合同防伪系统流程分析.doc

合同防伪系统需求分析 1/30/2020合同管理系统流程分析信息技术部2010-5-25目 录合同管理系统流程分析11.合同防伪系统概述信息31.1.编写目的31.2.背景31.3.定义32.合同防伪系统组织结构33.系统相关详细功能介绍43.1.登录43.2.工作任务53.2.1.待办事项53.2.2.已办事项53.2.3.我的草稿63.2.4.消息公告73.3.合同流转93.3.1.新建合同93.3.2.合同填写113.3.3.合同批签143.3.4.合同对比163.3.5.合同封存163.3.6.合同查询173.3.7.统计分析183.4.系统设置203.4.1.模板管理203.4.2.合同类别213.4.3.权限管理223.4.4.参数设置223.4.5.流程管理233.4.6.个人设置233.4.7.客户资料设置263.5.在线编辑261. 合同防伪系统概述信息1.1. 编写目的该文档主要介绍合同防伪系统主要的组成部分，为后期开发做相应的准备1.2. 背景本系统名称：合同防伪系统本项目的提出者：丁洪震本项目开发者：殷玲慧本系统的使用者：所有企业1.3. 定义合同防伪系统是针对现阶段签订合同流程中出现的一系列问题而开发的一套合同防伪系统2. 合同防伪系统组织结构合同防伪结构图如下：图13. 系统相关详细功能介绍3.1. 登录登陆成功，用户进入主界面，如图2所示：图2a.用户进入系统主界面，如上图所示，分为：消息栏、菜单栏和内容列表b.消息栏有该登录用户名、日期、星期几等基本信息，也有修改密码，退出登录和帮助等基本操作c.菜单栏有所有操作菜单，主要分为：工作任务、合同流转和系统设置三大块d.内容列表块：有待办事项、已办事项、草稿、权限审批申请、公告通知等列表信息3.2. 工作任务3.2.1. 待办事项待办事项为：登录人进入系统需要进行操作的内容列表，点击首页中内容块中待办事项更多也可以进入待办事项处理页面，且可根据事项标题或者发送人查看相应的待办，具体如图3所示：图3如图中所示：根据查询或不查询显示登录用户的待办事项，其中的选中选项，如果您选中其中一条待办信息，可对该信息进行处理、查看、查看附件如：甲方小李具有他们作业流下的合同审批权限，当甲方填写合同完成后，小李登录系统，则有审批的待办事项，点击处理则进入该合同的审批流程中。对合同填写进行审批。3.2.2. 已办事项已办事项：指对登录该系统的用户的已经办理的事项的列表展示，点击首页中内容块中的已办事项也可查看登录用户的已办事项，如图4所示：图4其中已办事项和待办事项中的不同在于：已办事项只能是查看，没有处理3.2.3. 我的草稿我的草稿等同于待办事项中的内容，可查看，也对该草稿进行查看、删除、继续处理该草稿等等操作。如图5所示：图53.2.4. 消息公告消息公告主要在该系统中添加消息，查看删除消息，编辑消息等功能如图6为消息发布，图7为消息管理 如图所示：图6图73.3. 合同流转3.3.1. 新建合同新建合同分为两种新建合同，a以系统中提供的模板新建合同；b自己提供合同模板新建合同。3.3.1.1. 新建标准合同以系统中提供的模板新建合同：只需选中系统中的模板，并填写合同名称、甲方名称、乙方名称即可。具体如图8所示：图8a.在点击左边合同模板时，右边可看到相应的模板样式。可更准确的查看您选择的模板样式。b.选好模板后，可进行保存、内部填写（甲方填写）和乙方填写。保存即该合同尚未新建成功，保存为您的草稿中，需下次处理3.3.1.2. 新建非标准合同新建非标准合同：填入合同名称、合同甲方、合同乙方并且上传一个登录用户自己提供的合同模板，并可删除上传的模板。且选中模板可保存和填写合同。具体如图9所示：图9可对选中的合同保存：即保存在草稿箱中，或者填写合同。且可删除上传的合同3.3.1.3. 合同授权在新建合同后，应该对该合同的填写内容进行授权，哪些由财务填，哪些由业务部门填写。如图28所示：图283.3.2. 合同填写合同填写分为：甲方填写和乙方填写：填写形式基本相同，还有甲方填写完合同后发送给乙方。3.3.2.1. 甲方填写合同如图10所示：图10a.如图所示，甲方合同填写，可选中左上角的甲方填写的标签，则在右上角中显示位置，则可在相应的位置填写相应的内容（在线填写）b.合同授权：对该合同进行授权，可让其填写窗体、填写批注、禁止打印、禁止另存等。默认固定内容锁定。该地方授权后该合同word文档则有这些操作权限了c.提交设置：对这些信息处理完后则选择提交的对象提交所做设置的这些信息。又领导或上级审批3.3.2.2. 合同发送乙方当甲方填完合同并经过审批过后就将该合同发送给乙方，由乙方再进行填写的过程。具体如图11所示：图11合同发送乙方之前要做如下操作：限制填写内容、限制格式、合同操作授权 最后提交a.限制填写内容：图中左边可选中，选中即表示乙方可填内容b.限定格式：如图中 条码防伪、增加水印、删除备注等c.合同操作授权：填写窗体授权、填写批注、禁止打印、禁止另存等d.提交，提交分为两种：邮件发送附件和网上直接提交（生成相应的账号密码以供乙方登录系统）。3.3.2.3. 乙方填写合同乙方填写合同形式等同于甲方填写合同形式，如图12所示：图123.3.3. 合同批签3.3.3.1. 合同审批当甲方或者乙方填写完合同后都要经过相关部门的审批，该过程叫合同审批。审批后可在文档中填写相应的修改信息，也可在备注信息里面添加相应的修改信息。审批内容后可对该合同进行合同操作授权处理。提交：乙方提交后直接发送到甲方，即甲方可对内容进行查看了具体如图13所示：图133.3.3.2. 合同签字合同签字：就是合同经过甲乙双方的确定后的最后一步，甲乙双方签字处理。如图所示：图14合同签字即在文档中直接签字即可3.3.4. 合同对比合同校对：指打印的纸质文档和之前生成的电子格式的文档的比对，具体用到扫描仪。如图15所示：图153.3.5. 合同封存对已经处理完的合同进行处理，保存入库处理。可根据合同名称、乙方名称、归档日期、合同类别、合同日期等等条件查询相应的合同。并做归档处理。且可查看该合同的全部信息。具体操作如图16所示：图163.3.6. 合同查询合同查询在系统中：模糊查询和条件查询模糊查询：每个页面的左上角有个模糊条件查询，输入关键字即可查询精准条件查询：即可根据合同名称、乙方名称、开始结束时间、起草人、合同类别等查询相应的合同。查询后显示合同信息列表：列表中显示合同状态，对未填写完成的合同可进行填写；对未审核的合同可进行审核，当然在权限允许的条件下：如要有审核权限的用户对妹审核的合同可进行审核。具体如图17所示：图173.3.7. 统计分析3.3.7.1. 合同归档查询对已经归档的合同的查看，也可根据不同的条件查询。如图18所示：图183.3.7.2. 合同分类统计根据合同类别查看相应的合同，或者更多的条件查看合同信息。如图19所示：图193.3.7.3. 流转合同分析3.4. 系统设置3.4.1. 模板管理3.4.1.1. 添加合同模板给系统添加合同模板，如图20所示：图20选择模板类型，填写模板名称，上传模板word文档。添加即可完成添加合同模板，添加完模板后进入合同模板管理3.4.1.2. 合同模板管理对添加的合同模板的管理：如删除、权限处理、所属合同类型修改等，也可根据合同类型和模板名称查找具体如图21所示：图213.4.2. 合同类别合同分类管理，即可添加合同新类别，也可对之前的类别进行删除、修改等的操作，如图22所示：图223.4.3. 权限管理3.4.3.1. 设置权限组对权限组的权限设置，然后权限自动分配到该组的人员。3.4.3.2. 人员权限设置对操作人员的权限设置3.4.4. 参数设置主要是单位名称和单位负责人的设置，包含单位和负责人基本信息的设置，如图27所示：图273.4.5. 流程管理可根据公司部门，公司不同的情况，像金额等不同情况设置不同的审批流程。流程各个环节的审批可以是个人也可以是部门3.4.6. 个人设置3.4.6.1. 密码修改对登录该系统的人员密码进行修改的操作，如图23所示：图233.4.6.2. 个人信息设置对登录系统用户的个人信息的补充，完善。如图24所示：图243.4.6.3. 关联人员设置对登录系统的用户的关联人员的设置，如图25所示：图253.4.7. 客户资料