文件编写及管理规范标准.doc

.文件编写及管理规范标准1 目的为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。 2 范围本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。3 职责3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。4 定义本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。5 管理规定5.1 管理制度类文件（除财务类）：5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。财务类文件的编制要求详见5.2的约定。5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。编号规则文件的命名编排样式由“企业标准代号”、“企业名称代号”、“标准分类号”、“标准功能代号”、“标准顺序号”和“标准批准年代号”组成。例：本标准文件编写及管理规范标准编号为：Q/PRG-MDF-21-2019。采用“编号+文件名”组合的方式予以命名，例：Q/PRG-MDF-21-2019文件编写及管理规范标准。参见附件1。具体明确规定制度文件的内容框架、页面设置、字体规范等。备注：1、 各职能部门编制的公司管理制度类文件务必按照以上规则予以编号，提报公司审批同意后方可发布生效，并抄送行政部存档管理。2、 编号中所述的字母分别表示的含义说明如下：“Q”为企业标准代号；“PR”为企业名称代号，与企业标准代号之间以斜线“/”分开；“G”为标准分类号；“MDF”为公司标准代号，即“#”（若是“#”的文件，则以“HSH”表示）；“21”为本规范标准的文件代号，后续编制发布的管理制度，以此类推；“2019”表示本规范标准编制的批准年代号，即2019年。5.2 财务类文件（制度、规范、手册等）：5.2.1 定义：财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范； 财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。5.2.2 编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。项目编号规则编号示例文件名规则备注财务制度参照本标准5.1的规定编号+文件名财务规范（总部）MZ+CWGF+三位流水号+年份MZCWGF0012019编号+文件名流水号：按照所有规范总体流程，不按照每年重启财务规范（门店）MM+CWGF+三位流水号+年份MMCWGF0012019编号+文件名财务操作指南M+CWZN+三位流水号+年份MCWZN0012019编号+文件名专项操作手册MDF+项目简写+三位流水号+年份MDFABKSC0012017编号+文件名5.3 流程/表单类文件：编号规则文件的命名编排样式以编号“Q/ PRG-MDF-21/F01-2019”为例，其表示为对应管理制度“Q/PRG-MDF-21-2019”的流程/表单，序号为F01。采用“编号+ #流程/表”方式组合的方式来命名：Q/PRG-#-21/F01-2019培训管理流程图。参见附件3。流程图须根据具体的操作或管理流程绘画流程图。输出表单是指对应流程中有涉及表单的，需要将表单列出；备注说明是指对应流程的补充说明。备注：1、 编号中所述的字母分别表示的含义说明参见本标准5.1。5.4 任命书类文件：5.4.1 编排样式：参见附件4，须为红头文件。5.4.2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。5.5 通知类文件：5.5.1 编排样式：参见附件5。通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。6 其它本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。7 生效本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。8 附则8.1 制度类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2019管理制度8.2 财务类文件样例：MZCWGF0012019迈道夫财务规范-基础规范8.3 流程/表单类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2019培训管理流程图8.4 任命类文件样例：Q/PRG-MDF21/F03-2019关于任命8.5 通知类文件样例：Q/PRG-MDF21/F04-2019关于的通知.附件1：管理制度 标题：黑体三号，段前1行，段后0.5行，固定行距18磅。1 目的。 正文：文字采用宋体五号字，行间距为1.5倍行距。2 范围2.1 。（序号后空一个半角格，序号也用中文半角模式）2.2 。（用WORD版本空格4个半角格，相当两个中文字距离）3 职责 。（空格不动时按SHIFT+ENTER后可以空格）4 4.1 。（如果还有不整齐地方用格式刷）4.2 。5 。6 。7 解释权 。8 附则8.1 Q/PRG-/F01-2012培训管理流程图.附件2：MZCWGF0012019#财务规范-基础规范1文档编号：MZCWGF0012019密级：非保密2修订记录3日期版本修订内容修订人批准人发布渠道2019.02.201.0第一次发布#附件3：培训管理流程图附件4：杭州#服务有限公司1#企字20160012关于#等通知的任命通知 3各职能部门、各门店4：因公司发展需要，通过公开竞聘，经公司管理层研究，决定对以下通知进行人事任命，现予以公布如下：1、任命#为杭州#服务有限公司#分公司经理，全面负责#分公司的经营目标达成与日常经营管理工作，向门店管理中心负责人汇报工作。2、任命#为杭州#服务有限公司#部门经理，全面负责#部门的经营管理工作，向#中心负责人汇报工作。3、4、本任命文件自2019年#月#日起正式生效。希望以上任命人员认真履行本岗位职责，出色完成公司赋予使命。 特此通知！ #公司2019年11月11日 红头：黑体红色小初号，段前1行，段后0.5行，单倍行距。2 发文号：黑体红色四号，段前0.5行，段后0.5行，单倍行距。3 标题：黑体小二号，段前0.5行，段后0.5行，单倍行距。4 正文：文字采用宋体小四号字，行间距为1.5倍行距。5 印章：红头文件必须经公司批示同意并加盖印章后方可发布。附件5：关于公司#管理不规范的通报1#总办2019003号2#中心、#部3：经公司总经办审核发现，公司在#管理方面存在较为严重的不规范行为，将对公司#管理造成严重隐患。针对此方面的管理不规范行为，现就具体存在问题、公司规定及整改要求等予以通报如下：管理规定：根据公司2018年9月1日发布的#管理制度之规定，存在问题：整改要求：以上问题，请#中心（部门）关注并责令整顿解决，并在5个工作日内进行书面回复，具体内容及整改要求如下：1、出现此漏洞的原因分析（主观因素、客观因素）； 2、如何解决该漏洞缺陷，列出具体执行方法；3、4、