OA系统二次实施计划可行性报告.doc

OA系统二次实施计划可行性报告经过长时间的实践，OA系统实施计划方案已经基本趋于完善，分为调研、制订方案、启动会、实施、培训、测试、上线、正式运营等，但这完成的不过是当期的实施规划，如果了解OA的本质，就会认识到这是一个长期而艰巨的组织行为变革的挑战，如果没有战略规划，很可能会把不该在这个阶段完成的事情纳入进来，混淆了主要问题和次要问题，甚至会导致失败。实际上制定一套OA实施规划，首先应该有一个长期战略规划，规划至少应该分为三个阶段：第一阶段：共性应用阶段本阶段的使命是保障OA快速上线，尽快建立组织级协同方式的新的习惯和模式。如果不加控制，很可能会无意中设定了过多的目标，最糟糕的是每个部门都有自己的重点目标，大家都陷入到自己的细节需求中，最终导致没有协同起来。这里用一句很“哲学”的话来描述这一阶段的应用特点：最大范围的最小应用。意思是除了公文、文件夹之类必不可少的应用，首先应该推动的是“自由协同”，自由协同会快速地让所有人感受到电脑协同方式相较于传统协同的优势。如果能促进每个人每天上线2至3次，很快大家都会爱上协同的。第一阶段是成功的第一步，不积跬步无以至千里，如果第一步失败了，就不会有成功的OA了，或者是要付出更高的代价。第二阶段：深化应用阶段（也可称为二次实施阶段）即使在同一个单位，也不是每一个部门的管理水平都是一样的，同样OA的应用深度也会不同，流程繁杂的部门重视流程梳理和效率，文档如山的注重文档管理，知识变化快的注重知识管理，总经理、办公室注重结果因此，要在第二阶段进行二次实施，这次是以部门为中心的管理深化，通过OA把部门管理的难点、重点通过深度实施解决掉，而且这些问题很多还需要组织保障在部门中设置兼职岗位落实到人，这样才可以检查和推进。一段时间后，企业的流程有序了，而且建立了流程设定的流程，一个又一个新流程在自由协同的实践中逐渐成熟，转化为模板，上升到制度；企业内每一个部门都有了肩负OA深化使用的兼职人员甚至是专职人员，并且可以作为他们的考核项目。这是一场变革，没有组织保障是不行的，没有激励也是不能持久的。1实施范围：OA二次实施项目重点在规划，圈定符合公司需要的实施范围，如无法明确实施范围，实施效果一定无法保证，个人认为应该从公司业务需要角度出发，以满足公司业务需要为中心进行OA的二次实施。对可能在本次实施过程中不太需要的功能可暂不实施，但需要了解功能，如后续公司需要能够信息部自行实施。公司领导一定要充分重视、充分应用，实施过程中的流程调研，流程确认需要公司高、中层领导，确认的希望各级领导支持工作。在OA上线后，需要各级领导加强应用，如各部门领导无法起到带头作用，OA推行存在隐患。l 内部流程梳理优化：针对现有流程进行满意度调查，经过沟通如发现可优化流程进行登记汇总，汇总后与致远公司技术人员进行流程优化探讨。确认流程后送相应管理部门领导进行流程确认，确认后进行系统搭建。针对公司内部未通过OA系统流程，进行部门调研，与相应业务部门领导进行沟通，对有管理需要的流程进行搭建，流程搭建完成后经相关领导确认后，在系统内设置。对于实施过程中需要致远公司提交各个阶段的相应实施文档以便后续信息部工作开展。l OA全面深化应用：针对公司一期OA项目实施过程中未启用模块，经过与软件公司实施人员沟通交流，确认本次实施过程中未启用模块方面应用的启动。对于其他应用需要，根据公司情况与领导管理要求进行调研，确认应用搭建。在系统搭建过程中，需要软件公司提交各项流程应用文档，作为公司OA项目文档。2实施时间周期及所需内部资源l 实施时间周期表序号阶段描述任务工作日安排开始日期结束日期1项目启动确认实施计划合同签字2需求调研表单流程调研文档应用调研公共信息应用调研流程调研确认3应用培训功能总览系统管理员培训表单管理员培训综合应用培训4系统建设文档及公共信息建设表单制作运营管理制度建设5测试运营运营测试结果报告l 所需内部资源因OA系统作为公司的主要办公业务系统之一，涉及部门广泛。实施过程中需要领导充分重视，希望能够在会议上与各个业务部门领导提前沟通，为后续实施调研培训打下坚实基础。实施过程中牵扯业务部门领导确认签字文档，希望各个业务部门根据自身实际情况和系统应用需要，认真及时的确认。实施过程中牵扯到的流程调研及培训，希望各个部门同事积极配合与参与。3预计实施效果： 通过OA二次实施，实现公司主要业务流程的无纸化办公。实现公司业务流程的规范化应用。 通过OA的实施为公司内部业务流程规范，管理提升提供坚实的基础平台。4后期培训及持续内部流程优化 OA的项目的持续优化是一个漫长的过程，因为公司会随着规模的不断壮大，业务流程的不断增加而变化。 后续公司在需求变化累计到一定范围内应进行系统的持续优化改进，通过软件的持续优化改进满足公司的各项办公业务需要。第三阶段：整合应用阶段这个阶段的关键在于整合什么？怎么整合？信息管理者（CIO）往往忽略了第三阶段的重要性，将OA系统实施的重点放在第一、二两个阶段。事实上，当企业内部有两个或更多的应用系统（例如WMS、CRM）在完成了自己的深化应用时，整合就成了不可避免的趋势。一般企业当用上OA 后，基本1至2年会发展到第三阶段，就发现原有的OA系统在整合方面的缺陷不得不换掉的比比皆是，这时候你会发现，使用一套在扩展、集成方面具有优势的平台型OA产品是多么重要。平台型OA的理念是将OA系统常用的功能在平台的基础上构建，并产品化，借用平台的技术架构提供了强大的二次开发功能满足系统未来扩展。整个系统拥有良好的定制、扩展能力，能够快速、准确实施客户需求，这也是很多企业在OA应用的第三阶段不得不放弃原有的OA系统，转而求助于新的平台型OA的最根本原因。从以上可以看出，OA系统在不同阶段有着不同的应用与规划，那么就从我们目前OA系统的使用结合公司的发展来看一看，我们是处于哪一个阶段？结果是显而易见得，我们还处在第一阶段的应用。好的，那既然我们是处在应用的第一阶段，那关于OA系统的二次实施对于我们目前来说就是不适用的，或者说是急于求成的。那再来看看处于第一阶段的应用的我们目前最大的需求是什么？是保障OA快速上线、安全、稳定、规范运营，尽快建立组织级协同方式的新的习惯和模式。我们现在正在使用当中的是用友致远公司的协同A6 2.82 SP2版本，此版本相对来说是比较低的，但对于我们目前的应用来说是足够的。虽然在某些方面来说有一定缺陷的，但这是软件本身所产生的问题，如果要进行大的升级，成本相对来说是比较高的，且对于我们来说也是没有必要的。我们在第一阶段的应用过程当中，由于多方面的客观原因，就是简单的购买了一个软件，快速的上线运营了，并没有保障其安全、稳定和规范，致使绝大多数用户在使用当中慢慢的对OA系统产生了抵触，不愿在工作当中来使用OA。好了，现在我们搞清楚了我们的需求和产生的问题，那我们就重点来解决这个事情。首先我们要确保系统的安全、稳定运营，这就需要我们的专业人员通过各种技术手段先来确保网络的正常运行，保障内网的安全，使系统避免来自内外部的攻击；其次，我们需要专业的、懂OA系统的人员来对其进行管理和维护，保障系统安全、稳定，流程规范，后台有序管理，这当中或许就需要软件公司来对我们的系统管理员进行专业化的培训，尽快掌握相关知识。最后需要我们持续内部流程优化，减少不必要的繁琐的中间环节，建立起标准化、规范化的使用制度，让使用者体会到OA在工作中给其带来的便利、快捷，这样大家才会愿意去应用，也只有持续不断的应用，良好的使用习惯和