合同审核及付款管理规定.doc

*有限公司合同审核及付款管理规定根据*有限公司的有关规定，各下属单位经营所需的物资采购或买卖合同、加工承揽合同、仓储合同、服务合同、运输合同、租赁合同、资产购置与转让合同以及其它无名合同等的合同需经各隶属工厂厂长、公司财务总监、财务经理参照*企业财务经理管理制度办法进行审核后方可执行。由于审核业务工作量大、范围广，为更好地履行公司经营业务的服务和监督职能，提高合同审核工作效率，明确送审和审核部门的责任和义务，使审核或付款环节简捷顺畅，同时最大程度地维护公司权益，特制定本管理规定。第一章 合同审核管理条例第一条 审核的宗旨： 比质比价进行审计，维护公司合法权益，为公司经营服务。第二条 合同内容要素：（1）当事人的名称或姓名和地址、电话、开户行、帐户；（2）标的；（3）数量；（4）型号、规格、时段等；（5）计量单位；（6）价款及酬金；（7）结算方式；（8）运输方式、包装及费用；（9）履行期限、地点和方式；（10）验收标准（非国标的，应以本厂生产、质量部门或需求部门的要求为主，并同供货商协商确立检验标准）；（11）违约责任；（12）解决争议的方法；（13）后期的售后、维修、服务等；（14）其它与此合同相关的事项；第三条 送审合同规范要求： 1、合同内容要素：见第二条2、送审合同范围：本范围适合设备、主、辅原材料、包装物、零配件等所有经营业务合同。3、合同签署要求：各项物资采购（低值易耗办公用品除外）一次性采购金额人民币一万元以上的必须签订相关合同，采购金额人民币一万元以下不签订合同的须上报厂级主管领导审批签名确认后方可执行。未经相关领导签名确认的合同或业务，财务部不允许核销付款。4、合同送审程序：经厂级主管领导审批同意后，物控部进行市场询价，货比三家，比质比价采购计划单上报厂级主管领导审批签名确认物控部门提交书面采购计划单，报部门主管领导审核签名确认物控部门提供询价报告单，须附有两家以上供货商（唯一供应商除外），报部门主管领导审核签名确认相关领导审核通过后，物控或工程部门进行采购或后续业务特殊业务采购的将询价报告单及两家以上报价资料上报相关领导审批确认 5、 合同送审基本条件： （1）符合合同内容要素，合同文字清晰明了，附有标的物的技术参数和物理指标； （2）两家以上报价，提供竞价供货商的报价单和相关资料； （3）事前送审，时间至少提前一周（不符合本条，按急需审批合同处理）； （4）急需审批的合同（指不超过两个工作日）：应有送审部门主管领导签署的书面说明（因生产、业务急需，来不及送审的合同）； *注：为了在实际工作中做到既能及时满足业务生产需要，又能为公司审核把关，对该类合同审核部门只作条款审核，而对价格审核保留事后审核的权利。第二章 签署合同的规定第四条 合同经办人员工作职责：1、认真的作事前的市场调查，按公司要求比质比价；招标类的合同需事前邀约意向单位或个人； 2、认真负责的作出筛选符合或达标的合作意向单位或个人，起草书面意向合同并递交部门负责人予以审核； 3、因生产、业务急需来不及送审的合同，应对部门负责人送审书面报价予以备案； 4、必须做好书面验收记录和收发存记录，记录内容包括质量、数量、规格、期限和相关资料等内容，并有经办人、验收人和主管负责人签名。该记录作为合同执行抽查责任或付款时的必须凭据。 第五条 合同审核人员的工作职责： 1、部门负责人或合同审核人员必须跟踪合同执行情况， 不定期进行抽查，对违反合同的操作行为应出处罚意见。 2、除审核合同必须外，明确界定本部门内部或部门与部门之间此合同事项所涉及到的人员的工作分工及职责，必要时可直接参予合同的运作。 3、不得在该合同事项所涉及到的相关人员不知情的情况下擅自改动内容、价格等重要合同要素。第三章 处罚管理规定第六条 在履行合同的过程中，如有下列情况者，按相关制度予以处罚，具体内容如下： 1、不按合同送审要求提供两家以上供货商报价资料的，每份合同处罚合同经办人100元，部门负责人审核签字的50元（特殊情况除外）； 2、先执行，后送审的合同，经事后审核调查，确定对公司造成损失的，按损失的程度对相关责任人进行重罚或建议免职； 3、不按合同签署要求提供标的相关技术参数和质量验收指标的，每份合同处罚合同经办人100元，部门负责人审核签字的50元（特殊情况除外）； 4、经事后审查核实，合同执行当中出现不规范操作行为，每次处罚责任人500-1000元。对弄虚作假，给公司造成损失的，根据损失情况重做处罚意见，情节严重的建议免职。第4章 付款核销第7条 质量验收程序：物控或工程部门所采购的物资必须经生产、质量或需求部门的相关人员（或指定人员）根据需求或合同订立时的质量标准予以验收。 第八条 付款审核程序： 1、必须严格执行“谁签合同谁负责，谁付款谁负责”的原则。 2、付款报销程序： （1）提供付款审核资料包括：签订的有效合同、发票、入库单、验收单等，简化程序为：合同-验收-税票 或 合同 -“固定资产购置验收单”-税票； *注：付款时未附上有效合同、发票、入库单、验收单、等资料的，财务部可执行不付款。 （2）涉及5万元以上预算内资产采购业务、预算外支出业务、工程费用业务、设备大修理业务需厂长审批报销。 （3）付款审批流程：公