从会议的要素看会议公司的类型.doc

从会议的要素看会议公司的类型 从会议的要素看会议公司的类型上海市地方标准会议经营与服务第1部分：会议服务机构对会议服务机构（由于本文主要谈的是公司，因此本文采用“会议服务公司”这一说法）的定义如下：接受会议主办方或会议委托方委托，管理会议、负责会议活动的履行，为会议提供部分或全部经营性服务的企业、事业单位、协会等组织。其实这个定义的涵盖的不仅仅包括自行举办会议的公司，也包括作为服务方提供会议服务的公司。自行举办会议的公司可以理解为没有外包服务，或自己委托自己的一种特殊服务情况。 不管如何，一定要满足共同的一点：会议经营或服务行为是该公司常规的常态的经营行为。注意这里使用的是“经营行为”而不是“商业行为”，因为经营行为包含了商业行为（商业行为是要盈利的），经营行为的涵盖面更广，可以盈利，可以不赢利；可以短期不盈利，长期盈利，应为经营行为是为长远目标服务的。因此，如果会议的经营与服务不是该公司的常态经营范围的肯定不是会议服务公司。然而，究竟是怎么划分会议服务公司的类别呢？对这个问题，楚有才根据多年的观察和思考做了一个简单的分类，在分类之前，为了把这个问题说清楚，我们先说说会议的五个要素，然后根据不同公司对不同要素的紧密程度和关系进行分类： 一个会议要称之为会议，必须满足以下5个要素：1. 会议的议题：会议的“议题”是解决为什么开会？要道到什么目的？因此会议的议题是会议的最核心要素，会议的议题还可以细化为会议的目的、主题和议程。 2. 会议的发起人：发起人可以是各类法人，也可以是自然人。是发起一个会议的人或机构。一般称之为主办方，也可以是多方联合发起。 3. 会议的组织者：为大会提供具体落实、保障工作的人或机构，通常称之为承办方，通俗来说就是指具体干活的人。在国内，2和3可以是且很多情况下是同一个人或机构，尤其是各种协会。 4参加会议的人：除了主办方（大会主席和工作人员）之外，参加会议的人可以分为演讲嘉宾（以及主持人）、特邀嘉宾（VIP、观察员、见证人等等）、各类参会代表。不同类型的会议对参会代表又进行了各种各样的分类，在此不再细说。 5举办会议的场所：任何会议的召开，不能没有一个“特定”的场所，这个场所可以是常规的会议场所，例如宾馆、会议中心、剧院、会堂、会所、度假村也可以是特殊的场所，例如游船、邮轮舰艇、博物馆、教堂、古堡、市政厅、创意园区有人可能说虚拟会议呢？虚拟会议其实也有特定的场所，比如，共享同一个网络虚拟会议室、共享专有的网络接入. 根据一个会议服务公司同上述几个要素的联系紧密程度和关，可以把会议服务公司分为三类：A：商业会议公司/会议经营公司：这类公司通常自己发起、组织会议，自行邀请各类参会人员、自行负责会议的招商和会议的财务盈亏、自行联系并选择会议的场所，会议的五要素都是自己负责。简单来说，这样的公司往往既是主办方，又是承办方。这样的公司在欧洲比较多，尤其是以英国为代表。说白了这样的公司就是以运营和经营会议盈利或把会议作为公司的战略目标服务的。这类公司还可以再分细一点，根据盈利的比重，可以分为如下两类：A1: 把“会议”当作一种“产品”，通过这种产品的销售和服务盈利，会议产品是该公司的核心产品以及主要利润来源。这是商业会议公司的主要Players。比如，上海的“决策者（CDMC）”、“都赛（Duxes）”、“翱蒲（Oppland）”、“捷培森（JFPS）”、大连的百奥泰等等、外资的也有一些，例如IBC、Euromony、CMT等等。这类公司一般每年举办十几数十个会议，虽说不是每个会议都有很强的盈利能力，我想应该满足二八定律，也就是80%的利润来自20%的会议。这个类别中比较极端的例子是“达沃斯世界经济论坛”，每年的工作就是定期定点举办世界经济论坛，国内的仿效者有亚布力“中国企业家论坛”，论坛本身就是一个会议机构。 A2: 自主举办并承办会议，会议业务也相当大，但是举办和经营会议主要还是为公司的核心产品服务。例如一些媒体公司、指数公司、咨询公司，如果一定要举例子，例如上海的易贸（CBI）旗下的“易贸商务”，虽然每年举办上百场会议，但是易贸的核心业务是围绕大宗商品的交易服务，因此CBI的核心产品不是会议，但是会议又是为他为自己的产业链的客户服务的，当然CBI举办的会议是收取注册费和赞助费的。一些媒体（经济学人集团下的经济学人会议、财富全球论坛年会、FT中文网等）成立了自己的会议机构，也常常举办大量的会议，但是会议不是他的主要盈利手段，而是为公司其他产品服务的。国内,许多公司越来越重视了线下交流和会议的重要性，开始尝试把自己的会议作大作强，例如36氪的WISE创业大会现在可以做到1000人以上，但是这些会议不是主营业务，他自己也不把自己当作会议公司，但实际上是一个很专业的选手。 注1：人力资源智享会是一个特别的公司，是从A1演变为A2的公司（我在丁香园对会展业的启示一文中详细说过这个案例，感兴趣的读一下此文）。 住2：在中国，由于市场化程度不高或为了“省钱”（经济原因），肥水不流外人田（文化原因）、也由于特殊的原因（政治原因），产生了一个特别的现象，那就是大多数的协会和学会既是主办方又是承办方，一般不对外外包会议的组织和策划服务，比较典型的是中华医学会、中国科协，这些协会一般都有一个专门的学术会务部承担本机构的会议，因此可以归为A1或A2。 B: 会议（中介）服务公司：这一类公司是通过参与主办方（简称“甲方”）的会议竞标，获得服务商资格，参与甲方的会议的全流程或部分流程的组织和策划服务，负责会议的部分要素。因此，这类公司本质上提供的是中介服务，根据合同整合供应商并把控质量。这一类公司根据参与外包服务的深入程度，又可以分为三类：B1: 综合性的会议中介服务公司：说白了这类公司就是靠这个盈利，因此综合能力较强，比如，自行开发或租赁会议信息系统（综合性的会议管理系统，实现会议的各种需求和目标的实现，例如注册收费，论文提交，住宿预定等等）。会议服务的收入是这类公司的大头。B2: 会奖公司: 主要是一批以商务旅行社转型承接会议服务的公司，但是传统的（团队奖励）旅游业务还是本公司的大头，会议服务业务是根据甲方的需求（例如年会、团队拓展）延伸开来的。尽管会奖业务越来越重要，但是会议服务只是这类公司的一个板块。服务的会议主要是公司会议。注：一些公关公司、咨询公司、广告公司、活动公司在服务甲方的过程中发现他们也可以承接甲方的会议，这类公司其实和B2很类似，可以和B2归为一类，共同点就是会议服务是从甲方的需求延伸出来的，主营业务是其他的甲方委托业务。 C：会议延伸支持服务：这类公司既不是A，也不是B，更多的是甲方、A1或B1的供应商。C类公司为会议提供专业咨询服务，例如选址服务（我在会议选址的前世今生一文详细说过）；例如还有演讲人经纪公司（我在中国为什么没有演讲人经纪公司一文详细说过）；例如，纯技术服务公司（我在会鸽让会议飞起来一文详细说过）。C类公司是这个行业的好伙伴，好帮手。C类公司也可以直接为甲方提供技术服务，因此B1类别的公司对C类公司的心情很复杂，换句话说，由于解决了技术难题的后顾之忧使得甲方自己办会更简单。C类公司的出现就是立足于深度和专业性发展，解决了甲方的某一项后顾之忧，但是他本身又不提供综合性服务。 我们发现，现在有一种趋势，好像上述分类似乎越来越不准确了，越来越模糊了，因为互有交叉、渗透和融合，比如，有的A1公司也开始做B2的旅游业务了。因为：多元化还是专业化是一个选择矛盾，做服务还是做产品是一个选择矛盾，做工具还是做平台是一个选择矛盾，纵向领域还是横向领域是一个选择