10档案管理制度.doc

浙江新颖铜业股份有限公司企业规范化管理系统 规章制度制度名称：档 案 管 理 制 度文件编号XY/ZD-10-2006版本/修订B/0生效日期制 定审 核批 准日 期日 期日 期修 改 记 录修改日期修改条款修改状态修 改 内 容修改人/日期审批人/日期发 放范 围董事长/总经理 各副总 办公室 商务部 财务部 技术部人力资源部 办公室 生产部 物控部 品管部 各科室 各车间制度名称：档 案 管 理 制 度文件编号XY/ZD-10-2006版本/修订B/0生效日期页 次第1页 共4页第一节 总 则第1条 为进一步加强公司档案管理工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本制度。第2条 公司档案是指公司在各项活动中形成的全部有保存价值的文件资料的总和。第3条 归档的文件资料必须按年度立卷，公司从每年1月1日至12月31日定为一个档案管理周期。第4条 公司各部门专兼职档案管理员应于每年1月20日前将本部门各种档案资料进行分类，分类好后同办公室档案管理员办理交接手续，并填写档案入库单作为评据。第5条 档案管理员应于春节放假前将各部门所有的档案汇总编号，并放入档案室相应的档案专柜，办公室主任负责春节放假前检查其工作（注：如遇1月春节时间可往后延）。第6条 档案收集部门或收集人员应保证经办档案资料的系统完整（档案上的各种附件一律不准抽存）。档案收集完成后及时交专（兼）职档案管理员。工作变动或因故离职时应将经办的文件资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁，否则公司不给予办理变动或离职手续。凡涉及公司商业秘密的，除赔偿经济损失外，公司将追究其法律责任。第7条 公司档案工作坚持集中统一的管理原则。第二节 文件资料的收集管理第8条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职档案管理人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第9条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。第10条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。制度名称：档 案 管 理 制 度文件编号XY/ZD-10-2006版本/修订B/0生效日期页 次第2页 共4页第三节 各部门档案管理人员的职责第11条 各部门专（兼）职档案管理员的职责：1、 了解本部门的工作任务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集管理本部门的文件资料。2、 认真执行本档案管理制度，对本部门承办的文件资料及时收集归档，每年1月20日前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。3、 有关人员借用文件材料时，应根据档案管理规定，积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。4、 办公室档案管理员（兼）应作好年底档案管理的各项工作，平时应对档案室进行日常维护管理。第四节 归档资料范围第12条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第13条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第14条 党政工团妇等相关文件资料、活动记录、记要等第15条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第16条 本公司的请示与上级机关的批复。第17条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。第18条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第19条 信访工作材料。第20条 本公司生产经营活动中的各种质量记录、统计记录表等；第21条 本公司设施、仪器、设备等的说明书、维修保养记录；第22条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第23条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。第24条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第25条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。制度名称：档 案 管 理 制 度文件编号XY/ZD-10-2006版本/修订B/0生效日期页 次第3页 共4页第五节 平时归档第26条 各部门必须严格执行档案管理制度,资料进档案室时，档案员要根据资料目录开入档单，交纳人要在入档单上签名确认，档案员要妥善保管好每一本已用完的入档单。对处理完毕或批准的文件资料，由专（兼）职档案管理员集中统一保管。第27条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，结合公司档案管理制度，编制本部门的“档案类目”。“档案类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。第28条 专（兼）职档案管理员应及时将已整理的文件资料进行相应的分类，放入平时保存文件卷夹内“对号入座” ，并在收发文登记薄上注明。第六节 立卷（造册）质量要求第29条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室专兼职档案员配合，办公室档案室管理员负责最终组卷、编目。第30条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。第31条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在下年度立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。第32条 卷内文件应把正文、底稿、附件、请示和批复放在一起。第33条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。第34条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第35条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第36条 案卷的装订：整理案卷，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件与原文件一并装订，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第37条 案卷各部分的排列格式：每个案卷必须有建立目录，目录贴于案卷首，按顺序记录卷内文件，文件必须按目录顺序依次装入卷盒，置于档案柜内保存。第38条 公司各类文件资料归档一式一份，比较重要的文件和使用频繁的文件资料要适当增加归档份数，特别是图纸资料。制度名称：档 案 管 理 制 度文件编号XY/ZD-10-2006版本/修订B/0生效日期页 次第3页 共4页第七节 档案管理第39条 档案保管1、 接收档案必须认真验收，并办理交接手续，填写文件接收清单。2、 存放档案必须有专用柜、文件架，摆放要整齐、有序和便于查找。3、 光盘、软盘、照片等的保管：存放光盘、软盘、照片等要用特制的密封盒，影集等，按编号顺序排列在档案柜内。要定期进行库藏档案的清理核对工作。做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补或复制。档案因作废、遗失、注销时，必须要填写“有关作废/遗失/注销记录”，并将记录予以保存，以便备查。4、 档案室的要求：（1） 档案室必须由专人管理，其他人员不得配备钥匙。（2） 档案室应保持清洁、卫生，配备防火、防盗、防潮、防蛀设施，不得存放食物，不得使用电炉，严禁烟火。第八节 档案查询、借用与销毁第40条 档案文件的查询、借用规定：一般档案文件由部门负责人（经理及以上级）确认，办公室主任批准后可进行查询与借用。保密档案文件必须得到总经理批准方可进行查询与借用。第41条 查阅档案须进行登记。档案一般不外借，外借必须由总经理签字批准。第42条 借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。第43条 各经理借阅非保密级档案可通过档案管理员办理借阅手续，进行登记后直接提档。第44条 各经理在自己管理范围内的保密文件可通过档案管理员办理借阅手续，进行登记后直接提档。第45条 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。第46条 如确属工作需要摘录和复制，凡属保密档案，必须由总经理批准后方可摘录和复制，一般档案由公司办公室主任批准后方可摘录和复制。第47条 复制文件必须由档案管理员亲自复制，并进行登记，将复制件视同原件一样严格管理，以免泄密事件发生。制度名称：档 案 管 理 制 度文件编号XY/ZD-10-2006版本/修订B/0生效日期页 次第4页 共4页第48条 复制过程中产生的各种不完整的和准备废弃的涉密载体，应由档案人员及时销毁。第49条 档案的销毁：1、 任何单位或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。2、 若按规定需要销毁时，凡属保密级档案需经总经理批准后方可销