归档整理规则释义.doc

归档文件整理规则释义 一、什么是归档文件？ 规则对“归档文件”这一概念的使用和限制，具有专指性的意义，其概括为“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。其中，“办理完毕”，是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。例如请示与批复，在复文发出或收到以后，在文书处理程序上就算办理完毕。规则对适用的归档文件载体、种类作了限定，明确为纸质文书材料。这是因为这个标准的主要用意在于对文书档案立卷工作进行改革，暂不涉及科技档案、会计档案等专门档案，也不涉及声像、电子等特殊载体的整理工作。二、什么是归档文件整理？归档文件整理是指与传统的“立卷”相对应的一个概念，也就是“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”这个概念明确了“以件为单位”的原则和基本含义，概括地揭示了整理工作的各项具体内容或基本环节。这里所说的“整理”属于狭义上的整理，内容仅限于纸质归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等技术工作，通过这些工作，使归档文件从无序到有序的过程，而不是泛指“立卷”、拟制案卷题名、编制案卷目录及其他方面的整理。由此可见，“归档文件整理”具有专指性的特点。三、归档文件整理的基本原则是什么？ 规则所提出的归档文件整理的原则是：“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。”这一原则是继承了传统的立卷原则，尽管立卷方法必须变革，但作为一种科学、合理的原则是应当坚持的。（1）遵循文件的形成规律。（2）保持文件之间的有机联系。（3）区分归档文件的不同价值。规则从分类开始，就将不同保管期限的文件从实体上区分开来，为有针对性地开展后续工作打下基础。（4）“便于保管、利用”。正因为“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值”是基础或工作手段，“便于保管和利用”是整理工作的目的，基础和目的之间是互相影响、互相制约的关系，任何强调某一方面而忽视另一方面的做法都是不可取的。四、如何确定整理环节？确定整理环节，就是在一个机关或一个立档单位内，选择谁来承担归档文件的整理任务和负责归档文件整理工作的实施。整理环节一般要具备3个条件：一是最了解文件材料生产和处理情况的文书部门；二是有相对稳定的专职或兼职的文书、业务人员能负责文件归档整理；三是已经建立统一的归档制度或正在建立和完善归档制度。确定整理环节、建立健全文书处理部门的整理归档制度，是归档文件整理的前期工作，也是归档文件整理能否顺利进行、能否保证质量的关键性工作环节。确定整理环节，一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应。机关文书处理工作的组织形式大致有3种：（1）集中式。（2）分散式。（3）集中与分散结合式。五、机关怎样制定与归档文件整理有关的制度？为了保证机关归档文件整理工作的顺利进行和工作质量，各级各类机关必须建立健全与归档文件整理有关的规章制度，并将归档文件整理纳入有关部门和人员的岗位责任中监督实施。这些制度包括文件材料整理及归档办法、机关文件材料归档范围和档案保管期限表、不归档文件管理处置办法等。这些制度应当由机关档案部门根据本单位的实际需要提出，在征求文书部门和业务部门的意见之后，经过机关主管领导批准后实施并报同级档案行政管理机关备案。六、机关文件整理归档制度应包括哪些内容？（1）明确归档整理环节。（2）明确全宗及分类方案。（3）确定机关文件整理方法。（4）明确专门性和科技性文件材料整理归档方法。（5）限定归档时间和归档质量要求。七、怎样进行平时归档积累？平时归档积累是纸质文件归档整理的前期工作之三。实践证明，做好文件材料的平时归档积累工作，对保证归档文件的完整齐全、平时查阅利用和年终整理归档工作顺利进行，都具有重大的意义。那么，应当怎样进行平时归档积累呢？主要是做好如下几项工作：A、把好登记关。B、把好收集关。C、把好检查关。D、把好管理关。八、怎样确定归档与不归档范围？当机关收到和发出或形成的文件办理完毕后 ，在进行平时归档积累时遇到的第一个问题，就是哪些该归档和哪些不该归档，即怎样确定归档与不归档范围？中华人民共和国档案法第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”归档范围就是按照国家档案局办法的机关文件材料归档与不归档范围的规定，结合本机关、本单位文件材料的实际情况而制定的。确定归档范围，主要把握两点：第一，要抓住文件材料所记述和反映的内容与本单位的关系。凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本机关、本单位形成的制定的正式文件、会议文件、内部使用文件，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围，凡是与机关、本单位职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。第二，要严格执行机关文件材料归档与不归档范围的规定。A、上级机关文件归档范围；B、本机关文件归档范围；C、同级机关和非隶属机关文件归档范围；D、下级机关文件归档范围；E、不归档文件材料。九、对不归档文件应当怎样进行管理和处理？机关对不属于归档范围的文件材料和没有保存价值的文件材料，应分别不同情况，进行合理合法的处置。如有些通过本机关工作人员外地或国外参观、考察搜集而来的，虽不记载和反映本机关的职能活动，但对发展本地区、本系统文化、科学、技术和经济建设有参考价值的文件材料，包括复印件和重份，可作为资料由有关业务部门自行管理；如有些同级机关和非隶属机关的文件材料或抄送本机关而不需办理的文件材料，若对本机关研究某项工作有一定的借鉴作用者，也可作为参考资料由有关业务部门或综合部门暂存备用；又如上级和本级制定的一些正在执行或需长期执行的重要法律法规和方针政策性文件，除按规定归档的份数外，其不应归档的重份文件也应视情况由各部门作依据性资料保存一段时间，以便于工作中随时、查考。就是说，有些不属归档范围而工作中不需要查考的文件材料，应作为资料保存一段时间，以避免因需要参考却已销而不得不重新收集、复印，造成不必要的浪费现象。因此，对不归档文件应按两种情况，分别处理。一是留在部门或个人手中作为资料保存，二是销毁。不论是保存还是销毁，都必须纳入统一的管理制度，由档案部门或档案人员监督实施：（1）属不归档文件材料留在部门或个人手中者，应当得到档案部门的同意，同时还要配备必要的设施并指定专人将其妥善管理或掌握去向。有密级的文件，应按照有关规定登记在册，确保安全使用。（2）已确定无保存价值的不归档文件材料，档案部门应组织有关部门或有关人员将其逐件登记造册，经主管领导审查批准后，指派专人监销（一般作为再生纸原料）。任何组织或个人不得将机关不归档文件材料随意处理。十、什么是档案保管期限？在归档文件整理过程中，根据国家档案行政主管机关颁发的关于机关档案保管期限的规定和文书档案保管期限表，对每件归档文件进行价值衡最后确定一个保管期限，是档案鉴定工作的具体内容之一。除会计档案和某些专门档案的保管另有规定外，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种。永久期限为50年以上，没有终止时间；长期的期限为1650年；短期的期限为15年以下。（一）哪些文件材料应划为永久保存？凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的归档文件，应列为永久保管。（二）哪些文件材料应划为长期保存？（三）哪些文件材料应划为短期保存？十一、怎样鉴定归档文件的保管价值？确定归档与不归档范围固然也属文件材料保管价值的一种鉴定形式，但这种鉴定只要求分析和判定每份文件材料有不有归档保存的价值，它不涉及每份文件材料价值的大小和保存时间的长短，因而是粗线条的。为了 判定每份文件材料价值的大小和保存时间的长短，还必须在平时归档积累时，建立鉴定制度，以便于按设有保管期限类美的盒（夹、格）子归档积累，并作为归档整理和机关档案室以及档案馆进行价值鉴定的基础。鉴定归档文件材料保管价值的主要依据是由国家档案行政管理部门颁发的档案鉴定标准和文书档案保管期限表。其主要作法是运用历史的、辨证的、全面的、发展的和效益的观点，全面分析和鉴别归档文件的保管价值，准确地划定保管期限。十二、鉴定归档文件价值的标准有哪些？归档文件的价值是客观存在的，但人们对归档文件价值的认识能力是不同的，有时难免带有主观性和片面性为了最大限度地统一人们对归档文件价值的认识，保证鉴定工作的质量，必须制定统一的档案价值鉴定标准。国家档案局颁发的机关文件材料归档和不归档的范围、关于机关档案保管期限的规定和文书档案保管期限表就是进行机关档案或机关归档文件鉴定的基本标准。根据有关规定，鉴定的具体标准包括职能标准、来源标准、内容标准、形式特征标准等。十三、什么是件？归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件。下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：（一）正本与定稿作为一件；（二）法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；（三）正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件。附件页数多，也可各为一件；（四）具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；（五）原件与复印件或手抄件，应作为一件；（六）转发文件与被转发文件，应作为一件；（七）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；（八）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收发回复性文件，也可各为一件，并在 “归档文件目录”的备注栏中加以说明。 归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：对破损文件进行修复，对字迹模糊或褪变的文件进行复制；去除原装订文件用的易锈蚀的金属物。对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料 ，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字迹之外。以“件”作为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；汉文本在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；文件处理单放在文件前面。十四、怎样盖和填写归档章归档设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项；机构（问题）为选择项。全宗号：是同级档案馆给立档单位编制的代号