财务借还款报销制度20101028(正式1).doc

中国教育学会外语教学专业委员会借还款、报销制度（本制度从2010年11月1日起实施）一、借还款制度1.借款人需认真、准确、清晰、完整地填写“借款单”并写清借款理由。对于填写不认真、字迹不清晰、内容不完整、不按规定格式和要求填写的，不予办理借款手续。如属因公出差借款，需附“出差申请单”及“差旅预算表”。如因购买办公用品，需附“零星物品购买申请表”。如因购买办公设备，需附“办公设备购买申请表”。 2.因公出差原则上一次借款金额最高不超过10,000.00元，购买办公用品原则上一次借款金额不超过500.00元，购买办公设备原则上一次借款金额最高不超过20,000.00元，如有特殊情况，需经外专委理事长签字同意方可办理。3.借款应提前至少一个工作日通知出纳。4.“借款单”经出纳审核并经理事长签批后方可到出纳处借款。5.借款人应按“借款单”所列内容使用借款，不得挪作他用。6.还款、报销期限规定： （1）差旅费借款：出差人员出差完毕返回单位后一周内办理报销； （2）零星购物借款：借款使用后一周内办理报销； （3）借款需遵循“前帐不清，后帐不借”的原则，对逾期尚未办理报销的或没有重新办理借款手续的，原则上不得提交新的借款申请，并需从工资中分期扣还借款。二、报销制度1.报销填写单据规定：（1）日常开支填制“费用报销单”，在摘要栏里按费用类别分行填列并分别注明金额；（2）差旅报销填制“差旅费报销单”并逐项认真填写；（3）需在“费用报销单”经手人处签上名字。2.报销签批：所有报销单据均由出纳审核，报销金额在1000元以内的由办公室主任签批后方可支付，报销金额在1000元以上的须由办公室主任复审，理事长签批后方可支付。3.报销的相关票据规定：（1）报销人必须持有效发票办理报销；（2）所附票据应分门别类，按票据大小顺序、金额大小顺序（打车票）粘贴，做到清晰、整齐。（3）报销市内交通费的应在车票背面注明起至地点；（4）餐费报销应另附一张写明就餐人姓名的名单；（5）对于无法取得有效发票的费用，按下列办法办理： a.因特殊情况（如：向个人购买物品、约请有关人员进行紧急抢修、托运物品等），无法取得正式发票的，须由经办人写明理由，将书面说明及替用发票一并交出纳审核，并经办公室主任和理事长签批后方可报销； b.从外单位取得的发票（收据）如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并证明原发票（收据）的号码、金额和内容等（发票复印），交出纳审核并经办公室主任和理事长签批后，方可报销；（6）对各种报销单据，出纳必须进行审核，对不符合报销规定的单据，出纳有权要求更换。无法更换的，出纳可拒绝报销。对违反规定用途和不符合开支标准的支出，出纳不予报销。4.有效发票的相关要求：（1）凡填有大小写金额的发票，大写与小写必须相符；（2）需有清晰的财务或发票专用章（3）凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与业务本身内容不符者，应予退回或重新补正；5.报销时间规定：（1）每周三为票据审核、领导签批日，每周四为报销日。出纳对“费用报销单”核实无误后支付现金，现金一律当面点清。（2）如遇领导出差或其他特殊原因导致无法按时签批的情况，借款人填写借款单由出纳审核后，须通过电子邮件或手机短信请示领导，经回复批准后方可借款，事后需领导补签。（3）如遇法定节假日、领导出差或请假、出纳出差或请假等情况，报销票据审核、领导签批及现金支付日期顺延。三、报销流程图：报销人整理、粘贴票据，填写“费用报销单”每周三去出纳处审核签字出纳审核签字后去办公室主任和理事长处统一审批签字（每周三）出纳从领导处领回统一签完的票据出纳给报销人员发放现金（每周四）四、借款流程图：借款人认真填写相关申请表借款人认真填写“借款单”出纳审核签字领导审批签字出纳给借款人发放现金五、还款流程图：出纳从领导处领回统一签完的票据出纳给报销人员结算借款费（每周四）出差借款人先填写“出差结算表