管理策略.PPT.ppt

事先规划好你的时间与步骤 每天空出一段时间来规划事情 拿一个小时来订规划 可以有二到三倍的效果出现你可以在上班之前比较安静的环境 家里或办公室 订计划 或是当作上班的第一件事 或是在下班前订第二天的计划 将时间加以分段 最好是以十五分钟为一段 并要求自己把原本要花比较多时间的工作 在一段短时间里加速完成 学习绝对专心 同时做两三件事 像电视机选台器一样 分析工作的优先顺序 按照轻重缓急处置 经常评估所设定的优先顺序 根据紧急性与重要性决定 重要而且紧急 马上办 重要而不紧急 好好规划 不重要但很紧急 1 马上办 但只花一点时间 2 请人代办 3 集中处理 不重要也不紧急 有空再办 找出自己最有效率的时间段安排工作内容 早上十点至十二点 注意力及短暂记忆力最强 适合脑力激荡会议 训练 下午一点至二点 昏昏欲睡 比较适合进行互动沟通的工作下午二点至四点 开始清醒 长期记忆力最强 适合阅读 思考 下午四点至五点 适合技术性工作 处理冲突问题 在效率高的时段 你可以集中精力于 棘手或困难的问题 创造性的思考 复杂的工作 讨论或制定工作计划 在效率中等的时段 你可以专心做 与他人交换意见 处理信件 规划行程表 在效率最差的时段 你可以处理 例行性事务 电话联络事情 接待访客 基本行政工作 组织你的办公桌及办公室 提升工作效率 挪出一段时间专门来整理你的办公桌 可以将这个时间再分成几个小段 每小段专心清理一个抽屉或桌面 与工作毫无关联的书籍杂物等 都应该 立即清掉 一年半年内不会再用的东西 考虑把它扔掉 想一想 扔掉这个东西最坏的结果是什么 如果没什么大不了 就别犹豫了 运用5S技巧一一整理 整顿 清扫 养成习惯 组织你的办公桌及办公室 提升工作效率 续 办公桌如果面对窗户或走道 往往容易分心 最好的方位是既可以掌控全场 也不会有人常常走过你面前 还可以有空间摆放其他办公家具 每天要用到的东西 放的位置愈靠近座位 不是每天要用的 可以集中到较远的角落去 将出 入 检讨之用的文件分别以不同的抽屉档案或篮子收集 一收到文件就加以分类 有效缩短文件传递的时间 找出根本原因 进行充分的授权 将工作分配给部属 助理或秘书 找出哪些工作可以授权他人去做 将工作交给能处理得最好的人 信任对方 尊重对方 清楚说明你对工作的要求 方式与时间限制 授权不是推卸责任 你一样要负起追踪的责任 每天固定时间与他们讨论工作内容 让他们熟知你的目标 优先顺序及渴望 清楚知道你要什么 鼓励他们分担更多的责任 并允许他们发展自己的行事风格 可以做决定 而不是当你的影子 给予充分的支持 认同与尊重 活用记事本管理时间 把预先做的事登录到预定的时程里 确定的事项用钢笔或原子笔书写 可能有变数的就先用铅笔书写 随时记录一些新想到的做法 达成的项目就划掉 但不要划得乱七八糟 以免日后要查看会看不懂 运用有效的方法取得资讯 与对同一领域有兴趣的人分担资讯收集的责任 养成随身携带阅读资料的习惯 养成在等待的时候阅读的习惯 要求部署在文件上做摘要 阅读前先了解自己的目的 有选择性的阅读 如果没有很多时间 可以只选择一份综合性报纸 先读标题 读一读就停下来思考 并将所读的内容浓缩成大要 想保留某一段资料 可以在文章角落立刻注记并将其他部分丢弃 改变拖延的习惯 即时行动 问自己 现在最重要的是做什么 而非问 我现在最想做什么 先把最令你讨厌 最困难的事解决掉 不要让它一直捆扰你 将工作分散成几个较小的部分 让工作容易运行 不要等所有资料都到手才开始工作 有什么就做什么 找出自己拖延事情的方法 例如聊天 和咖啡等 规定自己某断时间内禁止做这些事 设定诱因激励自己准时不拖延 技巧的对待访客 让时间的控制权在自己手上 开宗明义即引出访客的目的 保持公事公办的态度和语气 不要以茶点或咖啡款待未经约定的访客 坐在椅子的边缘 将全部的注意力投注在访客身上 可能的话 明确的设定时间限制 放一个你和访客都能觉察到的时钟 尽量使用肢体语言 如关上笔记本 整理桌上的文件 或将身体移到椅子的边缘 使用这些暗示性的话 例如 我想这就是结论吧 我很感谢你来看我 练就健康的身体 保持身心最佳状况 运动不是有机会才好 最好在你的行事历上加入这一项 固定时间与地点做运动 缩短睡眠时间能节省时间 可是 如果能培养快速入睡 充分睡眠的能力 一样可以拥有效率 养成早上一睁开眼睛就起床的习惯 定时做健康检查 除了意愿及健诊中心外