合同管理办法(2015最终稿).doc

陕西中机岩土工程有限责任公司合同管理办法（2015年1月修订）第一章 总则 第一条 为了规范我公司的合同管理，控制合同风险，提高经济效益，维护我公司的合法权益，特制定本办法。第二条 本办法中的“合同”是指本公司在生产经营活动中与具备主体资格的法人、自然人及其他组织之间建立、变更或终止民事权利义务关系的协议。第三条 订立合同，必须遵守国家的法律法规，按照平等互利、协商一致、等价有偿的原则。第四条 合同管理是我公司提高经营管理水平的基础性工作，是我公司实现生产经营目标、效益目标以及控制经营风险的关键环节，各分公司和工程管理部都应重视本项工作。进行合同评审与管理的目的是为了帮助各分公司规避生产经营活动的风险，公司不因合同评审与管理而免除各分公司和合同责任人应承担的项目风险责任。第二章 合同管理机构、人员及职责第五条 工程管理部是合同管理的归口部门，负责合同的管理以及合同履行的监督工作。工程管理部设合同管理员1人（穆卫平），合同审核员2人（张晓倩、秦佚），负责合同管理的具体工作。第六条 合同管理相关的职责：（1）宣传与贯彻中华人民共和国合同法和国家相关法律、法规；（2）负责合同管理规章制度的制定、修改以及组织实施； （3）负责管理公司法人委托书和经营业务介绍信的登记及开具工作；（4）负责合同管理工作，推行规范、统一的合同文本；（5）负责协调、组织法律关系复杂合同的市场调研、谈判、签约以及风险评估工作；（6）配合法律审计部门做好因合同纠纷引起的诉讼工作； 第七条 合同管理员的职责：（1）负责对取得法人授权资格的员工为开展生产经营活动开具介绍信和法人委托书；（2）负责建立合同台账及合同档案；对以我公司名义签订的各类工程项目合同进行登记、编号、造册、归档工作；（3）负责合同统计工作及合同统计报表的制表工作；（4）负责对驻外分支机构的合同催收工作；（5）负责办理合同借阅、查询工作。第八条 合同审核员的职责：（1）组织相关人员参与对各分公司订立的所有工程项目合同进行评审，力求合同公平、公正。对有法律风险的合同条款提出书面的审查意见；（2）负责合同专用章的保管以及对评审合格的合同书上加盖合同专用章工作；（3）负责报表的审核和上报工作。（4）对于I类合同负责组织和参加合同评审会；完成合同评审会议纪要。第九条 合同专用章的保管和使用：（1）合同专用章是我公司经公安、工商部门备案的合法专用章，是为我公司对外订立合同时使用的专用公章。（2）合同专用章由工程管理部专人负责保管。（3）单份合同文本达两页以上（含两页）的，应加盖骑缝章。（4）合同专用章的保管人应妥善保管，尽职尽责，因保管不善发生合同专用章被盗用的，给予保管人经济、行政处罚。（5）合同专用章严禁借用或用作合同以外的其他用途。合同专用章保管人只能在通过正常程序的工程项目合同上加盖合同专用章。未经评审或评审未通过的合同、协议不得加盖合同专用章。（6）如合同专用章不慎遗失或被盗，合同专用章保管人应及时上报公司领导，并登报声明作废。（7）驻外分支机构因生产经营需要领借合同专用章，经公司法人书面同意、签批后，在工程管理部办理领借手续；领借的合同专用章由分支机构第一负责人负责对合同专用章的监管使用，并对此承担全部的责任。驻外分支机构第一负责人因工作调动时，必须将合同专用章交回工程管理部。（8）本办法未作规定的其他情况需要使用合同专用章时，应填写公司“用印审批单”，得到批准后，方可盖章。第十条 对外订立合同时，严禁在空白合同文本上盖章。特殊情况须经法定代表人审批。第三章 合同的订立第十一条 各分公司对外承接地质灾害治理工程、科研及地基与基础施工业务时，项目实施前应订立书面合同。抢险工程、救灾工程或其他紧急情况下的工程，可暂不办理合同评审和合同签订事宜，但应及时补办。业主要求在合同签订之前开工的项目，须取得业主的书面委托（内容包括：工作内容、合同单价、工程量、付款方式等），工程开工后应及时补办合同。第十二条因特殊情况项目实施前未能订立书面合同时，风险由项目实施部门承担。部门无力承担的且给公司造成重大经济损失的，将依照有关规定给予生产部门负责人处分。第十三条 经营人员在订立合同前，需要办理法人授权资格的，按以下规定办理：（1）法人委托授权书在工程管理部办理。经工程管理部审核报公司法人批准后开具法人授权委托书。（2）法人委托授权书应写明代理人的姓名、身份证号、代理事项、代理权限、有效期限等（格式见附件1）。第十四条 合同文本优先采用标准或示范文本。合同文本应具备和完善以下主要条款：（1）企业名称（或自然人姓名）、住所、联系人及其联系电话，其中企业名称要写清企业全称，企业名称与法人营业执照和合同专用章必须一致；（2）合同标的；（3）工程量和计量单位；（4）双方约定的质量标准；（5）工程价款、结算方式以及付款条件和履约期限；（6）合同履行的地点和方式；（7）违约责任；（8）解决争议的具体办法。公司明确约定解决合同纠纷的方式是依法向人民法院起诉，一般不选择仲裁形式；（9）注明工程款必须汇入我公司指定的开户银行和账号。第十五条 订立工程合同（包括分包合同）应使用合同专用章，严禁使用生产部门、项目经理部印章或其他印章代替。凡签订工程合同未使用合同专用章的，公司规定给予当事人5001000元的罚款；给公司造成经济损失的，视情节轻重，公司规定给予当事人20005000元的经济处罚和行政处罚。第四章合同的评审第十六条 所有工程合同在加盖合同专用章前必须进行合同评审。合同评审工作由各分公司负责人牵头完成，合同评审表中的“生产部门评审意见”应由分公司负责人签字。第十七条 合同评审的主要内容（1）合同主体资格是否合法；（2）合同主体资格与合同专用章是否一致；（3）项目主要的技术难度，复杂程度，全面履行合同的能力；（4）合同单价、工程量结算方式、工程款支付方式是否合理；（5）违约责任是否明确、合理；（6）合同主要条款的合法性；（7）合同是否存在潜在的风险。第十八条 合同的分类评审：（1）根据单项合同总金额将合同分三类，见下表。合同分类岩土施工合同额（万元）类100类100500类500对于新开拓的业务领域以及技术要求高，实施难度较大的项目均按类合同对待。（2） 类合同由分公司、工程管理部、法律审计部评审；类合同由分公司、工程管理部、生产经营部、法律审计部、技术质量部、资产财务部、公司法人参加评审；类合同进行会议评审（合同评审表见附件24）。（3）合同评审会由工程管理部的审核员负责组织。参加人员：分公司负责人、合同经办人、法律审计部、技术质量部、资产财务部、公司法人，特别重大的合同请总公司领导参加。参加合同评审的人员应在评审纪要上签字。第十九条合同评审中有下列情况之一的，应采用会议评审方式慎重评审：（1）在工程造价、工期进度、技术质量等方面有重大风险隐患的；（2）合同中存在严重不平等条款，对我公司显失公平的；（3）对方经营状况恶化、商业信誉较差或可能丧失履行债务能力的其他情形。对于未通过合同评审的合同，生产部门对此有异议时由法定代表人裁定。第二十条 合同评审人应以文字形式记录评审意见，对合同主要条款或主要内容有异议的应详细说明原因；对有争议的重大合同由生产经营部组织进行会议评审，法定代表人对有争议的合同具有最终的决定权。第二十一条 经过评审合格的合同，由委托代理人在合同文本上签字后交工程管理部加盖合同专用章。第二十二条 合同的补充协议视作合同文本的一部分，和正式合同具有同等的法律效力，应按正式合同的评审程序进行评审。第二十三条 各分公司与分包单位签订的分包合同，须进行合同评审，经评审合格，凭合同评审表到工程管理部盖章生效。分包合同由生产部门组织评审，评审办法参照公司2014年4号文中相关规定执行。（主材供应合同、分包合同需三名以上公司副总经理参与并签署评审意见）重大分包合同必须由工程管理部、生产经营部、法律审计部、技术质量部、资产财务部、公司总经理参于评审，特别重大的分包合同应由法定代表人审定批准。资产财务部有权拒绝支付未经评审的分包合同的分包工程款。第二十四条 对于重大合同以及委托方资信程度轻低的合同应考虑向当地工商及公证部门办理备案和公证手续。第五章 合同的履行第二十五条 合同依法订立后，即具有法律效力，应全面地履行。第二十六条 合同签订后，按照合同条款需要向甲方提供履约保证金或履约保函的，各分公司委派专人携合同原件到资产财务部按照资产财务管理办法的规定办理。银行手续费等财务成本由各分公司承担。第二十七条 项目经理是合同履行的直接责任人，合同生效后必须按照岗位职责的规定履行职责。第二十八条 分公司负责人对合同的履行负领导责任，应主动协调各工种、工序正常的进行，保证按合同约定履约。第二十九条 后期服务工作是合同履行的一个主要方面，由各分公司委派的项目经理或技术负责人负责跟踪进行全程服务（如验槽、方案讨论、技术咨询及工程竣工验收与交接等），总公司层面经营的工程项目交由分公司完成的，后期服务也由分公司负责完成。第三十条 因我方原因，造成合同不能履行时，项目经理以及合同承办人应及时通知分公司负责人以及工程管理部、生产经营部，以便采取措施，最大限度减少损失。如遇不可抗力因素，项目经理应及时书面通知对方，并收集相关证据。第三十一条 对方不履行或不完全履行合同时，项目经理和合同承办人除催促对方继续履行合同外，应及时向部门负责人汇报，并收集相关证据，提出处理意见，报工程管理部和法律审计部。第三十二条 合同履行过程中项目经理（负责人）应妥善保管与工程结算有关的所有资料，如设计变更、工程签证以及施工报表、记录等，保证工程结算资料的完整性。第六章 合同的变更、解除和违约责任第三十三条 合同履行期间，当市场环境条件变化，履行合同有较大困难或可能造成经济损失，应与对方协商变更合同；需要变更的合同内容应以书面形式通知对方，并说明理由和要求对方答复的期限。合同变更应在工程管理部办理审查及备案手续。第三十四条 分公司收到对方要求变更合同的通知时，应报工程管理部、生产经营部，同时应审查对方的理由是否正当，并在法定期限内回复对方。因对方变更合同给分公司及总公司造成损失时，应向对方提出索赔要求。第三十五条订立合同时可以约定解除合同的条件。当解除合同条件成立时，可以解除合同，但应及时通知对方。第三十六条 接到对方要求解除合同的通知时，应当立即审查对方解除合同的理由是否符合合同解除条件，如同意解除的，应订立解除合同书面协议，因解除合同给我方造成经济损失的，应向对方提出索赔要求。第三十七条 合同的变更程序执行合同评审程序办理。第三十八条 变更或解除合同文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。 第七章 合同纠纷的处理第三十九条 发生合同纠纷时，项目经理（负责人）应及时调查产生合同纠纷的原因，收集相关资料，同时向分公司领导、工程管理部、法律审计部、生产经营部汇报，以便及时采取措施，避免或减少损失。第四十条 发生合同纠纷，分公司应主动同对方协商解决，达成协议的应当签订合同调解协议，作为原合同的补充内容。合同纠纷不能协商解决时，由分公司上报工程管理部和生产经营部，交法律审计部按合同约定依法向人民法院起诉。第八章 合同管理第四十一条 各分公司对外订立的所有工程项目合同，应将一份合同正本（重大合同正、副本各一份）交工程管理部归档管理，合同副本（或复印件）送资产财务部一份。第四十二条 驻外分支机构每季度需将合同原件寄送工程管理部归档。第四十三条 工程管理部设有专人负责合同的保管工作，对项目实施过程中收到的与合同有关的文书、传真、信函等原件交工程管理部归档。第四十四条 合同的编号：（1）工程管理部负责全公司合同的统一编号工作，合同编号格式执行总公司的规定；（2）合同编号格式合同编号的编制分为3段，第1段为年份（2位），第2段为分公司代号（1位），第3段为合同类别（2位）以及合同流水号（3位）。合同流水号 （3位）合同类别 （2位）单位代码 （1位）年份（例：2015年写为“15”）XXX5(X) XXX单位代码注释：机械工业勘察设计研究院.M中联公司陕西分公司.H合同类别注释:岩土工程合同.5合同类别编号设定为2位,第1位数字为合同大类编号(5),用数字表示,第2位为具体项目类别,用字母表示:勘察合同A 设计合同E测试合同B 咨询合同.F测量合同C 监理合同.G施工合同D 其它合同Q示例:岩土工程合同中的勘察合同写为:05-M-5A001第四十五条 合同档案管理：（1）合同档案为法律文件，存档必须为原件，合同管理员应当对每份合同的全部资料，包括书信、函件、传真、电报、图表等进行检查，保证所有归档资料为原件。（2）合同归档保存后，合同原件不得外借。因诉讼、仲裁、招投标等情况需要提供合同原件的，须经总经理批准。各分公司如借阅、复印合同内容，须办理借阅登记手续，并于当天归还。第四十六条 借阅人应妥善保管所借阅的合同，归还时不得发生损毁、内容缺失现象。借阅人不论什么原因如发生将合同丢失、损毁而给公司造成经济损失的，视情况轻重，给予借阅人经济和行政处罚。合同管理员应尽职尽责妥善保管合同，因工作失误造成合同原件丢失或损毁的，参照上述规定，给予合同保管员经济处罚和行政处罚。第四十七条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，全公司职工应严格保守合同秘密。第八章 附则第四十八条 本办法适用于各分公司以及驻外分支机构。第四十九条 本办法由工程管理部负责解释。第五十条 本办法自2015年2月1日起执行。附件一授权委托书存根代理事项授权代理人批准日期批 准 人有效期 授权委托书 （2015）No. 致 ：本授权书宣告：陕西中机岩土工程有限责任公司董事长张建山以其法定代表人的身份，合法地代表本单位授权我公司的 为我单位代理人，该代理人有权在 工程的投标活动中，以我单位的名义签署投标文件、进行合同谈判、签订合同和全权处理与此有关的一切事项。上述代理人在处理上述事宜过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，我公司均予以承认。代理人无权将本授权书委托之事项另行委托他人。本授权委托书期限自 年 月 日起至 年 月 日止。特此委托。投标人： 陕西中机岩土工程有限责任公司 （盖章）法定代表人（签章）： 张建山 委托代理人（签名）： 代理人身份证号： 日期： 年 月 日项 目 评 审 表 (类) 项目委托方项目经办人项目名称所属部门项目有关的要求1.业主要求：工作量： 工期： 价款： 技术质量要求：2.隐含要求：业主没有明示要求的、国家现行有关规范包含的