 第68页 第四单元时间管理常用工具 三 工具之三 待办单 3 待办单的制作方法 3 1列出当天所有任务3 2确定工作事件 按重要性和紧迫性 3 3估计各项工作时间3 4排定时间3 5临时插入工作先记录 评估 然后安排时间 第69页 第四单元时间管理常用工具 三 工具之三 待办单 练习 根据前边制定的行事月历来制定出下一个工作日的待