人事处（分类号XZ12）.doc

学 校 办 公 室行 政 类 序号归 档 内 容保管期限一、上级机关和学校印发的文件1上级颁发的有关指示、决定、命令、条例、规定、办法、通报、重要通知等（1）针对本校的重大方针政策性的永久（2）本校需要长期贯彻执行的长期2以学校名义颁发的决定、条例、规定、制度汇编、通知、通报、通告、布告等（1）重要的永久（2）一般的长期二、学校工作计划、总结、报告、简报3本校教育事业规划、计划方案、报告和上级批复及各项管理工作中的重要材料永久4本校学年、学期工作要点及工作总结永久5校志、年鉴、简报、每周情况、文件汇编等永久6学校历史沿革、概况及校史材料永久7反映本校各历史时期重要活动的声像材料（照片、录像带、光盘等）永久8学校评估材料（包括声像材料）永久9各学院、部（处），直属单位上报的工作计划、总结长期三、学校各种会议10省及以上领导来校视察的讲话记录、纪要、声像材料永久11校务会议记录、纪要及重要会议讨论的文件永久12校长办公会议记录、纪要及重要会议讨论材料永久13校长召开的各学院工作会议及其他教学、科研工作会议记录、纪要永久14由学校办公室组织召开的开学、毕业典礼等全校性会议的领导讲话、大会报告、典型发言等材料（1）重要的永久（2）一般的长期15校领导外出参加上级部门召开的高校工作会议的材料（1）代表学校在会上的发言永久（2）会议重要文件长期四、文秘、统计、信访工作16本校及各部门启用、销毁印章的材料和实物永久17本校关于文书、统计等工作的规定、条例长期18重要的群众来信、来访的处理材料长期19校长接待日记录及有关的重要材料长期20学校办公室经办的重要的来往公函长期21校统计年报表、统计资料分析汇编、简报等材料长期五、校庆、校友会和基金会工作22校庆活动计划、请示、领导讲话、邀请名单、请柬、大会发言及声像材料长期23贺信、贺电、纪念品、签名册及外单位赠送的礼品、纪念品等长期24校友会编写的简报、重大活动拍摄的照片等材料（归入声像类）长期25上级有关基金会管理工作的文件；基金会工作计划、总结、请示、报告及上级的批复长期26社会知名人士捐赠基金的函、赠送的礼品、题词等长期27有关基金会财务管理的帐目（入财会类）长期28基金会管理工作中制订的各类规章制度、年度统计表长期六、其他29学校与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料长期30以校长名义向外单位或个人的发函、在校外的重要活动以及在校内各种会议上作的重要报告的原稿长期31选举人民代表工作的计划、总结、选举结果、简报等材料长期32学校办公室各部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期各 学 院、部序号归 档 内 容保管期限1上级针对本单位的重要通知、规定、条例及本部门的发文长期2本部门工作计划、总结、报告、请示及批复；重要会议记录（纪要）、简报等长期3本单位在重大活动中（如学术活动、评估等）形成的声像材料永久4本单位与国内外单位签定的各种协议、合同等有关材料长期5各类统计年报，历届各层次学生集体毕业照（含底片、文字说明）注：照片由学工部统一收集归声像类永久6本单位基本情况介绍，列入“学校年鉴”内容有关材料长期7研究生学位档案（研究生培养计划、中期考核表、成绩总表、开题报告申请表、论文评阅书、论文答辩记录、论文答辩表决票、授予学位人员信息表、学位申请表、学位论文）永久8正式编辑出版的学术刊物（归入出版类）长期9本部门工作职责、岗位责任制、机构设置、干部任免等长期人 事 处序号归 档 内 容保管期限一、综 合 类1上级有关人事工作的指示、条例、规定等文件材料长期2本校人事工作的规章制度长期3人事工作计划、报告、总结、调查材料、重要的会议记录、纪要永久4有关机构、人员编制规划、计划报告及上级批复永久5有关校内机构设置、变化的文件材料永久6有关人员编制计划方案的请示、报告及教委下达编制指标的文件永久7人事、劳动工资、管理人员、专业技术人员统计报表永久8本部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期二、干部任免、培训9人事处权限内的干部任免文件材料永久10处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期11师资培训、管理工作计划、规定、总结永久12教师进修计划、安排、总结长期13年度全校在职教职工名册永久14调入人员的批复、报道介绍信、工资转移介绍信长期15表彰和奖励先进集体、先进教职工的有关材料长期16访问学者进修计划、申请及批准材料长期三、人员录用与调动15录用博士、硕士、本、专科毕业生名单及材料长期16本校招收全民合同工审批材料长期17校人才交流中心的人员调配材料长期18合同制职工的合同、解除合同报告、决定、通知等有关材料长期19本校教职工退职、退休的有关规定、名单及材料长期20教职工辞职、申请自费留学的报告、批复及有关材料长期21本校对教职工自动离职、出国学习或者说探亲逾期不归者处理的规定、通知、决定、名单及有关材料。长期四 职称职级晋升22上级和本校有关“教师及其他系列专业技术人员、行政人员职务评审、晋升”的文件、规定，重要会议记录、校领导的批示、工作总结、统计材料长期23教师和其他系列专业技术人员的职务晋升的审批表长期24行政人员晋升行政职级审批表与批准材料长期25聘任工人技师、高级技师的文件及人员晋升名单、申报表等长期26我校聘任兼职教授的记录及有关材料长期27我校教授被外单位聘任为兼职教授的有关函件长期28各类职称晋升工作总结、情况统计等长期五 工资与福利29上级有关调整工资的文件与本校的规定及升级人员汇总表长期30晋升职务、职称调资人员汇总表，录用人员起薪通知单长期31本校享受特殊津贴人员名单及有关申报审批材料长期32教职工离退休、出国、死亡停薪通知单长期33教职工调出人员工资转移介绍信存根长期34各类人员转正定级名单及有关材料长期35教职工福利、困难补助（包括遗嘱补助）的有关规定及申报审批表长期36教职工丧葬费、抚恤金的有关材料长期37教育事业单位因公致残审批材料（1）批准工伤名单长期（2）工伤审批材料（如单位报告、医院诊断、证明材料、学校审批意见等）六 因公（私）出国（境）人员管理（分类号WS12）39上级对出国（境）人员的有关规定、通知等材料长期40本校教职工公费、自费出国留学、访问、探亲的规定、报告、申请协议书及批复等材料长期41出国留学人员情况调查表及情况汇报等材料长期42出国留学、访问、探亲人员延期回国的报告、批复及有关材料长期离 退 休 工 作 处序号归 档 内 容保管期限1上级有关离退休工作的指示、规定等有关文件材料长期2本校有关离退休管理工作的规章制度 长期3本校在参加上级机关组织召开的有关离退休工作经验交流会上代表我校的发言材料长期4本校教职工离退休人员名册长期5离退休人员增减等情况统计表长期6重要活动的照片（入声像类）永久7离退休处年度工作计划、总结、情况简报等长期8离退休处部门职责、岗位责任制、机构沿革等长期审 计 处序号归 档 内 容保管期限1上级下发审计工作的指示、规定、办法、通知等文件材料 长期2本校有关审计工作的规章制度、计划、总结、请示、报告、会议记录、情况反映等长期3本校在上级召开的审计会议或审计学术交流会上的发言材料长期4审计项目形成的文件材料（1）审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文长期（2）审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明、审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿。（3）审计工作方案、检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录（4）有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录（5）与审计项目有关的群众来信来访记录（6）其他应归入审计档案的有关重要材料5审计处的工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期保 卫 处 序号 归 档 内 容保管期限一 综合类1上级有关公安保卫工作的文件及本校公安保卫规章制度长期2给上级或学校领导的请示、报告及上级批复长期3全校保卫工作会议记录；政保、户籍工作材料长期4本校保卫工作计划、总结、报告、批复、年度统计报表永久5本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复（保卫处存）长期6本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复长期7上级公安系统表彰我校及有关的先进材料长期8本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期二 消防工作9上级关于消防安全工作的指示、规定等文件材料长期10本校召开的全校防火工作会议、消防工作年终验收、评比及宣传咨询等重大活动中形成的材料长期11学校防火重点部门和重点地区、重点部位消防工作有关材料、档案长期本部门主办的重要活动的照片等声像材料（入声像类）永久12全校防火工作记录、对重大隐患的解决方案、落实情况及安全措施长期13学校安全防火工作计划、总结、表彰等有关文件材料长期14学校安全防火的有关规章制度长期公 共 事 务 管 理 处序 号归 档 内 容保管期限一、房 产 类1上级有关房产管理的指示、规定等文件材料长期2本校房产工作计划、总结、请示及批复长期3本校房产工作会议记录、纪要长期4本校制订的有关房产的各项管理办法、规定、条例等长期5本校房产工作各类统计报表、与校内外单位或个人签订购房集资合同、协议、发放产权证登记表等永久6土地使用证及有关本校校园地界变化、房屋拆迁工作的请示、报告及批复、签订的合同、协议等有关材料永久7房屋产权证书及反映房屋建筑基本历史面貌的有关文件（归入基建JJ11类）永久8历次住房的分配办法及正式分房方案与分房清单长期9零星分房的本人报告、职能部门与领导批示及最后落实情况（包括领导特批件）长期10学校各类房产、房源变动情况清单长期11房屋管理、维修、改建工作及各项费用的规定等材料长期12房屋产权纠纷处理工作形成的文字材料、凭证及处理结果（含法院判决书）；换购住房有关材料永久13有关房改工作条例、通知及本校参加研讨会的材料长期14本部门规章制度、工作职责、岗位责任制、机构沿革材料长期容 大 集 团 公 司归 档 内 容一、综合类1上级有关后勤管理工作的文件材料、重要的会议记录、纪要长期2后勤工作年度计划、总结及重要问题的请示、报告与批复长期3后勤工作简报、制度汇编及公司各中心的汇编材料长期4机构设置、人事任免的有关材料永久5学校水、电、通讯等各种管线布置（维修）图及说明材料永久6后勤管理改革的有关重要文件材料、对外签定的协议书、合同等长期7本部门岗位职责、干部任免、机构设置、表彰先进等有关材料长期8有关电话通讯、幼教、环保、绿化等方面的文件材料长期9建造学生公寓、宾馆等有关基建工程项目中形成的文件材料（归入基建档案类）长期二、医疗保健14上级有关公费医疗、医药管理等方面的文件长期15校医院年度工作计划、总结、重要报告及上级批复长期16校医院关于保健、公费医疗方面的规定、办法长期17校医院重要的院务工作会议记录、纪要长期18校医院各类情况年度统计表、信息汇总等材料永久19医务人员培训情况、业务情况及科研情况材料长期20本校医院公费医疗经费使用报表、情况简报长期21上级有关计划生育工作的有关规定、条例、通知等文件长期22本校有关计划生育工作计划、总结、统计表、会议纪要等长期23全校教职工结婚登记及领独生子女证名册、表彰计划生育先进集体个人等有关材料长期24本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期图 书 馆序 号归 档 内 容保管期限1上级有关图书馆工作的指示、规定、条例等文件材料长期2本馆年度工作计划、总结、重要的请示、报告及上级的批复长期3学校关于图书馆工作的规定、办法、制度、通知等材料长期4图书馆工作发展规划、统计年报表、馆藏目录永久5本部门干部任免、机构设置长期6重要的部主任以上会议记录、纪要长期7编写的浙江高校图书与情报工作等出版的刊物。长期8本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期档 案 馆序 号归 档 内 容保管期限1上级有关档案工作的指示、规定、条例等文件材料长期2本校档案工作的规章制度、机构设置材料长期3本校档案工作计划、总结、重要的请示及批复长期4本校档案馆指南、全宗介绍等汇编材料永久5学校档案发展规划、馆藏目录、年度统计表永久6学校档案工作达标升级、工作评估等有关材料永久7本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料长期发展规划处序号归 档 内 容保管期限1上级针对本单位的重要通知、规定、条例及本部门的发文长 期2本部门工作计划、总结、报告、请示、及批复；重要会议记录（纪要）、简报等长 期3本部门部门工作职责、岗位责任制、机构沿革等材料。长 期学 工 部（处）序 号归 档 内 容保管期限一、综合1处务会议纪要、工作计划、总结；获部（省）级以上奖励的申报材料与上级批复长期2学工部编印的简报等汇编材料长期3部门工作职责、岗位责任制、机构沿革材料等长期二、招生4上级下达的本、专科招生计划及相关文件、本校编报的招生计划及有关招生工作的请示、报告、上级批复等永久5本校各类招生简章、专业介绍及专业目录汇编长期6本校有关招生工作的会议纪要、决议长期7录取新生名册（原始、按生源省市、按专业）永久8招生工作总结及新生情况分析统计材料永久9由我校出题的本、专科入学考试的试题及答案长期三、学生管理工作10上级有关学生待遇、奖贷学金方面的规定、条例 、通知长期11校级先进班级、优秀学生、优秀学生干部名单及材料长期12学校奖贷学金条例及偿还贷款的方法长期各类奖学金获奖学生的名单及相关的材料13受行政处分的学生材料及本人申诉、复查结论材料长期14学生学籍变更（转专业等）的文件材料长期15历届学生遗留问题复查、处理材料长期四、毕业生16上级有关毕业生就业工作的文件材料，本校毕业生就业的请示、重要报告及上级批复长期17全校毕业生就业工作会议纪要、决议长期18毕业生就业供需统计、合同等材料，就业情况登记表永久19毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期20（1） 毕业生思想教育、毕业典礼的有关材料（2） 校级以上（含校级）优秀毕业生名单及有关材料长期21毕业生就业工作总结及由学工部编印的就业专刊等长期22各层次、各班级毕业生集体照（归声像类）永久研 究 生 院序 号 归 档 内 容保管期限一、综合1上级部门下达的有关研究生教学工作的文件材料（1）针对本校的、重要的永久（2）需要长期参照执行的长期2参加上级部门召开的研究生教育工作会议本校的发言及相关交流材料长期3本校研究生教学改革、培养目标、培养规格、学制等工作的请示及上级批复、规定、办法长期4研究生处召开的重要会议纪要，工作计划、总结长期5研究生处编制的研究生手册、简报、汇编材料等长期6研究生处各类统计报表（如学科、专业报表等）长期7获部、省级以上研究生教学评奖材料长期8非学历教育、进修、培训等有关材料长期9与国内外有关单位、个人签订的合同、协议长期10部门工作职责、岗位责任、机构沿革的材料长期二、学科建设14申报学位点、重点学科文件材料上级有关申报硕士点、博士点、重点学科的文件材料长期本校申报硕士点、博士点、重点学科的报告与有关材料及上级批复永久15学科、专业设置的文件材料上级有关学科、专业设置的文件长期本校有关专业设置、调整、撤销合并、更改名称的请示及上级批复永久16学科、专业评估申报材料及上级批复永久17博士生导师、硕士生导师及校外兼职研究生导师名册永久18博士点、硕士点建设的计划、总结材料长期19在上级召开的“学科建设”会议上本校的发言材料长期三、招生20研究生招生工作的文件（1）上级有关本校研究生招生计划、重要通知永久（2）本校招生计划、总结、重要请示及上级批复永久21在上级召开的研究生招生工作会议上本校的发言材料长期22本校召开的研究生工作会议纪要、决议等材料长期23生源情况统计表，入学试题及标准答案汇编长期24录取情况统计表（包括校内外推荐；硕士论文；提前攻博；在职研究生等）；研究生录取名册永久25硕博一贯制名单及有关材料永久26招生简章、专业目录汇编、专业介绍等永久四、学籍27上级有关研究生学籍管理的文件材料长期28研究生入学登记表、学籍卡片、成绩总册永久29在校研究生名册及班级代号、系别名称对照表永久30学生奖励材料（奖学金、各种荣誉称号）（1）获国家、省级以上奖励的材料永久（2）校级奖励材料长期31学籍变更材料长期32学生违法、违纪处分决定及有关材料长期五、课堂教学与教学实践33研究生培养计划、各专业教学计划、教学大纲永久34课程安排表、教师任课安排表长期六、学位35上级有关学位工作的文件材料长期36在上级召开的学位工作会议上本校的发言材料长期37本校硕士、博士学位评定条例及工作计划、总结长期38校学位评定委员会的成员名单及会议纪要、决定等长期39学位委员会授予硕士、博士（包括在职）学位人员名单及清册；授予学位证书号码存根永久40补发学位证书材料，长期41学位论文（包括论文软件）及其学位评审材料长期七、毕业生42上级、本校有关研究生毕业工作的重要文件长期43研究生就业名册永久44研究生毕业、结业名册及补发证书的证明材料永久八、教材45上级、本校有关教材工作的文件，各专业教材目录长期教 务 处序 号归 档 内 容保管期限一、综合1上级有关教学改革、发展规划、学制及教学管理等方面的计划、规定、重要通知（1）针对本校的、重要的永久（2）需要长期参照执行、查考的长期2本校本、专科教学工作的通知、决定、请示及上级批复长期3本校本、专科教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定和办法永久4本校召开的教学工作会议记录、纪要、决议长期5处务工作会议纪要、工作计划、总结长期6教学检查、评估和各类教学情况统计、调查材料长期7本校各单位关于教学工作的请示、报告及学校的批复、意见长期8各项教学工作统计报表（包括各小班人数表、班主任名单）永久9提高班、非学历教育的有关材料长期10教务处编制的学生手册、科研训练计划、教学管理等汇编材料长期11校及以上的各教学成果、精品课程奖、教学名师奖申报；材料及名单长期12部门职责、岗位责任制、机构沿革材料长期二、学科建设13上级有关学科、专业设置的文件材料长期14本校有关学科建设工作会议的纪要、决议长期15本校本、专科专业设置、调整的申报材料与上级批复永久16本校关于本、专科专业与教学实验室建设的论证、评估材料长期三、学籍17上级有关本、专科学籍管理方面的文件材料长期18本、专科学生的学籍卡片、学生成绩总册、学生名册、学生人数统计简表永久19本、专科学生违纪处分的决定和有关材料长期20本、专科学生学籍变更材料长期四、课堂教学与教学实践21各专业教学计划、教学大纲永久22课程目录、课程简介、每学期开课情况表长期23课程建设要求及每学期教学工作安排情况等长期24教学进度表、课程安排表、教师任课安排表长期五、学位25上级有关本科学位工作的文件材料长期26本校有关本科学位评定条例、办法及计划、总结等材料长期27本科毕业生授予（不授予）学位名册、学位情况统计表永久六、毕业生（分类号JX17）28本、专科毕业生毕（结）业证书发放登记表永久29补发学历证明名单及不予毕业学生情况简表长期六、教材30上级有关本专科教材的文件，各专业使用教材目录长期31本校自编、主编教材、教学指导用书、习题集长期网络信息教育中心1上级有关网络信息教育方面的重要文件材料长期2本校网络信息教育工作的通知、决定、请示、及上级批复长期3本部门工作计划、总结等到 长期4本部门摄制的学校重要活动的录像等声像材料永久5本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革等材料长期国际交流与合作处序 号归 档 内 容保管期限一、综合1上级有关外事工作的通知、规定、管理办法等文件长期2本校有关外事工作给上级的请示、报告及上级批复长期3本校外事工作重要会议记录、纪要、决议长期4本校在参加上级机关召开的外事工作会议上的发言材料长期5本校外事工作年度计划、总结及各类统计报表永久6本校重要外事活动大事记、简报、声像材料等永久7重要电话记录及处理结果长期8部门工作职责、岗位责任制、机构沿革材料长期二、出国(境)9上级关于公派出国的规定长期10本校关于公派出国的实施细则、各类出国的规章制度长期11本校公派出国的规划、年度计划、工作总结永久12各类公派出国人员名册、统计报表等材料永久13本校召开公派出国工作会议的记录、文件、发言交流材料长期14本校在参加上级机关召开的出国留学工作会议上的发言材料长期15考察访问、讲学、合作研究、外贸、商务、培训、援外等人员报批材料长期16各类公派出国人员个人总结材料长期17由本校单独组团或有校领导率团出访、考察、参加会议的请示与批件、代表团名单、出访计划、总结、照片等材料永久18本校人员在国外授勋、授职、获奖等文字和声像材料永久三、来校19上级关于聘请外籍专家、教授及有关国际交流方面政策性的文件材料长期20本校关于外事接待工作的规章制度长期21邀请外国代表团、外宾来访的请示、报告及批件、来往函件、代表团名单、接待计划、接待总结等材料长期22聘请外籍名誉教授、客座教授的请示、报告、上级批件及授予证书仪式等形成的文字和声像材料长期23邀请外籍专家来校讲学的请示、报告及上级批件、重要来往函件、接待计划和讲学安排、及效益总结等材料长期24来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期25在我校举行的国际竞赛的有关材料长期26聘请外籍教师、专家、学者名单永久四、国际合作与会议27本校与国外校际交流的协议、实施计划及人员交流名单等材料永久28本校举办国际学术会议的请示、报告与批件、外国代表名单、活动计划、总结、照片等有关材料长期29中外合作项目的请示、报告、上级批件、合同、协议、重要来往函件、实施计划、总结、备忘录永久30本校完成的国际合作项目成果等材料永久31双方互赠的礼品、纪念品长期五、外国留学生管理工作32上级关于外国留学生工作的指示、规定、条例、通知等长期33本校有关外国留学生工作的报告、请示及上级批复长期34本校关于留学生管理工作的规章制度长期35本校有关留学生工作的计划、总结、情况简报长期36本校在参加上级机关召开的外国留学生工作会议上的发言材料长期37留学生重要的活动计划、实施情况、总结长期38在校留学生名册、统计报表及照片等材料永久39留学生学习成绩、课程表、试题、答案长期40本校各专业留学生教学计划、大纲、学习安排等材料长期41有关外国留学生考试、考查的成绩情况永久42有关外国留学生休学、复学、退学、转学等处理意见和审批材料及重要的来往函件永久43对外国留学生奖惩的有关材料长期44留学生毕业去向及有关材料长期校 园 建 设 处序号归 档 内 容保管期限一、综合1上级主管部门关于基建工作的规定、条例、通知等文件材料长期2本校有关基建工作给上级的请示、报告及批复（1）总体规划、重点基建项目永久（2）一般基建项目长期3基建工作计划、总结、统计报表永久4本校重要基建工作会