416大会会务组总结.doc

不辱使命，展现风采4.16客户合作峰会会务组工作总结4.16客户合作峰会已经圆满的落下了帷幕。此次盛会，是长兴公司最大规模的一次大会，整个大会组织接待规格高、参会人数多、会期长。我们会务组在公司董事会的领导下，在广州中心楠总、吴总、何总的直接指挥下，在总部陈总、魏厂长、张总、李总以及其他各位领导的大力支持下，在全体与会工作人员的共同努力下，我们会务组全体工作人员精诚团结、积极参与、全情投入、细心服务、忘我工作，圆满地完成了这次大会的所有会务工作，达到了预期的会务效果。在此，我谨代表会务组全体工作人员：感谢公司董事会和各位领导的大力支持！感谢我们会务组全体同仁的共同努力！感谢从全国各战区回来的市场人员的无私奉献和付出！感谢公司OEM谢总及他的团队对大会会务工作的全力支持！感谢公司生产部、企划部、研发部、人力资源部、行政部、安保部强有力的支持！感谢生产部机修车间吕永亮主任及他的团队的支持！感谢公司护厂队和车队对大会物资搬运的支持！感谢所有对本次大会做出努力和贡献人！现本人代表会务组就本次大会会务工作向各位领导和各位同仁作总结汇报。 一、董事会高度重视，会务组积极行动（一）在会务具体实施细节上我们做到了三个到位：1、会前准备到位： 3月初以来，中心会务组就拟出了4.16大会方案并在中心领导层进行反复研讨，在大会方案得到公司董事会批复后，会务组全体执行人员按照公司领导提出的工作要求和工作方向，结合具体实际情况，在会前就对大会工作人员进行了明确分工，责任到人。从会议形式、会议时间和地点，落实与会人员名单、会议议程和日程安排、会议文件和材料准备、现场准备以及寄发嘉宾邀请函，客人回执内容记载到电话核实每个嘉宾的行程、接站、接机时间、订购返程票务、会务安排，食宿安排、数据信息的准确统计和及时更新、车辆统筹调度到贵宾的特殊服务预案等的每一个环节无不一一细化，确保万无一失。同时，会务组还把整个会议流程和人员分工明细以书面的形式发到每一位会务组的工作人员手中，让大家都明白自己的大会工作职责和大会工作内容。特别需要说明的是由于本次大会客人到达达地点多、客人到达时间不统一、参会人数多等特殊原因导致会务组在接客人的工作难度和压力上增加很大，但是我们的市场人员黄全国、刘浩，顾炎、OEM的谢浩平和公司总经办的赖阳辉、安保部的黄岳亮、人力资源部的林裕海、行政部的刘鹤山和公司车队三位同事毅然担负起了开车接客人的大任，并且圆满的完成了任务。在此，我提议大会以热烈的掌声感谢他们对大会的付出和奉献！同时，我提议大会以热烈的掌声感谢大会接待组葛静梅、杨艳、陈倩怡、王莹、顾榕、林志丹、赵婷、蔡志超、刘伟兵、张爱、吴强、兰华弟、钟建梅、杨桂英等人的默默无闻、细致入微的服务工作！让我们用热烈的掌声感谢生产部魏厂长所带领的工厂团队和企划部张壮辉经理所带领的企划团队对本次大会所用新品的各项准备工作。谢谢你们！你们辛苦了！2、会中服务到位：由于本次大会的议程设置了三次论坛讲座，客人参观工厂、代言人见面大会、抽奖晚会等不同的环节和板块。这些也给我们会务组的服务工作带来更多的不确定因素。除保证宝华酒店主会场按大会会务方案进行外，公司总部在三楼会议室的布置、来厂客人的接待、参观工厂、集体合影等方面也做了非常细致的准备工作，如在客人来厂参观车辆的座位安排上都一一配备相应数量的市场人员随客人一起，随时向客人提供最优质的服务。如在客人一进公司大门下车开始一直到三楼大会会场沿路都有我们的工作人员用“您好！中美长兴欢迎您！”的亲切问候语向我们的客人一一问好以及热烈的掌声夹道欢迎我们的客人直到客人全部进入会场，在客人参观工厂线路的安排上，在大会座位和宴会座位的安排上，在客人的用餐安排上等等都做了体贴、细致、周到的安排。同时我们会务组也根据客人的合理需求适时的安排远道而来的客人参观我们潮州的风景名胜，介绍我们潮州的风土人情，让客人一饱眼福之外还让客人一饱口福-享用开元寺绿色食品-斋菜。所有这些安排无不一一体现我们工作人员的服务是多么的热情，多么的细心，多么的体贴，多么的周到，多么的人性化。总之，让客人满意，让大会成功是我们所有工作人员的唯一宗旨和心声！在此，我提议大会再次用最热烈的掌声感谢我们会务组全体工作人员、全体市场人员和工厂团队中的所有工作人员！另外，在这里需要特别提出表扬是河南省区经理陈鹏同志。在4月17日晚上由于我们的两个客人发生了一点矛盾。陈鹏同志主动承担起劝架任务，使事态得到迅速控制和平息。为此，陈鹏腿还受了伤，虽然几天过去了但走路还是有点不方便。在次，我提议大会用热烈的掌声表扬陈鹏！3、会后整理到位：在大会快结束时，我们会务组根据客人返程的日期和时间安排专车、专人陪同一一送到汽车站、机场让客人高高兴兴而来，满意而归。在客人退房和清场物资的整理上我们接待组的全体成员、我们的市场人员、行政部、生产部安排的工作人员都做了大量细致的工作。另外，会务组将会同公司总经办、企划部就4.16客户合作峰会专门出一期长兴之家特刊，以进一步扩大公司的影响。二、例行节约，勤俭办会 会务组在最初预定宾馆的时候，就遵循既要嘉宾吃好、住好，又要控制预算，把会务费用压到最低。客房每天各规格使用数量取决于来宾数量及其相关信息，而各地来宾信息又在不断变化，会务组与接待组及时沟通，了解来宾人数和具体职务、各宾客到达时间和离开时间，精确预留和安排客房，避免了不必要的浪费。车辆使用在确保各部门专用车的基础上，合理调度，每天晚上汇总各部门次日车辆使用需求，在让来宾满意的前提下统筹安排，坚持能合并的就合并，能节约的就节约，尤其在接送站高峰，用有限的车辆，确保了用车需求。 4.16客户合作峰会不仅得到了客户的认可和赞扬，也得到了董事会全体领导和公司的一致好评。在整个会务承办过程中，我们的工作队伍得到了锻炼，协同作战的能力得到提升，与会工作人员的自觉性得到有效激发，工作能力得到了增强。这些都得益于公司领导的运筹帷幄、精心组织与缜密安排，得益于公司全体同仁的共同努力。此次会务接待活动，有两条最基本的经验值得总结：一是团结协作办大事的大局意识 本次大会的承办用上了全公司的力量，广州营销中心、业务一部、生产部、总经办、企划部、业务二部、行政部、人人力资源部、安保部、OEM部等多个部门的工作人员协同作战。工作中，大家都能以高度负责的态度、集中力量办大事的大局意识投入工作，各环节保持互相提醒、及时沟通；遇到交叉事情相互配合，相互补台，不争论、不推诿，即使有问题也是正面提醒和沟通，没有什么指责的话语。整个会务组织紧张有序，忙而不乱，充分体现了长兴员工的高素质、高风格。二是不怕吃苦，敢于担当，甘于奉献的工作精神和耐心细致的工作态度 会务工作比较繁琐，加之本次大会嘉宾接待规格高，接待人数多、会期长，这就对会务工作提出了更高的要求。各小组的同志充分发扬不怕吃苦，敢于担当，甘于奉献的工作精神，坚持24小时驻会服务。接送客人，安排住宿，搬运和摆放以及分发大会材料、礼品等许多工作等，大家都是任劳任怨，踏踏实实地去完成。特别是会务组的郑承志同志在超额完成自己销售业绩的前提下，勇于承担起公司领导赋予的重任，带病坚持工作，从达到总部的那一天直到大会会务工作全部结束的十几天里，每天都早出晚归，披星戴月，每天十几个小时的工作量，吃不好，休息不好，没有一句怨言，一句牢骚，遇到事情没有任何推诿。无论会前、会中、还是会后凡是都亲力亲为，一一过问。在此，我提议大会用最热烈的掌声感谢郑承志同志对大会的付出！尽管会务组工作得到了领导和来宾的肯定，但会务中还是存在一些事先没有考虑到的细节和不足之处，比如会务组人手不够、准备的时间不够充分，分工比较笼统，会务组没有相对应的决定权，相互之间的配合和沟通还需要进一步改善，时间观念和集体观念还需要加强。个别与会人员的工作主动性和积极性还要改进.所有这些问题的存在，提示我们接待大型会议的工作