计算机文化基础中国石油大学第九版第五章.doc

第5章 演示文稿软件PowerPoint 2003本章导读PowerPoint 2003是Office 2003中一个功能强大的演示文稿制作工具。它可以帮助用户创建包含文本、图表（图形）、声音和各种视频图像的多媒体演示文稿。这种演示文稿是进行学术交流、产品展示、工作汇报的重要工具。本章首先介绍了PowerPoint 2003的基本概念和基本操作，然后介绍了幻灯片的编辑与管理以及演示文稿的动画效果和动作设置，最后介绍了演示文稿的打印和打包。通过本章的学习，使读者了解演示文稿的基本概念，能熟练创建各种精美、实用的演示文稿，以满足日常工作和学习的需要。5.1 PowerPoint 2003 基础5.1.1 PowerPoint 2003的主要功能PowerPoint 2003的主要功能是将各种文字、图形、图表、声音等多媒体信息以图片的形式展示出来。在PowcrPoint 2003中，将这种制作出的图片叫做幻灯片，而一张张幻灯片组成一个演示文稿文件，其默认文件扩展名为.ppt。PowerPoint 2003提供的多媒体技术使得展示效果声形俱佳、图文并茂，它还可以通过多种途径展示创作的内容。5.1.2 PowerPoint 2003的启动与退出1.启动PowerPoint 2003的几种方法(1)单击“开始”按钮，指向“程序”“Microsoft Office”“Microsofi Office PowerPoint2003”，启动PowerPoint 2003。(2)单击“开始”“运行”，在文本框中输入“Powerpnt”，用命令方式启动PowerPoint 2003。(3)若桌面上有PowerPoint 2003的快捷图标，则双击该图标即可启动PowerPoint 2003。(4)打开任意一个PowerPoint文档即可启动PowerPoint 2003。PowerPoint 2003主窗口如图5-1所示。它由标题栏、菜单栏、工具栏、文稿窗口、任务窗格组成，其中任务窗格位于窗口的右边，它有助于完成创建新演示文稿，选择计模板、配色方案或动画方案，创建自定义动画，设置幻灯片切换，查找文件，以及同时复制并粘贴多个项目等任务。2.退出PowerPoint 2003的几种方法(1)单击PowerPoint 2003标题栏右上角的“关闭”按钮。(2)选择“文件”菜单中的“退出”命令。(3)双击PowerPoint 2003标题栏左上角的控制菜单按钮。(4)按Alt+F4键。5.1.3新建和打开演示文稿1.用内容提示向导创建演示文稿内容提示向导帮助初学者自动完成建立演示文稿的一系列操作步骤，包括提示用户输入标题、选择表达的主题以及进一步的提示等。用户可用自己的文字替换各幻灯片中原有的文字，还可做各种图形处理工作。在图5-1所示窗口中，单击任务窗格下部的“新建演示文稿”，或者执行“文件”菜单中的“新建”命令，则任务窗格变成“新建演示文稿”。单击其中的“根据内容提示向导”选项，就会出现图5-2所示的“内容提示向导”对话框，对话框的左侧显示出了向导的整个流程。单击“下一步”按钮，出现选择文稿类型的对话框，列出了常用的六种演示文稿类型，即常规、企业、项目、销售市场、成功指南、出版物，每一种类型又有各自的子类型。如果单击“全部”按钮，将在右边的列表框中显示出所有类型。在这里选择一种文稿类型后，单击“下一步”按钮，进入“演示文稿样式”流程，从中选择一种输出类型即可。再单击“下一步”按钮，弹出“演不文稿选项”对话框，要求用户输入演示文稿的标题等信息。输人完标题和页脚信息后，单击“下一步”按钮，弹出完成界面，单击“完成”按钮，屏幕上出现图5-3所示的演示文稿。图5-2 “内容提示向导”对话框图4-58 学生成绩表图4-56 “工作表”选项卡图4-55 “页眉/页脚”选项卡图4-54 “页边距”选项卡图4-53 “页面设置”对话框图4-51 “图标位置”对话框图4-52 在工作表中嵌入了一个图表图4-50 “图表选项”对话框图4-49 “图表源数据”对话框图4-48 “图表类型”对话框图4-47 用于创建图表的数据清单图4-46 “合并计算”对话框图4-45 按“基本工资”分类汇总的结果图4-44 工资清单及“分类汇总”对话框图4-13 高级筛选图4-42 条件区域图4-41 “自定义自动筛选方式”对话框图4-40 自动筛选图4-39 “排序选项”对话框图4-38 按两个关键字段排序后的数据清单图4-37 “排序”对话框图4-36 按“基本工资”升序排列图4-35 “记录单”对话框图4-34 数据清单举例图4-33 “条件格式”对话框图4-32 “自动套用格式”对话框图4-31 设定列宽图4-30 表格标题居中图4-29 字体、对齐的设置图4-28 “单元格格式”对话框图4-27 输入批注的内容图4-26 函数应用举例图4-25 学生成绩表图4-24 “函数参数”对话框图4-23 “插入函数”对话框图4-22 直接输入函数图4-21 相对引用图4-20 算数运算举例图4-19 “删除”对话框图4-18 “插入”对话框图4-17 “数据有效性”对话框图4-16 “定位条件”对话框图4-15 “选择性粘贴”对话框图4-14 “数据有效性”对话框图4-13 “数据”菜单图4-12 “选择性粘贴”对话框图4-11 利用现有数据创建自定义序列示例图4-10 等比数列举例图4-9 “序列”对话框图4-8 自动填充图4-7 “取消隐藏”对话框图4-6 “移动或复制工作表”对话框图4-5 “插入”对话框图4-4单元格区域图4-3 自动保存2图5-3 用内容提示向导制作的文稿当用内容提示向导创建了演示文稿之后，还可以根据需要修改其中的内容，或添加新的幻灯片，以便得到自己需要的演示文稿。2.用设计模板创建演示文稿在PowerPoint 2003中，还有一种常用的创建演示文稿的方法，那就是利用系统提供的设计模板创建演示文稿，其中包含很多种设计模板供用户选择。创建方法如下：在图5-1所示窗口中，单击任务窗格下部的“新建演示文稿”，或者执行“文件”菜单中的“新建”命令，在出现的“新建演示文稿”任务窗格中单击“根据设计模板”选项，转到“幻灯片设计”任务窗格。选择其中的“设计模板”命令，如图5-4所示，在“应用设计模板”列表框中有“在此演示文稿中使用”、“最近使用过的”和“可供使用”三个列表。在“可供使用”列表中列出了已设计好的模板。拖动滚动条，选择模板缩略图后单击，所选设计模板就会应用到幻灯片中，如在图5-4中就应用了“西厢记.pot”模板。将光标移到任意一种模板缩略图上，缩略图的右侧就会出现向下的箭头，单击可打开一下拉菜单。选择“应用于所有幻灯片”选项，该版式会应用到所有幻灯片中；选择“应用于选定幻灯片”选项，该版式只会应用到当前所选幻灯片中；选择“显示大型预览”选项，列表中的模板缩略图将被放大。图5-4 设计模板选项3.创建空演示文稿如果觉得内容提示向导太简单，而模板方式又过于单调，则可以以一张空白幻灯片开始进行自己的设计，制作出独具个人风格的演示文稿。在空白页上创建演示文稿，可以精确控制并随时掌握演示文稿的样式、外形、内容等对象，并且可以自己确定一份演示文稿中幻灯片的数量，以及在一张幻灯片中放置多少内容，因而具有更大的灵活性。同Word 2003和Exccl 2003 -样，PowerPoint 2003启动后，也自动新建一个空演示文稿。默认情况下，第一张幻灯片是标题幻灯片，因此，“标题幻灯片”版式是首张幻灯片的默认选择。单击“格式”工具栏中的“新幻灯片”按钮或执行“插入”菜单中的“新幻灯片”命令，任务窗格变成“幻灯片版式”，如图5-5所示。图5-5 选择幻灯片版式在“应用幻灯片版式”列表框中包含“文字版式”、“内容版式”、“文字和内容版式”以及“其他版式”四种类型，而每种版式中还有具体的划分，要仔细观察。在任意一种版式上单击，该版式就会出现在文稿窗口中。将光标移到任意一种版式缩略图上，缩略图的右侧就会出现向下的箭头，单击可打开一下拉菜单。选择菜单中的“应用于选定幻灯片”选项，该版式只会应用到当前所选幻灯片中；选择“插入新幻灯片”可添加一张新的幻灯片。确定幻灯片版式后，就可开始加工该幻灯片，如键人文本、插入图像等。最后将完成的演示文稿存盘。4.创建演示文稿的其他方法1)根据现有演示文稿使用此命令创建现有演示文稿的副本，在此基础上进行设计或内容更改。2)相册可以将大量图片轻松放置在创建的演示文稿中，图片可从硬盘、扫描仪、数码相机或网络中获取。5.打开演示文稿我们常常需要打开已有的演示文稿，以进行编辑或演示等操作。在图5-1中，单击任务窗格中“打开”列表中的“其他”，或执行“文件”菜单中的“打开”命令，将弹出“打开”对话框。在“查找范围”组合框中，将目前的驱动器和文件夹改为想打开的演示文稿所在的驱动器和文件夹，当所需要的文件名显示在列表框中时，用鼠标双击它即可打开。6.保存演示文稿演示文稿制作完成后，应将其保存到磁盘中。如果要保存新建的演示文稿，可选择“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令，打开“另存为”对话框。在对话框中，设置好保存演示文稿的驱动器和文件夹，在“文件名”文本框中键人所需的文件名（不用带扩展名，PowerPoint 2003自动为文件加上扩展名ppt）。如果保存对已有演示文稿的修改，则使用“文件”菜单中的“保存”命令，或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮即可。5.1.4 PowerPoint 2003视图PowerPoint 2003具有四种工作视图，即普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图和备注页视图，其中前三种为主要视图。各种视图提供不同的观察侧面和功能，根据需要在各种视图模式间切换，对完成幻灯片的制作非常有帮助。还可以使用幻灯片放映按钮，使系统以全屏幕方式播放演示文稿。在图5-6中标出了前三种视图按钮在窗口中的位置。“大纲”选项卡“幻灯片”选项卡普通视图幻灯片浏览视图幻灯片放映视图图5-6 普通视图窗口不论使用哪一种视图，系统都根据显示器的分辨率和主窗口的大小选取一个最优的比例来显示演示文稿，并允许你根据需要进行放大或缩小。1.普通视图普通视图是主要的编辑视图，可用于撰写或设汁演示文稿。该视图有三个工作区域：左侧为选项卡，可在幻灯片文本大纲（“大纲”选项卡）和幻灯片缩略图（“幻灯片”选项卡）之间切换；右侧为幻灯片窗格，以大视图显示当前幻灯片：底部为备注窗格。可以拖动窗格边框来调整不同窗格的大小。当左侧窗格变窄时，“大纲”和“幻灯片”选项卡变为显示图标，如果仅希望在编辑窗口中观看当前幻灯片，可以用窗格右上角的“关闭”按钮关闭选项卡。“幻灯片”选项卡：编辑时切换到此选项卡，以缩略图的方式在演示文稿中观看幻灯片，如图5-6所示。使用缩略图能更方便地通过演示文稿导航并观看设计更改的效果，也可以重新排列、添加或删除幻灯片。“大纲”选项卡：在“大纲”选项卡中只显示幻灯片的文本部分，不显示图形对象和色彩。可以看到每张幻灯片中的标题和文字内容，并会依照文字的层次缩排，产生整个演示文稿的纲要、大标题、小标题等，如图5-7所示。图5-7 “大纲”选项卡利用“大纲”选项卡可有效地整理、组织和扩充文字。只需直接在“大纲”选项卡中依次输入各个幻灯片的标题和正文，系统就会自动建立每张幻灯片。也可以使用“大纲”工具栏上的“降级”、“升级”等按钮来产生不同级别的标题和正文，从而使文稿具有层次结构。在“大纲”选项卡中用鼠标左键拖动幻灯片的图标可改变幻灯片的顺序。另外，利用左侧的工具按钮还可使某张幻灯片的条目在不同幻灯片之间移动。幻灯片窗格：在窗口右侧窗格中显示当前幻灯片，在该窗格下，可以逐张为幻灯片添加标题、正文，使用绘图工具画出各种图形，增加各种艺术图片，选择颜色模式，制作图表、组织结构图，对幻灯片的内容进行编排与格式化操作，在幻灯片中添加图形、影片和声音，创建超级链接及添加动画，还可以改变幻灯片的显示比例，放大幻灯片的某部分以便做细致的修改。备注窗格：添加与每个幻灯片的内容相关的备注，并且在放映演示文稿时将它们用作打印形式的参考资料，或者创建希望让观众以打印形式或在网页上看到的备注。2幻灯片浏览视图在幻灯片浏览视图中，屏幕上可以同时看到演示文稿的多幅幻灯片的缩略图。这样，就可以很容易地在幻灯片之间添加、删除和移动幻灯片以及选择幻灯片切换效果。图5-8就是一个演示文稿的幻灯片浏览视图。图5-8 幻灯片浏览视图3.幻灯片放映视图单击图5-6中的幻灯片放映按钮或选择“视图”菜单中的“幻灯片放映”命令，可以以全屏幕方式放映幻灯片，能看到对幻灯片演示设置的各种放映效果。在放映过程中单击左键可使幻灯片前进一张，幻灯片放至最后一张后，单击左键会退出放映，回到工作环境。任何时候按Esc键均可结束放映返回PowerPoint 2003主窗口。4.备注页视图在“视图”菜单巾单击“备注页”命令，进入备注页视图，如图5-9所示。每张备注页上方都显示小版本的幻灯片，下方显示备注窗格中的内容。在备注页视图中，可以很方便地编辑备注文本内容，也可以对文本进行格式设置。同时，表格、图表、图片等对象也可以插入到备注页中，但这些对象会在打印的备注页中显示出来，而不会在其他三种视图中显示。若要退出备注页视图，则切换到其他视图即可。图5-9 备注页视图5.2 幻灯片页面内容的编辑要制作演示文稿，首先要建立演示文稿，而演示文稿就是幻灯片的有序集合，所以，建立演示文稿的过程就是制作一张张幻灯片的过程。本节将详细介绍如何制作幻灯片，包括新建幻灯片、在幻灯片中添加文本和图形，以及设置幻灯片的格式等。5.2.1 创建和组织幻灯片1.添加幻灯片制作演示文稿的基本流程就是先新建一份基本的演示文稿，然后在其中添加新幻灯片，并添加具体内容，从而完成一份完整的演示文稿。在演示文稿中创建幻灯片有以下几种方法：1)在演示文稿中创建新幻灯片具体步骤如下：(1)在当前演示文稿中选择一张幻灯片；(2)单击“格式”工具栏的“新幻灯片”按钮或执行“插入”菜单中的“新幻灯片”命令，打开“新幻灯片”对话框，如图5-5所示：图5-10 “幻灯片搜索器”对话框(3)在“幻灯片版式”任务窗格中选择一种版式，即可在当前幻灯片后创建一张新的幻灯片。2)将已有演示文稿的幻灯片复制到当前演示文稿具体步骤如下：(1)打开目标演示文稿，并将位于插入位置之前的幻灯片设置为当前幻灯片。(2)选择“插入”菜单的“幻灯片（从文件）”命令，弹出“幻灯片搜索器”对话框，如图5-10所示。(3)在“搜索演示文稿”选项卡中单击“浏览”按钮，找到并选择已有的演示文稿，则已有演示文稿的所有幻灯片的缩略图就会出现在“选定幻灯片”区域。选定要复制的幻灯片，单击“插入”按钮或“全部插入”按钮，就可以把选定的幻灯片或者源演示文稿的全部幻灯片插入到打开的演示文稿当前幻灯片的后面。2)浏览和组织幻灯片1)浏览幻灯片在普通视图中，可以通过在大纲窗格或幻灯片窗格中进行相应的操作来浏览幻灯片。在幻灯片视图中，拖动滚动条，就可以方便地更换当前幻灯片。在大纲窗格中，直接单击某一幻灯片的编号、图标或其文字，就可以将其切换为当前幻灯片。2)选择幻灯片如果选择单张幻灯片，用鼠标单击它即可。如果选择多张幻灯片，可按住Shift键，再单击要选择的幻灯片。3)删除幻灯片选中要删除的幻灯片，然后按Del键，或单击“编辑”菜单中的“删除幻灯片”命令即可。如果误删除了某张幻灯片，使用“常用”工具栏中的“撤消”按钮即可恢复。4)复制幻灯片在制作演示文稿时，有时会需要两张内容基本相同的幻灯片，此时，可以利用幻灯片的复制功能，复制出一张相同的幻灯片，然后再对其进行适当的修改。复制方式有两种：一种是使用幻灯片副本，另一种是使用“复制”和“粘贴”命令。用幻灯片副本复制时，选择需要复制的幻灯片，单击“插入”菜单的“幻灯片副本”命令即可。用“复制”和“粘贴”命令时，则先选择需要复制的幻灯片，然后使用“复制”、“粘贴”命令。5)移动幻灯片在制作演示文稿时.如果需要对幻灯片的顺序进行重新排列，就需要移动幻灯片。移动幻灯片可以用“剪切”和“粘贴”命令来完成。另一种快速移动幻灯片的方法是：选择要移动的幻灯片后，按住鼠标左键，拖动幻灯片到需要的位置，松开鼠标左键即可。6)隐藏幻灯片选择欲隐藏的幻灯片，然后在“幻灯片放映”菜单中选择“隐藏幻灯片”命令即可。隐藏的幻灯片在放映时不会出现。如果要取消隐藏，在幻灯片浏览视图中，选择需要取消隐藏的幻灯片，然后在“幻灯片放映”菜单中选择“隐藏幻灯片”命令即可。5.2.2 编辑幻灯片1.在普通视图中添加文字在普通视图的幻灯片窗格中，用户可以键人和编辑文本，还可以绘图、插入和编辑图形对象。下面以实例进行说明。1)制作标题幻灯片标题幻灯片常位于演示文稿的首页，即第一张幻灯片。刚打开一个空的新演示文稿时，系统会自动创建第一张幻灯片，如图5-5所示，其中“标题幻灯片”版式为默认选择。此时自动进入普通视图，可直接在幻灯片窗格中加工标题幻灯片。标题幻灯片含两个占位符，其中的文字提示用户先单击占位符，然后键入演示文稿的标题和副标题。下面通过建立图5-11所示的标题幻灯片来介绍建立标题幻灯片的一般步骤。图5-11 完成后的标题幻灯片图5-12 标题幻灯片版式(1)单击“常用”工具栏中的“新建”按钮或用5.1.3节所述方法创建空演示文稿。(2)保留默认选择版式，即“标题幻灯片”版式。此时，在普通视图的右侧窗格显示一个标题幻灯片版式的模型幻灯片，如图5-12所示。(3)单击“单击此处添加标题”占位符，此时，虚线方框四周出现八个尺寸柄，插入点出现在方框中。(4)键入演示文稿标题，如“第五章演示文稿软件”，该标题显示在方框中。(5)输入副标题：先单击“单击此处添加副标题”占位符，然后键人“计算机教研室”。如果不再输入其他副标题，则单击占位符外任意位置即可。此时，看到的整个标题幻灯片如图5-11所示。2)建立标题和文本式幻灯片实际上，演示文稿中用得最多的是标题和文本式幻灯片。要增加一张标题和文本式的新幻灯片，可选择任务窗格“文字版式”中的“标题和文本”版式。这类版式中一般有一个“单击此处添加标题”占位符，还有一个或多个“单击此处添加文本”占位符。下面以建立图5-13所示的标题和文本式幻灯片为例，说明在普通视图中建立幻灯片的步骤。图5-13 完成后的标题和文本式幻灯片(1)单击“格式”工具栏中的“新幻灯片”按钮，如图5-5所示，新幻灯片的版式自动选择“标题和文本”版式；(2)单击“单击此处添加标题”占位符，键入幻灯片标题“演示文稿基础”；(3)单击“单击此处添加文本”占位符，进入幻灯片主体部分；(4)键入第一层次小标题“PowerPoint的主要功能”，按回车键，再按Tab键或单击“大纲”工具栏上的“降级”按钮；(5)键入“制作具有专业水平的演示文稿”，按回车键；(6)键入“把演示文稿制成实际尺寸的幻灯片”，按回车键；(7)键入“将演示文稿很容易地转换成Web页”，按回车键，再按一次Shift+Tab键，或单击“大纲”工具栏上的“升级”按钮；(8)键人“PowerPoint的启动与退出”，按回车键，即显示图5-13所示的新幻灯片。如果要在占位符外插入文字，就必须先添加文本框。其具体步骤如下：(1)单击“绘图”工具栏上的“文本框”按钮；(2)移动鼠标到幻灯片上，按下鼠标左键，然后拖动鼠标来确定文本框的大小；(3)文本框的大小达到要求时，放开鼠标左键，此时，在文本框中会出现一个闪烁的插入点，表明用户可以输人文字。2.移动和复制幻灯片中的文本移动和复制幻灯片中的文本与在Word中移动和复制文本基本相似，只是需要区分移动和复制的文本是整个文本框还是其中的一部分。如果移动或复制整个文本框，则在选择时要单击文本框的边框选中整个文本框，否则需要在文本框内选择文本，这与Word中在正文区选择文本的操作相同。在大纲窗格中的文本编辑操作与Word的大纲视图下的操作相同。5.2.3格式化幻灯片1.设置字体格式首先在幻灯片中选定要设置其格式的文本，然后选择“格式”菜单中的“字体”命令，弹出“字体”对话框，如图5-14所示。图5-14 “字体”对话框由图5-14可见，PowerPoint中字体的设置与Word相比，中文字体、英文字体、字形等基本项目是相同的，只是字体的修饰少了，并且不能够调整字符的间距等。需要特别说明的是“新对象默认值”复选框，如果选中该选项，则此后添加文本框时，其中字体的格式就采用该对话框中的设置。2.设置文本的段落格式1)设置段落的缩进格式在PowerPoint 2003的幻灯片窗格中，可以通过标尺来设置段落的缩进格式。如果窗口没有显示标尺，通过选择“视图”菜单中的“标尺”命令即可显示标尺。在幻灯片窗格中选中要设置缩进格式的文本后，在水平标尺上就会出现设置缩进格式的缩进符号，如罔5-15所示。缩进符号的意义和操作方法与Word相同，分别用来设置首行缩进、左缩进、悬挂缩进和右缩进。与Word不同的是，如果选定的文本包含两层或更多层带项目符号的文本，则水平标尺将会显示用于每层的缩进符号。图5-15 水平标尺的缩进符号图5-16 “行距”对话框2)设置行距和段落前后的空间在PowerPoint中没有“段落”格式命令，设置段落的行距和段落前后的空间均使用“行距”命令。首先选中欲设置格式的段落，然后单击“格式”菜单的“行距”命令，弹出“行距”对话框，如图5-16所示。在“行距”对话框中，将行距、段前和段后数值设置好后，单击“确定”按钮即可。3)设置段落的对齐格式段落对齐格式指的是段落在文本占位符中的对齐位置。在PowerPoint中，段落的对齐格式有四种：左对齐、居中、右对齐、分散对齐。段落对齐格式设置的操作与Word中的操作相同，都是先选中欲设置格式的段落，然后单击“格式”工具栏的对齐方式的命令按钮。3.使用项目符号和编号在PowerPoint幻灯片中，为了使文本具有清晰的层次结构，常常大量使用项目符号和编号。添加项目符号和编号的方法是：(1)在幻灯片区中选择要添加项目符号或编号的文本或文本占位符；(2)单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，弹出“项目符号和编号”对话框，如图5-17所示；(3)在对话框中单击“项目符号”或“编号”选项卡，可在预览区选择要使用的项目符号或编号的外观，并可以通过“大小”数值框和“颜色”下拉列表框调整符号或编号的大小和颜色等，设置完成后单击“确定”按钮即可。另外，选中文本或文本占位符后，直接单击“格式”工具栏中的“项目符号”或“编号”按钮，可按默认项目符号或编号格式格式化选定文本。再次单击按钮，则取消项目符号或编号格式。5.2.4 使用对象和Word、Excel一样，在PowerPoint中也可以使用图片、公式、图表、艺术字等对象，并可以使用组织结构图、影片和声音等对象。1.使用图片、公式、图表和艺术字使用图片、公式、图表和艺术字等可以美化幻灯片并增强演示效果。首先在幻灯片窗格中使欲插入对象的幻灯片成为当前幻灯片，然后单击“插入”菜单，即可在幻灯片中插入图片、公式、图表和艺术宇等对象。这些对象的插入操作与在Word中的有关操作基本相同，在此不再赘述。在幻灯片中插入了这些对象之后，也可以像在Word中一样来编辑这些对象。例如，可以调节图片的对比度、对图片进行裁剪等。2.使用表格图5-18 “插入表格”对话框单击“插入”菜单的“表格”命令或双击幻灯片中的表格占位符，系统即弹出图5-18所示的“插入表格”对话框。在对话框中设定表格的列数和行数，单击“确定”按钮，即可在当前幻灯片中插入指定列数和行数的表格。此外，利用“常用”工具栏中的“插入表格”按钮也可插入表格，其用法与在Word中的用法相同。表格的格式设置可以通过“表格与边框”工具栏进行。3.插入声音和影像对象PowerPoint提供了在幻灯片放映时播放声音、音乐和影片的功能。通过在演示文稿中插入声音和影像对象，可使演示文稿更富有感染力。1)插入声音文件在PowerPoint中，可以插入和播放多种格式的声音文件，如声音波形文件（.wav文件）、CD音乐以及自己录制的旁白等。播放声音文件需要声卡等硬件的支持。在幻灯片中插入声音或音乐的方法是：(1)在幻灯片窗格中，选择要添加声音或音乐的幻灯片。(2)选择“插入”菜单中的“影片和声音”命令，打开相应的级联菜单。如果使用剪辑管理器中的声音或音乐，可以从级联菜单中选择“剪辑管理器中的声音”命令项，打开“Microsoft剪辑库”对话框，选择“声音”选项卡，然后双击所需的声音。如果要使用已有的声音文件，可以从级联菜单中选择“文件中的声音”命令，在“插入声音”对话框中选择所需的声音文件。如果要录制自己的声音，可以从级联菜单中选择“录制声音”命令。如果要在幻灯片中添加CD乐曲，则可先把CD光盘放在光盘驱动器中，再从级联菜单中选择“播放CD乐曲”命令。(3)在系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音？”时，根据需要选择是自动播放还是单击时播放。(4)若在幻灯片中插入的是剪辑库、文件或自己录制的声音，幻灯片中将出现一个喇叭声音图标；如果在幻灯片中插入的是CD乐曲，将出现一个光盘乐曲图标。右击幻灯片上的小喇叭或小光盘图标，可对插入的声音对象进行编辑。在播放带有声音的幻灯片时，若未设置自动播放，则可单击幻灯片上的喇叭或光盘图标，播放插入的声音。2)插入影像文件在PowerPoint中，可以插入和播放多种格式的视频文件，如Video for Windows格式（avi格式）、MPEG格式等。在幻灯片巾插入视频的方法是：(1)在幻灯片窗格中，选择要添加视频的幻灯片。(2)选择“插入”菜单中的“影片和声音”命令，打开相应的级联菜单。如果使用剪辑库中的影片，可以从级联菜单中选择“剪辑管理库中的影片”命令项，打开“Microsoft剪辑库”对话框，选择“影片”选项卡，然后双击所需的影片。如果要使用已有的影片，可以从级联菜单中选择“文件中的影片”命令，在“插入影片”对话框中选择所需的影片文件。(3)在系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放影片?”时，根据需要选择是自动播放还是单击时播放。(4)在幻灯片中插入视频文件后，将会出现相应的图标。右击幻灯片上的视频对象图标，可对插人的视频对象进行编辑。在播放带有视频的幻灯片时，若未设置自动播放，则可单击幻灯片上相应的视频图标，播放插入的视频。4.组织结构图在演示文稿的幻灯片中，组织结构图也较为常用，尤其在表达人事组织关系时。使用绘图工具绘制组织结构图十分繁琐，系统在任务窗格的“其他版式”中提供了“标题和图示或组织结构图”版式来创建组织结构图。具体操作如下：添加一张新幻灯片，选择新幻灯片的版式为“标题和图示或组织结构图”，如图5-19所示；或者选择一幻灯片，单击“绘图”工具栏中的“插入组织结构图或其他图示”按钮，在“图示库”对话框中选择“组织结构图”图示，会在原幻灯片的基础上添加一个组织结构图。图5-19 组织结构图窗口在“组织结构图”幻灯片中，每个矩形代表一个职位或部门。单击选中该矩形，再单击矩形中的文字，就进入文本编辑状态，可以输入部门名称或人员姓名、职务等。“组织结构图”工具栏中的“插入形状”选项列出了添加下属、同事、助手三种关系的命令，“版式”选项列出了标准、两边悬挂、左悬挂、右悬挂、自动版式五种悬挂方式。在图5-19中，如果希望增加一个部门经理，可以先选择“姜昆”的矩形，单击“组织结构图”工具栏中的“插入形状”按钮上的箭头，再单击“下属”，就会在“刘伟”的右边增加一个空白矩形；也可以选择“李明”的矩形，单击“组织结构图”工具栏中的“插入形状”按钮上的箭头，再单击“同事”，就会在“李明”右侧增加一个空白矩形，单击即可进行编辑。“组织结构图”工具栏还提供了“自动套用格式”按钮，单击后会出现“组织结构图样式库”对话框，从中选择一种样式即可。5.2.5 幻灯片中的其他信息在PowerPoint中，用户还可以像处理Word文档一样在幻灯片中使用页眉和页脚。在幻灯片中，页眉和页脚信息包括幻灯片编号、演示日期、时间及其他相关的信息等。1.在幻灯片中添加和更改幻灯片编号、日期、时间或页脚文本打开欲添加页眉和页脚的演示文稿，选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，弹出“页眉和页脚”对话框，如图5-20所示。在对话框的“幻灯片”选项卡中有四个项目：选中“日期和时间”复选框时，同时要在“自动更新”和“固定”之间单选其一，在选择固定日期时，还需要在文本框中输入固定的日期，这样页脚上就会显示输入的日期和时间；选中“幻灯片编号”复选框，幻灯片的页脚图5-20 “页眉和页脚”对话框将显示幻灯片的编号；选中“页脚”复选框，将在页脚显示“页脚”复选框下面单行文本框中的文本；选中“标题幻灯片中不显示”复选框，则标题幻灯片不显示页眉和页脚。在预览区域中，可大致浏览当前指定信息在幻灯片中的位置。设置完成后，单击“全部应用”或“应用”按钮，可把当前所做设置应用到演示文稿的所有幻灯片或当前幻灯片上。2.更改页眉页脚的位置和外观在PowerPoint中，更改页眉页脚的位置和外观是通过修改母版来完成的。关于母版的概念将在下一节中详细介绍。单击“视图”“母版”“幻灯片母版”菜单命令，PowerPoint将进入幻灯片母版的修改窗口，如图5-21所示。 在幻灯片母版视图中选择页眉或页脚，将其移到新位置或更改其文本属性，即可方便地更改它们的位置或外观。修改完毕，单击工具栏中的“关闭母版视图”按钮，切换到普通视图，PowerPoint即可将所做的改变反映到幻灯片中。图5-21 幻灯片母版的修改窗口图5-22 “页面设置”对话框3.更改幻灯片的其实编号和大小有时，用户可能并不希望幻灯片从l开始编号，比如，当前演示文稿是一个较大的演示文稿的某个部分，此时，就需要对演示文稿的起始编号进行修改。单击“文件”菜单的“页面设置”命令，将弹出“页面设置”对话框，如图5-22所示。在“幻灯片编号起始值”框中指定一个数值，即可改变幻灯片的起始编号。另外，通过该对话框，还可以设置幻灯片的大小等。5.3 幻灯片页面外观的修饰PowerPoint的特色之一就是可以使演示文稿的幻灯片具有统一的外观，而控制幻灯片外观的方法有多种，可以使用系统提供的预设格式，也可以让用户自定义设置格式。5.3.1 背景设置在PowerPoint中可以更改幻灯片、备注页及讲义的背景色或背景设计。所谓讲义，是指演示文稿的打印版本，它可以在每页中包含1.2.3.4.六或九张幻灯片，以便给听众提供一份书面的幻灯片内容，并在每页讲义上留出空间供听众注释。背景设置既可以是单色块，也可以是渐变过渡色、底纹、图案、纹理或图片，一般根据演示文稿的内容和主题设置背景。1.设置幻灯片背景图5-23“背景”对话框1)设置单一颜色打开演示文稿，选择一幻灯片，单击“格式”菜单中的“背景”命令，打开“背景”对话框。单击“背景”对话框中的下拉列表，则弹出颜色选择框，如图5-23所示，选择配色方案中显示的八种颜色中的一种。若要使用更多的颜色，可单击“其他颜色”选项，打开“颜色”对话框，在“标准”或“自定义”选项卡中选择一种颜色，单击“确定”按钮，返回“背景”对话框，在“背景填充”区会出现选择的颜色。单击“应用”按钮，则将选定的颜色应用为当前幻灯片背景；单击“全部应用”，则将选定的颜色应用为演示文稿中所有幻灯片的背景。2)设置填充效果或图片图5-24 “填充效果”对话框若要设置更复杂的背景色或图案、图片效果，则单击图5-23中的“填充效果”选项，打开“填充效果”对话框，如图5-24所示。在这个对话框中共有四个选项卡，分别对应着不同的背景效果。若要使用底纹，请选择“渐变”选项卡，单击“颜色”下的一种类型，然后单击一种底纹样式，最后单击“确定”。若要使用纹理，请选择“纹理”选项卡，单击所需的纹理，或单击“其他纹理”以选择一个文件并将其插入，然后单击“确定”。若要使用图案，请选择“图案”选项卡，选择所需图案，然后选择前景色和背景色，最后单击“确定”。若要使用图片，请选择“图片”选项卡，单击“选择图片”以查找所需的图片文件，然后单击“插入”，最后单击“确定”。2.设置备注页背景打开演示文稿，选择一幻灯片，在“视图”菜单中单击“备注页”命令，窗口变成备注页视图。在“格式”菜单中单击“备注背景”命令，弹出“备注背景”对话框，可以在对话框中选择一种颜色或图案，操作方法同幻灯片背景的设置完全相同。3.设置讲义背景打开演示文稿，在“视图”菜单上，指向“母版”，再单击“讲义母版”，窗口变成讲义母版视图，在“格式”菜单中单击“讲义背景”命令，弹出“讲义背景”对话框，具体的操作方法与上述两种背景的设置完全相同。5.3.2使用设计模板使用设计模板可以快速地为演示文稿提供设计完整、专业的外观。所谓设计模板，就是包含演示文稿样式、扩展名为.pot的文件，它包括项目符号及字体的类型和大小、占位符的大小和位置、背景设计和填充、配色方案以及幻灯片母版和可选的标题母版。用户可以将其应用到任意的演示文稿中，以创建独特的外观，也可以任意修改没计模板以适应需要，或在已创建的演示文稿的基础上建立新的设计模板。1.应用设计模板单击“格式”菜单中的“幻灯片设计”命令或单击“格式”工具栏中的“幻灯片设计”按钮，任务窗格变成“幻灯片设计”窗格，在此可以使用PowerPoint提供的设计模板快速地为演示文稿选择统一的背景图案和配色方案。系统提供的设计模板如图5-25所示，在“幻灯片设计”任务窗格中的“应用设计模板”列表中，“在此演示文稿中使用”中的内容表示当前正在应用的设计模板；“最近使用过的”列表中的内容表示最近几次使用过的设计模板；“可供使用”列表中列出了系统提供的所有设计模板。当单击某一模板后，则整个演示文稿的幻灯片都按照选择的模板进行改变。也可以把某一模板应用于选择的幻灯片，方法是：先选中幻灯片，然后单击某模板右侧的下拉箭头，在下拉菜单中选择“应用于选定幻灯片”。图5-25 “应用设计模板”列表2.创建设计模板尽管PowerPoint附带了一系列设计模板，可让用户将其用于自己的演示文稿，但用户可能需要专门的模板来更好地体现个人、组织或特定事件的特点。PowerPoint允许用户创建具有个人特色的设计模板。一种较为简单的创建设计模板的方法是：首先打开现有的演示文稿，对演示文稿应用一种设计模板，再对演示文稿进行必要的更改，使其符合用户需要，然后选择“文件”菜单中的“另存为”命令，打开“另存为”对话框，在“文件名”文本框中键人所创建的设计模板的名字，并在“保存类型”选择框中选择“演示文稿设计模板”，为该模板选择保存的位置，最后单击对话框中的“保存”按钮，即可完成设计模板的创建1二作。3.应用自己创建的设计模板用户创建的具有个人特色的设计模板存盘后，可以应用到演示文稿中，方法是：单击图5-25所示任务窗格下方的“浏览”命令，会出现“应用设汁模板”对话框，如图5-26所示，在“查找范围”框中确定自己创建的设计模板的保存位置，在列表框中选定设计模板文件，单击“应用”按钮，则选定的设计模板就会应用到当前演示文稿中。图5-26 “应用设计模板”对话框5.3.3 使用幻灯片母版母版用于设置演示文稿中每张幻灯片的预设格式，这些格式包括每张幻灯片的标题及正文文字的位置和大小、项目符号的样式、背景图案等。母版可分为-类：幻灯片母版、讲义母版和备注母版。1.幻灯片母版一套完整的演示文稿包括标题幻灯片和普通幻灯片，因此，幻灯片母版也包括标题幻灯片母版和普通幻灯片母版，其中普通幻灯片母版控制的是除标题幻灯片外所有幻灯片的外观。选择“视图”菜单的“母版”子菜单中的“幻灯片母版”命令，就进入幻灯片母版视图，如图5-21所示。幻灯片母版上有五个占位符，用来确定幻灯片母版的版式。1)更改文本格式在幻灯片母版中选择对应的占位符，如标题样式或文本样式等，可以设置字符格式、段落格式等。修改母版中某一对象的格式，就可以同时修改除标题幻灯片外的所有幻灯片对应对象的格式。2)设置页眉、页脚、日期及幻灯片编号该操作前面已详细讲述，此处不再赘述。3)向母版中插入对象要使每张幻灯片都出现某个对象，可以向母版-p插AX寸象。例如，在图5-21所示的母版的左下角插入了一幅剪贴画后，此剪贴画将在除标题幻灯片外的其他幻灯片上显示。图5-27所示就是在母版中插入剪贴画后，在幻灯片浏览视图中的效果。图5-27 插入剪贴画后的幻灯片4)标题幻灯片母版标题幻灯片母版控制的足演示文稿的标题幻灯片，它必须是幻灯片版式中的“标题幻灯片”版式建立的。由于标题幻灯片相当于幻灯片的封面，而几乎所有的演示文稿都需要突出、醒目的标题幻灯片，所以要把它单独拿出来设计。单击“幻灯片母版视图”工具栏中的“插入新标题母版”按钮，即出现标题母版，如图5-21中的第二张，然后进行所需格式的设置。2.讲义母版讲义母版用得不多，主要用于控制幻灯片以讲义形式打印的格式。3.备注母版主要用于设置供演讲者备注使用的空间以及设置备注幻灯片的格式。5.3.4 更改配色方案配色方案也是控制演示文稿外观的一个重要手段。选择“格式”菜单的“幻灯片设计”命令，在“幻灯片设计”任务窗格中单击“配色方案”命令，可以对幻灯片的文本、背景、强调文字等部分进行重新配色。用户可以在“配色方案”列表框中选择某一配色方案，如图5-28所示，也可单击列表框下方的“编辑配色方案”命令，对幻灯片的各个细节定义自己喜欢的颜色。图5-28 “配色方案”列表配色方案的作用与当前选中的幻灯片状态有关。若选择的是幻灯片母版，则单击_种方案后，将作用于全部幻灯片；若单击方案右侧的下拉按钮，执行“应用于所选母版”命令，将作用于除标题幻灯片外的所有幻灯片。若选择的是普通视图，则单击一种方案后将作用于包括标题幻灯片在内的所有幻灯片；单击方案右侧的下拉按钮，执行“应用于所选幻灯片”命令，将作用于所选幻灯片。另外，利用“常用”工具栏中的“格式刷”命令按钮，也可以方便地将一张幻灯片的配色方案复制到其他幻灯片上。5.4 演示文稿的动画效果和动作设置在PowerPoint中，可以为幻灯片上的文本、图像和其他对象预设动画效果，并可通过动作设置和超链接技术来增强演示文稿的放映效果。5.4.1 设置幻灯片动画效果1.使用动画方案动画方案是指系统自带的动画方式，打开相应的对话框单击即可应用，其具体操作步骤如下：(1)在幻灯片浏览视图中选择一张或多张幻灯片。(2)打开“幻灯片放映”菜单，执行“动画方案”命令，窗口界面如图5-29所示。图5-29 使用动画方案(3)在“应用于所选幻灯片”下方显示了系统自带的动画方案，单击选择一种方案，就会在所选幻灯片的左下方出现预设动画标志，单击此标志，可预览动画效果。在图5-29中选择了三张幻灯片。(4)单击任务窗格下方的“应用于所有幻灯片”按钮，则将选择的动画方案应用于整个演示文稿中。(5)单击任务窗格下方的“播放”按钮，则在原视图中播放选中的幻灯片的动画效果；单击“幻灯片放映”按钮，则会切换到幻灯片放映视图，从当前幻灯片开始放映。动画方案是对一张幻灯片或所有幻灯片中的所有对象进行整体设置，没有分开设置各个元素，要分别设置，则要使用自定义动画方式。2.自定义动画设置自定义动画必须先选择对象，对象可以是文本，也可以是图片，其操作步骤如下：(1)在普通视图下，显示要设置动画的幻灯片。(2)单击“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”命令，出现的窗格如图5-30所示。图5-30 “自定义动画”任务窗格图5-31 设置自定义动画(3)在演示文稿窗口中选中要动态显示的对象，则此对象四周出现占位符，然后单击任务窗格中的“添加效果”按钮，在出现的下拉菜单中选择一种动画效果。图5-31中对幻灯片中的文本对象设置了“进入”时的“飞人”效果，此时在幻灯片中会出现一个数字小图标。(4)可以在“自定义动画”任务窗格中进一步设置各项参数，如“开始”、“方向”及“速度”选项，还可以调整所选对象内各个二级对象的动画顺序及参数。(5)对每一个需要动态显示的对象重复步骤(3)一(4)。(6)选中某对象后，单击任务窗格中的“删除”按钮，可以删除该对象的自定义动画。5.4.2 设置幻灯片切换效果幻灯片的切换效果是指前后两张幻灯片进行切换的方式。切换效果可用多种不同的技巧将下一张幻灯片显示到屏幕上，如“水平百叶窗”、“盒状展开”等。设置切换效果的步骤如下：(1)在幻灯片浏览视图或普通视图中选择一张或多张幻灯片。(2)单击“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”命令，出现图5-32所示的对话框。(3)在“幻灯片切换”任务窗格中的“应用于所选幻灯片”中选择切换效果；在“速度”区中选择切换速度。图5-32 设置幻灯片切换效果(4)在“换片方式”区中，如选中“单击鼠标时”复选框，则用鼠标单击幻灯片切换到下一张幻灯片；如选中“每隔”复选框，则幻灯片按设定的时间间隔自动切换到下一张；当两个复选框都选中时，则如果设定的时间到了，就自动切换到下一张，如果设定的时间未到而用鼠标单击了幻灯片，也将切换到下一张。(5)在“声音”列表框中选择所需的声音。如果要求在幻灯片演示过程中始终留有声音，则选中“循环播放，到下一声音开始时”复选框。如果要将切换效果应用到所有幻灯片上，单击“应用于所有幻灯片”按钮即可。5.4.3 超链接和动作设置利用超链接技术和动作设置可以制作具有交互功能的演示文稿，以便于更好地说明问题。利用“超链接”命令和“动作设置”命令都可实现交互功能。1.超链接超链接是实现从一个演示文稿或文件快速跳转到其他演示文稿或文件的捷径，通过它可以在自己的计算机上，甚至网络上进行快速切换。超链接可以链接到