PPT应用的常见错误.doc

PPT商务演示常见错误之一：WORD搬家所谓WORD搬家，就是把一篇WORD稿的内容，整段地复制下来，不做或少做修改，直接粘贴在PPT中，一屏放不下就转移到下一屏。这是PowerPoint商务演示中最常见的错误之一，其错误的程度可达5颗星。微软推出OFFICE软件，功用目的各有不同，WORD是文字排版工具，PowerPoint 是演示演说助手。WORD搬家的实质是拿PPT当WORD使用，有点关公战秦琼的意思。既然给听众（或者说是观众）看到的东西和WORD里的差不多，还不如直接给大家看WORD！何必费此功夫？WORD的主体通常由文字叙述构成，有标题、有段落；有论点，有论据；有陈述、有案例。当然，做为阅读资料，这样的形式非常合适，读者可以完全自主控制，根据自己的需要，或快速浏览、或重点精读。但是，如果用WORD做演讲展示用（或者说把WORD搬到PPT中），观众只能随演讲者的进程而动，不能自己作主，却又不得不在字里行间穿行，找出有用的信息点，这实在是一件困难的事情。这样做太不顾及听众的感受，不专业、也不敬业！左图为WORD搬家的结果，右图只将重点提炼出来，并通过图形化方式表达。大段的文字摆在投影屏幕上，演讲者希望带领听众随着自己的节奏和焦点而行进，但观众的观注点却有是在洋洋洒洒的字里行间跳来跳去。对于演讲者而言，自己正在慷慨激之时，听众却神游到他处，站在讲台上的人无论如何也不希望这种尴尬发生。如果经常这样，一场演讲展示下来，完全没有达到自己的目的，实在是枉费功夫。因此，做为一名合格的演讲者，如果需要借助PPT展示，就千万不要WORD搬家，而是认认真真地按PowerPoint的功用规范去做，助你的演讲更精彩。PPT商务演示常见错误之二：照“屏”宣科有一次在南方讲课，在讲授KISS原则时强调，PPT上文字要尽可能简短、要用关键词的组合而非陈述性的句子。这时，有学员表示，这样做有问题，因为他的PPT同时要给领导做讲话稿用，如果里面没有句子，领导就没有办法照着PPT做发言，这样怎么能成？由此，也就引出了PPT应用的第二大常见错误：照“屏”宣科。所谓照“屏”宣科是指在做汇报、演讲、展示时，演讲者照着屏幕上显示的文字宣读，没有自己宣讲内容，离开屏幕就没有办法进行下去。这是一种极不专业、极没有水准的做法。想想看，坐在台下的听众既不是不懂中文的外宾，更不是大字不识的文盲。他们一定会想，“我们又不是来听朗读的，我们认得那上面写什么，不要浪费大家的时间了，发材料回家自己去看就好！”微软的OFFICE软件中，常用的有WORD、EXCEL、PowerPoint，三者使用目的各不相同，各有自己的功用。PPT是演讲辅助工具，也可以称作展示助手。可以帮助演讲者更清晰、更准确地展示要表达的内容。特别是当需要图示、图表、声音、视频、动画来辅助演讲展录时,PPT则具备得天独厚的优势。所以说，PPT不是讲话稿，如果需要讲稿，就另准备一份WORD版的稿子。实际上，在重要的场合，这种做法是必要、也是必须的。记得在联想的时候，重要的会议、市场活动中，杨元庆的发言通常是宣读讲稿，而市场推广部门会根据这份讲稿做一份PPT演示稿，二者的结构相同，内容一致，但PPT图文并茂、重点突出、观点鲜明，可以更有效地传递演讲者的讲话信息。当然，你也可以把需要宣讲的部分写在备注中，放映的时候采用分屏播放的方式，直接看自己的屏幕即可，自己随讲随翻页，而不需要找其他同事在台下帮助翻屏了。PPT商务演示常见错误之三：滥用切换音效记得曾经参加一次非常正式的会议，与会嘉宾的规格也相当高，好像还有什么部里的领导，诺大的会场里几乎坐满，与会人员几近三百。大会开始了，会场一片安静，主持人介绍会议主题、到会嘉宾、会议背景之后，隆重请出第一位主题发言人。(请仔细观注下面的细节)这位发言人端着自己的笔记本电脑走到主席台前，低头找到投影仪连线接头，插在笔记本电脑的接口上。按下显示切换键，大屏幕切换为演讲者自己的电脑桌面，可以看出,待讲的PPT文档已经打开。讲者抬头看了看会场,清清嗓子,再低头,点击鼠标把PPT调入放映状态。“各位领导、各位来宾,大家好!我汇报的主题是”一番开场之后,主讲者再次点击鼠、标将屏幕翻到下一页,就在同时,一阵“嗒嗒嗒”的声音响彻大厅。于是乎，诧异与好奇立刻布满整个会场，定神片刻后，部分听众反应过来，那“嗒嗒”声正是来自演讲桌上的笔记本电脑，透过麦克风传进每位听众的耳膜。此后,大屏幕每次翻到下一页,都会有一阵奇怪而熟悉的声音传遍整个会场。一会儿是呼啸而过的风声、一会儿是汽车的疾驰、一会儿又是打字机的嗒嗒声、一会儿又掌声雷鸣虽然这是一次难忘的演讲，但记住的全然不是主题和内容，脑海中只剩下那些奇奇怪怪的声响。每次借助PowerPoint，无论是演讲、汇报、还是展示活动，都有其自己的目的，我相信，没有哪位演讲者希望自己的听众只记住这些奇怪的声响。可以说，这绝对是一次失败的汇报，错就错在这些切换声音。商务或政务报告活动中的PPT演示应以保守、严肃为导向，最忌讳上述破坏氛围的现象。商务会议、政务报告、工作汇报、产品展示等等，目的是让听众明白、理解、认可内容，所以一定不要让那些无助于目的或主题的做法搞干扰、产生破坏效应。因此，商务及政务场合下的PowerPoint应用，一定要避免动画声效的应用。此外，前面所讲的展示过程也不够专业。如果是重要的活动，一定要事先把有关展示文档集中起来，要做现场演练，最好是专人统一控制PPT的播放。PPT商务演示常见错误之四：另起炉灶每当新建一个PPT文档,或是新加一页,总会有这样一些文本框提示出现“点击此处添加标题”、“点击此处添加文本”。于是,也总是有这么一拨人,他们极不喜欢这样的提示,每当遇到,就有一种自己被鄙视、被愚弄的感觉。心里说,“我又不是傻瓜！干吗要你提示？!”于是乎,他们毫不犹豫地删掉这些框子，望着一干二净的版面想：“我要在一张完全崭新的白纸上作画。”而后,按下自建文本框按钮,仔细在PPT上画出属于自己的文本框,再键入自己的文字。这是PPT应用中非常严重的错误之一,而我每次讲课做调查,也总是几乎至少有12成多的学员会举手确认，表示自己正是这样做的。微软在PowerPoint的编辑页面中预置这样的文本框，不是认为用户傻、更不是因哦自己傻，而且一种规范，定义了这种版式规范后，可以许多方便，大大提高效率。常见的影响有以下4处：1.在大纲视图，如果全部都是自建文本框，则在大纲视图什么内容也不会显示；如果是在版式默认的文本框内输入文字，则在大纲视图的相应位置也会有显示，方便全局预览、也方便修改调整；2.在规范版式内的文字都可以统一进行字体、字号、颜色等格式修改，只要进入母板视图，改动一次，整个PPT的相应位置都会完成统一的改动，效率大大提高；3.规范版式内的文字信息还可以一次性导出到WORD文档，非常方便，而自己单加的文本框中的内容则不能；4.当我们设置超链接到某一指定的页面时，如果是应用规范的版式，则会看到标题文字的提示；否则只有编号，没有标题文字，用起来就很不方便。过去在联想工作时，每个季度都要和事业部的同事一起向总裁室汇报工作，因为坐在对面的杨元庆，还有主管我们业务的副总裁乔松，所以大家都格外紧张。往往是在汇报之前最后一刻还有不尽人意的修改。总裁会议室的投影是另外一种特殊的背投玻璃屏，如果发现一些格式不合适，也需要调整。因为是分头汇总的报告，有的人没有用规范版式，不得不一屏一屏逐一修改调整，搞地好不紧张。所以，千万不要另起炉灶，删掉默认版式中的文本框自己另画。一定要先在默认的版式列表中选择和内容匹配的版式，再输入相应的内容信息。定可以事半功倍，大大提高效率。其实，想要去除那些默认的版式文本框，大可不必先选中，再删除，直接到“任务窗格”中的版式栏中，选全空的版式应用一下即可。当然了，也不是绝对不可以添加文本框，一些特殊的需求情况下，文本框也自有其用途。毕竟PPT只是工具，工具是死的，但人是活的。凡事看目的、讲效率，自然会有好效果。PPT商务演示常见错误之五：滥用动画动画是PowerPoint的特色之一，适当的动画使用可以令你的PPT增色，也能够体现你的水平。但是，在商务或政务活动的PPT演示中，动画功能的作用却在于“强调之强调”或“突出之突出”。所以，我一直主张慎重使用动画，动画最恰当的应用有三处：一是对于文字需要逐行提示出现时；二是图表的元素逐项显示时；三是需要突出某个要点时。其他多数情况下动画应用一定要慎重，不建议随意设置。另一个情况是，一般的动画效果设置非常容易，很快就能搞定。但是，精致的、专业的、适合PPT目标、主题与听众环境的动画设置却不那么简单，往往要反复尝试设置，还比较耗费时间精力，对于多数职场人士恐怕不值，搞不好还适得其反、得不偿失。我的关于PPT动画的另一个观点是动画是有“情绪”的，正如色彩一般，不同的动画效果传递给听众迥异的感受。在绝大多数商务政务PPT应用中，需要营造的是一种规范、严谨、甚至偏保守的一种演讲展示氛围，所以“玩”太多“花活儿”，把PPT搞地很“炫”很“酷”，通常不合时宜。上周五在崇文区某机关做培训，即有点儿这样的感觉，他们的PPT展示中用了很多动画，可以说有的应用很棒恰到好处，但也有部分则未必一定要那样去用。这不恰当之处主要体现在图片动画的处理上，因为这份PPT汇报的主题内容很严肃也很见份量，其中有许多上级领导活动的照片，依我看，只要一张张放出来就好，大可不必设动画。关于图片应用，如果一定要用到动画设置，其实我们可以多费些心思，设法让这些图片的展示更专业、更精细、而非司空见惯的或是随意的设置。我做了几种图片动画的演示，附在前面的视频中，其中包括：旋转门：两张照片如同打开一扇门般次递而出，并停留在后一张上；走马灯：几张照片横向旋转，如同走马灯，最后停在需要突出展示的那一张上；魔术盒：旋转立方：这些动画的设置均不同于我们平常习惯性的在自定义动画里添加一种效果，而是由多张照片、多种连续动画组合设置而成。这组动画中主要用到的是“退出层叠”和“进入伸展”效果，最关键之处在于要修改其方向为“向左”退出，由“右侧”进入。通过此例可以看出，PPT动画设置真的很是趣味无穷，艺无止境。PPT商务演示常见错误之六：“胡乱放映”陆陆续续地在写“PPT应用常见错误”系列文章，“胡乱放映”原本在比较靠后的计划中。昨天的课却给我三个理由，该提前把这篇完成发布出来。理由一：很多人并没有意识到，放映也是PPT应用非常重要的一个环节；理由二：很多人不知道，PPT放映过程的流畅自如是专业性的重要体现；理由三：很多人不知道，PPT放映过种中有很多快捷键，只要按F1就可以看到全部快捷放映帮助。下面就来列举“胡乱放映”的真实案例：其一：如果要翻到下一屏，只会点鼠标右键“下一张”；其二：如果想要退出，只会点鼠标右键“结束放映”；其三：如果想要跳转到某一屏，只能是点右键通过“定位至幻灯片”去查找，有时候只有编号没有标题，只好退出放映，在编辑状态找到那一屏，再进入放映；其四：如果想要调出标记笔，只能在右键“指针选项”中去找；其五：如果暂进不想让屏幕上的内容被看到，就找个纸片，挡在投影仪镜头的前面；其六：等等。以上无论哪种做法，都会破坏放映过程的整体性、连贯性，表现为手忙脚乱、不专业、没水准。事实上，以上每一种都有相应的快捷键可用，例如：仅是翻到下一屏，快捷键就有“空格”“回车”“pgdn”“下箭头”“右箭头”“鼠标左键”。我个人最喜欢的放映快捷方式是：“输入编号按回车”直接跳转过去到目标屏，天衣无缝、不露丝毫痕迹。PPT商务演示常见错误之七：滥用模版每次PPT培训前，我都会和学员沟通学习的期望，很多学员都希望自己做的PPT能够更漂亮、更吸引人。但也有为数不少的学员说：“我们公司有统一的模板，公司有要求，只能用这个统一模版。”于是，我再请他们展示公司统一模版，或者问这样几个问题：问题一：贵公司有几套PPT设计模版？问题二：模版的封面页与内容页是否一样？问题三：是否所有场合都用同样的模版？问题四：每套模版下是否提供了多种配色方案？问题五：设计模版有没有考虑会议室大小不同的影响？问题六：无论看到的所谓公司专用统一模版，还是听到的以上关于PPT设计模版的回答，绝大多数结果都令人大失所望。可以说，绝大多数的关于PPT模版的理解和应用距离专业规范都有非常大的差距，有的模版只是使用了一张带有公司LOGO的图片做背景，当“万用”模版。举个简单的例子，会议室大小不同，对于背景、色彩的选择就有不同的要求；面对关键客户投标用的模版与日常内部工作交流用的模版也有很大不同。下面就通过一些例子来说明，真正专业的PPT模版的构成。1.封面页与内容页不要相同。封面页，通常由表示会议主题的大标题和副标题构成，特大号的字体将主题突显出来，背景和图饰也需要充分印证主题，必须与主题直接相关。内容页则以文字为主体，背景和图饰都要配合文字的表述，版面上要给内容留出足够的空间，主体文字部分最好为纯色背景，以避免影响文字的显示效果。有的内容页可能内只用来放置大的标题，则也可以设计一个专用的模版，专门定义了字体、字号及标题的位置。2.有专用的提纲模版。提纲页在整个PPT展示过程中，是区分段落的重要标志，如果与其他内容页没有明显的区隔，则失去了其应有的过渡转换功能。而右图这个例子，专门设置了提纲页模版，将标题放置在修饰过图条上，效果非常明显。3.特殊类型的内容页均有特殊的展示模版。如下面的示例，循环图、流程图、表格、饼图都彩用了专门的设计，而非PPT默认提供的样式，非常新颖独特。4.对颜色