政府办公自动化软件系统可行性汇报材料.doc

政府办公自动化软件系统可行性汇报材料 一、政府机关实施办公自动化系统的必要性1、国际、国内信息化建设的大势所趋世纪之交，知识经济时代正向我们走来，信息化程度的高低已经成为一个国家现代化水平和综合国力的重要标志。网络技术的飞速发展为加快发展我国国民经济信息化的进程带来了前所未有的机遇和挑战。网络对于政府机关不仅是一种有效的通信手段，更是一座沟通政府机关与社会各界的桥梁。从世界范围来看，推进政府机关办公网络化、自动化、电子化，全面信息共享已是大势所趋。联合国经济社会事务部把推进发展中国家政府信息化作为今后的工作重点，希望通过信息技术的应用改进政府组织运作效率，重组公共管理，最终实现办公自动化和信息资源的共享。而在世界各国积极倡导的“信息高速公路”的五个应用领域中，电子政府被列为第一位，可以说政府信息化是社会信息化的基础。 2、信息传播、发布、交流方式的深刻变革我们正进入一个信息无所不在、高速发展的时代，计算机信息技术和通讯技术的发展使我们的工作和生活方式带来了巨大的变化和非常深刻的影响，这种影响大到国家的经济命脉、综合国力，小到人们的日常生活、衣食住行。传统的信息传播和信息交流方式已经不适应现代瞬息万变的信息更新。特别对于政府机关而言，使用一个通畅、高效、保密性强大的信息传播系统是非常必要的。办公自动化系统能够为政府机关的信息流通渠道提供优秀的解决方案。3、提高政府办公效率计算机对办公效率的提高主要取决于网络上的应用系统。良好的办公自动化系统可以帮助政府机关各部门工作人员彻底摆脱繁重的体力劳动，大大缩短公文等待时间，清晰办公流程，从而达到提高工作效率的目的。4、政府机关办公透明度提高的要求政府机关采用办公自动化系统不仅可以提高政府机关的办公效率，由于采用办公自动化，整个办公的流程均可以跟踪，大大加强了政府机关办公和办事的透明度，提升政府机关的良好公众形象。5、资料、信息的全面管理与共享的要求对于政府机关而言，每天都要处理大量的公文，同时也产生大量的文件和资料集，采用纸张的方式不但人工工作量巨大，而且不利于整理和保存，检索和查阅也很困难。采用办公自动化系统则可以帮助政府机关建立一个完善的电子图书馆，安全可靠的保存政府机关的各种文件和文档，而且方便检索和查阅，大大提高了档案管理的水平和档案利用的效率。6、实现远程办公的要求作为政府工作人员，长期出差或特殊工作情况时无法和其他业务部门保持良好的信息沟通。办公自动化的远程办公模式彻底的解决了这一问题。移动办公成为可能，出差在外的领导或工作人员都可以随时通过网络访问办公自动化系统安排内部的事务、了解机关内的各种信息。使用办公自动化系统大大拓展了政府机关办公的时间和空间，保证了信息的连续性和及时性，是未来“电子政府”的一个重要组成部分。二、香农办公自动化系统的特点1、面向服务(SOA)架构强大的用户自定义功能，政府用户可根据本单位内部的实际需求，构建各种业务功能和业务流程，以适应OA应用的不断发展和变化。2、各个部门的收发文管理办公自动化改变了过去复杂、低效的手工办公方式。通常各部门的业务，主要是进行大量文件处理。而利用计算机文字处理技术产生各种文档，存储各种文档，或采用其它先进设备，如复印机、传真机、扫描仪等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，既节省了人力和办公用品支出，又可以节约大量时间。所以，办公自动化是实现无纸化办公、自动化办公的重要环节。3、信息高度共享可实现各种部门文件、软件和文件档案自动化管理和快速查询。统一建立各种部门常用文件、软件和档案的电子文档资料共享，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享，可以提高文件和档案的管理水平，达到文件档案管理与资料检索查询的现代化。4、信息的迅速传达电子公告为政府用户建立了一个电子公告栏，用户可以发布通知、通告和各种消息，并提供方便浏览公告牌的手段，使用户可以在最短时间内得到信息。5、会议管理会议管理对政府机关内部的会议实现电脑化管理，主要包括会议安排、会议纪要、会议室的管理。会议安排管理主要是进行会议时间安排和地点安排、登记会议议程、参会人员、议题、主持人等。会议安排资料可以通过网络送达相关人员。6、实现异地办公当工作人员不在本单位时，可以通过Internet网络登陆到办公自动化系统上处理相应事务或知晓单位近期开展的工作。以上列举了香农办公自动化的几个最主要的功能。此外，办公自动化还有很多其他的辅助功能，如资料管理、车辆管理、日程安排、督办管理、值班记录、电子期刊、内部短消息、公共通讯录等，在此不一一赘述。三、OA应用效果实例以以往的实施案例分模块来详细阐述一下使用办公自动化系统前后的工作情况：模块名称使用办公自动化系统之前使用办公自动化系统之后业务流程自定义政府机关业务流程繁多、涉及范围较广。若新进职员或工作人员不清楚实际的办事规范，将文件错误报送、分发，导致单位整体上缺乏规范性，进而降低了办事效率。1、梳理出整个单位内部的各种业务流程，并在系统内实现。工作人员只需在系统中找到所办业务的分类，即可根据事先设定好的规范流程办理各种业务。2、作为申请人，还可实时查看文件在流转过程中的情况。3、灵活的回退、回收功能符合平时的办公习惯。发文管理1、文件拟稿后要文秘送给部门领导去审核，然后要送给某部门领导去会签，如果领导不在办公室就要重新送，这个过程可能会重复很多遍；如果领导出差或是有事情，文件可能要滞后很长时间，而且也浪费了传送者的很多时间。2、如果文件拟好后领导看完不合格要重新起草，这样会浪费很多纸张。3、如果很多领导对文件内容进行修改，会导致文件的页面非常混乱。4、文件办结后分发时要印出很多份，极大的浪费了纸张。5、要查看以往的文件时，需要人为去借阅，还要说出文件题目或是编号等比较具体的信息，并且一份文件一次只能由一个人借阅。6、据实际用户反映最快发一个文件要一周左右。7、一般情况发一个文件要用到10份以上的纸张。8、文件不规范、不统一。1、拟稿人直接在系统中拟稿，秘书只需要点一个按钮，文件就会自动送给相关领导，秘书随时可以监控文件的情况，如果领导出差或是长时间未处理，可以随时把文件收回，送给其他领导签署。处理一份文件最快的情况只需要几分钟2、领导看完文件觉得不合格可以直接回退，拟稿人可以修改之后重新流转。3、多个领导对文件内容修改也不会导致页面的美观度，需要查看留痕时，只需要点击“查看留迹”按钮即可用不同颜色显示领导的修改痕迹。4、文件分发也只需要选定分发的对象即可发送给相关人员查看，不需要打印很多份。5、要查阅文件可以到文件浏览里查看，所有的文件都会保存在文件库里，还支持模糊查询。6、发一个文件最快6分钟，效率大大提高。7、发一个文件最多只需打印出一份文件存档，甚至不用打印。8、文件得到了规范，文件的传递更加人性化、合理化会议管理某政府单位在没用我们的系统之前，开会首先要打电话去预定会议室，并要联系相关的人员整理会议室，申请一个会议需要很长时间，并且领导要随时去询问自己的会议情况，很不方便。在使用我们系统后，该政府单位的会议预定就快捷了很多，并且会议形成了周表，领导可以随时查看自己的会议安排情况。信息发布某单位的信息情况基本是采用人通知人的方式或将信息打印出来，分发至各个部门，很不利于信息的共享且浪费资源。信息可以分成不同的版块，并设置不同权限的用户查看不同级别的信息，使得信息的管理上更加规范，更加合理，也使信息的传递效率得到了大幅度的提高。签报管理某单位的签报（请示、报告）很不规范，打了请示后没有经过部门领导审核或是部门级的会签就直接送到办公室，或是需要会签的部门迟迟不予办理，使文件滞后，给工作上带来了很多不便。使用系统后，使得签报的呈送得到了规范，并且签报的流转过程都可以监控到。报账管理某单位内部组织机构、领导经常变