办公资产节约方案.docx

榆阳区煤炭公司办公资产管理办法为更好的控制办公消耗成本，规范公司办公资产的采购、领用和管理工作，倡导节俭风气、培养和提高全体职工的节俭意识，特制定本办法，具体如下：一、 办公资产领用管理（一）办公资产分类1、耐用办公用品范畴：计算器、订书机、文件栏、文件夹、打孔机、剪刀、裁纸机、直尺、卷尺、起钉器等；2、低值易耗办公用品分为部门所需用品和个人所需用品。（1）部门所需用品范畴：传真纸、记录本、收据本、信封、打印纸、档案袋、墨盒、碳粉、硒鼓、白板笔等；（2）个人所需用品范畴：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、电池、便签纸等；3、公用办公用品（设施）范畴：打印机、复印机、传真机、电话机、照相机、办公桌、沙发、柜子、椅子、茶几等；（二）办公资产计划与采购1、计划：年终统计各部门前一年度办公用品使用量，计算月度平均量，预测各部门下一年度办公用品需求量，并以季度为单位计算办公用品使用量，为核定实际采购和发放提供参考。2、采购：各部门根据本部门办公用品使用情况，每月27日前，填写好次月的办公用品采购申请表；经部门主管签字后报综合管理部核定、统计，并将办公用品领用计划与办公用品台账、库存，提报办公用品采购计划，经总经理批准后实施采购；特殊办公用品可以经综合管理部授权各部门自行采购；对未列入采购申请表的临时性办公用品，原则上不作采购，因临时急需的应由总经理审批再做采购，否则推移至下月进行。（三）办公资产领用1、由各部门指定人员统一领用办公资产，并签收办公用品领用登记表；部门当月领用量超过月核定使用量时，可使用本季度领用量的余量；若部门领用超出需求计划，须由部门主管说明原因并报领导审批后方可发放，否则不予领用。2、领用原则： （1）耐用办公用品领用后，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。人为损坏或者遗失不再补领；(2)公共办公资产（设施）以部门为领用单位，由部门主管领导领用或申请采购；(3)部门月领用量，每月底公布一次，内容包括部门实际领用量与可领用量，可为各部门提供办公用品管控参考；3、领用方法：（1）部分办公用品，如圆珠笔、签字笔、白板笔、笔芯、尺子、订书机、电话机、各种电脑墨盒、碳粉、硒鼓等实行以旧换新原则。其中，更换墨盒、碳粉、硒鼓时，应由综合管理部派专人监督更换（避免造成浪费及设备损伤）；（2）易耗品可依据已核定的月度需求量设定领用管理基准(如签字笔/笔芯每月每人发放一支),具体可依据每月平均用量以及岗位特点进行合理调整； （3）公共办公资产（设施）移交时如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿；（四）办公资产的维修及报废各部门如有办公资产损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理：1、对简单的可以自行维修处理、或在保修期内的办公资产，不得擅自进行处理，由采购人员联系供货商进行维修、维护；2、对办公桌椅等物品出现问题，必须由木工或内行人员进行维修处理，对电脑、打印机等出现问题先自行协调公司相关专业人员进行检查维修，公司内部无法解决，需要由外部单位进行维修的，经总经理审批后由综合管理部或相关部门协调解决。3、对高值报废品的报废处理：无条件维修，或可以维修但维修成本过高的办公资产，经综合管理部或相关部门对该类办公资产的毁损程度进行鉴定并签字确认后作报废处理；报废品原购买价值单件超过2000元的，经总经理批准后由综合管理部或相关部门进行回收，统一处理。（五）办公资产台账管理1、综合管理部负责办公用品管理人员必须秉公办事，不得徇私情，须做到严格把关，认真登记；一切办公用品领用都需领用者填写办公资产领用登记表,未能及时登记的须督促领用者补办登记手续；2、办公资产由综合管理部统一向批发商采购,除正常办公用品外，如部门有特殊需求,经总经理签字批准后，方可自行采购。3、每月10号前为办公资产盘点期，原则上不再安排物品领用。特殊情况下的领用需分管领导审批。盘点期间，综合管理部办公用品负责人落实物品领用登记情况，填写月办公资产领用汇总表，核算部门领用数量和月末库存。4、综合部依据每月27日各部门提交的办公资产采购申请表和月办公资产领用汇总表，在月底前核算出下月公司办公用品采购计划单。二、办公类固定资产管理（一）管理原则1、实行办公资产分类分级管理，对各办公室、会议室、活动室、健身房等固定资产重点监管，对低值易耗品加强监管；2、各单位办公资产实行标准控制、标准内拟定计划，计划内安排采购的原则；3、办公资产的更换、更新，实行交旧领新（以旧换新）。对旧物残值较高的要进行变卖或拍卖，所得款项统一交公司计财部入帐。（二）管理责任1、各单位、各部门负责人为本单位（部门）办公资产责任人。要教育、监督本单位（部门）人员爱惜办公财产，合理使用，严格保护。发现问题要及时与综合管理部联系修理，不得人为发生损坏、丢失等现象。2、员工个人领用的办公财产：员工本人是该类财产维护、保养的第一责任人，所属部门的直接领导负间接管理责任；3、公用的办公资产：公司公用的办公资产由日常管理部门（单位）指定专人负责，各部门公用的办公资产各部门负责人为第一责任人；（1）三楼活动室、健身房，四楼会议室，五楼会议室，13楼会议室各类设施、设备等由综合管理部负责管理，除自然耗损外，一切损伤（坏）、丢失等将追究综合管理部责任；（2）各楼层花草、盆栽实行认领制度，将责任落实到个人，具体由所属区域部门安排认领，除客观原因死亡，认领者应负责赔偿；（三）管理监督综合管理部每年要对办公资产进行一次大清查。对清查中发现的人为损坏、丢失现象，除照价赔偿外，还要视情节轻重以资产原值比例，对责任人进行经济处罚。三、常用低值易耗品节约办法（一）纸张1、除有特殊要求的文件、材料外，公司内部文件、其他资料等实行双面打印、复印制度；2、尽量在电脑上修改材料，对要打印的内容应仔细核对，避免因文件错误而浪费；无特殊要求的材料，打印时不要用过大字体，通常四号或小四号即可，段落与行距不得超过1.5倍；3、对于误打的纸张可以做成便纸条，节约使用；（二） 打（复）印规范1、打（复）印时应做到节约，公司内部文件资料的打（复）印使用双面复印，要加强纸张（废纸）的再利用率；2、各部门除了业务范围内的打（复）印，其他一律不予打（复）印，情况特殊的，须向相关领导、部门说明情况，经同意后登记复印；3、各部门不得随意与打印机联机，如有需要，应征得综合管理部同意后方可联机；4、外单位要进行打（复）印时，须由专人接洽后方可进行，并遵循节约原则。例如：（1）客户所需承兑汇票及开票信息仅打（复）印一份，超出不予打（复）印；（2）客户要求复印的结算单，银行回单一律不予打（复）印；