合同管理办法.doc

合同管理办法第一章 总则第一条 合同管理是企业管理的一项重要内容，任何合同纠纷的产生，都会对企业造成一定程度甚至是不可估量的损失，为规范公司合同管理，避免因合同纠纷而使公司利益受损，依据国家相关法律、法规，结合公司的实际情况，特制订本办法；第二条 公司对外签订的各类合同一律适用本办法。第二章 管理职责第一条 全公司各类合同的分管领导为总经济师，负责合同管理的全面工作；第二条 公司各类合同管理归口部门为成本合约部，负责各类合同收集、跟踪、归档等管理方面的基础工作；第三条 项目部各类合同最终统一由核算员分类归档管理，负责项目各类合同的收集及归档管理。第三章 合同谈判及评审第一条 工程合同谈判前应由市场部组织，分管领导、工程部、财务部、物资部、法律事务办、成本部共同参加，根据项目的具体情况，对项目进行初步评审，针对关键性条款确定谈判原则；第二条 谈判原则确定后，由市场部经理牵头组织相关人员与业主沟通，达成初步意向后可草拟意向合同文本，合同文本的内容应与招标文件基本相符，符合国家现行法律、法规和国家标准，专用补充条款要对招标文件中表述不清、不细、不利于我方的内容及可能发生的违约责任进行详细的补充、修订； 第三条 由市场部组织，常务副总经理、分管领导及各相关部门参加，对合同意向文本中相应条款进行详细评审，达成一致后确定合同草签稿，经分管领导审阅后进入合同审批流程。合同评审要点：1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力，合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全，当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误；3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件，预计取得的经济效益和可能承担的风险，合同非正常履行时可能受到的经济损失；合同评审内容：1、工程部评审合同另一方的资质情况以及合同要求的时间（进度）、质量标准、安全等；2、成本部评审合同关于款项计算、结算等涉及与造价有关的条款；3、财务部评审合同关于付款方式、付款节点、付款比例等条款；4、法律办评审合同双方的有效性，违约双方的责任是否明确，违约金额是否合理；5、总经济师评审以上部门的意见合理性及作出正确判断，负责与提出“不同意签订”的人员沟通，然后给出意见；6、各部门评审提出的修改意见经内部筛选后，由牵头部门必须与业主反复协商，由分管领导签署与业主协商结果，对不能修改的风险因素提出规避措施，经总经理、董事长审批后可加盖合同章。合同不得未经评审先加盖业主合同章；第四条 分包合同谈判必须由项目经理、总工及施工员共同参与；第五条 大宗材料采购合同谈判须由物资采购部组织，按照制式合同条款谈判，项目部自采材料的采购及租赁由项目部自行组织，按照制式合同条款谈判。第四章 合同的签订第一条 所有合同的签订，都必须遵守国家相关的法律、法规；第二条 任何合同的签订，都必须以维护公司利益为宗旨，决不允许有为一己之私，而损害公司利益的事情出现，如有发生，一经查实，必将追究当事人的责任；第三条 工程合同的签订，原则上由公司市场部经理以公司法定代表人的委托代理人身份与业主签订，对方也须为法定代表人或其委托的代理人；第四条 分包合同由项目经理负责签订；第五条 大宗材料采购合同由物资采购部经理负责签订；项目自采材料的采购合同、周转材料及机械设备租赁合同，由项目经理负责签订；第六条 分包合同、项目自采材料的采购合同、周转材料及机械设备租赁合同，必须报公司审批后方可签订；第七条 合同签订时间：1、工程合同：中标通知书下发后一个月内必须签订工程合同，如因业主原因导致合同迟迟未能签订，视具体情况，由公司领导开会研究决定是否继续施工，相关业务人员要注意收集有关证据，以备不时之需；2、分包合同：在分包开始施工前必须签订分包合同，坚决杜绝过去先入场再谈价格、签合同的现象；3、采购及租赁合同：开工后，事件发生前签订；第八条 合同签订需注意的问题：1、签订合同时，要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点；2、建设工程合同的内容包括工程范围、建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款；3、采购合同应注明材料名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等；需特别注意的是公司实行核税制度，不需开具发票，在确定价格的时候要扣除税费；4、劳务、分包、租赁合同应阐明承包方式、承包内容、单价、付款比例、双方违约责任等；分包合同必须提出分包理由，相关安全、质量、工期、文明施工等方面责任及奖罚条件，对业主提出的合同约定以外的分包工程必须提交业主要求分包工程的书面证明材料；5、签约人在签订各类合同前，必须对业主或对方当事人的资金状况，履约能力，信誉等方面进行认真、详细的考察，避免因失察而导致公司利益受损，合同的签订也要遵循“平等互利、协商一致、等价有偿”的一贯原则；6、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确；7、合同双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章，签订合同时还要注明合同有效期限；8、外地施工的项目，签订合同时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖；9、严格禁止使用项目部公章与相关方签订合同或协议。第五章 工作流程第一条 工程合同1、本单位合同评审流程为：部门负责人、工程部、成本部、财务部、法律办、总经济师、总经理。正式合同签订时也按上述流程进行；2、工程合同由董事长审批；3、对于存在争议条款，隐含风险且不能修改的合同，必须由上述参与详审各部门共同开会研究规避措施，形成会议纪要，报董事长审批；第二条 其他合同1、其他合同的审批由董事长授权总经理审批；2、其他合同的评审流程同上，只是牵头部门不同，由项目部上报到各个专业部门，再由各个专业部门负责发起评审流程，无特殊情况，流程的流转时间不得超过2天；第三条 合同审核流程分工1、市场部负责施工合同、施工补充协议、合作合同或协议、施工合同终止及解除；2、工程部负责内部承包责任制、分包合同、三方协议；3、采购部负责材料集采合同、项目自采材料合同、租赁合同；4、财务部负责融资方面的合同及协议；第六章 合同履行第一条 合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。第二条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第三条 总经理、总经济师、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。合同履行主要人员对合同履行过程中的履行结果做出判断。总经济师全面掌握合同的履行情况，定期跟踪、纠正、汇报。第七章 合同的变更、解除第一条 在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商；第二条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制；第三条 变更、解除合同，必须符合合同法的规定，并应在公司内办理有关的流程手续。应按本制度规定的审批权限和程序执行；第四条 变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效；第五条 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外；第六条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。第八章 纠纷处理第一条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按合同法等有关法规和本制度规定妥善处理；第二条 合同纠纷由有关业务部门与法律办负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底；第三条 处理合同纠纷的原则是：1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。4、在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动。5、合同纠纷的提出