研究生论文及答辩材料归档须知.doc

研究生论文及答辩材料归档须知（新）研究生毕业论文及答辩材料是我校教学档案的重要组成部分，必须按归档制度和要求整理归档，由学校档案馆科技档案室集中统一管理。根据中华人民共和国档案法、高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范等法律、法规文件，结合我校的实际情况制定本研究生论文及答辩材料归档须知。一、研究生毕业论文及答辩材料的归档范围及保管期限1、研究生毕业论文及答辩材料的归档范围和保管期限序号类目名称保管期限1论文打印原件(1份) (应装订)长期2中英文上网著录单各一份（打印）长期3光盘(存放论文及中英文著录单) (1份)长期4论文答辩材料（若干份）长期2、论文答辩材料的归档范围和保管期限序号类目名称保管期限1中国地质大学学位申请书及评定书长期2学位论文答辩委员会组成审批表长期3攻读硕士（博士）学位研究生毕业论文学术评议书长期4学位授予决定长期5学位论文答辩委员会表决票长期6同行专家评议意见书长期7博士学位论文专家评阅书长期8外语合格证(综合课考试合格证)长期9最后学历学位复印件（同等学历）长期10专家推荐书（博士同等学历）长期11获奖证书复印件（博士同等学历）长期二、研究生毕业论文及答辩材料的归档要求及流程1、研究生归档须知及归档流程。（1）研究生在毕业答辩完毕后(一个星期内)即应按要求整理论文归档材料。首先登陆档案馆网页，了解论文归档的相关规定，并下载中英文学位论文档案上网著录单，按要求认真填写，需使用A4纸打印，完成后送交导师用钢笔签字。没导师签名，各学院研究生秘书不予验收，科技档案室亦不予验收。（2）必须将论文及中、英文著录单的电子文档刻录成光盘，并确保光盘质量。（3）如有技术保密和密级的论文请在研究生院领“密级审定表”，由研究生院上报校保密委员会审批。（4）将整理好的毕业论文原件（1本）、中英文上网著录单各一份（打印）和光盘（存放论文及中英文著录单）装入科技档案归档袋，并在此档案袋封面注明本人姓名、学号、所在学院。将此科技档案归档袋送交所在学院研究生秘书处，经研究生秘书验收合格后（一定要确认光盘能顺利打开），方可在研究生离校手续单上加盖各院系研究生论文档案验收专用章，此章不需要到档案馆科技档案室加盖。2、学院研究生秘书和研究生院学位办归档须知及流程（1）学生毕业答辩前（即每年4、5月份和11、12月份），各学院研究生秘书请到档案馆科技档案室领取科技档案袋（档案袋中装有一份学位论文档案上网著录单的中文表样和一份研究生论文归档说明和填表说明，请各毕业生认真阅读），并分发给每位本年毕业研究生。（2）研究生毕业答辩完毕后，各学院研究生秘书需按学位论文答辩材料的归档范围收集整理研究生学位论文答辩档案材料，并剔除不属于归档范围的材料。（3）研究生送交科技档案归档袋时，各学院研究生秘书必须仔细验收学生所交档案材料是否齐全，并确认光盘是否能顺利打开，以及学位论文档案上网著录单是否由本人及导师的钢笔签字。对符合以上要求的，方可在研究生离校手续单上加盖各院系研究生论文档案验收专用章，凡归档不齐全者不予盖章。（4）将收集整理齐全的研究生学位论文答辩材料合并装入各研究生送交的科技档案归档袋中，同时登陆档案馆网页或研究生院网页，下载并填写硕士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录或博士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录，打印一式两份。（5）学位论文及答辩材料收集整理完毕后，请将科技档案归档袋、硕士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录、博士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录，于学生毕业次年2月至7月前移交档案馆科技档案室。（6）研究生院每年向档案馆提供一份当年授予学位的研究生名单（具体项目包括学号、姓名、所在学院），通过邮箱发送电子文档即可（科技档案室邮箱或dacw ）。3、外国留学生研究生毕业论文及答辩材料的归档要求和流程与本国研究生一样。但国际合作处需每年向档案馆科技档案室提供一份当年毕业的外国留学生研究生的名单（具体项目包括学号、姓名、所在学院），通过邮箱发送电子文档即可（科技档案室邮箱或dacw ）。三、相关表格的填写要求及说明（一）学位论文档案上网著录单（附表1）填写要求与说明：1、按著录单上所设项目认真填写，内容准确；2、“论文日期”一栏填论文封面上的时间；3、“论文页数”指从论文封面算起，凡有字的一面算一页，再加上论文正文的最后页号。例如：从论文封面算起，凡有字的一面算一页，共计9页，加论文正文最后页号47，“论文页数”栏即填9+47=58；4、如有技术保密和密级的论文请在研究生院领“密级审定表”，由研究生院上报校保密委员会审批，科技档案室将根据保密委员会的审批结果进行保管和借阅。此种情况的论文，在“密级”栏目中填写“待定”；5、如无国家密级和技术密级请在“密级”栏目中填写“无”；6、“所涉地区”填写论文内容涉及主要地区，要求填写2-3个；7、“关键词”及“内容摘要”填写内容不得涉及国家保密和科学技术保密范围；8、本表使用A4纸打印，中、英文各一份，“导师签名”和“研究生签名”一栏中应用钢笔签名，不得打印；9、需将中、英文著录单电子文档刻入光盘中；10、按要求收集整理完毕后，在“移交目录”第一、二、三项后的（）内打“”，表示确认该研究生论文档案已按要求归档。（二）硕士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录（附表2）填写要求与说明：1、按移交目录上所设项目认真填写，内容准确；2、表中标注有数字的部分为默认必须送交的份数（页数），表中为空格的部分由学院补充完整，未涉及的项目，此行为空；3、“学生类别”填写：统招、同等学力、高校教师、工程硕士等；4、“页数”项中有字的一面为一页；5、表格中的“年度”为授予学位年份，如研究生是2006年授予学位的，则表格中“年度”一列统一填写为“2006”；6、若无国家密级和技术密级请在“密级”栏目中填写“无”；若移交档案时，未获取校保密委员会关于论文审批定密文件，请在“密级”栏目中填写“待定”；若移交档案时，已获取校保密委员会关于论文审批定密文件，请在“密级”栏目中按批文填写论文“保密级别”； 7、若有漏交或缺档情况，必须在本移交目录“说明”部分注明，并说明缺档原因和何时能补交。8、本移交目录使用A4纸纵向打印，一式两份，由归档学院（部门）盖章，经手人签字后，学院（部门）和科技档案室各保存一份。9、本移交目录还需提供电子档，可在归档时同纸质目录一起提供，也可通过邮箱发送（科技档案室邮箱：）；（三）博士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录（附表3）填写要求与说明：具体填写说明同硕士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录。科技档案室2009年11月18日附表1：学位论文档案上网著录单学号学生姓名所在学院论文题名论文日期论文页数密级研究方向学科专业所涉地区（2-3个）导师姓名及职称副导师姓名及职称关键词（10个以内）内容摘要（100字以内）归档时间移交目录1、论文原件一份 （ ）2、中英文上网著录单各一份（打印） （ ）3、光盘一个（存放论文及中英文著录单） （ ）导师（签名）： 研究生（签名）：Record Form of Dissertation archives entry to the WebNumber of Master CandidateName of Master Candidate：Located academySuperscriptionThesis dateNumber of Thesis pagesSecret stepResearch direction:Specialty:Located Region:（two or three places）Name of Supervisor, Title of Technical Post:Associate Supervisor, Title of Technical Post:Key words：（within ten words）Abstract：（within one hundred words）Time of FilingTransfer Catalogue1、An original thesis（ Print ） （ ） 2、Record forms of entry to the Web in Chinese and English （ Print ） （ ）3、A Compact Disc（save yhesis, record from in Chinese and English） （ ）Signature of Supervisor： Signature of Graduate student：附表2： 学院 年硕士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录授学位时间： 年 月 日现交硕士研究生论文及答辩材料档案案卷共计 人，共计 份，共计 张归档单位： 归档时间： 归档经手人（签字）： 科技档案室接收人（签字）： 学院 年硕士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录顺序号学号姓名学生类别论 文原件光盘中英文著录单各一份学位论文答辩材料明细年度密级学位申请及评定书答辩委员会组成审批表答辩委员会表决票毕业论文学术评议书同行专家评议意见书学位授予决定同等学力硕士材料最后学历学位复印件外语合格证(综合课考试合格证)份数份数份数页数份数页数份数页数份数页数份数页数份数页数份数页数份数页数份数页数1112211411112112211411113112211411114112211411115112211411116112211411117112211411118112211411119112211411111011221141111注：1、本移交目录使用A4打印一式两份，由归档学院盖章，经手人签字后，学院和科技档案室各保存一份。2、本移交目录还需提供电子档，各学院研究生秘书可在归档时同纸质目录一起提供，也可通过邮箱发送（科技档案室邮箱：）说明：本学院本年毕业研究生共计 人，其论文档案材料均按研究生毕业论文及答辩材料的归档范围和要求收集整理齐全，现共计 份送交档案馆科技档案室。其中缺档 份，具体名单如下（只需提供学号和姓名以及缺档原因）： 附表3： 学院 年博士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录授学位时间： 年 月 日现交博士研究生论文答辩材料档案案卷共计 人，共计 份，共计 张归档单位： 归档时间： 归档经手人（签字）： 科技档案室接收人（签字）： 学院 年博士研究生论文及答辩材料档案案卷移交目录顺序号学号姓名学生类别论 文原件光盘中英文著录单各一份学位论文答辩材料明细年度密级学位申请及评定书答辩委员会组成审批表答辩委员会表决票毕业论文学术评议书同行专家评议意见书学位授予决定同等学力博士材料专家推荐书最后学历学位复印件获奖证书复印件份数份数份数页数份 数页数份数页数份数页数份数页数份数页数份数页数份数页数份数页数份数页数11122114113112112211411311311221141131141122114113115112211411311611221141131171122114113118112211411311911221141