办公软件应用技巧-Excel.ppt

办公软件应用技巧 Excel 主讲教师 董爱美 Excel使用技巧 编辑技巧 分数的输入如果直接输入 1 5 系统会将其变为 1月5日 解决办法是 先输入 0 然后输入空格 再输入分数 1 5 序列 001 的输入如果直接输入 001 系统会自动判断001为数据1 解决办法是 首先输入 西文单引号 然后输入 001 日期的输入如果要输入 4月5日 直接输入 4 5 再敲回车就行了 如果要输入当前日期 按一下 Ctrl 键 Excel使用技巧 编辑技巧 填充条纹如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹 可以利用对齐方式中的填充功能 先在一单元格内填入 或 等符号然后单击此单元格 向右拖动鼠标 选中横向若干单元格单击 格式 菜单 选中 单元格 命令 在弹出的 单元格格式 菜单中 选择 对齐 选项卡 在水平对齐下拉列表中选择 填充 单击 确定 按钮 Excel使用技巧 编辑技巧 多张工作表中输入相同的内容几个工作表中同一位置填入同一数据时 可以选中一张工作表 然后按住Ctrl键 再单击窗口左下角的Sheet1 Sheet2 来直接选择需要输入相同内容的多个工作表接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据 此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中 输入完毕之后 再次按下键盘上的Ctrl键 然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表 解除这些工作表的联系 否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内 Excel使用技巧 编辑技巧 不连续单元格填充同一数据选中一个单元格 按住Ctrl键 用鼠标单击其他单元格 就将这些单元格全部都选中了 在编辑区中输入数据 然后按住Ctrl键 同时敲一下回车 在所有选中的单元格中都出现了这一数据 Excel使用技巧 编辑技巧 利用Ctrl 选取文本如果一个工作表中有很多数据表格时 可以通过选定表格中某个单元格 然后按下Ctrl 键可选定整个表格 Ctrl 选定的区域为 根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域 这样我们可以方便准确地选取数据表格 并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象 Excel使用技巧 编辑技巧 快速清除单元格的内容如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注 就不能简单地应用选定该单元格 然后按Delete键的方法了 要彻底清除单元格 可用以下方法 选定想要清除的单元格或单元格范围 单击 编辑 菜单中 清除 项中的 全部 命令 这些单元格就恢复了本来面目 Excel使用技巧 条件显示 我们知道 利用If函数 可以实现按照条件显示 一个常用的例子 就是教师在统计学生成绩时 希望输入60以下的分数时 能显示为 不及格 输入60以上的分数时 显示为 及格 这样的效果 利用IF函数可以很方便地实现 假设成绩在A2单元格中 判断结果在A3单元格中 那么在A3单元格中输入公式 if A20 SUM A1 A5 0 此式就利用了嵌套函数 意思是 当A1至A5的和大于0时 返回这个值 如果小于0 那么就返回0 还有一点要提醒你注意 以上的符号均为半角 而且IF与括号之间也不能有空格 Excel使用技巧 批量删除空行 有时我们需要删除Excel工作薄中的空行 一般做法是将空行一一找出 然后删除 如果工作表的行数很多 这样做就非常不方便 我们可以利用 自动筛选 功能 把空行全部找到 然后一次性删除先在表中插入新的一个空行 然后按下Ctrl A键 选择整个工作表 用鼠标单击 数据 菜单 选择 筛选 项中的 自动筛选 命令 这时在每一列的顶部 都出现一个下拉列表框 在典型列的下拉列表框中选择 空白 直到页面内已看不到数据为止 在所有数据都被选中的情况下 单击 编辑 菜单 选择 删除行 命令 然后按 确定 按钮 这时所有的空行都已被删去 再单击 数据 菜单 选取 筛选 项中的 自动筛选 命令 工作表中的数据就全恢复了 插入一个空行是为了避免删除第一行数据 如果想只删除某一列中的空白单元格 而其它列的数据和空白单元格都不受影响 可以先复制此列 把它粘贴到空白工作表上 按上面的方法将空行全部删掉 然后再将此列复制 粘贴到原工作表的相应位置上 Excel使用技巧 如何避免错误信息 在Excel中输入公式后 有时不能正确地计算出结果 并在单元格内显示一个错误信息 这些错误的产生 有的是因公式本身产生的 有的不是 下面就介绍一下几种常见的错误信息 并提出避免出错的办法 错误值 含义 输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大 使结果在单元格中显示不下 或是日期和时间格式的单元格做减法 出现了负值 解决办法 增加列的宽度 使结果能够完全显示 如果是由日期或时间相减产生了负值引起的 可以改变单元格的格式 比如改为文本格式 结果为负的时间量 Excel使用技巧 如何避免错误信息 错误值 DIV 0 含义 试图除以0 这个错误的产生通常有下面几种情况 除数为0 在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用 解决办法 修改单元格引用 或者在用作除数的单元格中输入不为零的值 错误值 VALUE 含义 输入引用文本项的数学公式 如果使用了不正确的参数或运算符 或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式 都将产生错误信息 VALUE 解决办法 这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确 并且公式引用的单元格中包含有效的数值 例如 单元格C4中有一个数字或逻辑值 而单元格D4包含文本 则在计算公式 C4 D4时 系统不能将文本转换为正确的数据类型 因而返回错误值 VALUE Excel使用技巧 如何避免错误信息 错误值 REF 含义 删除了被公式引用的单元格范围 解决办法 恢复被引用的单元格范围 或是重新设定引用范围错误值 N A含义 无信息可用于所要执行的计算 在建立模型时 用户可以在单元格中输入 N A 以表明正在等待数据 任何引用含有 N A值的单元格都将返回 N A 解决办法 在等待数据的单元格内填充上数据 Excel使用技巧 如何避免错误信息 错误值 NAME 含义 在公式中使用了Excel所不能识别的文本 比如可能是输错了名称 或是输入了一个已删除的名称 如果没有将文字串括在双引号中 也会产生此错误值解决办法 如果是使用了不存在的名称而产生这类错误 应确认使用的名称确实存在 如果是名称 函数名拼写错误应就改正过来 将文字串括在双引号中 确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号 例如 SUM C1 C10 注意将公式中的文本括在双引号中 Excel使用技巧 如何避免错误信息 错误值 NUM 含义 提供了无效的参数给工作表函数 或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示 解决办法 确认函数中使用的参数类型正确 如果是公式结果太大或太小 就要修改公式错误值 NULL 含义 在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点 但这两个范围没有公共单元格 比如输入 SUM A1 A10C1 C10 就会产生这种情况 解决办法 取消两个范围之间的空格 上式可改为 SUM A1 A10 C1 C10 Excel使用技巧 如何更改excel默认的行列标签的颜色 桌面 属性 外观 项目 高级 已选定的项目 设置颜色系统提供的排序功能最多只能同时依据三个关键字来进行 如果需要依据三个以上的条件来排序 该如何实现 虽然系统一次最多只能同时对三个关键字来排序 但是我们可以利用设置排序关键字的优先级 通过多次排序来实现关键字大于3个以上的排序 具体操作如下 首先打开工作表 单击 数据 菜单中的 排序 项 依次在 主要关键字 次要关键字 第三关键字 中选择优先级最低的几个排序关键字 然后执行排序操作 接下来再依次选择优先级较高的几个关键字 进行2次排序 这样直到最高优先级的关键字排序完成为止 就可以实现了对三个以上关键字的排序操作了 Excel使用技巧 勾怎么输入按住ALT键输入41420后放开ALT键 快速实现整块数据的移动在工作中常常需要移动单元格中的数据 请问有比 粘贴 操作更快捷的方法吗 可以直接采用拖动的方法 操作过程如下 首先选择要移动的数据 注意必须是连续的区域 然后移动鼠标到边框处 当鼠标指针变成一个四个箭头标志时 按住 Shift 键的同时按下鼠标左键 拖动鼠标至要移动的目的区域 可以从鼠标指针右下方的黄色提示框中获知是否到达目标位置 放开鼠标左键即完成移动 Excel使用技巧 固定数据输入时的焦点在数据输入时 每当我们按下 Enter 键后 光标就会自动跳转到下一个单元格中 因此在进行数据的反复验证中 就必须反复地来重新定位焦点 请问有什么方法来固定数据输入的焦点吗 答 要实现上述要求并不难 输入数据前 在按住 Ctrl 键的同时单击选择该单元格 当单元格边框的边很细的时候 再开始数据的输入 这样不管按下多少次 Enter 键 光标始终都不会移动到其他单元格 如果要移动到下一单元格 可以使用方向键来完成 当然如果当前工作表中要实行数据验证的单元格很多时 每次都按上述方法来操作未免有些麻烦 那么可以试试以下方法来实现一劳永逸 单击 工具 菜单中的 选项 命令 在弹出的设置框中单击 编辑 选项卡 然后取消选择 按Enter键后移动 复选框 最后单击 确定 按钮即可 Excel使用技巧 在数据录入时自动切换输入法由于工作表中数据类型的复杂和多变性 所以常常要在各种输入法之间来回切换 请问可以实现一定位到某个单元格系统就会自动切换到相应的输入法吗 可以通过下面的设置来实现它 首先选中使用同一种输入法的所有单元格 再单击执行 数据 菜单上的 有效性 命令 在弹出的对话框中选择 输入法模式 选项卡 在 输入法模式 下拉列表中 根据需要进行设置 如要使用中文字符的话 就选择 打开 如要使用英文输入模式 就选择 关闭 英文模式 Excel使用技巧 在信息输入前就给予提示在单元格输入信息时 希望系统能自动的给予一些必要的提示 这样不但可以减少信息输入的错误 还可以减少修改所花费的时间 请问该如何实现 可以按如下操作 首先选择需要给予输入提示信息的所有单元格 然后执行 数据 菜单中的 有效性 命令 在弹出的对话框中选择 输入信息 选项卡 接着在 标题 和 输入信息 文本框中输入提示信息的标题和内容即可 Excel使用技巧 选择大范围的单元格区域由于屏幕大小的局限性 如果利用鼠标拖动操作 总是无法一次性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区域 请问有什么别的好方法吗 可以进行如下操作 首先在 名称 框中输入该操作区域的起始单元格名称代号 然后输入该操作区域的最后一个单元格名称代号 中间用 冒号分开 最后按下 Enter 键 这样以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定 还有个办法 先选中区域的左上角单元格 按着shift键点击右下角单元格 也可以选定以这两个单元格为对角的长方形区域 Excel使用技巧 如何正确显示百分数在单元格中输入一个百分数 如60 按下回车键后显示的却是0 6 请问该如何设置才能正确显示百分数 出现这种情况的原因是因为所输入单元格的数据被强制定义成数值类型了 只要更改其类型为 常规 或 百分数 即可选择该单元格 然后单击 格式 菜单中的 单元格 命令 在弹出的对话框中选择 数字 选项卡 再在 分类 栏中把其类型改为上述类型中的一种即可 Excel使用技巧 在连续单元格中自动输入等比数据序列请问有什么好的方法来输入一个较大的等比序列吗 可以通过填充的方法来实现首先在第一个单元格中输入该序列的起始值然后通过拖动操作选择要填充的所有单元格再依次单击 编辑 菜单中的 填充 项下的 序列 命令 在弹出的 序列 对话框中 再选择 类型 中 等比序列 单选按钮 再在 步长 文本框中输入等比序列的比值 最后还要在 终止值 文本框中输入一个数字 不一定要是该序列的最后一个值 只要是一个比最后一个数大的数字就可以了 然后单击 确定 按钮即可 这样系统就自动将序列按照要求填充完毕 Excel使用技巧 同时对多个单元格执行相同运算请问有什么好的方法来实现一步完成对多个单元格数据执行同样的运算吗 可以执行如下操作 假设要对多个单元格执行全部加 1 的相同操作 首先在空白单元格中输入要执行运算的操作数 1 再利用 复制 按钮将其添加到剪贴板 然后选择所有要进行运算的单元格 再单击 编辑 菜单中的 选择性粘贴 命令 在弹出的对话框中单击选择 运算 选项区域下的 加 单选按钮 最后单击 确定 按钮完成 Excel使用技巧 在公式中引用其他工作表单元格数据公式中一般可以用单元格符号来引用单元格的内容 但是都是在同一个工作表中操作的 如果要在当前工作表公式中引用别的工作表中的单元格 那该如何实现呢 要引用其他工作表的单元格可以使用以下方法格式来表示 工作表名称 单元格名称 如要将Sheet1工作表中的A1单元格的数据和Sheet2工作表中的B1单元格的数据相加 可以表示为 Sheet1 A1 Sheet2 B1 Excel使用技巧 不输入公式直接查看结果当要计算工作表中的数据时 一般都是利用公式或函数来得到结果 可是假如仅仅只是想查看一下结果 并不需要在单元格中建立记录数据 请问有什么办法实现吗 可以选择要计算结果的所有单元格 然后看看编辑窗口最下方的状态栏上 是不是自动显示了 求和 的字样呢 如果还想查看其他的运算结果 只需移动鼠标指针到状态栏任意区域 然后用鼠标右键单击 在弹出的菜单中单击要进行相应的运算操作命令 在状态栏就会显示相应的计算结果 这些操作包括 均值 计数 计数值 求和等 Excel使用技巧 函数中快速引用单元格在函数使用时 常常需要用单元格名称来引用该单元格的数据 如果要引用的单元格太多 太散的话 那么逐个输入就会很麻烦 请问有什么简捷的方法吗 遇到这种情况时 可以试试下面的方法 利用鼠标直接选取引用的单元格 具体操作如下 以SUM函数为例 我们在公式编辑栏中直接输入 SUM 然后再将光标定位至小括号内 接着按住 Ctrl 键 在工作表中利用鼠标选择所有参与运算的单元格 这时会发现 所有被选择的单元格都自动的填入了函数中 并用 自动分隔开 输入完成后按 Enter 键结束即可 Excel使用技巧 快速找到所需函数的妙招如果对系统提供的函数不是很熟悉 有什么办法可以快速找到需要的函数呢 对于没学习过计算机编程的人来说 系统提供的函数的确是一个比较头痛的问题 不过使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函数 1 假如需要利用函数对工作表数据进行排序操作 可以先单击工具栏的 插入函数 按钮 在弹出的对话框的 搜索函数 项下面直接输入所要的函数功能 如直接输入 排序 两个字 2 单击 转到 按钮 在下面的 选择函数 对话框中就会列出好几条用于排序的函数 单击某个函数 在对话框最下面就会显示该函数的具体功能 3 如果觉得还不够详细 可以单击 有关该函数的帮助 链接来查看更详细的描述 这样就再也不会为不懂函数而头痛了 Excel使用技巧 利用组合键快速隐藏单元格中的公式如果要隐藏单元格中的公式 除了用系统命令外 还有什么更快捷的方法吗 可以利用以下组合键来隐藏公式 选择要隐藏公式的单元格 然后按下 Ctrl 数字 1 键左边的那个按键 组合键即可 如果要再次显示隐藏的公式 只要再按一次上述组合键即可重新恢复显示 Excel使用技巧 在工具按钮之间设置分隔线工具栏中只有不同组的工具按钮才用分隔线来隔开 如果要在每一个工具按钮之间设置分隔线该怎么操作 先按住 Alt 键 然后单击并稍稍往右拖动该工具按钮 松开后在两个工具按钮之间就多了一根分隔线了 如果要取消分隔线 只要向左方向稍稍拖动工具按钮即可 Excel使用技巧 同时打开相关联的所有工作簿在数据输入或处理时 常常可能要参考其他数据文件中的内容 这样就必须一个一个的打开相关联的工作簿 请问可以让系统在打开当前工作簿文件时就自动打开这些相关联的数据文件吗 可以通过将这些相关联的数据文件和当前工作簿组成一个工作区 只要将该工作区打开 系统就会打开其中的每一个工作簿 具体实现方法如下 首先打开所以的工作簿文件 再执行 文件 菜单中的 保存工作区 命令 输入工作区名称后单击 保存 按钮即可 Excel使用技巧 在工具按钮直接显示文字提示工具栏中提供的工具按钮都是用图表或符号来表示的 有许多都看不懂 请问可以让工具按钮像菜单那样显示文字提示吗可以执行以下操作来实现 单击 工具 菜单中的 自定义 命令 再选择 命令 选项卡 然后用鼠标右键单击系统工具栏上希望显示文字提示的工具按钮 或者单击对话框中的 更改所选内容 按钮 在弹出的菜单中根据需要选择 总是只用文字 或者 图像和文本 这样工具按钮就会显示文字提示了 不过并不是每个工具按钮都有文字提示的 所以有的工具按钮弹出菜单中的对应命令项会是不可用的 Excel使用技巧 双击功能使Excel如虎添翼在工具栏右侧的空白处双击 快速打开 自定义 对话框在单元格中双击 单元格进入编辑状态 在 格式刷 按钮上双击 格式刷可以反复多次使用 特别提示 再次单击 格式刷 按钮 或者按Esc键 可以取消 格式刷 功能 在标题栏上双击 Excel窗口由最大化 原始状态 还原到原始状态 最大化 大小 选中某个单元格 并将鼠标移至该单元格的右下角成细十字线状时 双击鼠标 即可将该单元格中的内容快速填充到下面的单元格中 特别提示 要实现此填充 该单元格左侧 或右侧 相邻列中必须有连续的数据 Excel使用技巧 如果工具条浮动在工作表区中 我们在工具条的标题栏上双击 该工具条返回工作表区上部或下部位置 在窗口左上角Excel标志上双击 则退出Excel 如果当前文档没有保存 系统会提示保存 在工作表名称 Sheet1等 上双击 即可对工作表名称进行 重命名 将鼠标移至垂直滚动条上端与编辑区交界处成双向拖拉箭头状时 双击鼠标 即可将编辑区拆分为上 下两个窗口 此时 如果将鼠标移至两个窗口分界线上双击 即可撤销窗口的拆分 将鼠标移至水平滚动条右端成双向拖拉箭头状时 双击鼠标 即可将编辑区拆分为左 右两个窗口 此时 如果将鼠标移至两个窗口分界线上双击 即可撤销窗口的拆分 Excel使用技巧 将鼠标移至列标与列标交界处成双向拖拉箭头状时 双击鼠标 即可快速将左侧1列设置为 最适合的列宽 如果选中多列 然后执行此操作 即可将选中的多列设置为 最适合的列宽 将鼠标移至行标与行标交界处成双向拖拉箭头状时 双击鼠标 即可快速将上面1行设置为 最适合的行高 如果选中多行 然后执行此操作 即可将选中的多行设置为 最适合的行高 在菜单上双击 即可将菜单中所有的菜单项 包括不常的菜单项 全部展开 Excel使用技巧 如果某列有多个连续的空白或有数据的单元格 选中最下 上 面一个单元格 然后将鼠标移至该单元格上 下 边缘处成梅花状时 双击鼠标 即可跳转到最上 下 面一个单元格中 特别提示 如果下面全部是空白单