某传媒公司文件下发管理制度.doc

某传媒公司文件下发管理制度 XXXX文件人资发xx04号文件档案管理制度 一、总则目的 一、总则目的为使公司的文件档案管理系统化、标准化、规范化，提高办公效率，特制定本制度范围本制度适用于河北聚势传媒有限公司及石家庄领域文化传播有限公司所有文件档案管理 二、文件制作规定凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本规定制作。 红头文件1.红头文件适用于以公司名义对外、对内的正式发文；2.以红头文件形式对内下发的文件具有极强的执行要求,凡接到文件的部门应严格按照文件内容执行；3.红头文件的格式须严格按照公司的规定制作，具体格式要求如下3.1红头文件模板请参见附件红头文件模板；3.2用纸要求标准A4纸；3.3字号要求标题用3号宋体加粗，正文用4号宋体；3.4发文字号由发文部门代字、年份和序号组成，用4号宋体，居中排列。 机构代字反映发文部门的性质，如“人资发”是公司人资行政部发文，“财务发”是公司财务部发文；年份置于六角括号中，用阿拉伯数字标出全程，如xx年，不能简化为“17”；序号是发文的流水号，保持1位虚位，如第01号；3.5正文要求是文件的主体部分，正文的内容要简练、准确，鲜明、完整地表达文件意图、目的和要求。 正文用4号宋体字；3.6成文日期是文件生效的时间，是文件的一项重要内容。 成文日期和落款用4号宋体字。 为了加强其准确性，成文日期要用汉字（一二三四五六七八九）书写，例如二一三年五月十六日。 三、文件的审批1.各部门下发文件前须将电子版文件发至各部门负责人处，广泛征求各部门负责人意见或建议；2.各部门负责人对于不符合要求或有疑问文件发布自己意见后，发文部门可酌情根据修改意见对文件进行修改。 发文部门负责人应认真查阅文件格式是否符合以及文字是否存在错别字等明显错误和漏洞，检查无误后将文件打印；3.发文部门将文件汇签单连同下发文件呈总经理审批，总经理于文件会签单上签字，同意文件下发；4.发文部门将总经理签字后的文件汇签单和文件文本加盖本部门印章后交人资行政部；5.人资行政部对文件进行再审核、校正，并按文件要求下发各部门；6.文件接收部门负责人需在文件汇签单签收；7.发文部门最后将各部门负责人会签后的文件汇签单同下发文件一并存档，另交人资行政部人事专员处备份；8.文件汇签单模板请参见附件。 四、文件执行与保管1.各部门接收到文件后应由本部门负责人第一时间掌握文件内容和精神，并及时组织本部门人员进行学习培训。 严格按文件要求执行；2.各部门负责人应对公司下发文件有保管责任，不得随意乱放。 人资行政部不定期对各部门文件保管情况进行检查；3.发文部门应及时了解各部门执行情况，对执行过程中发生的各种问题进行监督和指导。 五、本规定解释权归人资行政部 六、本规定自下发之日起执行 六、本规定自下发之日起执行XXXX有限公司人资行政部二一七年七月十二日XXXX有限公司人资行政部二一七年七月十二日附件一红头文件模板XXXX文件XX发201X0X号XXXXXXXX制度XXXXXX有限公司XXX部二一七年X月X日附件 二、XXXXXX有限公司XXX部二一七年X月X日附件 二、文件汇签单汇签文件名称下发日期起草部门起草人文件汇签目的1.文件汇签目的1.确认文件的内容符合标准要求2.确认文件的内容符合标准要求2.确认文件的内容切