档案学复习考试资料.doc

档案学综合复习一、填空类型题1、档案学研究的对象是（ ）和（ ）2、档案的根本属性是（ ）3、档案工作的性质是（ ）、（ ）、（ ）4、档案工作包含收集、（ ）、（ ）、（ ）、检索、提供利用、编研和统计八个环节。5、我国档案工作机构主要有（ ）、（ ）、档案行政管理机构、新型档案机构四种类型。6、档案工作的基本原则是档案工作实行统一领导、分级管理，（ ），便于社会各方面的利用。7、档案整理工作的原则是充分利用原有基础，（ ），便于保管和利用8、档案鉴定的原则是必须从党和国家、人民的整体利益出发，用（ ）观点进行鉴定。这四个观点相互联系、辩证统一。9、机关文书档案的保管期限定为永久和定期两种，定期一般分为（ ）。目前各机关文书档案保管均按照此新规定执行。10、一般来说，文件归档时间是在文件形成后第二年的上半年，即在次年（ ）以前向档案部门移交。11、档案保管工作的基本原则是（ ）。12、档案检索是对保管的档案进行（ ），并能够根据利用者需要查找档案的工作。13、档案馆（室）档案提供利用的指导思想是（ ）和有效的为用户服务。14、档案编研的形式主要有（ ）、大事记、组织沿革等。15、档案统计的步骤大致分为（ ）、统计资料的整理和统计资料分析三个基本阶段。二、判断类型题1、今日之文书就是明日之档案（ ）2、只要具有原始记录性，文书就可以转化为档案。（ ）3、档案是根据需要编写、收集、复制的二手或三手材料。（ ）4、上级档案事业管理机关，对下级档案事业管理机关是业务指导和监督关系。（ ）5、档案事业管理机关对档案馆和社会组织档案工作，是业务指导和监督关系。（ ）6、档案室和档案馆之间是档案交接关系。（ ）7、各级各类档案馆(室)之间均无隶属关系，只有一定的协作关系。（ ）8、在文件组卷过程中，不管采取何种方案，同一内容的一组文件，不得分散，应组合在一个案卷里。（ ）9、需要永久保存的文件和定期保存的文件一般应分开组卷，以便在档案室重点保管和日后向档案馆移交。（ ）10、为了方便日后管理和利用，在组卷时应把党政文件合在一起，一同组卷。（ ）11、进行卷内文件排列无论采用哪种方法，对密不可分的一组文件其排列应该是，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；请示在前，批复在后；业务、事务性文件在前，方针、政策性文件在后。（ ）12、进行卷内文件排列无论采用哪种方法，对密不可分的一组文件其排列应该是，重要法规性文件的历次修改稿按时间顺序依次排在定稿之后；查证性、依据性、专题性文件在前，结论性、综合性、决定性文件在后。（ ）13、文件级整理，其基本管理单位是“件”，如文件正本为一件，文件不同稿本为一件；正文为一件，附件为一件；转发件为一件，被转发件为一件。（ ）14、档案价值是由档案本身的各种因素和社会对档案的利用需求二者的结合所决定的。（ ）一、填空类型题1、档案学研究的对象是（档案）和（档案工作）2、档案的根本属性是（原始记录性）3、档案工作的性质是（管理性）、（服务性）、（政治性）4、档案工作包含收集、（整理）、（鉴定）、（保管）、检索、提供利用、编研和统计八个环节。5、我国档案工作机构主要有（公共档案馆）、（内部档案机构）、档案行政管理机构、新型档案机构四种类型。6、档案工作的基本原则是档案工作实行统一领导、分级管理，（维护档案的完整与安全），便于社会各方面的利用。7、档案整理工作的原则是充分利用原有基础，（保持文件之间的历史联系），便于保管和利用8、档案鉴定的原则是必须从党和国家、人民的整体利益出发，用（全面的、历史的、发展的、效益的）观点进行鉴定。这四个观点相互联系、辩证统一。9、机关文书档案的保管期限定为永久和定期两种，定期一般分为（30年、10年）。目前各机关文书档案保管均按照此新规定执行。10、一般来说，文件归档时间是在文件形成后第二年的上半年，即在次年（6月份）以前向档案部门移交。11、档案保管工作的基本原则是（以防为主、防治结合）。12、档案检索是对保管的档案进行（分析、选择、浓缩、记录），并能够根据利用者需要查找档案的工作。13、档案馆（室）档案提供利用的指导思想是（全面、及时、准确）和有效的为用户服务。14、档案编研的形式主要有（现行档案文件汇编）、大事记、组织沿革等。15、档案统计的步骤大致分为（统计调查）、统计资料的整理和统计资料的分析三个基本阶段。二、判断类型题1、今日之文书就是明日之档案（ F ）2、只要具有原始记录性，文书就可以转化为档案。（ F）3、档案是根据需要编写、收集、复制的二手或三手材料。（ F ）4、上级档案事业管理机关，对下级档案事业管理机关是业务指导和监督关系。（ T ）5、档案事业管理机关对档案馆和社会组织档案工作，是业务指导和监督关系。（ T ）6、档案室和档案馆之间是档案交接关系。（ F ）7、各级各类档案馆(室)之间均无隶属关系，只有一定的协作关系。（ T ）8、在文件组卷过程中，不管采取何种方案，同一内容的一组文件，不得分散，应组合在一个案卷里。（ T ）9、需要永久保存的文件和定期保存的文件一般应分开组卷，以便在档案室重点保管和日后向档案馆移交。（ T ）10、为了方便日后管理和利用，在组卷时应把党政文件合在一起，一同组卷。（ F ）11、进行卷内文件排列无论采用哪种方法，对密不可分的一组文件其排列应该是，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；请示在前，批复在后；业务、事务性文件在前，方针、政策性文件在后。（ F）12、进行卷内文件排列无论采用哪种方法，对密不可分的一组文件其排列应该是，重要法规性文件的历次修改稿按时间顺序依次排在定稿之后；查证性、依据性、专题性文件在前，结论性、综合性、决定性文件在后。（ F ）13、文件级整理，其基本管理单位是“件”，如文件正本为一件，文件不同稿本为一件；正文为一件，附件为一件；转发件为一件，被转发件为一件。（ F ）14、档案价值是由档案本身的各种因素和社会对档案的利用需求二者的结合所决定的。（ T ）三、简答类型题(小标题之外要拓展一点)1、文书和档案的关系文书和档案有密切的关系，概括说文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。包括两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。第二，文书有条件地转化为档案。办理完毕的文书，对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的，按照一定的规律经过整理归档集中保存起来的文件即可以成为档案，尽管文书和档案之间有着十分密切的联系，但有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。第二，只有一部分文书可以变成档案，档案只是文书的主要归宿，而不是文书唯一的归宿。第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。2、文书转化为档案的三个条件（1）办理完毕的文书才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案（2）对日后实际工作和科学研究有一定考察利用价值的文件，才有必要作为档案保存（3）文书一般要按照一定的规律经过整理归档集中保存起来，才能最后成为档案3、简答本单位形成的文件材料归档范围（1）本单位的文件，即本单位形成的，反映本单位工作职能活动和基本情况，在今后工作中还需要查考的发文及内部文件。本单位形成的文件是归档的重点。本单位形成的文件材料归档范围有：“红头”及其文件，包括本单位制发的（包括转发、合发、本单位上级的批复、下级的请示等）公文签发稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿，以及公文处理单等。会议文件材料，包括本单位党政工团召开的各种会议，以及外出参加针对本单位主管业务的会仪的文件材料。本单位内部管理文件及业务文件，包括本单位形成的“白头文件”，如工作计划、总结、报告、规章、调查、统计、财务报表、交接手续、机构、人事、合同、协议、科学研究、刊物、出版物。外事活动材料，包括本单位外事交流活动中形成的文件，如重要的人民来访来信，领导的批示，领导人再公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回来的与本单位有关的文件材料。反映本单位基本历史面貌的文件，包括历史沿革资料、大事记、年鉴、重要活动简报、荣誉证书、声像材料、实物等。4、归档案卷的质量要求归档案卷的质量基本要求是：应归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件的历史联系、文件特征和价值分类立卷，使案卷能正确地反映机关活动的基本面貌，以便于保管和利用。具体来讲，应从以下几个方面考察。（1）组卷要求：应做到内容齐全完整；分类科学，分级适当，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合；保持文件材料之间的内在联系；正确划分保管期限。（2）卷内文件排列要求。应做到系统、有条理。（3）卷内或归档文件编目要求。填写归档文件目录项目时，应使用耐久的书写材料进行填写，且字迹必须工整、美观。（4）案卷封面要求。案卷封面应按规定逐项填写清楚，字迹材料符合档案保管的要求。（5）案卷排列要求。应按一定的顺序进行排列，并要保持卷与卷之间的联系，编以案卷顺序号，并编制案卷目录一式数份。（6）装具要求。应采用由档案局统一监制的规范化的档案卷（盒）。5、档案检索的地位和作用（1）是档案管理中重要的环节和内容（2）是提高档案管理水平的重要手段（3）推动档案管理事业科学发展（4）促进档案及其信息的有效利用（5）促进档案人员业务素质的不断提高6、现行单位的档案鉴定步骤一个立档单位的档案鉴定工作通常包含以下几个程序。 一是确定归档文件的范围，同时剔除部分没有保存价值的文件，由文书部门或者业务主管部门保存一两年后销毁。至于归档文件和不归档文件范围，国家档案局作出了明确规定，各单位可以结合实际情况，具体制定适合的归档范围。 二是确定归档文件的保管期限。先在每年的立卷类目中预定每份文件的保管期限，并归入相应的卷夹中，到正式归卷时再以卷为单位确定其保管期限。 三是对保管期限已满的档案进行复审。这里有两种情况：一是移交复审，即在档案移交过程中，由本机关档案人员和档案馆接收人员一起对要移交的档案中已满保管期限的档案进行鉴定。另一种是到期复审，即对保管期限已满的档案进行重新鉴定，以防出现失误遗漏。例如永久保存档案的复审通常就是在向档案馆移交档案时进行，而定期保存档案的复审则在保管期满时进行。7、档案直接提供利用的方式直接的提供利用方式是档案部门将档案原件或复印件、简写件等直接提供给利用者，供其使用：（1） 阅览服务（2） 外借服务（3） 复制本制发服务（4） 展览与陈列服务（5） 制发证明服务（6） 目录信息服务（7） 咨询服务8、档案阅览服务的注意事项（1）建立健全规章制度为维护阅览室的正常秩序和确保档案安全，阅览室应建立健全各项规章制度，明确规定档案馆接待对象、档案的借阅范围、借阅手续、阅档者遵守事项等。（2）控制阅览利用范围并不是所有档案都会成为档案利用者阅览的对象，为了保护那些带有密级或尚未到公开年限的档案，档案馆应当在档案利用者提出阅览需求之前向其表明哪些档案是档案馆开放预览的内容，哪些是受到保护而不被公开预览的档案。特殊情况下，档案利用者可以向档案馆的主管机构提出阅览申请，待批准后，方可预览。此外，凡是被阅览的档案都要在档案阅览登记簿上进行登记，以供日后查考。（3）保护档案安全首先，作为档案利用者必须随时注意档案载体的安全，不得在档案上进行任何的圈画、涂改，不得任意复制档案，不得污损档案原件，不得将借阅的档案带出阅览室外，如需要应提交借阅的申请。阅毕的档案要随时归还到档案管理人员处，不得无故延期或夹带出馆。档案管理人员要对档案利用者的阅览行为进行随时监控，发现任何的违规行为，应立即制止，并采取一定措施妥善处理问题。此外，档案管理人员要对利用者阅毕后的档案进行清点、审查，检查无误后，利用者方可离馆。其次，档案管理人员要对利用频率较高的档案进行复制件的制作，避免因为频繁使用而使档案破损或丢失，特别是对年代比较久远的档案更要提醒利用者小心使用。档案管理人员还要定期检查馆内档案的破损情况，并对有问题的档案进行修补，使档案以完整的形式供档案利用者预览。（4）加强电子阅览管理由于电子文件的阅览通常在网络上进行，档案管理人员很难对档案利用者的身份和阅览行为进行控制，档案的安全风险系数偏高。因此，档案馆应加强对电子文件阅览的监控，避免违规浏览电子文件的行为发生。首先，档案馆的电子阅览平台应实行严格的身份审核制度，即利用者需提交身份证明信息后方可登陆档案利用平台；其次，在网络上添加必要的操作说明，避免发生利用者因不熟悉利用系统而胡乱点击的现象；再次，对电子档案进行加密处理，一般利用者只有在线浏览权，只有经过馆方授权后方可下载；最后对恶意点击、登陆、注册的行为进行监控，发现可疑利用者，当即进行处理。（5）收集利用信息反馈为了更好的提高档案阅览服务工作的质量，档案管理人员应当在档案利用者阅览完毕后，指导其填写档案利用效果反馈表。反馈者的主要内容包括利用者的身份，利用档案的类型、内容、利用效果、利用者的意见等。这种利用信息的反馈表要定期进行汇总分析，掌握一段时间内档案利用者的利用需求倾向和不同类型的利用者的利用需求倾向，这对于档案馆进一步开展档案利用服务、开发档案信息资源起着重要的指导作用。9、档案提供利用对档案利用者的基本要求（1）要遵守国家的法律、法规和政策，在允许的范围内利用档案；（2）要遵守相关的规章制度，尊重档案人员和档案部门；（3）要爱护档案，不对档案进行破坏活动，保证档案的安全和完整（4）对获取的档案复制或信息的使用和传播严加注意，还要维护他人的权益和隐私，不能损人利己10、档案利用工作的地位和作用（1）档案利用是档案工作的重要内容。（2）档案利用是档案部门服务于社会的直接表现。（3）档案利用是对档案工作的检验和促进。（4）档案利用是利用者了解档案部门的重要机会。11、档案编研的要求（1）合适的选题：档案编研成果的好坏直接取决于是否具有合适的选题。档案选题合适表现在有足够的，能够充分反映编研目标的档案材料，能够充分体现档案利用者的档案利用要求。（2）恰当的选用档案：确定了档案编研选题之后，编研人员要恰当的限定所选档案汇编的范围，尽量选用与编研主题相关的档案。（3）实事求是的编研态度：档案编研工作具有极强的研究性，编研人员只有本着实事求是的编研态度，深入分析档案信息的内容，正确揭示其价值，准确确定编研主题，才能编辑出内容充实可靠，体例规范，具有较高的利用价值和学术水平的高质量的档案编研成果。（4）注重效率与效益提高：档案编研工作能满足社会各组织各个职能部门对相关档案信息的利用，满足他们对不同类别档案信息的需求，进而逐渐提升日常办公的效率，同时编研成果可以用作重要活动、实践和决策的参考依据，增加决策的科学性，间接提高机构的效益。二、案例分析类型题1、一天领导叫文书小陆到他的办公室，交给了他一堆文件并让他整理。小陆带着文件回到了自己的座位并开始将这一堆大小不一的文件进行了装订。装订过后，小陆想到现在已经到了年底了，应该将本年度应归档的文件送到档案部门，于是便带好要移交的文件到了档案部门。一进门，小陆就和档案管理员小孟熟络的聊了几句，将文件放在小孟的办公桌上之后便起身告辞了。小陆走后，小孟点了一支烟吸了起来，并开始登记并查看小陆送来的文件，小孟发现有一些文件是没什么用处的，于是便将其挑选出来进行了销毁，之后小孟将整理好的文件进行归档，摆放到档案架上，走的时候将烟头丢在地上并用脚踩了踩。没多久，档案馆传来了呼声“着火啦！着火啦！”以上情景中出现了哪些档案工作方面的错误，请结合所学知识进行分析。1，情景中小陆将大小不一的文件直接进行装订是不正确的。归档的文件材料必须齐全完整，归档文件材料种类，份数，以及每份的页数均应齐全完整，已破损的文件应予裱糊、修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，规格大于A4的纸张要进行折叠，规格小于A4的纸张要用纸托裱。 2，小陆向档案部门移交应归档文件的时间不正确，根据机关档案工作条例的规定，文书部门或业务部门一般应在次年上半年以前向档案部门移交整理好的文件。3，移交归档文件时缺少办理手续的步骤。移交档案时，应该经档案部门检查验收，商定移交时间，办理具体移交手续，填写移交目录，一式三份，其后附上归档文件目录备考表，写明盒数，件数，移交人，接收人，交接时间并履行签字手续。 4，小孟在未询问领导的情况下擅自将文件销毁的做法是错误的，档案在销毁之前应该编制销毁清册，销毁清册封面的内容有：全宗号，全宗名称和立档单位名称，编制销毁清册单位名称，编制时间等，销毁清册一般应永久保存。而且要销毁的档案应该经单位领导人批准后才能销毁。 5，小孟在档案库房中吸烟的做法是错误的，为杜绝发生火灾的可能性，档案库房中应禁烟，禁明火光照。2、某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。还把文件后的附件一一分离出来，单独装订。在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。结果档案室管理员陆言看了后直摇头。根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。（1）文件分类时应主要考虑时间、保管期限、来源或问题等因素，无需对文件进行文种的区分；（2）文件处理单是归档整理的重要材料，不能销毁。（3）密切相关的两份或数份文件应作为“一件”文件整理，附件一般不单独成件，而是和正文一起成一件（4）取消立卷以后，文件归档不需要再编页号（5）订书针对永久或长期保存的文件不太适合，因为容易锈蚀，应采取适合文件永久保存的固定方法（6）文件排序时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由按时间顺序或重要程度排列（7）文件排列好后要加盖归档章，并填写相应内容（8）不同保管期限的档案不能装入同一盒中。3、领导来视察，要调阅上一年给本单位的购买设备的批复，想看一下文件中具体批了多少。文书人员找了半天，只找到了当时的请示，怎么也找不到批复。据有关人员回忆，当时就没有看到批复，可能是在哪个领导手上，没有交给文书人员。请问：这件事主要问题出在哪里?档案室、文书人员、阅文者传阅的文件必须始终掌控于秘书部门阅文者应直接同组织传阅的秘书人员发生联系，即由秘书人员按批示意见和有关规定依次将文件传送给阅文对象，阅文者阅毕退回给秘书人员，再由其依次传递给其他其他阅文者，亦即文件传阅是“纵传”而非“横传”（传阅对象之间直接传阅文件）方式。“纵传”方式能有效避免文件失控、丢失、积压、泄密，但需要秘书人员对传阅顺序进行合理有序的安排，本着原则性和灵活性原则，一方面规范传阅秩序，建立较为稳定的传阅程序、传阅路线和传阅范围，使大多数文件的传阅有章可循，另一方面还应按有关领导人和各部门的工作活动规律，灵活调整安排阅文顺序。文件传阅无论采用什么方式，秘书人员都要加强管理，防止出现纰漏、误传、延误现象。档案室方面，严格遵守文件管理制度。文书人员方面，做好文件传阅记录。将需要传阅的文件信息、传阅日期和传阅者姓名一一顺次登记在“文件传阅单”上，阅文者看完文件后在传阅单上签名。控制文件传阅速度，把批复送达相关人员阅览后及时收缴上来。阅文者方面，及时交回传阅文件。文件传阅完毕必须及时交还给秘书部门保管，不得随意存放在存放在个人手中。4、新星公司在成立之初，意识到企业档案工作具有保密性质。于是，公司常务委员会一致决定把档案库房设在办公搂最顶层最里面的几个房间里。这几个档案库房虽然地处偏僻，但是光线很好，每天有6个小时可以直接接触到阳光，工作人员的工作环境也很清静。可是好景不长，由于档案库房阳光太充足，而且也没有温湿度控制设备，所藏企业纸质档案开始发黄变脆，严重影响了档案的利用。新星公司的档案为什么会受损?应当采取怎样的措施才能有效保护档案?档案库房应该尽量防光，把阳光充足的房间作为档案库房是不科学的，因为阳光会造成档案的脆化。库房应尽量无窗，如果有窗。也应尽可能少儿小，采用遮阳板，并在窗内侧挂窗帘，安装磨砂玻璃、带花纹的或有色的玻璃，还可以在玻璃上涂刷紫外线吸收剂，照明灯具应为白炽灯，因为日光灯中紫外线含量非常高，会损害档案。另外，最顶层的房间也不适合作为档案库房，因为最顶层的房间除了阳光充足会对档案造成损害外，还有可能漏水，如果雨季漏水，后果不堪设想。该档案库房应该调整到其他避光的非顶层房间内，最好应用一些恒温恒湿设备，保持室内温度恒定，才能够最有效地保护档案。三、论述类型题1、文书工作和档案工作的关系1、文书工作与档案工作的对象有交叉 文书工作的对象是文书，档案工作的对象是档案，但是文书中的相当一部分会转化为文书档案。两项工作的对象，主题却是公文，只不过在文书工作和档案工作中，公文处于生命周期的不同阶段而已。2、文书工作和档案工作前后相继文书工作中的归档和档案工作的收集是从不同角度履行的同一道手续，所以归档和收集是文书工作和档案工作的临界线和交接点。文书工作和档案工作除整体上存在前后衔接外，还在局部环节上存在交叉现象。3、文书工作和档案工作相互影响文书工作是档案工作的基础和前提，档案工作是文书工作的继续和发展，两项工作不仅前后相连而且相互影响。一方面，作为基础，文书工作的好坏将直接影响档案工作的开展，文书工作到位文书制作规范、完整有序、归档及时，档案工作就能顺利进行。另一方面，作为继续，档案工作对文书工作实施积极的“超前干预”。档案工作中的各项质量要求也是文书工作应该遵守的，只有文书遵守了这些要求，文书和档案两项工作才能顺利衔接，不至于产生矛盾。4、文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态文书、档案工作一体化管理，就是将文书工作与档案工作密切联系起来，对其实行整体化、协调化的综合管理。近年来，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书工作程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来。使其同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。（二）文书工作与档案工作的区别1、工作对象不同一是文书，二是档案。2、工作任务不同文书工作的任务是制作、办理和管理公文，档案工作的任务是对档案进行收集、整理、鉴定、保管和提供利用等。3、服务对象和工作目的的不同文书工作通过公文的制作和办理来达到上传下达、左右联络的信息渠道作用，保证现行工作正常进行。它既是社会组织工作的一部分，又为社会组织现行工作服务。社会组织的档案工作也是为社会组织工作服务的，但就整体而言，档案工作市委整个社会服务的，其目的主要维护历史的真实面貌，为今后的工作提供参考凭证。4、工作机构不同文书工作是社会组织工作的一部分，又对社会组织有依附性，由社会组织内部的文书部门、文书人员和业务部门担当，主要受社会组织各项规章制度的约束和指导。档案工作是一项基本独立的工作，其工作部门除社会组织档案部门依附于社会组织工作外，档案馆和档案事业管理机关都是独立的规章制度，用于指导和监督档案工作的顺利进行。 2、文书立卷方法与归档文件整理方法的异同异：第一，对文档实行文件级管理，不需要将文件立为案卷，免除了组卷不合理、案卷题名不规范、一人一个标准的繁琐复杂的文件组卷过程。第二，文件整理一般以一份文件为单位，界定“件”的概念时，将文件正本和定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。第三，分类方法固定位年度、保管期限、机构（问题）三种，允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。第四，装订也同样以“件”为单位，装订材料只要符合档案保护要求，不做统一规定，装订方法也不限定传统的“三孔一线”的要求。第五，文件排列方法强调按事由排列，结合时间、重要程度等参考因素，并可根据实际情况选用。第六，归档章的位置不限于首页右上角，只要在首页上端空白处皆可。归档章项目只保留检索必须内容。第七，取消案卷和卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。第八，不要求编页号，只需在归档文件目录中填写“页数”。第九，归档文件直接装档案盒内保管。第十，不再填写案卷题名和案卷封面，只需填写档案盒盒脊项目，封面取消了原案卷封面的各个项目，只设“全宗名称”项，盒脊取消原案卷卷脊的“目录号、案卷号”项，保留全宗号、年度“项，增设”保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号“项。同：第一，两种文件整理方法都是针对纸质文件进行整理、装订。编制文件目录、备考表并装入盒卷。第二在文书整理原则和质量要求上，两种方式也是一致的，第三，文书立卷所遵循的国家标准文书档案案卷格式与归档文件整理所遵循的行业标准归档文件整理规则也有许多共通之处，如档号章与归档章，卷内文件目录与归档文件目录、卷内备考表与备考表等的样式、填制方法和要求均大同小异3、结合所学知识谈谈如何做好档案提供利用工作（前面要写，后面写一两个大点加拓展即可）档案的利用服务是档案馆收藏的档案信息以不同的方式提供给利用者利用，是档案部门为组织内工作人员和组织外社会公众提供档案信息资源的重要手段，是档案工作价值的直接体现，是衡量整个档案工作质量的主要标志，因此档案的提供利用工作在文书管理工作中占有突出地位。 档案的利用服务虽然在档案工作中具有突出的地位，对其他各项业务工作产生深刻的影响，但也不能忽视其他各项业务工作对档案利用服务工作的作用。只有做好了档案收集、整理、鉴定、保管、检索等工作，档案的利用服务才能落到坚实可靠的基础上。一、提供阅览服务（一）可供阅览的档案范围文秘人员要根据其所在组织机构的档案馆藏资源进行档案阅览范围的划分，一般情况下涉密档案和涉及机构重大利益、涉及人员利益的档案不公开阅览。除了组织机构的档案之外，档案阅览服务还可以提供其他资料的浏览服务，如机构内部的政策规定、条令、制度等。 需要注意的是，可供阅览的档案是机构的非密档案和资料。(二) 阅览室的设施要求 1. 阅览室的选址与环境阅览室的地点首先应符合宽敞、明亮、安静、清洁的要求，尽量方便利用者阅览和从事研究工作。其次，阅览室要接近库房，以便于档案管理人员调卷和归卷。最后，阅览室内应设置服务台、阅览桌、布告栏、资料橱、开放档案目录柜、休息室和存物柜等，以方便利用者利用和更好地保护档案。室内可放置一些绿色植物，保持空气清新，温度适宜。2. 阅览室的配置应配置与馆(室) 藏档案有关的历史、经济、政治出版物，报刊、辞典、年鉴、手册和指南之类的工具书以及档案检索工具等。3.开辟电子阅览室4. 计算机辅助管理档案馆(室) 应当加强计算机辅助检索和管理档案的力度，在档案阅览室设置专用的档案检索计算机；同时档案管理人员使用档案利用服务的专门软件进行各种档案利用簿册的登记与档案借阅管理。5. 阅览室的休闲设施有条件的阅览室还可开设存物区、休息区等，供利用者吸烟、喝水、接听电话等，为利用者提供人性化服务。(三) 档案阅览服务的注意事项1. 建立健全规章制度阅览室应建立健全各项规章制度，明确规定档案馆(室) 接待对象、档案的借阅范围、借阅手续、阅档者遵守事项等。2.控制阅览利用范围并不是所有档案都会成为档案利用者阅览的对象，为了保护那些带有密级或尚未到公开年限的档案，档案馆 (室) 应当在档案利用者提出阅览需求之前向其表明哪些档案是档案馆 (室) 开放阅览的内容，哪些是受到保护而不被公开阅览的档案。特殊情况下，档案利用者可以向档案馆(室) 的主管机构提出阅览申请，待批准后，方可阅览。此外，凡是被阅览的档案都要在档案阅览登记簿上进行登记，以供日后查考。3. 保护档案安全首先，作为档案利用者必须随时注意档案载体的安全，阅毕的档案要随时归还到档案管理人员处，档案管理人员要对利用者阅毕后的档案进行清点、审查，检查无误后，利用者方可离馆 (室) 。其次，档案管理人员要对利用频率较高的档案进行复制件的制作，避免因为频繁使用而使档案破损或丢失，特别是对年代比较久远的档案更要提醒利用者小心使用。4. 加强电子阅览管理由于电子文件的阅览通常在网络上进行，档案管理人员很难对档案利用者的身份和阅览行为进行控制，档案的安全风险系数偏高。因此，档案馆（室) 应加强对电子文件阅览的监控，避免违规浏览电子文件的行为发生。5. 收集利用信息反馈为了更好地提高档案阅览服务工作的质量，档案管理人员应当在档案利用者阅览完毕后，指导其填写档案利用效果反馈表。二、档案外借服务(一) 档案外借服务的范围在一般情况下档案不能外借使用，但在某些特殊情况下，为了照顾利用者工作方便，如党政领导工作的需要，或者某些组织必须利用档案原件作证据等的利用需要，档案可以适当借出馆(室) 外使用。但是对于特别珍贵的资料、档案、古稀文本，以及照片、影片、录像带、录音带等原件，必须以保护档案原件为原则，不能借出馆(室) 外，而只能提供相应的复印件。对借出馆外使用的档案，应严格控制借档单位和档案的形式和种类。在借档单位的控制上，应以党政领导机关为主而兼顾业务部门，以档案的立档单位为主而兼顾其他单位，以服务政法、监察机关取证为主而兼顾一般性使用。（二）档案外借服务的流程1.机构内部外借服务（1）外借档案的人员应填写档案外借申请单，并经分管文档工作的负责人批准后，到档案管理部门办理借出手续。（2）外借档案人员持获批申请书到档案管理机构，填写档案外借登记簿后，档案管理人员可根据其需求，提供档案外界服务。（3）借阅人对所借档案进行清点核对后，必须在“借出者签名”栏内履行签收手续。2.机构以外的外借服务非档案形成机构的组织或个人需要档案的外借档案服务，应持有查 (借) 阅档案介绍信，写明利用者的身份、借阅目的、范围和借阅期限等，经本组织领导批准后方能借出。同时还要进行详细的档案外借登记。(三) 档案外借的规章制度 无论是档案馆(室) 内借阅，还是档案馆(室) 外的外借服务，都要求档案馆(室)制定健全、有效的档案借阅与外借的规章制度。特别是档案外借服务，由于档案借出后，它已经不在档案馆 (室) 的控制范围内，因此，为了保证档案的安全，必须健全相关规章制度。规章制度的主要内容包括以下几个方面。 1. 借出期限 档案外借的时间不应当设置过长，特别是非本机构的档案外借要控制在57 天以内，同时要在档案外借前向档案外借人员进行明示。在借出的档案位置，档案管理人员应当设置醒目的代卷卡，卡上要标明档案的案卷号、借出时间、借出入或机构、应归还时间，以便档案的归位和检查。 2. 外借档案的使用要求 利用者在档案外借使用过程中，要严格保证档案在物质和内容上的安全：首先要保证档案载体的安全，特别是纸质档案，要保持档案的清洁完整，且不能随意更改档案上的文字内容；其次，在内容上，要保证档案信息内容不泄露，档案原件不丢失，特别是带有密级的档案，必须保证在办公环境下使用，严禁将其带回居住场所或与档案使用无关的场所，使用完毕后，利用者要将档案保存在具有保密设置的文件柜内，切忌随意摆放借出的档案。