公文基本格式要求.doc

公文基本格式要求结合日常公文处理实际，提出一些基本要求，请认真研读执行。一、公文写作 1.方向要正确。撰写公文必须要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及本企业的制度、规定，并能客观、完整、准确地体现本单位、部门所要表达的意图。2.主题要突出。起草公文要开门见山，简明准确，要合理安排正文结构，做到层次、条理清楚，要确保请示件一事一文，不可一文多事。3.表达要深入。尤其请示件，一定要内容完整、有深度。例，对于涉及到经费方面的请示项目，在明确理由的同时，还应拿出依据，测算经费，并提出合理方案，或拟定几种方案，阐明利弊，供领导决策借鉴，从而增强文件的前瞻性和批办效果。4.文题要对应。目前上报的请示中，文不对题的现象依然存在。例，某已开工工程需申请费用，标题却写“关于工程的请示”。5.用语要得体、规范。具体应注意以下几点：（1）文句严谨，周密、准确，不生歧义，没有漏洞、失当之处。（2）简明，精炼，去浮辞，忌冗长空泛。（3）文理通顺，符合语法、逻辑规律。（4）格调郑重、严肃、客观，不主观褒贬、肆意渲染，不矫操造作、虚构加工，体现公文的权威性。（5）平实自然，通俗易懂，忌堆砌词藻，滥用辞格。（6）要使用规范化公文书面词语，现重点例举以下几种常用词进行说明。称谓词，第一人称用“我”、“本”，第二人称用“贵”、“你”，第三人称用“该”。领叙词，一般有根据、依据、按照、遵照、接、顷接、近接。作为下文依据的词有悉、收悉、敬悉、欣悉、惊悉、恭悉、获悉、谨悉等。表示目的的词有“为”、“为了”。表示理由的词有“由于”、“因为”、“兹因”、“鉴于”。承转词常用的有“据此”、“为此”、“故此”、“有鉴于此”、“基于上述”、“综上所述”、“由此可见”、“总之”、“总而言之”。时态词不能用“明年”、“后年”等不准确的词，而应使用具体化的年、月、日。此外常用的时态词有兹、现、将、值此、时值、按时、准时、届时、在即、立即、当即、先期、逾期、片刻、曾经、暂、暂行等。结尾词，一般有此复、特此批复、特此函告、特此报告、 为盼、为要。还有致意性结尾词，如谢谢合作，谨致谢意，顺致诚挚问候等。公文语言要符合发文机关职权、符合文体特点、符合行文关系，下行文要明确肯定，平行文、上行文要用语谦和，分寸适宜。“请示”要求理由充分，必要性、可行性阐述清楚，在结尾处不能含糊，如“请领导考虑”、“上述意见不知妥否，请上级酌定”就含糊其词，而应当明确请求批示，例如，“妥否，请批示。”等就比较明确。6.字句要正确。避免病句、错字、标点乱用等文字性错误，减少语句前后缺乏逻辑性、关联词使用不恰当、标题不准确、不确切等表达上的错误。7.引文要准确。常见的错误有：引用某个相关文件名称时，公文文号置前，标题置后，或者引文文号中的六角号“”用“”代替，正确格式应为“标题（文号）”；引用会议纪要内容时，专门强调某个领导提出某某事项，不符合行文规定。正确的表达应该是会议强调某某事项，不出现个人姓名；专业术语、计量单位和数字用法不符合相关规定等错误。二、文种使用公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。1.不能漏写文种。例：“关于的方案”、“关于的办法”，为不完整正式公文，“方案”、“办法”不能作为文种，应为 “关于印发方案的通知”。2.不能自编文种，行文时必须在上述13个文种中选择适当的文种，避免出现“说明”、“建议”、“要求”等自编文种的现象。3.正确选择文种。要依据发文机关的职权选择，上行文多采用“请示”或“报告”，必要时也可使用“意见”；平行文用“函”，指在同一系统内部平级单位之间或不相隶属的任何级别的单位之间；下行文使用的文种有“通知”、“通报”和“批复”等。要注意几个易出错文种的正确使用： “请示”和“报告”，“请示”需上级批复，而“报告”则是向上级汇报，不须批复。“请示”必须是一文一事。“通知”和“通报”，“通知”具有执行性，主要用于批转下级机关行文，转发公文，印发本机关公文；通报具有教育性，如批评、表扬及情况通报等。“决定”和“决议”， 这两个文种都属于下行文，具有决策性，但决议是党的机关文种之一，而且是会议通过的，在题注中要注明是哪次什么会议什么时间通过的。三、公文格式规范的公文包括眉首，正文和版记三个部分。 1.眉首。一般包括公文份数序号、秘密等级与期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人6个部分。上行文必须要注明签发人姓名。2.正文。一般包括公文标题、主送机关、正文及成文时间，有时还有附件。（1）标题。准确简要地概括公文的主要内容，要文字简明。文种中已表达过的内容标题不再重复，如，不能说“关于申请的请示”，“申请”二字是多余的。标题中除必要时使用书名号外，一般不用标点符号。要正确使用介词，要么用“关于”，要么用“对”，不能出现“关于对”。标题的排列要均称，不能将一个词拆分成两行。转发的公文，如通知的通知的通知，可省略中间层次，但在正文中须叙述完整。（2）主送机关。“请示”不能多头主送。（3）成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。3.版记。版记部分包括主题词、印发机关、印刷份数和发文时间。（1）主题词：主题词应主要选择名词、动名词和名词性词组，有些公文标注的主题词是将标题简单割裂，有的甚至出现介词“关于”、动词“调整”等等，对于揭示公文主题内容、便于检索毫无意义，选词数量应不多于6个，排列顺序为类别词、类属词，最后必须加上文种。（2）版记最后要标注印发机关、成文时间和打印份数。4.其他格式遵循“参照标准，力求美观”的原则，对常出现的格式及其他细节方面的问题作如下统一规范:（1）文号、正文（除标题外）、版记（除主题词、词素外）及上行文中的“签发人”3个字都采用仿宋GB2312三号字，页码采用仿体四号阿拉伯数字；上行文的签发人姓名为楷体三号；标题用宋体小二加粗；“主题词”3个字为黑体三号，主题词词素为宋体小三，各词之间空一全角汉字。（2）正文统一用1.5倍行距。（3）一般标题上与红色反线空两行三号字距离，下与正文空一行。（4）附件与正文空一行，附件名称不加标点符号，如需回行，则回行后第一字与名称首字对齐。正确格式为：附件: 1. 2.（5）有附件的文件，正文中一定要按以上格式标明，并与后附标题一致。（6）成文日期中的“”从特殊符号里引用，并与正文字体相同。（7）正文层次序号依次为：“一、（一）1.（1）”或“一、1.（1）”（8）单独发文落款处只写日期，不写发文单位。（9）用印要求横向居成文日期中间，纵向上不压正文，下压日期，骑年盖月。印章所在页必须有正文，不能在空白页上打上“此页无正文”之后再加盖印章，必要时可调整行间距或标题与红色反线距离。（10）版记应置于文件最后一页，亦即偶数页。（11）要双面打印纸质文件，以备归档。在OA系统电子版公文制作时，要按纸质文件要求排版。（12)“妥否，请批示”并不是请示中必用的固定格式，如以“请公司批复”收尾，再加“妥否，请批示”，则属多余。（13）请示文件应在成文日期下隔一行标明联系人及电话，报告因不必署联系人。（14