商品配送流程.doc

商品配送返配及差异处理的操作流程营运字2005第007号一、流程目的：为规范商品配送返配及差异反馈处理的操作，使配送返配过程中发现的问题得到及时的解决，特制定本操作流程。二、适用范围： 本操作流程适用于配送中心商品配送、门店商品配送返配及商品配送返配发生差异时的处理操作。三、流程规则：31 配送中心（以下简称DC）配送商品应遵循“贵重商品逐一清点交接，配送车（配送返配）实行封条管理的原则”。32 商品出货必须有配送单及配送跟踪单（见附表五）随货同行。33 商品出货、收货由防损员进行监督，并在配送跟踪单上签字。34 DC设立单据组、验收组、配车组、退货组、查核组，各组实行定岗不定人。四：商品配送返配:4.1商品配送：411 DC单据组员工每日早班一开始在佳为系统“配送查询模块”中将当日的配送单以店为单位并按大类顺序打印出一式三联。412负责出货的配车组仓管员根据配送单（一式三联）进行拣货，配车组工作区域分为：待整理区、整理区、待出货区三部分。413配车组员工根据配送单将商品以店为单位进行整理，整理完毕后进行复核并在配送单上签名，将商品存放于待出货区。任何人不得在整理区及出货区进行工作。414商品装车如属一车多店应该用明显的标记物将商品在车中隔开，贵重商品用红色标记物，并要求DC司机逐一清点交接。415商品装车需在DC防损员监督下，装车完毕由防损员上封条，DC组长主管填写配送跟踪单并完善签名后连同配送单第二、三联交DC司机随车同行到目的地，第一联留存DC；一车多店的配送车DC应按店别分开填制配送跟踪单。4.2商品返配：421门店返配商品装车前应保证各供应商的商品是集中存放在一起的。423好货、坏货要分开存放。具有腐蚀、污染的商品与其它正常商品分开。424对于配送差异单（即走单不走货）不能与正常返配商品的单据做到一起，必须重新做成一份返配单并注明走单不走货。五、门店验收配送商品：51配送车到达门店后，门店防损员同门店收货人员共同查验封条，无误后打开车门并在跟踪单签名，门店组织人员卸货，如属一车多店配送商品，应注意标记物避免卸错货。52门店卸货时只需查看商品有无异常情况（如破损严重等），同时卸货完毕后应立刻重新和防损员一起上封条，门店收货人员并在另一目的地的跟踪单上填写封条号并签名，配送车离开门店。53门店收货人员根据配送单对商品进行逐一验收，发现问题按本流程第六节操作处理。六、配送返配差异问题反馈6.1收货地在对配送商品验收过程中如有差异或其它问题应在第一时间填写“配送问题反馈单”（见附表四），经收货地主管（D C主管）、分店店长查证并签名认可后，于货物到达收货地小时内以书面形式反馈给发货地（可发传真），并以邮件形式“配送问题反馈单”的编号发送至发货地。6.2发货地收到“配送问题反馈单”后立即由专人负责跟踪（DC查核小组），落实原因、责任。发货地应在收到“配送问题反馈单”小时内查明原因，并经主管签字认可后以书面形式将具体情况或处理意见反馈给对方；在双方就单据差异处理未达成一致意见时，任何一方不得随意做单据处理或进行账务调整。6.3何一方在收到对方的反馈信息起小时内应给予答复是否同意处理意见或提出处理意见。6.4自发货地收到“配送问题反馈单”起二个工作日内，对问题的处理意见仍达不到共识的，可由发货地申报请求总部财务部、防损部处理。七、配送返配问题反馈的处理71处理的原则：7.1.1发现问题，就地解决。出现差异以单据调整为主，尽量不做实物的返配送（破损商品，品质有问题商品除外）。7.1.2整单差异需补单（配送单、返配单、退货单、验收单）时，原则上统一由发货地做出申请，特殊情况下由发货地指定收货地申请返配单（配送单）。7.1.3配送或返配前发现问题的商品应暂停配送，在查明原因并解决后，再进行配送；如属收货地急需商品，则应填制“验收/配送（返配）差异调整说明表”（一式三联）注明某商品配送实物与单据数有差异或其它提示性说明，随同“配送跟踪单”一起传收货地。7.1.4时效内仍未解决的差异，为不影响销售及库存的准确性，收货地经财务部、门店收货区（DC）、防损部主管签字同意后，根据差异明细进行库存及帐务调整，并将处理结果及时反馈发货地、总部财务部、防损部；待总部财务、防损部落实责任后再进行相关处理。7.1.5总部财务部、防损部调查证实，收货地反映情况真实，以所收实物为准，其差异部分由发货地负责承担。7.1.6开柜验货时，发现封条不符的、毁坏的或者商品严重损坏的，收货地应立即登记备案，并将信息反馈给发货地、总部防损部。7.2处理方式： 7.2.1单据调整处理：仅指配送（返配）差异因DC、分店商品出库错误导致的配送（返配）实物数与单据数不一致时需通过补单的形式进行的库存、账务调整。7.2.1.1多发、少发货以及串发货或单据确认错误现象：指某个单品的实际配送（返配）数量比配送（返配）单上所列示的数量多或少。出现此现象配送差异时，可通过补做配送单或返配单进行相应的库存与账务调整。7.2.1.2商品破损：配送的商品有品质问题或配送的商品破损，分店可做返配单将商品返配回配送中心，由DC按照有关的退换货要求做退货处理。7.2.2特殊处理：发货地在配送发货前发现以下问题时应立即着手解决;出现差异的商品暂停配送,待问题处理完毕后才能配送该商品(收货地急需的商品除外)。7.2.3紧急情况处理：如果商品有差异但收货地急需，可先按正常配送程序进行配送或返配，但应填制“验收/配送（返配）差异调整说明表”（一式三联）注明该商品配送实物与单据数有差异或其它提示性说明，随同“配送跟踪单”（第二联）一起传收货地；收货地应结合“验收/配送（返配）差异调整说明表”的说明进行商品的验收。同时发货地根据不同情况进行相应单据调整。7.3单据的设置及传递：7.3.1处理以上问题时，应填制“验收/配送（返配）差异调整说明表”（见附表三：一式三联），第一联传财务，第二联传收货地，第三联发货地留存；单据填制要求内容要完整，记录要及时。7.3.2凡是通过补做配送单、返配单进行差异调整的，发货地必须将“验收/配送（返配）差异调整说明表”传至收货地。7.3.3通过假退货、重新验收调整的，发货地（配送中心）应填制“验收/配送（返配）差异调整说明表”，并将第一联传财务部进行账务调整，可不必再传给收货地。八、反馈信息登记制度81配送中心要成立差异处理稽核小组，专人专职负责处理各种配送问题的信息反馈；各分店（分公司）要设有专人负责跟踪配送问题的信息反馈。82配送问题反馈登记本的设置及登记要求：821为便于对反馈信息的跟踪，配送中心、分店应设立“配送问题反馈信息登记本。”登记本的格式见附表（一）。822每份“配送问题反馈单”的右上角顺序编号，月初归零重新编号。并按“配送问题反馈单”中所列商品顺序登记。登记内容要作到信息准确、及时、完整，问题解决后及时核销。各店的编号标示：嘉诚为JC*，英林为YL*，侨联为QL*，深沪为SF*，*前两位为月份，第三、第四位为日期，最后三位为序列号。823按每天每张反馈单中每一单品顺序登记，要记录该配送单（返配单）的单据号、单品名称、单据数量、实物数量、差异原因、落实情况、责任人、处理方式，应写明处理结果及其产生的单据号。824每星期为一个统计周期。查核人员（分店为专门负责人员）应在每周一早上将上一星期的配送反馈信息按差异原因做出统计分析，将统计结果交主管签字存档，并知会相关岗位、部门并抄报总部营运部（见附表二）。九、责任落实及处罚9.1收到配送问题反馈信息后，配送中心查核小组，各分店专门负责人应在第一时间落实责任，并登记备案，对无故延误工作进度者记小过处理；9.2严禁弄虚作假，一经发现对责任人记大过处理，累计超过三次者，辞退处理.9.3对于单据确认错误责任人，每次处以记小过处理，当月累