厦门理工学院建校30周年校庆---项目分析.doc

项目分析项目管理案例：厦门理工学院30周年校庆公关策划（1） 项目策划书一、 活动背景 2011年是厦门理工学院由鹭江大学魔幻转变的第三十个年头，在三十年这段不长 不短的时间里，厦门理工学院发生了翻天覆地的变化。暨理工30周年庆之际，理工学院想向她的师生、职工、校友、厦门市民和厦门市政府不仅是展示她三十年的风雨历史，更是定位新起点，开辟新征程，给所有目标公众新的期待。二、 活动目标1、 展示厦门理工学院的风雨30年，塑造更高层次的对外形象，扩大知名度和影响力。2、 校庆以“庆”为目标，与所有目标公众分享30年累累硕果，用欢笑铭记这个三十岁生日。3、 借此机会加强与历届毕业校友的互动与联系，不失为一个良好的校友“反哺”契机。4、 吸引更多优秀的合作企业，开拓更多的校外实训基地，吸引更多优质教学资源。三、 活动传播渠道（一）前期宣传（5、6月）1、学院内部校庆筹备组开始展开筹备活动，组织、联络各有关方。2、为中期部分宣传活动做准备。（二）中期部分宣传活动（7、8、9月份和10月初）两个可把握的契机：1、 暑假。主要是可以利用这段时间开展对高考学生（即潜在生源）的公关活动。2、 国庆长假。开展对来厦游客的公关活动，把校庆影响力扩展到全国范围。（三）后期宣传（9月至10月）1、 印刷媒体：厦门地区的各大报纸、各大学术杂志、印制宣传册2、 网络媒体：各大招生网站、学院网站首页3、 电子媒体：电视广告、教育频道广播、厦门各大公交移动电视广告4、 户外广告：主要是在各大车流量大的道路两侧布置广告牌或路灯柱广告、校内热气球四、 活动主题“魔幻三十年，定位新起点、开辟新征程”五、 活动内容按照不同的目标公众划分活动：a) 厦门地区其他院校（主要指厦大、华大和集大）1、 9月份，向各友校全体师生职工发出邀请，与理工同庆（用在友校较为醒目庄重的地方挂大横幅的形式）。各校校长高峰论坛、教职工学术交流会、学生交流会，取长补短，共谋发展。2、 10月份，邀请友校名师来校开讲座，体现优质教学资源共享b) 来厦游客（知名学府在一定程度上已成为“旅游景点”）1、 2011年国庆期间，开通“理工旅游直通车”在各大游客集散地接送游客，并配备旅游专业学生志愿者做导游，本校设计专业学生设计理工明信片，并在各大游客集散地销售或免费赠送2、 届时将理工30周年纪念品赠送来校游客c) 厦门市民（包括潜在学生及其家长）1、 6月底，面向全市进行理工回忆老照片征集活动2、 10月份，在外图举办三十年理工书画图片展3、 社会服务计划4、 开通市民信箱（实体、网络），接受市民的祝贺和建设意见，并筛选在学校各大液晶屏上滚动播放，给来信市民送上纪念品或邀请函d) 在校学生、教职工、校友1、 6月份征集，9月之前交出作品。校庆征文、演讲比赛，摄影、书法、绘画、作品展览。校庆徽标方案征集和制作。2、 9月份，制作校友录，放在图书馆存档，并每学年更新一次，并举行校友录发布会。3、9月份，制作校友录，放在图书馆存档，并每学年更新一次，并举行校友录发布会。4、9月中旬甄选出优秀作品。制作校友通讯录、校友回忆录、校庆纪念光盘。校庆纪念画册：以图文并茂的方式，介绍一中历史沿革、学校概况、办学成就、发 展规划等，同时附以领导题词、珍贵照片等。5、9月份，制作校友录，放在图书馆存档，并每学年更新一次，并举行校友录发布会。6、9月份，制作校友录，放在图书馆存档，并每学年更新一次，并举行校友录发布会。7、9月中旬，从大门到后门，设置理工三十个年头的历史文化故事，象征一步一个脚印踏实地走到今天。8、10月份，为校庆开设专门的系列讲座，如校友讲座、校长讲座、校董讲座、合作企业讲座等9、10月15日，师生同台演出和观赏的校庆联欢晚会，邀请同学们喜欢的明星。10、10月15日，各食堂免费派送寿包，一人一个/发放餐劵11、10月15日上午，优秀校友、在校学生表彰大会，教科研成果展览。我校优秀的教学水平培养出优秀人才12、10月15日，校友“重返校园体验日”13、10月15日在校庆仪式当天，花车游行，学生自己制作装饰花车e) 合作企业1、 9月，寻求新的合作企业，可以把目光投向最近公布的厦门优秀企业，举行签约仪式，邀请媒体报道2、 10月，现有合作企业答谢宴3、 10月9日，与合作企业的合作成果展f) 媒体1、 6月开始至8月在校园网页上，在相关报纸、电视、 等媒体上刊登校庆广告2、 10月，媒体答谢宴（七） 政府、领导1、 10月15日，邀请领导人及社会知名人士、校友为校庆题词，并出席校庆大会。2、10月15日，举行校庆仪式，方式可以各种各样，接力、奠基等，主要要有仪式感，让媒体有题材报道。邀请政府官员，企业老板，知名校友参加。在仪式上对于领导，学校发聘书聘请客座，加强学校的受关注度。六、活动经费预算（一）收入：企业赞助校友捐款政府拨款（二）支出预算序号项目金额备注1晚会支出20万现场布置、服饰、道具、演员2礼花费用2万3宴会费用40000茶水、香烟、酒水)初定800元每席（50席）4专题片制作光盘费用3万5纪念品制作、购买费用10万纪念手册、礼品袋、小礼品等6制作请柬、嘉宾证、工作证计、来宾签名册、校友回忆录、校友通讯录2万7校园环境布置费用12000如：租用盆景、充气拱、充气球等8奖品3000各类竞赛比赛奖品及材料9宣传物品费用2500如：展示板、横幅、海报等10邀请特别专家费用1000011联络校友费用6000 人员劳务、交通等12校外公关及媒体宣传费用30万各类媒体、政府、企业及友校的公关13后勤费用3000茶叶、杯子、水果、纸巾等)14志愿者的标示物费用2000衣服、帽子配件等15迎宾礼仪小姐服饰费用200016公共场所修补5万演艺厅、学术报告厅、展览室、路标等17校庆专刊简报300018校庆餐劵175000在校学生发校庆餐劵，每人5元， 17500人19不可预算的费用25000总计1000000元七、活动的评估计划1、校庆当天活动现场参加人数除了全体在校师生10000多人次，还要涵盖校外人士不少于20000人次（包括市/教育局领导、校友、嘉宾和厦门市民）。2、媒介有关活动报道不少于10篇（次）。3、活动信息覆盖率本地区人口1/4，全国人口1/100。4、活动现场之行情况不发生任何明显失误。5、活动经费使用情况严格控制在预算之内。6、活动后学院知名度提升30%，参与活动的企事业单位知名度提升20%。7、活动后学院美誉度提升20%，参与活动的企事业单位美誉度提升10%。八、活动当天流程：理工学习生活体验日活动流程策划序号时间地点时长项目内容19：00-9:30艺术会堂30全体参加人员大会，表示欢迎；说明活动流程和注意事项；发放流程说明书；安排志愿者一对一引导。29:30-10:00校园 30志愿者引导参与者参观校园310:00-11:30教学楼9#楼90知名教师教师的免费授课411:30-12:15教工食堂45午餐时间512:15-13:45实验酒店90午间休息613:45-14:15实验楼圆盘90参加学校社团活动714:15-14:45实验酒店30休息时间814:45-17:00学术报告厅135知名学者的学术讲座917:00-17:45教工食堂45自助晚餐1017:45-18:30校园45休息，散步，参观1118:30-20:00学术报告厅60参与者大会，校方代表对参加者表示感谢，选出优秀志愿者，参与者代表发言。主持人总结大会结束，发放纪念品，合影留念。1220:00-20:30学术报告厅30安排参与者返程9、 后期工作： 1.整理资料，向媒体提供新闻稿，催促发稿，跟踪媒体的报道 2.寄发感谢信，合影，和活动剪影宣传资料 3.对优秀志愿者发放奖状 4.收集问卷，对本次活动的效果进行调研，评估。 （二）项目分析 厦门理工学院举办的30周年校庆这个项目是2011年刚刚实施的项目，每个每个在校理工学子都亲身经历，当然我也不会例外，因此，对它深有体会。就项目实施的结果来看，这个项目总体上来说还是相当成功的。 现在就让我们从项目集成管理、项目范围管理、项目时间管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理等几个方面进行分析。首先，在项目集成管理和项目范围管理方面，项目组制定了完备的项目计划书，计划具体到小时，而且由于天气和其他方面都比较顺利，使项目能够按计划如期执行，基本上没发生太大的变更。从而保证了各种项目要素协调运作，对冲突目标进行权衡折衷，最大限度满足项目相关人员的利益要求和期望。在项目时间管理方面，项目组提前几个月就进行了宣传工作，分别为前期宣传、中期宣传和后期宣传。使宣传力度极度扩展，保证了参观人数和观众群体的范围。项目组以及相关人员很早就为晚会的演出做了精心的准备，并不断训练以达到熟练的地步，使得项目不仅在规定时间内完成。在项目成本管理方面，项目组对各个需要资金支出的方面都充分考虑，不仅是晚会支出，还是纪念品制作、购买费用以及校外公关及媒体宣传费用等19项相关费用，项目组都对其金额数量作了明确的预算，使成本降到最低，避免了资金的浪费。而且学校通过校企合作，使得一些校外名企出资赞助学校活动，从而减少了学校的成本开支，也保证能够在规定预算内完成项目。在项目质量管理方面，项目组聘请了在本校毕业的具有优秀口才学生做主持人，组织的节目也是多样化，主要是学校的特色专业-空乘与艺术设计学生的精彩表演。但是，节目也有诸多不足之处，譬如，学校并没有花钱雇佣校外明星，这样的话，学生的积极性就难以调动起来。整体看上去也就比较枯燥一点。这是项目组应该考虑改进的方面。总体来说，也算基本上能达到项目的质量要求。在项目人力资源管理和项目沟通管理方面，项目组主要是依赖学校现有的人力资源，包括具有表演天赋的学生以教师作为演员，在本校毕业的主持人做主持人，因此这个项目组的演出人员与学校不存在雇佣关系，管理起来更加方便快捷。项目组还充分利用学生会的作用，招收了大量志愿者，为项目的完成准备了条件，而且，还请到了当地公安，以保证晚会的秩序正常维持。最有效的利用了人力资源的价值。最后，在项目风险管理和采购管理方面，项目组制订了详细的应对风险计划，充分分析项