尚客优员工手册(修改稿2013).doc

目 录一、公司总经理致辞2二、总则3三、尚客优简介4(一)愿景4(二)使命4(三)目标4(四)理念4(五)简介5四、组织架构7五、制度内容8(一)聘用8(二)考勤制度9(三)会议管理制度11(四)档案管理制度13(五)车辆管理制度16(六)电话通讯工具使用管理规程17(七)入职培训制度19(八)办公用品发放和领用管理制度20(九)文秘管理规程21(十)办公室管理制度23(十一)印章、证件证照管理23(十二)员工住宿管理制度25(十三)应急预案26(十四)出差管理规定28(十五)计算机网络信息管理制度30(十六)固定资产管理32(十七)薪酬福利34(十八)员工福利35(十九)办公室人员行为规范36(二十) 员工奖惩管理规程37(二十一) 安全生产工作管理规程40(二十二) 重大事故责任倒查制度41(二十三) 费用报销管理流程及规定42(二十四) 办公室卫生管理制度.48 （二十五）外派人员廉洁自律管理规程.49（二十六）外派人员回司期间管理规程.50（二十七）员工晋升管理办法. .51（二十八）解释与修订. .63六、员工签名.64一、 公司总经理致辞欢迎您加入“尚客优”这个大家庭，成为公司未来事业发展团队中的一员。“尚客优”是一个年轻、充满活力而又积极向上的团队。团队中的每一位员工都以把“尚客优”建设成为中国二、三线城市最著名的连锁服务业品牌为梦想，秉承“诚信、专注、双赢、创新”的核心价值观，专业、敬业地服务于我们的客人。“尚客优”最宝贵的财富是员工，公司将关注每一位员工的成长，关心每一位员工的未来，努力为员工提供相互尊重、公平竞争的工作环境,提供完善且公正的薪酬福利待遇及系统的专业培训。相信您在这样的氛围中工作，定能最大限度地发挥自己的聪明才智，您的努力和付出也必将得到客观的评价和应有的回报。“尚客优”未来事业正在健康、高速的发展，这也为您提供了实现人生价值的最好舞台。期待看到您在这个充满了激情、关爱的团队中尽显才华，成就事业，和公司共成长。愿您在“尚客优”工作愉快！ 马英尧 74一、 总则本手册的宗旨在于为尚客优集团及尚客优集团旗下子公司（分公司）的员工提供有关公司人力资源的政策规定，所有规定是依据国家有关法规及公司相关规章制度而制定的，公司所有员工应了解可以享有的福利和应该遵守的规则。本手册中的内容如有变动，公司将在适当的时候将需要修订部分公布给全体员工。本手册为劳动合同的附件，与劳动合同具有同等法律效力。二、 尚客优简介(一) 愿景逐步成为覆盖三线城市吃、喝、玩、乐、住、行全方位的服务商，让三线城市消费者尊享快乐生活。(二) 使命用我们的专业知识和精心策划，致力于提高尚客优的服务水平和产品质量，从而为我们的顾客提供享受时尚、快乐、尊贵的生活环境和条件；为境内外的投资者或合作伙伴提供更多的连锁型投资项目，并使其获得稳定而有竞争力的回报；同时为我们的员工提供得到尊重，接受培训、施展才华、成就事业、提升自我的平台和空间。由此创造我们的“尚客优”品牌。(三) 目标做中国三线城市最大的连锁服务业综合运营商。(四) 理念诚信 无论做人做事，诚信永远是最根本的原则。 专注 我们深信，只有专注才能专业，只有专业才有我们存在的价值。 双赢 无论对我们的顾客还是公司的员工，也无论对投资者还是合作伙伴，双赢才是“尚客优”得以快速和长久发展的前提。我们要悉心地照顾好每位顾客，真诚地关心每位员工，更多地考虑投资者和合作伙伴的利益。创新 要确保我们走在行业的最前列，学习和创新是我们发展的引擎和动力。(五) 简介香港尚客优酒店连锁管理集团于2009年开始在大陆运营尚客优快捷酒店品牌，青岛尚客优城际酒店管理有限公司即为香港尚客优全资子公司。集团在2012年1月1日获得新加坡ACA株式会社集团的注资，在2012年3月引进法国TWC投资集团作为战略投资者，并启动境外上市计划。尚客优集团专注于三线城市连锁服务业管理，通过旗下连锁品牌的发展，致力于提高三线城市服务业品质，为三线城市投资者提供专业化连锁管理服务。作为三线城市首家连锁服务业综合运营商，集团拥有骏怡城际酒店（准三星）、尚客优快捷酒店、宝乐迪量贩式KTV、尚客优品中式餐厅等四大品牌。尚客优快捷酒店，已在全国167个城市开设473家分店，位居中国连锁酒店开店规模第六；（截止到2013年1月21日） 宝乐迪量贩式KTV，已在全国36个城市开设90家分店，位居中国量贩式KTV品牌开店规模第二；（截止到2013年1月21日）骏怡城际酒店是快捷酒店的升级版本，旨在为顾客提供更高一个等级的住宿服务，更加关注中产成功人士的商旅体验。骏怡城际酒店将颠覆传统三星级酒店模式，引领三星酒店新标准。预计将在两年内发展分店30家。尚客优品中式餐厅追求更有品味的中式快餐，不仅提供健康美食，更注重环境优雅。尚客优品将在大部分的酒店、量贩KTV进行配套发展，并同时独立发展。预计在未来两年内完成200家分店的布局。作为三线城市连锁服务业第一品牌，尚客优集团凭借“时尚、快乐、尊贵”的产品经营理念，经过三年的不懈努力，打造出了三线城市服务业新标准，形成了三线城市最大的连锁管理网络。尚客优将依托品牌优势，秉持独特的市场定位，带动中国三线城市服务业走向成熟和完善，为中国服务业的发展做出贡献。三、 组织架构四、 制度内容(一) 聘用1.聘用原则 公司应遵循公平的聘用原则，择优录用员工。 2.背景调查 对公司有意录取的应聘者，公司在录用前进行电话或书面的诚信调查，只有具备良好诚信记录的候选人才有可能成为尚客优的员工。3.工作责任您的责任是提供专业的服务及后台保障，配合公司旗下各子公司运营，达成运营的目标。 4.劳动合同 劳动合同系公司与员工明确聘用关系的法律文本，劳动合同（或聘用协议）只有在公司与员工双方共同签署后方能正式生效。劳动合同（或聘用协议）一式三份，甲乙双方各执一份，另外一份放入员工社保档案。公司要求每位新同事在入职当天必须签订劳动合同。 5.人事档案与录用手续 员工应在报到当日将各种证件复印件和办理保险需要本人提供的相关资料递交给公司，由于个人原因无法及时提交资料的，必须书面写明原因，申请延缓缴纳保险时间，因个人原因造成无法缴纳保险的，公司不承担任何责任。分公司（区域）招聘经理级（含）以下员工，由分公司（区域）负责办理录用，并将入职档案和相关培训记录妥善保管，及时交至公司综合办公室；经理级（不含)以上员工，须回公司综合办公室办理录用手续。 员工入职需按照综合办公室规定的流程办理，办理入职手续后方可入职，对于个人提供信息不正确或拒不提供相关信息的，由此造成的一切后果由个人承担（如：不能及时提供银行账号的，将影响工资的发放等）。 6.试用期 所有员工都必须经过劳动合同中规定的试用期。试用期从报到之日起开始计算。员工试用期 1 至 3 个月。试用期满前，员工的直属上级对其工作表现进行评估并呈公司领导审批。审批通过即转为正式员工，享受正式员工的一切待遇。尚未通过审批者，必要时，试用期的期限可以变更，但最长不得超过六个月。试用期满后，转正申请由本人提起，经理级(含）以下员工，须呈报副总经理审批，经理级（不含）及以上人员，须呈报公司总经理审批，申请书批复后，由综合办公室存档。 7.业绩评估 除了试用期内对员工进行工作评估外，员工直属上级每年至少一次同员工一起评价员工的工作成绩，并制定今后的工作目标。评估的内容公司将严格保密。 8.晋升 公司根据公司建立的内部晋升体系，为优秀员工提供发展平台。晋升后前三个月属考核期，经考核合格，正式任职。普通员工，晋升由部门提起申请，公司分管领导审核，总经理批准后，方可转正。 9.内部调动 公司根据工作需要和员工个人状况，可以改变员工的工作岗位，员工必须服从调动，并积极做好工作，薪酬随岗位的变动而变动。 10.员工离职 10.1 解除合同 试用期内员工被公司解除合同将提前七天被告知。通过试用期的员工在合同期内被公司解除合同将提前三十天被告知。自通知之日起三十日内，公司将对员工承担劳动约定的义务。 下列情况会导致立即解聘，并且无赔偿金： -严重违反公司规章制度的。 -严重失职，营私舞弊，对公司利益造成重大损害的。 -外派人员被业主严重投诉 2 次以上。 -经理级（含以上）人员使用未在公司备案的手机号码、邮箱地址处理业务的。 -公司人员私自收取其他合作单位馈赠或索要钱财的。 -严重违背职业道德的，例如与分店员工存在不正当关系等（包含泄露公司资料）。 -经理级以上的名片上不允许印个人邮箱、个人电话。 -通过非法途径，侵吞公司财产（挪用公款、贪污受贿）情节严重的。 -被依法追究刑事责任的。 -散布不利于公司声誉的言论。 -连续旷工3天，一年内累计旷工5天的。 10.2辞职 试用期内员工辞职需提前七天书面通知公司。 通过试用期的员工在合同期内辞职需提前三十天书面通知公司，公司审批后方可离职 （经理级以下员工需副总经理审批，经理级（含）以上级别需公司总经理审批）。 经过公司培训的人员在约定的服务期内离职，要按照培训协议承担违约的培训费用。 10.3退休 凡本公司员工年龄达到国家规定的退休年龄，均可办理退休手续。 10.4离职人员需按照综合办公室规定的办理流程，办理离职手续后，方可离职。 未办理离职手续人员（含手续不全人员），或旷工三天以上人员，综合办公室按自动离职处理，扣发工资。 11.员工返聘 公司欢迎符合录用条件的离职员工重新应聘，聘用的岗位、级别将重新核定。但被公司因违纪解除劳动合同的员工不予再聘。 12.亲属聘用 受聘时要如实填写与公司在职员工的关联关系，公司本着择优录用的原则，在工作安排时将避免同公司直线上下级关系。 (二) 员工考勤管理规定1 目的 为加强公司员工工作纪律，规范上下班制度，特制定本规程。2 适用范围 适用于公司全体员工的考勤管理。3 职责3.1 综合办公室负责作息时间的制定和公司员工的考勤管理与监督。3.2 各部门负责本部门员工的考勤管理。3.3 各部门考勤员承担本部门员工考勤的具体工作，部门负责人对每月考勤进行审核。4 考勤内容4.1 迟到、早退、擅自离岗和旷工4.1.1 没有按规定的上班时间到达工作岗位的视为迟到。4.1.2 没有按规定的下班时间提前离开工作岗位的视为早退。4.1.3 上班时间未经上级批准离开工作岗位者，即为擅自离岗。 4.1.4 迟到、早退或擅自离岗超过60分钟者视为旷工。旷工2小时者按旷工半天处理，超过半天不到1天者按旷工1天处理。 4.2 工作时间4.2.1 公司实行每天8小时工作制。4.2.2 遇法定节假日，公司各岗位按工作需要进行排班。公司实行月薪制，所发放的工资已包含加班费。4.2.3 公司员工因工作需要加班，须提前提交员工加班申请单，列明加班事项及内容。公司内部员工由部门领导和综合办公室审批，报综合办公室备案，外派员工由业主签字确认后，报公司总部直属部门和综合办公室备案。未提前提交员工加班申请单者，出勤不计为加班。4.2.4 公司员工因工作需要调休，须提交员工加班申请单和请假单，由部门总经理审批后报综合办公室备案。外派员工派遣期内所累计假期，原则上必须在两个月内休完。员工调休累计时间不得超过5天，遇法定节假日不得超过7天，超过5天的调休，两次调休间隔时间不得少于一个月。未提前申请而先休后调，扣罚当事人及相关负责人50分行政价值券并警告处分。4.3 考勤周期4.3.1 每月1-31日为一个考勤周期。4.3.2 公司组织的会议、培训、集体活动均纳入考勤范围。4.4 员工有下列情况的，可免予打卡：4.4.1 公司高层领导；4.4.2 出差或外出学习不能打卡者；4.4.3 因故请假并经批准者；4.4.4 有正当理由并事后说明原因且经部门负责人核准者；4.4.5 特殊岗位，由部门提出申请，经总经理批准，综合办公室备案，员工可免予打卡。5 工作程序5.1 员工入职时须到综合办公室录入考勤机指纹信息。5.2 员工上午上班、下午上班、下午下班时，均应自觉打卡。5.3 员工因工作原因未打卡的应及时报部门考勤员，考勤员在考勤表上注明原因，并经部门领导签字确认。5.4 外派人员回总部期间，应按时打卡，无打卡记录，且无出差申请单或请假单的一律按旷工处理。5.5 申请加班经批准者，加班时间内必须按时打卡，未按时打卡者，出勤不计为加班。5.6 如因考勤机无法正常使用或经过请假批准晚到的，应及时到综合办公室补签到。非考勤机故障原因导致当月补签到超过2次，视为迟到1次。5.7 外派人员根据工作岗位不同，实行电话签到、OA考勤、书面考勤表（须经业主签字）的形式，考勤内容同本规定第4条。各部门考勤员负责跟踪确认外派员工考勤情况并记录，业主签字确认的考勤和其它与考勤相关的文件原件，须由本部门备案。5.8 各部门考勤员应如实在考勤表上记录和汇总本部门所有员工的请假、加班、出差、外勤等情况，并按考勤表的格式内容规范填写。各类有薪假及无薪假均需填写请假单并附齐相关资料。5.9 部门考勤员应于每月第一个工作日将上月的考勤表（后附各类与考勤有关的单据），交综合办公室审核，作为结算工资的依据。6 休假审批权限6.1 一天（含）以内，由各部门负责人审批,综合办公室审核。6.2 一天以上，三天（含）以内，由部门审核，综合办公室复核，公司副总经理审批。6.3 三天（含）以上由综合办公室审核，公司总经理审批。6.4 公司职能部门负责人休假，由综合办公室审核，公司副总经理复核，公司总经理审批。7 附则7.1 综合办公室绩效薪酬人员负责做好员工请销假等相关记录。7.2 员工参加公司会议时须按时签到，以作为会议考勤依据。会议请假由会议发起人审批。7.3 员工因个人原因未打卡、未补签到也未办理请假手续者按旷工处理。7.4 严重违反考勤制度者按员工奖惩管理规程处理。8 相关文件8.1 员工奖惩管理规程9 相关记录9.1 考勤表9.2 员工加班申请单9.3 外派人员工作考勤记录表9.4 请假单(三) 会议管理制度1 目的 提倡实效会议，会议应简明、清晰、准备充分。2 适用范围 适用于公司本部及区域中心（分公司）的会议管理。3 职责 综合办公室在公司分管副总经理的领导下，负责公司会议的组织和落实。 4 工作流程4.1通知 由会议发起人通知综合办公室，然后由综合办公室通知参会人员。部门间的会议由综合办公室以OA邮件的形式通知参会人员，若参会人员无法及时读取会议通知，会议通知发布人可直接电话通知参会人员准时参加会议。4.2 会议准备 会议时间、会议地点以及会议所需的PPT等设备由综合办公室提前准备。4.3 会议纪律4.3.1会议召集人员提前10分钟入场，与会人员提前5分钟入场；迟到、早退者按考勤迟到或早退一次计算。对于参会人员迟到、早退现象，依据员工考勤管理规定、员工奖惩管理规程相关规定，行政主管每月度处罚10人次以上。4.3.2 因特殊情况确实无法参会的人员，应提前向上级领导报批。无请假单者按事假或旷工处理。4.3.3 进入会场前，与会人员应整理仪表，做到衣冠整齐，精神饱满；会议期间要求集中精力、认真听取发言，不得交头接耳。4.3.4 会议期间严禁吸烟。4.3.5 坐姿端正，不随意走动。4.3.6 手机关机或设置静音状态，不接打电话，不玩手机或上网；如必须接听电话，可到会议室外接听。4.3.7与会人员不得泄露会议机密，并妥善保管会议材料。 4.3.8 会议内容要“精”、“短”、“实”。4.4 会议记录与纪要 部门级以上会议都要有会议纪录与纪要。会议纪录人由会议主持人指定，综合办公室主任考核会议记录情况。会议纪录应由文秘法务组存档保管。4.4.1 当涉及需表决的事项时，超过半数与会者同意即为通过。应参会人员无论参加会议与否，都应当执行会议决议，对决议执行情况的跟踪考核由决议对口部门负责，公司级别的决议，由综合办公室跟踪考核。4.4.2 凡公司级别的会议都要形成会议纪要，会议纪要必须附带会议议程和会议记录。会议纪要由会议主办部门在会议结束后2个工作日内整理完成，并纳入月度绩效考核中。对没有及时完成或发文的，扣罚责任人相应绩效分数。会议纪要印发前应由会议主办部门负责人审核，并由公司总经理签发。4.4.3 会议纪要须根据内容区分秘级程度。公司经营班子会议纪要等秘密级及以上的只能在规定范围内发放。如发现有外泄情形，公司追究当事人保管不善的责任并扣罚相应绩效考核分数。4.4.4 会议纪要由综合办公室存档，并按重要程度确定保存期限。4.4.5 各部门召开的班子会议，在会议结束后2个工作日内整理完成，报综合办公室备案。部门负责人负责督办会议事项，若不及时备案或督办，部门负责人扣罚当月绩效5分。4.5 会议类型及管理要点为避免会议过多或重复，公司经常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。4.5.1 年度总结会一般一年一次，年初举行，对公司上一年度的工作进行总结表彰，并下达公司本年度的经营管理目标，由综合办公室主任组织召开。4.5.2 季度总结会每季度上、中旬举行，公司对各部门上季度工作计划执行情况进行总结分析，评价各方面的工作情况，指出不足，提出改进措施，不断提高公司经济效益，由综合办公室主任组织召开。4.5.3 经营班子例会每月举行两次，由公司董事长召集，公司经营班子成员参加，分析和研究公司经营过程中遇到的问题，由综合办公室负责发布会议通知。4.5.4 月考评总结会 每月6号，汇报总结上一月的工作情况及下月的工作安排，由综合办公室负责人组织各部门召开，文秘发布会议通知。4.5.5 周沟通例会汇报上周工作情况，提交各部门不能自行解决的问题，由综合办公室文秘联系各部门沟通会议事项，填报周沟通例会联系单，送综合办公室主任阅看。公司总经理对各部门工作进行讲评，提出下周工作要点，进行布置和安排。4.5.6 部门班子会每月召开两次以上，传达贯彻公司重要会议精神、决议和指示，研究分析部门工作计划、工作总结和其他重要事项。4.5.7 筹建工作例会 每周二下午运营管理部负责人对各分店工作进度进行检查、总结，并布置相关工作。4.5.8 店长电话会议周一上午运营管理部负责人检查区域及各分店工作情况。 检查、总结、布置工作，传达公司指示。4.6各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。4.7凡涉及多个部门主管参加的会议，均应于会议召开前一天通知与会人员。5 会议室使用5.1 会议室、接待室是公司举行会议、接待客户、培训员工的场所，公司所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入和占用接待室和会议室。5.2 各部门如要使用会议室，须提前告知综合办公室，并在会议室使用本上签字。5.3 任何员工不得拿走会议室的家具及物品。与会者要爱护会议室的设施。5.4 会议结束时，与会人员要复原桌椅，带走个人物品和杂物，保持会场清洁。综合办公室负责检查监督会场卫生情况，若有脏乱差情形，依据员工奖惩管理规程做相应处罚。5.5 如有两个或两个以上的部门同时申请使用会议室，原则上按预定时间先后及会议重要程度安排，特殊情况使用部门自行协商进行调整。6 相关附件6.1 会议签到表6.2 会议议程6.3 会议记录6.4 会议纪要6.5 会议纪要跟踪表(四) 档案管理制度1 目的为实现公司各类档案的统一收集、统一管理。2 适用范围 适用于公司本部的文书档案、电子档案、人事档案、运营档案、工程技术档案和特殊载体档案的管理。3 职责3.1 综合办公室负责公司档案的收集整理、鉴定分类和立卷归档的管理工作。3.2 各部门负责本部门在工作中形成、办理完毕有保存利用价值的文件资料的整理归档工作，即负责 将短期保存的资料按程序立卷建档，将永久和长期保存的资料于次年二月底前向公司档案室移交。3.3 执行保密制度，维护档案的完整和安全。4 工作流程4.1 档案类型 4.1.1 综合办公室档案4.1.1.1 员工人事档案员工人事档案是综合办公室以员工个人为单位集中保存起来的反映员工一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括：员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关转正、晋升记录等资料；工资福利资料；出勤记录、工作岗位流动资料；员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料、学历、评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；奖励、处分材料；任免、工资、录用、离职等审批表及其它相关重要材料。4.1.1.2员工工作档案从员工进入公司开始，记录员工在公司工作过程中各阶段的个人经历、思想品德、业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括：教育培训记录、专业特长与爱好等资料。4.1.1.3工资福利档案有关请示、批复、报告、通知等文件；工资、奖金分配办法、考核资料；福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。4.1.1.4教育培训档案有关请示、批复、报告、通知、工作计划等文件；工作、教育培训、教育管理等活动中产生的、经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。4.1.1.5行政后勤档案有关请示、批复、报告、通知、工作计划等文件；卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料、车辆管理档案等。4.1.1.6文秘法务档案 有关计划、总结、分析、考核以及每月度、季度、年度考评等资料；有关公司外来文件、内部文件、会议纪要、会议记录、重要通知、管理规程、公司对外签订合作协议等资料。4.1.2 财务部档案有关计划、总结、分析、考核以及每月度、季度、年度考评等资料；财务工作中产生的会计凭证、会计账簿、会计报表、费用报销单据、税务申报（无打印资料部分在税务网站中）、相关合同等资料。4.1.3 品牌管理部档案4.1.3.1拓展组档案有关计划、总结、分析、考核以及每月度、季度、年度考评等资料；咨询信息每日统计表、信息回访记录总表、考察信息跟进表、已签约信息统计表、已考察未签约信息跟进表、重点客户信息跟进表、每日信息来源分析表、招商信息统计表、市场考察报告、项目运营测算分析表等。4.1.3.2策划组档案有关部门内部计划、总结、分析、考核以及每月度、季度、年度考评等资料；有关各品牌VI档案的存放（硬盘存放、光盘存放、重要设计方案刻盘存放）；有关媒体报道记录、月度推广（策划、活动）记录；总部设计申请单、分店设计申请单、招牌关键VI申请单、分点物资配送资料、内刊、招商网站合作合同等。4.1.3.3质检组档案有关部门内部计划、总结、分析、考核以及每月度、季度、年度考核等资料；有关分店分级管理档案、分店授权档案、内部质检档案、分店质检档案（开业质检、运营质检）、临时授权信息等；度考评等资料。4.1.4 运营管理部档案4.1.4.1稽核组档案有关部门内部计划、总结、分析、考核以及每月度、季度、年度考评等资料；分店费用清单、工作计划总结、月度收费分析报告、月度考核等资料。4.1.4.2筹建开业组档案有关计划、总结、分析、考核以及每月度、季度、年度考评等资料；开业经理培训、派遣等资料；筹建分店档案数据库、重点分店人员招聘、外派人员考勤表、请假单、调休单及出差单等资料。4.1.4.3运管组档案 有关计划、总结、分析、考核以及每月度、季度、年度考评等资料；本部门人员以及常驻店长招聘、培训资料；直营店管理相关资料。4.1.4.4营销组档案有关计划、总结、分析、考核以及每月度、季度、年度考评等资料；会员卡登记、发送、转化率等资料；分店配套营销方案、工作操作流程、营销专员工作记录等资料。4.1.4.5网络组档案 有关计划、总结、分析、考核以及每月度、季度、年度考评等资料；项目开发计划书、软件/网站源码、分店回访记录、系统问题汇总、网络故障维护记录、升级说明、操作手册、分店系统安装记录等资料4.1.5 工程管理部档案4.1.5.1物资组档案有关计划、总结、分析、考核以及每月度、季度、年度考评等资料；分店配送额度、物资档案、数据对比、仓库报表、新产品开发、物资方案书、采购订单、购货单、销售单库存表等资料。4.1.5.2工程组档案有关计划、总结、分析、考核以及每月度、季度、年度考评等资料；设计图纸、工程施工参考资料、工程顾问回传单据、平面布局方案必备基础信息单、效果图设计必备基础信息单等资料。4.1.6 电子档案有关公司不宜书面保存的档案，包括存储在U盘、移动硬盘、光盘等档案资料。4.2 档案的收集、审批、存档、归档4.2.1 档案的收集各部门按照档案的种类，指定专人负责收集档案并装订成册；档案收集原则上要求每天下班前整理当天工作资料并分类保存，档案收集人按照本部门的工作情况合理安排收集时间，档案格式按照公司档案编号规则执行；各部门每月度根据工作情况制定收档份数，但应不低于十份；档案管理工作纳入绩效考核范畴，各部门档案如有遗失或者管理混乱，依据考核模版进行处罚。4.2.2 档案的审核各部门依据档案等级划定审核人员。审核人员首先从档案的格式上把关，再对档案的真实性、有效性进行审核，对于不符合格式的档案，审核人员有权退回档案收集人，并要求档案收集人重新整理、归档；4.2.3 档案的存档4.2.3.1各部门档案负责人必须把档案存放在安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。4.2.3.2各部门对于公司一般电子档案，经公司总经理同意，可安排专人将档案存入U盘、移动硬盘或者光盘里面，交由档案室统一保管；对于公司机密级以上电子档案，经公司总经理同意后，可安排专人负责存入U盘、移动硬盘或者光盘，交由公司总经理统一保管。4.2.3.3综合办公室负责接收公司档案，半年接收一次并整理归档。各部门应分别于每年的六月底和次年一月底前将档案资料统一移交综合办公室。4.2.3.4 各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。4.2.3.5 综合办公室档案，按其不同内容和体裁，制成统一的分类档案。4.2.3.6 按照案卷的排列顺序编制卷号，案卷目录应区别情况标明保管期限和保密级别。4.2.4 档案的归档4.2.4.1 档案分类应视案卷内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类，分级保管。先以部门区分，部门区分之后依案卷性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。4.2.4.2 同一“小类”(或细类)的案卷以装订于一档夹为原则，如案卷较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.2.4.3 每一档夹封面内首页应设“目次表”，案卷归档时依序编号、登录，并以每一案卷一个“目次”编号为原则。4.2.4.4 档案名称及编号4.2.4.5 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。4.2.4.6 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要， 公室档案应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。4.2.4.7 档案编号规则：SKY 档案编号 年代编号（数字） 档案类型 主体代码 公司代码4.2.4.8 主体代码说明(以部门汉语拼音字母为代码)：档案主体代码档案主体代码公司代码SKY财务部CW综合办公室ZH运营管理部YY品牌管理部PP工程管理部 GC4.2.4.9 档案类型(以类别汉语拼音字母为代码)档案类型代码档案类型代码档案类型代码制度类ZD文件类WJ合同类HT资料类ZL表单类BD证照类ZZ业务类YW其他类QT图书类TS 注：如有未归纳的类别，各部门可自行按汉语拼音字母编制，但需报综合办公室备案。4.3 档案的保密级别及查阅4.3.1 公司档案的保密级别分为绝密、机密、秘密三个等级：4.3.1.1 绝密级，其查阅人仅限于公司总经理、总经理，高层管理人员及事件负责人；4.3.1.2 机密级，其查阅人仅限于公司总经理、总经理，高层管理人员，部门总经理、副总经理及事件负责人；4.3.1.3 秘密级，其查阅人为公司内部所有员工。4.3.2 文件密级标注在文件首页右侧上方空白处，字体为宋体三号，加粗。4.3.3 查阅档案，必须办理查阅登记手续，查阅一般档案，由综合办公室主任批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续，公司档案只能查阅，不能带出。4.3.4 外单位人员需要查阅人事档案时，必须出示有效的证明，并经有关领导批准。4.3.5 公司员工查阅人事档案的人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者视情况轻重，予以批评教育直至纪律处分。4.3.6 查阅结束后，查阅者应在档案查阅单上登记。4.2.7 复印档案，必须办理复印手续。复印一般档案，由综合办公室主任批准；复印管理人员人事档案须报公司总经理批准，并在档案复印登记表上登记。4.4 鉴定和移交4.4.1 档案鉴定工作在相关领导的领导下，组成鉴定小组，按规定进行。4.4.2 销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经公司领导批准，由两人在指定地点监销。4.4.3 档案移交要按国家有关规定执行。为分清保管责任，公司相关人员与保管员在移交清单上详细记载移交资料的名称、年度、单位及数量，并由移交人、接交人及监交人分别签字各自留存。4.4.4 档案员调动工作，须办完档案移交手续后方能离岗。4.5 处罚机制4.5.1 各部门、工作组档案收集人员应及时有效的收集工作过程中产生的有保存价值的资料。如有收集不及时、遗失重要资料情况者，依据员工奖惩管理规程相关规定处罚或扣罚相应绩效考核分数。4.5.2 各部门以及公司档案负责人应当按照4.2.4相关规定执行档案归档操作，如有处置不当、归档混乱情况者，依据员工奖惩管理规程相关规定处罚或扣罚相应绩效考核分数。4.5.3 档案保管人应当按照4.2.3相关规定保管公司档案，如有泄露、损坏、遗失情形者，依据员工奖惩管理规程相关规定处罚或扣罚相应绩效考核分数。4.5.4 档案负责人应当按照4.2.5相关规定执行档案查阅、复印工作，如有未办理查阅手续擅自查阅、复印公司档案或虽经批准但出现越级查阅、复印情况的，依据员工奖惩管理规程相关规定对档案负责人和保管人处罚或扣罚相应绩效考核分数。 5 相关文件 5.1 文秘工作管理规程 5.2 员工奖惩管理规程6 相关记录6.1 档案登记表6.2 档案目录表6.3 档案查阅登记表6.4 档案复印登记表(五) 车辆管理制度1 目的 为最大限度发挥车辆使用效益，保障使用安全，服务于公司各方面的需要。2 适用范围 适用于公司本部、区域及分公司。3 职责3.1 在综合办公室主任的领导下，负责公司车辆管理工作，具体职责如下：3.1.1负责公司所属车辆牌照领取以及路桥费、车辆使用费、保险费的缴交和车辆的年审工作，各部 门负责人配车的，自行缴纳各项费用。3.1.2 负责公司车辆的维修、保养工作。3.1.3 负责公司车辆的安全、调度工作。3.1.4 建立健全驾驶员安全技术档案、交通事故及机损事故档案、车辆运行里程和维修档案。4 工作流程4.1 车辆配备4.1.1 公司公司总经理、副公司总经理配备专车，并固定司机。4.1.2 公司有关部门（含区域及分公司）根据工作需要配备车辆，车辆配备由公司经营班子会议研究确定。4.1.3 公司根据需要，配备机动车辆供接送客户或本部人员特殊情况外出时使用。4.1.4 配备给公司领导的专车一般只供该领导使用，因特殊情况需使用领导专车的，须由总经理助理申请。4.1.5 公司为相关部门负责人配备车辆，车辆管理执行本规程及所签订的部门配备车辆管理协议。4.2 公司车辆使用制度4.2.1 公司各部门经理级以上管理人员因公出差，可以使用公司车辆（含配备给各部门的车辆）；经理级以下员工出差，原则上使用公共交通工具；财务部门工作人员去银行取现时，可以使用公司车辆。4.2.2 车辆使用人必须填写用车申请单，由所在部门（组）负责人签署意见，综合办公室行政主管审核，报综合办公室主任审批。经批准后行政主管按任务的轻重缓急统一安排车辆（或拼车）。若夜晚有紧急事务需用车者，可直接与行政主管联系，由行政主管电话请示公司总经理同意后方可安排出车，用车人须在次日补办用车手续。4.2.3 用车人及当班驾驶员必须按申请线路及时间用车，未经允许，中途不准擅自变更行车路线或超时用车。4.2.4 车辆驾驶员完成出车任务后，应返回公司待命。车辆驾驶员和公司其他员工不得私自用车，否则，除补交燃油费用外并给予警告处分；私自用车途中若发生扣车、车损、违章、交通事故、被盗等，一切损失由当班驾驶员和用车人负责。4.2.5 车辆驾驶员必须遵守交通规则，安全驾驶车辆。若一年内有3次以上(含3次)违章记录的，公司对车辆驾驶员给予警告处分，违章所扣驾驶证分额及款项均由驾驶员承担。4.2.6 因驾驶员过失，导致公司财产损失的，驾驶员应当向公司承担赔偿责任。在交通事故中，我方驾驶员被认定负全部责任的，应向公司赔偿事故总损失额的50%，被认定肇事双方负同等责任的，赔偿35%；被认定负次要责任的，赔偿15%。4.2.7 车辆加油必须由驾驶员用现金加油。加油后驾驶员凭正规加油发票到财务办理借款（借款程序按公司相关规定执行），月底时由综合办公室审核油耗后方可报销，油耗超标的部分不予报销。4.3 部门配车使用制度4.3.1公司为部门负责人配备车辆，作为部门负责人在公司工作期间用车，车辆所有权归公司，部门负责人只拥有车辆使用权。4.3.2 部门负责人不论以何种理由终止与公司的劳动关系或降职，部门负责人须主动放弃车辆的使用权，将配备的车辆交回公司。4.3.3 公司每月支付相应数额款项给部门负责人作为车辆使用补助费用，取消部门负责人月度交通补贴；部门负责人在使用期间产生的任何费用（包括但不限于：车辆用油费、车辆维修费、车辆保险费、车辆年检费、过城入境费、停车费、洗车费、违章违纪等各种费用）均自行承担。4.3.4 配备给部门的车辆，当部门用车与公司调度有冲突时，服从公司安排。4.3.5 各配车部门内部人员不论以何种理由使用部门配车，使用范围在青岛市区（接送机场除外）的，所产生的费用公司不予承担；公司调用部门配车时，费用按使用时产生的公里数（每公里费用按1元人民币计算）支付给部门负责人，同时部门负责人需提等额的正规加油发票，作为报销凭证。4.3.6 部门车辆使用人使用车辆期间，若发生交通事故，公司不承担由此产生的一切责任，由于用车人用车期间，使用保险理赔，导致车辆保险次年递增，若次年不继续使用该车辆，必须在交车时缴纳车辆保险次年递增的全部费用。4.3.7 部门车辆使用人使用车辆造成车辆损害的（保险不能承担及报销的），由部门负责人承担该损失；用车人使用车辆给第三方造成损害的（保险不能承担及报销的），由部门责任人承担全责。4.3.8 部门负责人不得将配备给部门的车辆私自外借、租用、转让或做其他用途。4.3.9 部门负责人配备车辆期间，出现车辆盗抢事故，致使车辆受损或丢失，由部门负责人承担全责。4.3.10 部门配备车辆，除部门负责人上下班用途之外，均须登记行程记录，以备核查。4.3.11 部门负责人出差（不使用该车辆）期间，须将该车辆钥匙交给综合办公室，由综合办公室指定专人代为保管。5 区域中心(分公司)车辆管理参照4.3条款执行，车辆使用费按月包干，各项费用(维修保养费、路桥费、加油费、停车费等)以1500元/月为限。6 保养与维修6.1 车辆的各级保养间隔里程暂定为：一级保养8000km，二级保养30000km。6.2 公司所有车辆，原则上由经公司批准的定点厂维修保养，每辆次的修理、保养，由综合办公室报公司总经理同意后才能进厂维修、保养。6.3 车辆的维修、保养、购买配件、询价等必须经公司总经理批准。车辆使用人或者驾驶员擅自对车辆进行维修、保养、购买配件，由当事人承担全额费用。6.4 综合办公室要定期检查部门配备车辆行驶公里数和车况，必须在规定的公里数内保养车辆和维修故障，不得带“病”用车。用车人未按规定保养和维修车辆的，综合办公室有权收回车辆。6.5 部门配备车辆保养、维修所用材料和配件必须经综合办公室提前验收，验收后方可执行，严禁使用劣质配件、机油等材料。7 附件7.1 用车申请单7.2 驾驶员档案记录表7.3 车辆保养维修明细7.4 车辆维修申请单7.5 车辆油耗审核表7.6 车辆领用钥匙登记表7.7 部门配备车辆管理协议(六) 电话通讯工具管理制度1 目的 提高工作效率，节约通信费用，加强对公司各种通讯工具的使用管理。2 适用范围 适用于公司本部及区域中心（分公司）员工通讯工具的使用管理。3 职责3.1 综合办公室负责公司通讯工具的日常管理。3.2 策划组负责公司手机彩铃的设计、制作和更新。3.3 各部门（组）负责所属通讯工具的管理使用和检查监督。3.4 公司员工对所配备的通讯工具负保管责任，并按本规程要求正确使用。4 工作流程4.1 电话总机的管理。电话总机由400接听，所有外线电话均须由400负责接转。接听电话必须使用标准用语。4.2 电话分机的管理4.2.1 公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为员工提供电话分机。4.2.2 员工应在电话机铃响三声内接听，接听电话时应使用统一礼貌用语，谈业务时要简洁明了，讲话声音不可太大，以免影响他人。4.2.3 禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。4.2.4 严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息。4.2. 未经公司或电话所有人同意，严禁拨打长途电话。一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，酌情给予记过以上的处分，直至开除。4.3 直线电话的管理 部门总经理级及以上的管理人员可以根据工作需要，申请配置一部直线电话，申请配备直线电话，须报公司总经理批准。4.4 传真的管理4.4.1 公司传真机由专人负责管理，工作人员发送传真完毕后，应检查是