浅谈工程造价管理文档写作及档案管理.doc

浅谈工程造价管理文档写作及档案管理随着我国经济的飞速发展，工程建设规模也在不断扩大，工程造价档案也随之日益显现出其在基本建设中的地位和作用。文章通过分析加强工程造价档案管理的重要性，提出了如何开展工程造价档案管理工作。 随着工程造价咨询机构改制的全面完成和我国加入WTO后，工程造价咨询机构的执业环境发生深刻的变化，对其执业质量要求也越来越高，工程造价管理文档写作及档案管理制度作为造价咨询机构每年年检的必要内部建设制度，理应受到造价咨询单位的高度重视 ，这是规范咨询机构执业行为的一项基础性工作，也是咨询机构“以质量求生存，以质量求发展”的具体体现。首先，我们来看一看工程造价档案工作的对象：收集、整理、保管、利用具有保存价值的资料；工程结算前施工方应收集和整理必要的结算资料做到完整而无疏漏；结算过程中应根据合同、图纸等相关资料进行结算，做到不重不漏；对采用工程量清单的工程应重点审查工程量，应以招标文件和承包合同中的工程量为依据，并考虑变更工程量，杜绝多算冒算、高套定额单价或取费标准现象。下面，我们着重论述工程造价咨询机构档案的作用和如何做好档案管理工作。 一、工程造价咨询机构档案的重要作用 工程造价档案是国家全部档案的一部分，具有档案的一切属性，同时也有自身的作用性。 1、作为工程造价资料的组成部分，为工程建设提供服务和借鉴。 1991年11月，建设部印发了关于工程造价资料积累制度的几点意见，标志着工程造价资料积累制度的正式建立。工程造价资料积累制度是工程造价计价依据的基础性工作，对于加强我国工程造价管理，合理确定和有效控制工程造价具有十分重要的作用。造价咨询档案作为工程造价资料的组成部分，同样为政府投资决策、造价管理部门各类定额的编制、施工企业制定内部消耗量定额以及建设单位确定工程各项经济指标，以及研究同类工程造价变化规律等许多方面发挥着作用。它提供的技术数据和技术指标直接服务于工程建设，促进社会经济的发展。 2、工程造价咨询档案是防范审计风险，减少法律责任的重要保证。 工程造价档案以各种文字、图表和多媒体、电子文件等多种形式表现，是工程造价咨询机构在执业过程中的历史记录。规范完整的造价咨询档案，在咨询机构同委托单位及被审核单位相互间发生双边或多边经济纠纷、产生法律诉讼时，可就此依据档案所记载的内容，作为法律事实，来证明单方、双方或多方的责任，明确各方的过失，最大限度的降低审计风险和以其减少承担的法律责任，从而维护造价咨询机构的权利和经济利益。 3、工程造价咨询档案是企业强化内部管理和提高审核质量的重要环节。工程造价咨询档案制度的完善、标准与否，反映其内部管理制度和审核质量的高低，它规范着造价咨询单位的执业行为，促使其建立责任追究体制。结合当前实际，我们更应充分认识到由于目前造价咨询市场还存在各种弊端，造价咨询机构片面追求经济利益，执业行为达不到国家和省有关文件的要求，专职人员和兼职人员执业素质高低不同，这就要求造价咨询机构做好档案管理工作，让其成为保证审核质量的强有力屏障，同时也是对主审人员和辅助审核人员一种制度上的管理和约束，起到事后监督（事后控制）的作用。 二、工程造价管理信息化完善与应用的分析 1、进一步做好工程造价管理信息化基础工作，完善优化工程造价信息系统对工程造价管理信息化基础工作，要统筹规划，抓紧制定推行相应的技术标准，把最基本、最急需的标准逐步建立完善起来，为各方畅通、便捷的数据采集、交换和共享提供技术支持。目前，一要依据建设工程工程量清单计价规范，逐步建立全国统一的项目划分及编码体系，工程量计算规则、计量单位、名称规格等，保证信息传输，数据处理和资料共享；二要制定全国统一的工程造价软件接口技术规范标准及造价管理信息网络统一的数据库方法、数据格式标准、网络接口设置；三要解决好工程设计与计价间的数据通道问题。设计和造价软件的图形文件采用统一的文件格式、统一规范的数据接口，互相兼容，以实现数据格式的转换和数据的顺利导入。同时，要不断完善优化现有工程造价信息系统的功能。在不影响稳定性条件下，根据实际调整、增加软件功能；工程造价信息系统应与计算机辅助设计、辅助施工及企业管理信息系统和决策支持系统有机结合起来，以实现建筑产品从规划设计、施工管理到运营全过程的自动化，为用户全过程全方位工程造价管理奠定基础。 2、充分挖掘工程造价管理信息化在企业全过程全方位造价管理中的应用价值企业通过工程造价全过程全方位管理信息技术系统的建设，充分收集各方面的相关信息，对本企业的基础数据进行积累，形成反映企业施工水平的企业定额、材料预算价格库，并及时做出动态调整。在工程造价管理中，利用“数据挖掘分析技术”，对历史数据和新的工程数据进行动态提取和分析，对工程造价的全过程进行控制和管理。各参与方在工程项目的各个阶段，通过开放性的通信网络和分布式的数据库系统，实现信息交换和共享。利用工程造价管理信息技术在各个阶段的应用，实现工程造价全生命周期确定与控制，减少工程费用、提高管理水平，实现企业信息化的价值。随着网络化和信息技术在工程造价行业的深入应用和快速发展，整个工程造价行业都将在以互联网为基础的信息平台上工作，重建自己的工作模式，以适应未来社会的竞争。3、网络经济条件下的现代工程造价管理是建立在工程建设档案科学管理和应用基础上的。首先应建立竣工和在建工程概况、投资评价方法和相关参数的工程建设信息资料库，在内容上应包含技术指标和经济指标两方面，随着计算机辅助建筑设计的普及，工程技术指标可以用三维视图形式形象表达出来，以便于对比和分析。其次可以设计一套人机系统，使计算机和用户通过交互式谈话进行工程造价管理。例如在项目前期的投资决策评价阶段，用户可以将拟建工程建筑类型、特点、规模等技术指标输入计算机，根据这些信息，计算机可以自动在网络中搜索并提供与拟建工程类似的竣工或在建工程的有关资料，然后用户可以从中选择一个或几个较合适的工程，由计算机回答用户的各种提问，让用户进一步了解他们的详细情况（具体到分部工程），同时和拟建工程进行比较，找出两者的差异部分并进行适当调整，采用适当的计算方法估算出拟建工程的投资额。这一方面加大了投资估算的深度（以前具体到单位工程），另一方面也为设计概算和施工图预算提供了有效的信息化数据。利用互联网技术对项目实行工程造价管理的同时，如果按计算方法的要求并采用科学的收集和分类方法处理工程建设资料也就形成了该项目相关技术指标和经济指标等的工程建设基本信息资料，使资料搜集统计与工程建设同步，这种信息资料的收集和分类方法比传统竣工时收集和分类速度快、效率高、内容全面、不易缺失、数据真实、空间占用少、信息储存量大并且查阅方便，符合工程建设资料完整性和准确性的要求，为下一步工程造价管理提供了分析和评价依据，为