公司会议操作规范.doc

编 号：MH/TUWI-006版次/修订：A0日 期：2007.08.22公司会议操作规范昆明明亨物业管理有限责任公司文件编号：MH/TUWI006版次：A页次：1/3公司会议操作规范A0马慧英崔丽娟2007年9月版次修改状态拟 制审 核批 准生效日期受控文件未经批准不得复制公司会议操作规范1目的： 规范公司会议组织工作，确保会议高效有序。2 适用范围： 适用于公司各级会议组织工作。3 职责3.1 经理负责审批所属公司各部门的年度工作计划，并组织监控各部门总体工作质量。3.2 公司各部门负责人负责组织本部门年度工作计划、月度工作计划的制定、实施与控制，并对年度、月度工作进行总结。3.3 各岗位员工依照各相关文件按计划进行工作。4操作规范：4.1公司会议的种类：a) 公司例会；b) 部门例会；c) 专项会议；d) 协调会议。4.1.1公司例会每周定期召开，一般为每周的最后一个工作日的下午，经理、副经理、管理处主任及各部门负责人参加，办公室负责会议组织和记录工作，讨论公司本周的工作情况并确定下周工作事项，讨论公司的人事任免及重大工作的落实安排。会议结束后办公室负责形成会议纪要由经理审批后分发各部门并归档。同时在每月的最后一周的周工作例会上同时除讨论上述事宜外，还讨论公司本月的工作情况和确定下月的工作计划。4.1.2 各部门负责人每周定期召开工作例会，一般为每周一上午。工作例会是为日常工作安排、工作协调的会议，应当按以下要求召开：a)通报上周主要工作实施情况；b)提出需要协助的问题、困难；c)依据公司绩效考评制度和公司行政奖罚制度奖优罚劣；d)布置本周的各项工作； 部门内负责档案管理的人员负责整理形成会议记录。4.1.3专项工作会议是临时组织召开的为解决某一问题的专项工作会议，召开前由组织部门通知办公室，由办公室通知相关部门参加并负责会议的组织及记录工作,会议结束后由办公室形成会议纪要由会议主持人审批后分发各相关部门。会议应当按以下要求召开：a)由与拟解决事项相关的负责人主持召开；b)有明确的解决问题目标；c)事先以书面通知形式通知相关人员；d)有会议记录（包括相关人员的主要发言记录）；d)有会议安排的结果；4.1.4协调会议是由部门负责人为协调各岗位之间的工作与相关平行部门的工作而召开的联席会议，一般情况下可结合公司周例会与专项会议召开，会议的组织与记录同周例会或专项会议。如果牵扯到与其它部门的业务支持，可邀请其它部门有关人员列席参加。会议应当包含以下主要内容：a)有书面通知；b)有相关人员的主要发言摘要；c)有结果；4.2会议均包括会前准备、会中组织与会后落实工作：会前准备一般包括会议材料、数据，会议地点的联系与确认，通知相关人员到会，并实行签到制度，会中要求有记录，会后要求有跟踪落实。4.3记录的管理4.3.1公司例会会议纪要由办公室归档保存。保存期3年。4.7.2 部门工作例会会议记录由部门保管。保存期1年。4.7.3 专项会议和协调会议的会议纪要由办公室归档保存。保存期3年。5相关文件5.1