时间管理专题培训讲座(ppt 23页).ppt

专题讲座 时间管理 一个活到72岁的人时间分配睡觉 21年工作 14年个人卫生 7年吃饭 6年旅行 6年排队 6年学习 4年开会 3年打电话 2年找东西 1年其它 3年时间利用方面的错误做法迷惑犹豫不决精力分散逃避打扰完美主义1 为什么学习 2 学习 工作 为什么 犹豫不决 我应该做什么 精力分散 精神和体力超负荷 认准一件事做消极拖延 可以等待明天 开头非常困难 期望发生奇迹 以消极等待来免除做某事的责任 逃避 躲进幻想世界 该做的事不做 却去做其他的事 如 从老鼠身上挤奶 一般 打扰 75 不可控制 概述 关于时间管理 目标 掌握工作的重点 本质 管理个人 方法 通过良好的计划和授权来完成这些工作时间的帕金森定理表明工作会自动地膨胀占满所有可用的时间 80 20原则表明应该把最佳的时间用在最重要的时间上 所谓 好钢用在刀刃上 时间就是金钱 而对于处在高校中的学生来讲 做好时间管理不仅意味着丰厚的经济利益 更能令自己的学业突飞猛进 保持焦点 一次只做一件事情 一个时期只有一个重点 聪明人要学会抓住重点 远离琐碎 一 我们的时间 丢 在何处 在我们实际生活中 浪费时间的症状主要表现为 办事拖拉 打牌和打游戏 连续看小说 电话聊天 长时间QQ 经常性喝酒聚餐 闲谈聊天 犹豫不前 没目标 不考虑轻重缓急 凭记忆办事等等 鉴于更好地适应以后工作的压力和外部的竞争状况 在学校里学会有效地管理时间对我们大学生来说十分重要 二 个人管理时间应有的良好习惯 对学习和工作的事先作计划 每天 每周给自己定学习和工作计划和目标 对所学的和感兴趣的知识进行系统学习和记录 记录应及时 应准备一个待办事项清单 时间记录本或效率手册 以备分析检查或查阅待办事项 在宿舍的台历或记事本上 标注当天或预定的学习与工作计划 以备遗忘 也可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒 设身处地考虑自己是否浪费别人时间 或对别人有无帮助 如情况消极应及时纠正 根据个人生活规律 选择每天精力最充沛 思想最集中的时间 去处理最重要的事情 如背单词 做练习 这会达到事半功倍的效果 克服 办事拖延 的陋习 推行一种 限时办事制 规定在限定时间内 如4小时 8小时 当天 将学习或工作办完 将一些不太重要的事集中起来办或联办 二 个人管理时间应有的良好习惯 现在就做 DOITJUSTNOW 许多人习惯于 等候好情绪 即花费很多时间以 进入状态 却不知状态是干出来而非等出来的 最佳时机是需要把握的 请记住 栽一棵树的最好的时间是20年前 第二个最好的时间是现在 手中的鸟比林中的鸟更有效 二 个人管理时间应有的良好习惯 学会说 不 计划赶不上变化是经常遇到的情况 确实有很多时候自己原本已安排好了计划 但是经常会临时出现一些变化 例如 朋友拉你打牌或喝酒 会占用你大部分自由时间 在这种情况下 要学会恰当地拒绝 这是时间管理中的摆脱变化和纠缠的一种很有效的方法 但是拒绝时要讲究技巧 不宜直截了当 而要委婉 用他人觉得确实是合理的理由来拒绝 要学会限制时间 不仅是给自己 也是给别人 不要被无聊的人和无关重要的事缠住 也不要在不必要的地方逗留太久 不要将整块的时间拆散 一个人只有学会说 不 他才会得到真正的自由 同时也要避开高峰 如避免在高峰期乘车 购物 进餐 可以节省许多时间 二 个人管理时间应有的良好习惯 时间价值观念 避免 一分钱智慧 几小时愚蠢 的事例 如为省两元钱而排半小时队 为省两毛钱而步行三站地等等 都是极不划算的 对待时间 就要像对待经营一样 时刻要有一个 成本和价值 的观念 要注重时间的机会成本 使时间产生的价值最大化 二 个人管理时间应有的良好习惯 积极休闲 不同的休闲会带来不同的结果 积极的休闲应该有利于身心的放松 精神的陶冶和人际的交流 有利于提高办事效率 而且随着经济和生活水平的发展 一些休闲性的活动也能放松性的解决问题 如通过打篮球 羽毛球等共同爱好来结识不同的朋友也能提高办事效率 二 个人管理时间应有的良好习惯 集腋成裘 生活中有许多零碎的时间很不为人注意 其实这些时间虽短 但却可以充分利用起来做一些事情 比如等车的时间可以用来思考下一步的工作 翻翻报纸乃至记几个单词 运动时可回想遇到困难的事会急待解决的事等等 在疲劳之前休息片刻 既避免了因过度疲劳导致的超时休息 又可使自己始终保持较好的 竞技状态 从而大大提高工作效率 二 个人管理时间应有的良好习惯 搁置的哲学 不要固执于解决不了的问题 可以把问题记下来 让潜意识和时间去解决它们 这就有点像踢足球 左路打不开 就试试右路 总之 尽量不要 钻牛角尖 不要开展无谓的争论 不仅影响情绪和人际关系 而且还会浪费大量时间 到头来还往注解决不了什么问题 说得越多 做得越少 聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离 三 常用的时间管理工具 一 计划管理关于计划 时间管理的重点是待办单 日计划 周计划 月计划 待办单 将你每日要做的一些工作事先列出一份清单 排出优先次序 确认完成时间 以突出工作重点 避免遗忘 未完事项留待明日 待办单主要包括的内容 非日常工作 特殊事项 行动计划中的工作 昨日未完成的事项等 待办单的使用注意 每天在固定时间制定待办单 一起床就做 只制定一张待办单 完成一项工作划掉一项 待办单要为应付紧急情况留出时间 最关键的一项 每天坚持 每学期末作出下一学期的学习工作规划 每季季末作出下季末的学习工作规划 每月月末作出下月的学习工作计划 每周周末作出下周的学习工作计划等 三 常用的时间管理工具 二 时间 四象限 法著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论 把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分 基本上可以分为四个 象限 既紧急又重要 如学习任务 四六级考试等 重要但不紧急 如建立人际关系 新的机会等 紧急但不重要 如电话铃声 不速之客进入等 既不紧急也不重要 如客套的闲谈 无聊的信件 个人的爱好等 时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的学习与工作上 这样可以做到未雨绸缪 防患于未然 在大家的日常生活工作中 很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事 但常常却又没有及时地去做 随着时间的推移 造成学习和工作质量的下降 三 常用的时间管理工具 三 有效的时间管理美国管理学者P F Drucker认为 有效的时间管理主要是记录自己的时间 以认清时间耗在什么地方 管理自己的时间 设法减少非生产性工作的时间 集中自己的时间 由零星而集中 成为连续性的时间段 试行三天 全面记录 分析 漏洞 所在 三 常用的时间管理工具 四 时间ABC分类法将自己工作按轻重缓急分为 A 紧急 重要 B 次要 C 一般 三类 安排各项学习和工作优先顺序 粗略估计各项学习和工作时间和占用百分比 在学习和工作中记载实际耗用时间 每日计划时间安排与耗用时间对比 分析时间运用效率 重新调整自己的时间安排 更有效地工作 三 常用的时间管理工具 五 考虑不确定性在时间管理的过程中 还需应付意外的不确定性事件 因为计划没有变化快 需为意外事件留时间 有三个预防此类事件发生的方法 第一是为每件计划都留有多余的预备时间 第二是努力使自己在不留余地 又饱受干扰的情况下 完成预计的工作 这并非不可能 事实上 工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些 第三是另准备一套应变计划 迫使自己在规定时间内完成工作 对你自己能力有了信心 你已仔细分析过将做的事了 然后把它们分解成若干意境单元 这是正确迅速完成它们的必要步骤 四 大学时间管理 决胜五招 第一 做好大学四年总体计划 通过老师和高年级同学 提前知道了解大学四年每学年和每学期具体的教学任务和教学进度 这样保证自己在制定计划时与学校的教学秩序相冲突 有些同学不清楚教学具体安排 自己报名参加了一些培训和社会实践 结果二者发生冲突 打乱了计划 影响了成绩 甚至失败 可是在学校里有很多同学很少主动关注过大学四年的教学计划 每学期安排的什么教学课程 学习显得盲从 浪费了大量时间 四 大学时间管理 决胜五招 第二 分清 重要 和 紧急 的事情 有些同学总是在抱怨时间很紧张 一天忙忙碌碌 却又不知道在忙些什么事情 四 大学时间管理 决胜五招 第三 抓住 零碎 时间 有些同学总认为学习需要某个环境 却忽视了身边很多可以利用的 零碎 时间 每天清晨起床时可以背几个外语单词 去教室的路上可以听外语磁带 中途下课可以阅读时事新闻 中午午休前可以阅读一些课外书籍 晚上睡觉前可以回忆整理一天学习的内容 思考知识之间的联系等等 只要你善于利用这些零碎的时间 你将会收获许多意外的惊喜 四 大学时间管理 决胜五招 第四 决战周末 我曾经问过同学 周末你们在做什么 很多同学都低下了头 不好意思的笑笑 大多数同学都把周末浪费掉了 睡觉成了一些同学的 奢侈 享受 逛街 看电影 看电视 拜访朋友成了习惯 运动健身成了流行时尚 但是大家都忘了 进行职业能力培养 拓展自己的知识面 很多工作了人 经过半天的休息调整后 仍然会选择学习 大学的学习相对轻松了很多 上课时间玩 课余时间也玩 将来在职场上怎么玩下去 四 大学时间管理 决胜五招 第五 合理利用寒假和暑假 寒假和暑假时间加起来近3个月 如果我们充分的利用 那对于我们自身的发展将产生巨大的影响 如果不合理利用假期 那么在职场的道路上你就远远地落在了别人的后面 有些同学去三下乡 体验社会基层生活 有的同学去打工 增加社会经验 有些同学参加培训 增加职业技能 有的同学读书 丰富自己的知识等等 不过做任何事情 都要参照你的职业目标 有的放矢 集中力量 既学习了知识 丰富了经验 又提升了自己的职业技能 一箭双雕 何乐而不为呢 3603大班事务通知 一 全校一至三年级的早操和课外活动从第三周 3月19日 开始执行 第十五周 6月15日 结束 除去 五一周 共十二周 具体通知如下 早操 一年级每周由院系集体组织出操两次 每次早晨6 45开始