教育部学籍学历管理平台—高校用户手册-学籍学历高校.doc

教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 1 页 学籍学历信息管理平台 高校用户使用手册 主办单位 教育部高校学生司主办单位 教育部高校学生司 承办单位 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心承办单位 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 2 页 目 录 1 账号管理账号管理 1 1 1 账号类别账号类别 3 1 2 账号管理账号管理 3 1 3 校级用户管理校级用户管理 4 2 学籍注册学籍注册 5 2 1 学籍注册学籍注册 7 2 2 操作日志操作日志 15 3 在校生在校生 16 3 1 学籍异动学籍异动 16 3 2 信息修改信息修改 21 3 3 查询管理查询管理 22 3 4 数据统计数据统计 23 3 5 数据下载数据下载 23 3 6 操作日志操作日志 24 4 图像校对图像校对 25 4 1 数据处理数据处理 25 4 2 开通院校开通院校 27 5 学历注册学历注册 28 5 1 数据查询数据查询 28 5 2 数据统计数据统计 28 5 3 照片统计照片统计 29 5 4 数据下载数据下载 29 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 3 页 5 5 数据修改数据修改 30 5 6 数据撤销数据撤销 32 6 公文收发公文收发 33 7 工作论坛工作论坛 33 8 资料库资料库 33 9 个人信息个人信息 34 10 退出退出 34 11 附录附录 35 I表结构表结构 35 II学籍异动表结构说明学籍异动表结构说明 36 III设置隐私级别设置隐私级别 37 IV清空缓存清空缓存 37 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 4 页 序序 言言 为贯彻落实 面向二十一世纪教育振兴行动计划 提出的 建立全国大学生招生远程录 取 计算机学籍学历管理 毕业生就业服务一体化的信息系统 的要求 积极推进电子政务 平台建设 继续完善高等教育学历电子注册制度 教育部高校学生司于 2005 年 6 月份启动 了学籍学历信息管理平台 以下简称 平台 的开发工作 并于 2006 年 1 月 5 日开通平 台 平台由教育部高校学生司主办 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心承办 该平 台在以往网络办公系统的基础上 加强了省级学籍管理部门的监督管理功能 提高了高校对 数据操作管理的灵活性 对不同学历类别的数据管理权限进行了分割 平台模块主要包括学 籍注册 在校生 图像校对 学历注册 公文收发 工作论坛等 由于教育网与公网之间存在一些瓶颈 如果用户的网络环境是教育科研网 建议通过 或 登录 如果用户使用的是公网的网络 环境 建议通过 或 登录 访 问速度可能会有明显差异 各级学籍学历管理部门在使用本系统时 请事先认真阅读本文档 如果您在系统使用过 程中遇到问题 请及时与我中心联系 联系方式如下 电话 010 82336088 202Email kefu 此外 您也可以通过平台的工作论坛与我们或同行进行交流 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 2007 年 11 月 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 1 页 1 账号管理账号管理 账号主要分为两种类型 查询账号和业务账号 查询账号就是各高校原本持有的学信政务卡账号 院校代码 XL 01 该账号只有查询业务账 号的功能 没有业务处理功能 高校用户用这个账号登录平台之后 可以在 账号管理 模块中查询 4 个业务账号的初始密码 查询到业务账号以后 这个查询账号就没有什么实质性使用价值了 平台为每个高校都提供类似的 4 个业务账号 账号由院校代码 XL 学历类别代码 共 9 个字符 组成 其中学历类别代码 10 代表普通本专科 20 代表研究生 50 代表成人本专科 70 代表 网络教育 其中其中 XL XL 必须大写必须大写 如果某高校没有研究生或网络教育的学生 那其对应的账户虽然可以 使用 但没有实际意义 没有可管理的数据 以北京大学为例 查询结果如下表所示 用户名用户名初始密码初始密码管理的学籍学历数据类别管理的学籍学历数据类别 10001XL10 普通本专科 10001XL20 研究生 10001XL50 成人本专科 10001XL70 网络教育 用户初次登录平台 都需要进行 实名注册 否则不能进行任何操作 请如实填写相关信息便于工 作联系 同时 建议及时修改密码 如果您忘记了密码 请及时联系相应的省级学籍管理部门重新进行 密码初始化 您可以用初始化后的密码再次登录平台 并随即对密码进行个性化修改 部分高校存在普通本专科和研究生在同一个部门管理的情况 则可以将某类别的数据授权给另一个 账号管理 这样操作更为方便 以北京大学为例 若北京大学学生处同时管理所有类别的数据 可以分 别以 10001XL20 10001XL50 10001XL70 三个账号进入平台 在 账号管理 模块使用 给同级用户赋 权 功能把管理权限全部授给 10001XL10 那么此后 10001XL10 账号就可以同时对四类数据进行管理 当然那三个账号仍然可以使用 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 2 页 图 1 1 院校账号管理流程图 图 1 2 省级与校级账号管理关系图 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 3 页 1 1 账号类别账号类别 1 1 1 查询账号查询账号 查询账号用于查询本单位业务账号的用户名以及初始密码 并将查询到的信息告知业务用户 不 能进入任何子系统来处理事务 1 1 2 业务账号业务账号 用户通过查询账户得到业务账号后 即登录账号和初始密码 就可以进入平台 建议用户首次登 录以后修改自身的登录密码 用户所拥有的权限按照学籍学历数据类别区分 账号本身所能处理的类别既为业务用户所能使用 的权限范围 例如 11XL10 用户拥有学籍学历数据类别为 普通本专科 的权限 那么他将能管理平 台中所有学籍学历数据类别为 普通 的数据 1 2 账号管理账号管理 1 2 1 查看其它用户的信息查看其它用户的信息 这部分功能主要是方便用户查询其它用户的联系信息 以方便工作联系 由于用户首次登录时 平 台要求进行实名注册 因此请用户在实名注册时 信息填写一定要准确 若有变更请及时修改 如果其 它用户将个人联系方式中设置为 不显示 则仅对同级及下级用户有效 对于上级用户无效 比如北京 大学的老师将自己的手机号码设置为 不显示 则清华大学的老师看不到 但北京市教委的老师可以看 到 1 2 2 查看权限查看权限 列出自己的用户类型和拥有的学籍学历数据类别管理权限 如果该权限是自己本身就有的 显示为 红色 这类权限可以授予他人 如果该权限是别的用户授予自己的 则显示为蓝色 一般情况下 别人 授予自己的权限不能再次授予他人 1 2 3 给同级用户赋权给同级用户赋权 首先列出本单位内所有其它业务用户 和他们现在的状态 点击为该用户授权按钮 会列出现在自 己拥有的并且可以授予他人的类别权限 在复选框中选中并点击提交 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 4 页 1 2 4 我授予他人的权限我授予他人的权限 列出本单位授予其他单位的权限 1 2 5 他人授予我的权限他人授予我的权限 列出其他单位授予本单位的权限 1 3 校级用户管理校级用户管理 1 3 1 查看校史查看校史 列出本校合并 更名 升格等的历史变迁情况 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 5 页 2 学籍注册学籍注册 工作流程 图 2 1 学籍注册工作流程 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 6 页 学籍注册模块的子模块如图 2 2 所示 图 2 2 学籍注册子模块 学籍注册工作 主要包括三个部分 统一录取的新生学籍注册 特殊类别的新生学籍注册 普通专升本 网络教育 三二分段制 五年一贯制等 预科生注册 预科生资格核对及转正 注意事项 1 所有上传下载的数据文件格式均为 DBF 2 数据文件结构标准与往年有所不同 3 特殊类别数据的考生号由高校按照统一的编码规则编制 数据上报省级学籍管理部门汇总审核 之后由省级学籍管理部门上报教育部 系统始终以省级学籍管理部门上传的特殊数据为准 对高校而 言只是提供了一个数据校验功能 4 统一录取的新生学籍注册工作不再允许多次注册 所有数据一旦注册为报到入学 则不能在 学籍注册 模块通过上传数据的方式修改 而需要进入 在校生 模块进行维护 因此 请尽可能 事先确保各个数据项正确完整 5 由于学籍注册工作与新生实际入学有时间差 因此学籍注册时应该以新生报到入学时的数据为 准 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 7 页 2 1 学籍注册学籍注册 2 1 1 数据下载数据下载 2 1 1 1 统一录取统一录取 本模块用于下载统一录取的新生数据 系统提供如图 2 3 所示多项数据下载功能 下载的数据为 dbf 数据表格式 图 2 3 统一录取的新生数据下载 下载下载 教育部提供的招生录取名单 教育部提供的招生录取名单 这部分数据是各生源省招办汇总的普通本专科 成人本专科 和研究生录取数据 并经教育部高校学生司审核的原始录取数据 注意 此处下载的录取数据注意 此处下载的录取数据 关键字段 比如姓名 身份证号等 不会随着学籍注册工作中数据上传等操作而改变 关键字段 比如姓名 身份证号等 不会随着学籍注册工作中数据上传等操作而改变 请先选 择招生类别及录取年份 点击下载数据功能区域中对应的下载按钮 待系统后台操作完毕后 会生成可供下载的压缩数据包 随页面提示操作即可 下载下载 上传失败新生名单 上传失败新生名单 如果您上传的数据文件内容严重缺失或存在其它问题 则系统会拒绝 接收相应的数据 并将拒收的部分保存为一个 dbf 文件 在此提供下载 下载下载 数据有误新生名单 数据有误新生名单 由于各种原因未能通过数据校验的数据 下载后请查看 JYJG 字段中 的原因进行修改完善 然后再次上传 下载下载 已报到入学 放弃入学资格 已取消入学资格 已保留入学资格的新生名单 已报到入学 放弃入学资格 已取消入学资格 已保留入学资格的新生名单 下载相应学 籍注册状态的新生数据 2 1 1 2 特殊类别特殊类别 系统提供如图所示多项数据下载功能 下载的数据全部是 dbf 数据表格式 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 8 页 图 2 4 特殊类别的新生数据下载 下载下载 上传失败新生名单 下载上传失败新生名单 下载 数据有误新生名单 下载数据有误新生名单 下载 校验通过新生名单 校验通过新生名单 含义与统一录取 的新生数据下载完全一致 只不过数据校验规则略有不同 且这三项的下载都针对的是您上传 的特殊类别数据 下载下载 已报到入学新生名单 已报到入学新生名单 含义也与统一录取的新生数据下载完全一致 只是下载都针对的是 经过省级上传已经加入正式录取库的报到入学的新生数据 2 1 1 3 预科生预科生 预科生数据下载各个选项的功能与前面讲到的统一录取的新生数据下载类似 2 1 2 统一录取统一录取 工作流程如下图所示 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 9 页 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 10 页 下载录取数据检查完整性 下载录取数据检查完整性 流程如图 2 4 所示 图 2 4 下载录取数据检查完整性流程图 下载教育部提供的招生录取名单 教育部持有的录取数据中的考生号唯一 是标识新生身 份的关键字段 为了避免在学籍注册工作中由于考生号错误而无法完成注册 请事先下载 教育部提供的录取数据 与本校新生学籍数据对比确认后 如果有缺少录取数据或与录取数据不符的情况 则需要 通知学校招生部门联系生源省招办向教育部学生司招生处补报或修改录取数据 如果与下载的录取数据相符 则进入学籍注册流程 省级部门设置学籍注册工作开关 省级部门设置学籍注册工作开关 只有省级学籍管理部门开启学籍注册工作开关后 院校单位才 能进行学籍注册工作 保留入学资格 取消入学资格 保留入学资格 取消入学资格 进行此操作需要在线修改学籍状态 报到入学 报到入学 即学籍注册 补充 修改学籍注册信息 补充 修改学籍注册信息 以教育部提供的考生号为准 确保本校学籍管理软件中的考生号与教 育部提供的完全一致 其它的数据项均以本校学籍管理软件中的实际数据为准 上传学籍注册数据 上传学籍注册数据 dbf 一次性 学籍注册 也就是说在完成新生学籍注册的同时 一并填 充其相关的院系等信息 也可以一并修改教育部持有的录取数据中的有误信息 因此 请务必事先准备 好完整 正确的数据 将新生学籍注册工作一次做到位 平台进行数据校验 平台进行数据校验 包含下面两个方面 关于数据表结构的校验 将您上传的 dbf 数据表结构与系统规定的标准表结构进行对比 如 果不相符 系统会提示您缺失或者有误的字段 请修改正确之后再次上传 注意 您上传注意 您上传 的的 dbf 数据表可以比系统规定的标准表结构多一些字段 但绝对不能少字段 数据表可以比系统规定的标准表结构多一些字段 但绝对不能少字段 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 11 页 关于数据内容校验 在上传过程中系统会校验数据的详细内容 对每项进行检查 对于不 规范的数据 会提示您下载 下载校验有误的名单 下载校验有误的名单 指第 步中系统对内容校验后 不规范的数据 平台将学籍数据与录取数据核对 平台将学籍数据与录取数据核对 系统实时将您上传的新生学籍注册数据与教育部持有的录取数 据进行核对 对于普通本专科和研究生学籍注册数据 系统会严格校验 录取年份 学历类别 考生号 姓 名 层次 而对于成人本专科学籍注册数据 除了上述字段要严格校验 还增加了 学习形式 的校验 若完全相符 则直接设置为报到入学 完成学籍注册 否则将数据变动情况反馈给省级学籍管理部门 审核后完成学籍注册 下载资格有误的名单 下载资格有误的名单 指第 步中 校验有误的数据 对于录取数据总库中存在的数据 仅因为其它数据项有错误导致学籍注册失败的数据 请修改完善 之后重新注册 对于教育部提供的录取数据库中缺少的数据 请各高校与生源省市招办联系 由各省级 招办向教育部学生司本专科招生处或研究生招生处补报录取数据 经相应招生处审查通过之后 转交我 中心添加到录取数据总库中提供核对 省级在线审核 省级在线审核 第 步中 学籍注册数据资格核对无误 但关键字段 省级设置为需要审核的字 段 发生了变动 变动是否生效由省级学籍管理部门审核确定 除了系统默认审核的字段 省级学籍管 理部门还可设置学制 身份证号 专业名称等作为需要审核的字段 下载未通过审核的名单 下载未通过审核的名单 指第 步中 未通过省级学籍管理部门审核的学籍注册数据 学籍注册成功 学籍注册成功 9 步中直接通过系统校验 11 步中通过省级在线审核 这部分学籍注册数据 注 册状态都被设置为报到入学 成功完成学籍注册 高校统计查看工作进度 高校统计查看工作进度 查看本单位工作进展情况 高校确认工作完毕 当某一类 比如普通专升本 学籍注册数据全部注册成功 高校需要在系统高校确认工作完毕 当某一类 比如普通专升本 学籍注册数据全部注册成功 高校需要在系统 中设置该类学籍注册工作完毕标识 中设置该类学籍注册工作完毕标识 确认工作完毕后 将不能进行学籍注册的相关操作 2 1 2 1 学籍注册学籍注册 上传的步骤为 1 选择文件所在路径 2 选择数据的录取年份 3 选择招生类别 在数据导入之前 系统会对上传的文件格式和数据表结构进行检查 如不符合标准要求 将被当时 退回 随后系统对上传成功的数据进行数据校验及资格核对 您可以通过统计和下载功能了解核对结果 2 1 2 2 工作统计工作统计 统计本校学籍注册工作的进度 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 12 页 2 1 2 3 注册状态管理注册状态管理 您可以按照考生号单条查询 也可以使用其它字段进行组合查询 如下图所示 图 2 5 注册状态管理 按考生号查询 按考生号查询 即单条查询 查询对象是 2004 年以来的全国录取数据 对属于您持有账号 的管理权限范围内的数据 可以修改其学籍注册状态 按其它方式组合查询 按其它方式组合查询 可以任意组合条件进行查询 您可以修改某个新生的学籍注册状态 但为了同时修改一批新生的状态 您在组合查询的时候 需要事先锁定到某种注册状态 学籍注册状态包括 学籍注册状态包括 报到入学 完成学籍注册的新生 放弃入学资格 所有的新生数据 如果其状态没有明确为 报到入学 保留入学资格 取消入学资格 之一 则视为 放弃入学资格 从而 所有的新生数据起始时的学 籍注册状态都是 放弃入学资格 随着学籍注册工作的开展 逐步转变为上述三种状态 之一 当您最终确认本校工作完毕时 仍然没有明确状态的数据 系统会设置为 放弃入 学资格 只有只有 报到入学报到入学 的数据可以进入的数据可以进入 在校生在校生 模块 模块 保留入学资格 对于有特殊情况而需要推迟入学的学生可以予以保留入学资格的操作 取消入学资格 省级学籍管理部门或者高校可以取消管理权限范围内指定新生的入学资格 数据状态包括 数据状态包括 数据有误 不符合数据校验规则的数据 在下次上传的时候将完全删除 您可以在数据下 载子模块下载 根据下载到的 dbf 文件中提供的 JYJG 字段判定问题所在 从而进行修改完 善 待审核 您上传的数据中有与录取数据不一致的关键数据项 需要等待省市审核通过之后 方可注册成功或修改成功 审核未通过 省市对待审核的数据给出不通过的结论 请认真查找问题所在 并修改完善 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 13 页 2 1 3 特殊类别特殊类别 2 1 3 1 工作流程介绍工作流程介绍 图 2 6 特殊类别的新生学籍注册工作流程 2 1 3 2 考生号编制规则考生号编制规则 对普通高校专升本 五年一贯制 三二分段制 网络教育等新生数据 由高校按照统一编码规则编 制考生号 数据上报省级学籍管理部门汇总审核 之后由省级学籍管理部门上报教育部 系统始终以省系统始终以省 级上传的数据为准 级上传的数据为准 特殊类别的新生数据考生号字段共 15 位 由高校按照以下规则自行编制 录取年份后录取年份后 2 2 位位 入学方式码入学方式码 2 2 位位 院校代码院校代码 5 5 位位 流水号流水号 6 6 位位 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 14 页 录取年份中三二分段制或五年一贯制 应该在学生进入高等教育阶段的年份上传新生数据并使用当 年年份 入学方式码第一位是代表学历类别的一个大写字母 P 代表 普通 C 代表 成人 W 代表 网络教育 Y 代表 研究生 第二位是一个数字 是指具体学历类别中的某个特殊类别 目前入学方 式码主要分以下几种 数据类别数据类别入学方式码入学方式码其它注意事项其它注意事项 普通专升本P1CC 字段 专升本 普通五年一贯制P2CC 字段 专科 高职 普通三二分段P3CC 字段 专科 高职 第二学士学位P4CC 字段 第二学士学位 港澳台侨 普通 P5CC 字段 本科 来华留学生 普通 P9CC 字段 本科 港澳台 研究生 Y5研究生 避免硕士和博士重号 来华留学生 研究生 Y9研究生 避免硕士和博士重号 网络教育W1XXXS 字段 网络教育 注册视听生C1 2 1 3 3 注册数据预校验注册数据预校验 注意 注意 特殊类别的新生数据始终以省级上传为准 这里只校对上报数据格式和内容是否正确 不能 用于上报 数据上报仍然通过传统方式上报给省级学籍管理部门 2 1 3 4 工作统计工作统计 类似统一录取的新生学籍注册 2 1 4 预科生注册预科生注册 2 1 4 1 预科资格核对预科资格核对 预科资格核对实际上就是将当年录取的预科生数据上传以确认其资格 其上传方式及校验规则和统 一录取的新生数据学籍注册完全相同 值得注意的地方在于 预科生在录取当年就进行资格核对 在第二年转正的时候系统提供了单独的转正功能 在上传时需要将层次字段仍然保留为 预科 2 1 4 2 预科转正预科转正 第二年预科生获取正式学籍时 明确其层次等相关字段后再次上传名单 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 15 页 值得注意的地方在于 不论哪年录取的预科生 只需要指定转正年份 系统会自动查找相应的录取数据并予以转正 在准备转正名单的时候 入学日期 RXRQ 字段为实际转正日期 2 1 4 3 工作统计工作统计 对预科生资格核对和预科转正情况进行统计 2 1 4 4 注册状态管理注册状态管理 类似统一录取的新生学籍注册 2 1 5 工作设置工作设置 2 1 5 1 学籍注册工作设置学籍注册工作设置 查看省级学籍管理部门的设置 并进而对本校学籍注册工作进行总体设置 对于统一录取的新生学籍注册工作 默认的工作状态是 开启 当本校相应类别注册完毕之后 选 择 工作完毕 后点击 设置 按钮即可 注意 一旦对某个类别指定为 工作完毕 则其所有没有明 确注册状态的数据均视为 放弃入学资格 2 1 5 2 查看省市审核设置查看省市审核设置 了解省级学籍管理部门对数据的审核要求 2 2 操作日志操作日志 2 2 1 日志查询日志查询 您可以按操作起止日期来查询自己所做过的数据上传下载操作 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 16 页 3 在校生在校生 经过新生学籍注册 所有 报到入学 的新生数据就进入了 在校生 模块 我们将这部分数据统 称为 学籍库 在这个模块中 主要提供了 学籍异动 和 信息修改 两大功能 学籍异动是对学生 在校期间学籍状态的变动情况的网上体现 信息修改是对仍然存在问题的学籍数据进行相应的维护 3 1 学籍异动学籍异动 系统提供两种学籍异动的方式 逐个或批量查询学生信息 添加到 队列 中进行批处理 在线异动 上传需要学籍异动的学生名单以及异动相关信息 批量上传 3 1 1 在线操作在线操作 及及 异动队列异动队列 在线操作模块主要进行数据的查询 选择相应数据后进入异动队列模块进行学籍异动的操作 第一步 查询数据 系统设置了三组查询方式 考生号 姓名 身份证号 学号任选一项进行查询 当前所在级 学历类别 层次 专业名称 系所函授站任选一项进行查询 根据实际情况选择其中一种查询数据 查询后进入第二步 查询结果如下图所示 图 3 1 学籍异动 查询结果 点击学生的姓名 可以查看该生的详细信息 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 17 页 图 3 2 学籍异动 个人信息 第二步 加入异动队列 在查询结果中 如图 3 1 选中要加入异动队列的学生 点击 加入异动队列 确定后 可以看到图 3 1 红色方框内的文字变为蓝色并显示当前异动队列人数 点击后进入异动修 改操作页面 即 第三步 另外 左侧导航栏中 异动队列 为可点击状态 并显示当前异动队列的人数 图 3 3 异动队列不为零 注意 注意 1 若异动队列为空 则图 3 1 红色方框内为灰色字体 不可点击 同时可以看到左侧导航栏中 异动队列 也为灰色不可点击 并显示为 0 人 图 3 4 异动队列为零 2 为方便用户使用 异动队列 在选好后 即使退出系统 仍然可以保存 12 小时 由于 异动 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 18 页 队列 采用 cookie 技术 清空 cookie 异动队列 中的数据也将清空 第三步 选择学籍异动的具体学生 选择学籍异动的具体学生 如图 3 5 所示 选中后 点击 学籍异动 进入第四步 其他功能 点击学生的姓名查看该生详细信息 从队列中删除 表示把选中学生从当前异动队列中删除 清空队列 点击后 清空当前异动队列 图 3 5 选择学籍异动的具体学生 第四步 学籍异动 1 学籍异动页面如图 3 6 所示 上部列出所选学生 图 3 6 异动操作 注意 注意 若在图 3 5 中只选择一名学生 点击 学籍异动 后 如图 3 6 所示 上部将显示该生的详 细信息 如果选择多于一名学生 点击 学籍异动 后 页面将直接给出所选学生的姓名列表 不再列 出详细信息 2 依次选择 异动类型 异动日期 详细情况 点击 添加 在图 3 6 下部的 待异动日志 中即有相应显示 如图 3 7 点击 删除 即可删除该条异动操作 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 19 页 图 3 7 待异动日志 注意 注意 异动类型 留级 降级 重修 跳级 复学 需要在详细情况中选择 异动后后所在年级 转学 转专业 需要在详细情况中选择 转入 的省市 学校或专业名称 休学 退学 死亡 违纪 处分 需要在详细情况中选择休学原因 异动日期 指的是异动实际发生的时间 比如转学日期 处分日期等 转学流程 如果是省内转学 则提交的转学申请将按以下流程被逐步审批 本校提出转学申请 本省学籍管理部门审批 待转入院校审批 如果是跨省转学 则提交的转学申请将按以下流程被逐步审批 本校提出转学申请 本省学籍管理部门审批 待转入院校所在省学籍管理部门审批 待转入 院校审批 3 选择完毕 点击 提交 待异动日志 将提交到系统异动日志表中 至此异动操作完成 3 1 2 批量上传批量上传 本模块是针对大量数据 多种异动的批量操作 1 下载 标准表 点击图 3 8 中红色文字 标准表结构 保存文件即可 2 上传异动数据 按照标准表结构的要求 准备异动数据文件 通过点击图 3 8 的 浏览 和 提交 上传即可 标准表相关字段说明请参考附件 II 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 20 页 图 3 8 批量上传 3 上传结果 上传后将看到上传结果 若以前上传时有过失败记录 则看到如下提示 图 3 9 批量上传结果一 点击 可以下载以前上传的有误的数据 点击 开始数据上传 上传结束后可以看到本次上传结果 图 3 10 批量上传结果二 注意 注意 和学籍注册的上传类似 先进行表结构校验 通过后导入数据 然后对导入数据进行逻辑校 验 校验通过的数据提交到异动日志表 有误的提供 下载 数据有误的原因将在字段 JYJG 中给出 3 1 3 转学审批转学审批 如果有其它高校申请转入 则此处会列出需要审批的学生名单 您可以选择一个或多个学生 点击 同意 即可批准该学生转入本校 如果您不同意该学生转入 则点击 不同意 并输入原因后否决该转学申请 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 21 页 3 2 信息修改信息修改 3 2 1 在线操作在线操作 及及 修改队列修改队列 操作步骤同 学籍异动 的 在线操作和修改队列 类似 值得注意的是信息修改页面 如图 3 11 所示为修改一个学生信息时的页面 若同时修改信息的学生 数目超过了一人 则列表中不会出现姓名 学号 出生日期 身份证号姓名 学号 出生日期 身份证号 图 3 11 信息修改 表中列出了允许修改的字段 您选择要修改的字段 此时 修改后的值 中将出现输入框或下拉列 表框 输入选择后 点击 提交修改内容 提交修改信息到信息修改日志表 信息项说明 中的 需要省级部门审核 是指 字段的修改需要省级学籍管理部门审核同意后生 效 未设置为 需要省级部门审核 的字段修改在提交后即时生效 您可以在左侧导航栏的 省市审核 设置 中查询本省学籍管理部门设置哪些字段需要审核 信息重置 点击后清除图 3 11 中所选的修改项目 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 22 页 图 3 12 信息修改日志 3 2 2 批量上传批量上传 同样的 信息修改也可以批量上传 下载标准表结构 填写数据后上传即可 注意 除了 KSH 字段必须填写 其余字段若未发生变化可以不填 当然系统会自动过滤掉不需要修 改的字段信息 3 2 3 省市审核设置省市审核设置 在此查看省级学籍管理部门设置的需要审核的信息修改项 如图 3 13 灰色为不审核项 图 3 13 省市审核项目 3 3 查询管理查询管理 3 3 1 在校生在校生 系统提供三种查询方式 考生号查询 姓名 身份证号 学号任选一项进行查询 当前所在级 学历类别 层次 专业名称 系所函授站任选一项进行查询 查询到的数据可以进行 撤销学籍 保留学籍 恢复学籍 的操作 3 3 2 学籍异动学籍异动 本模块用于查询学籍异动日志 系统提供三种查询方式 考生号查询 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 23 页 姓名 身份证号 学号任选一项进行查询 学历类别 异动时间段 异动类型任选一项进行查询 若异动日志的数据状态为 待异动 则可以将其 删除 3 3 3 信息修改信息修改 本模块用于查询信息修改日志 系统提供三种查询方式 考生号查询 姓名 身份证号 学号任选一项进行查询 学历类别 修改时间段 修改字段任选一项进行查询 若修改日志的数据状态为 待审核 则可以将其 删除 图 3 14 待审核 3 4 数据统计数据统计 3 4 1 在校生在校生 任意组合条件统计在校生情况 此处仅统计人数 具体信息不再显示 3 4 2 学籍异动学籍异动 统计指定动时间段内学籍异动情况 可以选择 统计表 一 统计表 二 统计表 三 进行查看 图 3 15 学籍异动统计 3 5 数据下载数据下载 3 5 1 数据下载数据下载 提供学籍数据下载和预科转正数据下载 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 24 页 3 6 操作日志操作日志 3 6 1 日志查询日志查询 您可以按操作起止日期来查询自己所做过的数据上传下载操作 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 25 页 4 图像校对图像校对 工作流程图 工作流程图 图 4 1 毕业生图像校对工作流程 4 1 数据处理数据处理 查看本校工作进展查看本校工作进展 如图 4 2 表中列出了最近几年的相关统计数据 注意 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 26 页 1 点击数字上的链接即可下载相应的数据 2 毕业年份是学历照片链接的重要条件之一 3 若需要修改个别学生的毕业年份 请在 查询 校对 中操作 4 若需要修改一批学生的毕业年份 请按下述步骤操作 1 从系统中下载需要修改毕业年份的学生名单 2 进入 公文收发 模块 点击 发公文 3 将用户 wp 不包括引号 添加到 公文接收者 中 4 标题 中请填写 批量修改图像校对数据的毕业年份 5 内容 中请明确写上 请将附件中的学生毕业年份从 yyyy 年改成 yyyy 年 并最好留下自 己的联系方式 6 点击 添加附件 将自己下载的需要修改毕业年份的学生名单作为附件加入到公文中 7 点击 发送 即可 我们在收到名单后会尽快与您联系确认并及时修改 图 4 2 毕业生图像校对工作流程 查询查询 校对校对 通过输入学号 姓名 身份证号三项信息中的一项或几项 即可查询出所对应的学生图像信息 该查询功能支持完全匹配 模糊匹配两种模式 灵活使用这两种匹配模式 可以很大程度地方便您 的查询操作 对于具体的某个毕业生 您可以对学生的校对结论做进一步的操作 包括 下载照片 信息无误 清除校对结论 同意修改 信息有误 1 下载照片 点击后选择适当位置保存即可 2 信息无误 系统直接添加校对无误标记 不考虑学生本人的校对结论 3 修改校对结论 可以再次校对该学生的信息 4 清除校对结论 系统会删除该学生的校对结论 从而使学生可以再次登录系统进行校 对 5 同意修改 系统会根据当前的校对结论修改数据 修改成功后学生即可再次登录系统 校对他的信息 6 信息有误 根据实际情况 选择错误项 录入正确信息 提交校对结论 此操作会删 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 27 页 除学生原校对结论 注 当学生没有进行校对操作时 信息无误 信息有误 按钮将会出现 校对结论为有误时 信息无误 清除校对 结论 修改校对结论 同意修改 按钮将会出现 校对结论为无误时 清除校对结论 信息有误 按钮将会出 现 校对信息项分三类进行处理 照片 学校名称 基本信息 姓名 性别等 其中某一类信息有误时 都不需要再 校对其它信息 正确的校对顺序是 照片 学校名称 基本信息 审核审核 修改 修改 对于照片有误的数据 高校不能直接修改 建议在 查看本校工作进展 栏目中下载这批学生 的名单 并与当初采集这批照片的图片社联系 协商 重新拍摄 对于姓名 学号 身份证号 学校等信息有误的数据 高校核实无误后 可以直接修改 修改 完毕后学生就可以再次登录系统校对 在此您可以对基本信息错误和院校名称错误的学生进行批量处理 在使用批处理功能时请事先 选中要处理的数据行首的复选框 系统提供 清除校对结论 和 同意修改 两种批处理功能 其 中 1 清除校对结论 清除所有选中的学生的校对结论 此操作成功执行后 这批学生即可登录 系统再次校对本人信息 2 同意修改 对所有选中的学生 根据其提交的修改意见 修改资料 此操作执行成功后 这批学生即可登录系统再次校对本人信息 4 2 开通院校开通院校 在此可以查看已开通图像校对功能的省市和院校名单 某个高校开通图像校对功能的条件是 该校学信政务卡账号已经开通 在中国图片社提供给教育部的所有照片信息中 至少有该校一名学生的信息 在此 请各高校注意提醒学生 如果在已开通图像校对功能的院校名单中有您所在的院校名称 但 学生本人通过 XH SFZH 或 XM SFZH 都查不到自己的信息 则有两种可能 图像信息尚未入库提供校对 请耐心等候 学号 姓名或身份证号有误 请与本校相关负责老师联系 请求协助校对 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 28 页 5 学历注册学历注册 学历注册模块主要功能包括两个方面 对 1991 年 2000 年回登的学历数据进行查询统计 对 2001 年以来学历电子注册的数据进行查询 统计和信息维护 5 1 数据查询数据查询 5 1 1 2001 年后数据查询年后数据查询 在此您可以输入多种查询条件来查看本校 2001 年后的毕业生数据 目前系统主要提供以下几种查询 学历数据的方式 1 毕业年份 院校名称 或 省市名称 其他条件 其中 毕业年份 必须选择 院校名 称 与 省市名称 至少选择其一 其他条件可无 建议指定学历类别与学历层次 2 姓名 或 证书编号 其他条件 其中 姓名 或 证书编号 二者至少选择其一 其他条 件可有可无 3 证书编号 或 姓名 选择左匹配 需加上其他任意一个条件 此时若 姓名 只使用姓氏 则必须加上证书编号作为查询条件 4 直接以完整的 身份证号 作为查询条件 5 1 2 十年回登数据查询十年回登数据查询 功能和 2001 年后学历数据查询相似 5 2 数据统计数据统计 5 2 1 撤销名单直观统计撤销名单直观统计 提供本校各类别被撤销的学历数据总体统计情况 我们按照撤销理由分为 省市申请撤销学历数据 和经学历认证鉴定不予承认学历数据 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 29 页 5 2 2 撤销名单组合统计撤销名单组合统计 提供多个条件的组合统计功能 便于您从多个角度查看被撤销的学历数据 5 2 3 数据统计数据统计 根据用户的统计需要 选择不同的统计条件组织 统计历年本校的学历注册数据情况 5 3 照片统计照片统计 5 3 1 照片链接情况统计 照片链接情况统计 根据用户的统计需要 选择不同的统计条件组织 统计历年本校的学历注册数据情况 5 4 数据下载数据下载 5 4 1 教育部审核结果 反馈数据 教育部审核结果 反馈数据 近几年 学历电子注册数据审核主要包括资格审核和数据校验两项 资格审核是与往年的录取数据 库进行核对 数据检验主要是检查数据的合法性和非空 是否上网与审核结果有直接关系 但不一定是 必然关系 对于确实不能上网的数据 将通过该模块反馈给有关省市学籍部门和高校 进行重新核对和 修改 5 4 2 学历数据学历数据 下载历年的学历电子注册数据 5 4 3 缺少照片的数据缺少照片的数据 系统将学历数据与学历照片关联 将没有找到照片的学历数据提供下载 便于您补报照片 5 4 4 撤销学历的数据撤销学历的数据 在此您可以下载所有被撤销学历电子注册资格的数据 5 4 5 数据字段设置数据字段设置 您可以根据自己的需要对某类下载仅选择要关注的字段 其它可有可无的字段可以选择不下载 这 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 30 页 样可以大幅度提高您下载数据时的效率 注意 此处的设置在您下一次改动之前一直有效 5 5 数据修改数据修改 5 5 1 数据修改流程数据修改流程 图 5 1 学历数据修改流程 5 5 2 2001 年以后数据修改年以后数据修改 院校在此模块可以对毕业生的学历数据进行修改 修改的字段为教育部允许修改的字段 目前仅提 供毕结业结论的修改功能 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 31 页 图 5 2 查询学历数据并修改 用户可以单条修改数据 即用足够的查询条件确定出要修改得学生 然后对学生的数据进行修改 同时本模块还提供了批量修改 把需要修改的数据逐一加入到 队列 中 队列 的概念在第一章第七 条有相应的描述 然后在 队列 中进行批处理或逐一处理 对于批量修改可以通过如下步骤操作 通过输入条件 查询出符合条件的毕业生数据 选中需要作修改操作的数据 单击 加入批量处理队列 按钮 图 5 3 加入批量处理队列 单击 查看队列 按钮 进行相应操作 图 5 4 查看队列内容并执行相应操作 注 1 列表内最多添加 200 条数据 2 修改的数据需要通过省级学籍管理部门审核后才可以最终生效 3 队列 中的数据 可随时选择删除 即放弃对学历数据的修改 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 32 页 5 5 3 已修改数据查询已修改数据查询 如果学历数据进行了修改的话 在这里就可以查询到 由于修改的数据需要提交省级学籍管理部门 审核 所以对于修改的数据来说 存在这样几种状态 审核未通过 审核已通过 待审核 已删除 已 修改 数据状态解析 审核未通过 即省级学籍管理部门不允许修改的数据 审核已通过 即省级学籍管理部门允许修改的数据 待审核 省级管理部门还没有处理的数据 已删除 审核已通过数据和待审核数据都可以被置为已删除状态 但是如果数据已经被审核通过 的话 需要在审核通过的当日删除 因为系统默认每晚作数据入库的工作 即把审核已通过的数据的状 态置为已修改的状态 已修改 审核通过的数据被倒入到学历库中 这些数据就被置为已修改的状态 5 6 数据撤销数据撤销 此处功能与学历数据修改类似 教育部高校学生司 全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心 第 33 页 6 公文收发公文收发 用于各级工作部门间发送公文 消息等 具体操作请参考 公文收发使用手册 7 工作论坛工作论坛 用于各部门就工作中遇到的问题进行讨论 8 资料库资料库 存放公告 常见问题 使用手册 系统流程 数据