文件与数据管制程序文件(doc 18页).doc

名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第1页共15页一、目的有关质量系统文件之制订、发行、修订、废止及管理等作业程序，使文件与数据系统能标准化、系统化，以确保迅速及正确之整合运用。二、范围与本公司有关之文件作业活动均属之。三、定义无流程图BBAANY记录存查合用使用/公告/保管分发/补发文件处理NYY审核制订/修订/废止N审核填单/取消制订/修订文件管理需求名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第2页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程相关单位1文件管理需求6.1文件管理需求6.1.1现行文件质量系统运作不足而新制定。6.1.2现行文件之修订。6.1.3现行文件之废止。总务人事组2制订/修订6.2制订/修订6.2.1总务人事组主管于每年十二月，参酌公司内外部情境，进行文件计划之制订或修订，并设计文件申请单(MS-M4-0501)如附件1，以供使用。6.2.2文件架构以金字塔方式分为下列四阶： 第一阶系统文件 手册 第二阶程序文件 程序书 第三阶作业文件 标准书 第四阶记录文件 窗体记录6.2.3文件格式规定6.2.3.1文件标准纸张大小、版面边界规定与装订规定A纵向A4格式(210297)与B5格式(182257)，版面边界设定，上、下及右边界均为1.5cm，左边界为2.5cm，装订于左。B横向A4格式(297210)与B5格式(257182)，版面边界设定，左、右及下边界均为1.5cm，上边界为2.5cm，装订于上。C 80行之连续报表纸半页，版面边界不设定，装订于左。D 80行之连续报表纸全页，版面边界不设定，装订于左。文件申请单(MS-M4-0501)名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第3页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.2.3.2文件封面标准格式：第一、二、三阶文件皆须有封面，如文件封面格式(MS-M4-0502)如附表1。6.2.3.3文件首页及内页标准格式A品质手册：依品质手册内页(MS-M4-0503)如附表2。B程序书：首页依程序书&作业标准书首页(MS-M4-0504)如附表3，内页依程序书内页(MS-M4-0505)如附表4。C作业标准书：首页依程序书&作业标准书首页(MS-M4-0504)如附表3，内页依作业标准书内页(MS-M4-0506)如附表5。D窗体记录：依窗体格式(MS-M4-0507)如附表6或表单元格式(MS-M4-0508)如附表7。6.2.4文件编写及缮打格式规定说明6.2.4.1中英文皆采横式，由左至右，由上而下。6.2.4.2手写时，以正楷书写。6.2.4.2打字时，本公司名称中之恿字，因属于少见字型，故需以内码输入法造字。先将输入法切换成内码输入法后，按下英文字母BB键，此时屏幕上出现， 接着按下键盘中间之数字键1，出B17B1现 再按下键盘中间之数字键7，此时出现 ，最后按下键盘中间之数字键6，此时光标所在处所显示之字为恿，将恿反白后，以超研泽中明体外字一字型表示，即可显示成恿字。文件封面格式(MS-M4-0502)品质手册内页(MS-M4-0503)程序书&作业标准书首页(MS-M4-0504)程序书内页(MS-M4-0505)作业标准书内页(MS-M4-0506)窗体格式(MS-M4-0507)窗体格式(MS-M4-0508)名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第4页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.2.4.3序号之引用规定与对齐方式如下A序号之引用：11.122.12.22.2.133.13.23.2.1 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.1.1ABC B对齐方式：靠左贴齐网格线。名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第5页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.2.4.4缮打格式之相关规定，详见文件缮打规定(MS-M4-0509)如附表8与文件缮打范例(MS-M4-0510)如附表9。6.2.4.5手册编写规定A依主题概述公司(或部门)之程序及管理方式之大原则。B采分段叙述之原则，其序号引用参照本作业内容6.2.4.3。6.2.4.6程序书编写规定A目的：叙述该程序欲达成之目标。B范围：界定该程序所涵盖之人、事、时、地、物。C定义：即名词解释，于程序书中所叙及之单字或名词，须特别解释或界定其意义者，若无则注明无。D权责单位：说明该流程之权责单位，可分为室、部、组等。E No：流程步骤顺序，以阿拉伯数字1开始，由小到大顺序引用。F流程：简要说明每一事项或作业。G作业内容：该流程之作业执行人员、时间、地点、方法及内容等相关说明。H参考文件：陈述该流程时，所需引用之质量手册、程序书或作业标准书等第一、二、三阶文件。I应用窗体：说明该流程所须使用之窗体、记录及报告等第四层文件。6.2.4.7作业标准书及其它第三阶文件编写规定：原则上规定如程序书，但若有特殊需求，则不在此限。文件缮打规定(MS-M4-0509)文件缮打范例(MS-M4-0510)名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第6页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.2.5文件编号原则：MS-XXYY公司英文简称部门别文件类别条文编号流水号6.2.5.1公司英文简称：MING SHYANG EMBROIDERY THREADS CO.,LTD.简称为MS。6.2.5.2部门别代号：A总经理室GB营业部SC管理部MD厂务部P6.2.5.3文件类别代号：A系统文件1B程序文件2C作业文件3D记录文件4E外来文件56.2.5.4条文编号：名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第7页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程A管理责任01B质量系统02C合约审查03D设计管制04E文件与数据管制05F采购06G客户供应品管制07H产品之鉴别与追溯08I制程管制09J检验与测试10K检验、量测与试验设备管制11L检验与测试状况12M不合格品管制13N矫正与预防措施14O搬运、储存、包装、保存与交货15P质量记录管制16Q内部质量稽核17R训练18S服务19T统计技术206.2.5.5流水号：由总务人事组主管依阿拉伯数字二位数，由01开始编订。名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第8页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程6.2.6文件撰稿、审查、核准及管理权责表文件种类撰稿审查核准管理手册管理代表总经理董事长总务人事组程序书部门主管或指定专人总经理总经理标准书指定专人组主管部门主管窗体依各程序书及作业标准书之相关规定6.2.6.1撰稿：A撰稿者为管理代表、部门主管或指定之专业人员。B撰稿者不能为审查者。6.2.6.2审查：A审查者为文件撰稿者之主管或总经理。B当跨部门而主管无法决定时，审查主管需与相关部门会审。6.2.6.3核准：A第三阶文件当跨不同部门时，核准者为管理代表。B属于第三阶文件之核准，当核准主管无法决定时，需召开会议确认后核准。6.2.6.4管理：A文件之原案管理由总务人事组主任负责。B第一、二、三阶文件属于管制文件，由总务人事组主管负责。名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第9页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程 C第四阶文件，窗体或记录不列入管制，使用管理由各单位负责。相关单位3填单/取消6.3填单6.3.1需求单位人员可依据以下的时机，填写文件申请单(MS-M4-0501)如附件1，向该单位主管提出申请后。6.3.1.1文件制订A由于经营政策之需要，奉上级指示。B各部门运作上之必要。C各部门间协调之必要。D定期之管理审查结论提议。6.3.1.2文件修订：当旧文件不完善或不符现况需求。6.3.1.3文件废止：当文件已不符实际需求或文件修订篇幅太多，宜废止而制订新的版本。6.3.2需求单位人员若接到未被核准之文件申请单(MS-M4-0501)如附件1，于该文件上划记以示作废，纸张背面若有空白处，可回收使用。文件申请单(MS-M4-0501)相关单位4审核6.4审核6.4.1相关单位主管于受理申请后3个工作天内，依不同的需求进行审核，若核可，进入流程5，进行制订/修订/废止，若未核可，则回到流程3，取消申请。6.4.1.1制订需求：确定档案中是否有相同或类似文件，若有，则签注意见并批示不准；若无则可批准。但若遇以下时机可指定制订暂行文件。名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第10页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程A客户暂订之要求。B因急需暂时更动标准。C研究开发之试作。6.4.1.2修订需求：依申请原因说明决定，若不需修订，则签注意见并批示不准；若需要修订则批准并指定原撰稿者修订文件。6.4.1.3废止需求：将该文件转呈原文件之审查及核准两位主管裁示。相关单位总务人事组5制订/修订/废止6.5制订/修订/废止6.5.1制订：6.5.1.1撰稿者于接获相关单位主管口头告知或书面通知后5个工作天内，依本作业内容6.2之规定制订文件初稿，初稿完成后并将需使用该文件之相关单位填入文件分发及签收一览表(MS-M4-0511)如附件2中，一并呈相关单位主管审核。6.5.1.2暂行文件之制订规定同本作业内容6.5.1.1。6.5.2修订：6.5.2.1原撰稿者于接获相关单位主管口头告知或书面通知后，5个工作天内依据本作业内容6.2之规定进行修订，若有需要，得与相关部门研议作成修订意见。6.5.2.2修订完成后，原撰稿者将需使用该文件之相关单位填入文件分发及签收一览表(MS-M4-0511)如附件2中，另填写文件修正摘要(MS-M4-0512)如附件3，说明下列事项。A原文件需修改的页次与叙述。文件分发及签收一览表(MS-M4-0511)文件修正摘要(MS-M4-0512)名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第11页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程B修改后的叙述。6.5.2.3原撰稿者将修订后之草稿、文件分发及签收一览表(MS-M4-0511)如附件2及文件修正摘要(MS- M4-0510)如附件3，一并呈相关单位主管审核。6.5.3废止6.5.3.1文件废止之申请经核准后，事务员依文件分发及签收一览表(MS-M4-0511)如附件2，至各单位收回后，以碎纸机销毁该文件。6.5.3.2经废止之文件，若有参考之必要时可不必回收，事务员必须于文件每一页上盖上蓝色作废章，戳章式样于文件管制戳章一览表(MS-M4-0513)附表10中或划记以示作废，纸张背面若有空白处，可回收使用，该废止之文件不可公开参阅并不得作为依据文件。文件管制戳章一览表(MS-M4-0513)相关单位6审核6.6审核6.6.1由相关单位主管依本作业内容6.2.6之相关规定，将文件初稿及相关窗体依序交由审查主管及核准主管，分别各于3个工作天内进行审查或核准，若核可，则将文件初稿及相关窗体交给总务人事组主任，进入流程7，进行文件处理，若未核可，则回到流程5，继续修订。总务人事组7文件处理6.7文件处理6.7.1由总务人事组主管于接获文件初稿及相关窗体后3个工作天内，依序完成文件处理后，进行分发。6.7.1.1编号：依本作业内容6.2.5文件编号原则及清查文件总目录(MS-M4-0514)如附件4之序号后，编订号码，并将该文件登录于文件总目录(MS-M4-0514)名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第12页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程文件总目录(MS-M4-0514)如附件4上。6.7.1.2日期：新制订之文件，将核准日期填入制订日期栏内，若为修订之 文件，将核准日期填入修订日期栏内。6.7.1.3版次：新制订之文件，于版次栏内记入A.0，为避免版本修订次数太多，于版本修订至第十版（A.0A.9）时，得由制订单位于文件修订时申请废止，重新制订B.0版6.7.1.4页次：窗体记录不显示页次，于文件封面上计入总页次，以确保文件之完整性。6.7.1.5缮打：依本作业内容6.2之相关规定打字打印后，将文件修正摘要(MS-M4-0512)如附件3，置于文件封面前。6.7.1.6校正：将文件打字稿交由撰稿者依原稿校对修正。6.7.1.7复制： A依文件分发及签收一览表(MS-M4-0511)如附件2所示，影印所需份数。 B装订方式依本作业内容6.2.3.1规定，装订于左侧或上侧。 C各单位不得擅自影印文件，若需要文件，需填写文件申请单 (MS-M4-0501)如附件1，向总务人事组申请。6.7.1.8加盖戳章：A第一、二、三阶文件须于文件封面上之分发日期栏内，盖上红色文件管制发行章，并于每一页的空白处，盖上红色管制文件章。文件修正摘要(MS-M4-0512)文件分发及签收一览表(MS-M4-0511)文件申请单(MS-M4-0501)文件管制戳章一览表(MS-M4-0513)名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第13页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程B外来文件须于每一页的空白处，盖上蓝色外来文件章及蓝色参考用章。C所有戳章式样，详列于文件管制戳章一览表(MS-M4-0513)如附件13中。6.7.2每年定期查询外来文件版本是否需更新版本，外来文件编号、复制、加盖戳章及改版，原则上参照本作业内容6.7之相关规定办理，。总务人事组8分发/补发6.8分发/补发6.8.1分发：总务人事组主管依文件分发及签收一览表(MS-M4-0511)如附件2所示，将文件分发至各相关单位，由该单位主管负责签收。6.8.2补发：总务人事组主管依文件申请单(MS-M4-0501)如附件1，补发文件给申请单位，并将该申请单位登录至文件分发及签收一览表(MS-M4-0511)如附件2，由该单位主管负责签收。6.8.3若因相同之原因申请三次以上(不包含三次)，则呈报管理部主管处理。文件分发及签收一览表(MS-M4-0511)文件申请单(MS-M4-0501)总务人事组相关单位9使用/公告/保管6.9使用/公告/保管6.9.1使用6.9.1.1各相关单位主管于收到文件时，应于文件分发及签收一览表(MS-M4-0511)如附件2之签收栏中，以正楷签名或盖章并标注日期后， 开始使用，若有旧版本之文件，须交还总务人事组收回。6.9.1.2总务人事组主管于文件发行时，即发行有效管制文件最新版本一览表(MS-M4-0515)如附件5予各单位主管，以供核对其持有之文文件分发及签收一览表(MS-M4-0511)有效管制文件最新版本一览表(MS-M4-0515)名翔恿线股份有限公司文件与数据管制程序书文件编号MS-M2-0501制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第14页共15页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程件是否为最新版本文件。6.9.1.3若各相关单位有文件遗失或希望参考未分发给该单位之文件时，需填写文件申请单(MS-M4-0501)如附件1，提出申请。6.9.2公告6.9.2.1总务人事组主管于文件发行时，视情况予以公告，填写公文(MS- M4-0516)如附件6，分别呈该文件之审查与核决主管签核后，依以下步骤办理。A将核准后之公文影印三份，附上该文件，以邮寄或送达方式分别送交厂务部、台中营业所与台北营业所主管，张