《报销付款规定》剖析.doc

公 司 管理标准 编制审核批准归口部门实施日期 绝 密 机 密 秘 密 文档名称 报销付款规定报销付款规定 文档编号 ND IA F 005版本号8页数10 NOEDND IA F 005 第 1 页 共 12 页 目录目录 1 1目的目的 2 2适用范围适用范围 2 3术语和定义术语和定义 2 3 1外来原始凭证 2 3 2自制原始凭证 2 3 3报销 2 3 4付款 2 4职责权限职责权限 2 4 1业务经办人 2 4 2审批人 2 4 3财务部 2 4 4综合管理部 3 5报销的控制要求报销的控制要求 3 5 1时间规定 3 5 2审批分权控制 3 5 3报销要求 3 5 4报销证明文件 5 6付款的控制要求付款的控制要求 6 6 1一般要求 6 6 2时间规定 6 6 3付款流程 6 6 4 付款申请单 审批流程 6 6 5付款要求 7 7罚则罚则 8 7 1未按规定时间履行报销手续 8 7 2无法取得合法票据也无法收回货款 8 8附则附则 9 8 1 付款申请单 的样式和说明 9 8 2报销单的样式 10 9相关文件和记录相关文件和记录 12 9 1ND IA F 005 R01 公司报销单 请款单 12 9 2ND IA F 005 R02 差旅费报销单 出差申请单 12 9 3ND IA G 14 审批权限规定 12 9 4ND IA H 13 005 总经理基金使用规定 12 9 5ND IA H 13 007 误餐补助标准 12 9 6ND IA H 14 差旅费管理制度 12 9 7ND IA H 14 001 印尼出国费用标准管理办法 12 9 8ND IA F 004 手机话费报销管理办法 12 9 9ND IA H 21 奖惩制度 12 NOEDND IA F 005 第 2 页 共 12 页 1目的 本文件规定了报销时限和付款时间 规范了票据的取得 粘贴和填 写 办理ERP付款申请要求 2适用范围 本文件适用于海王星母子公司及其事业部 3术语和定义 3 1外来原始凭证 指在经济业务发生时从外部取得 证明其业务实质的票据 如购货时 取得的发票 车船机票 住宿发票 出租汽车票等正式发票和行政事 业性收费统一收据 3 2自制原始凭证 指单位自行制定并由有关部门或人员填制的凭证 如报销单 请款 单 付款申请单 入库单 出库单 收款收据 成本计算单等 3 3报销 指经办人使用备用金或个人款项等垫支后 取得原始凭证 按ND IA G 14 审批权限规定 批准后 到财务冲抵借款或领取款项的行为 3 4付款 指因接受他人商品或服务 且满足ND IA G 14 审批权限规定 和公 司相关规定后 申请财务直接支付给对方款项的行为 4职责权限 4 1业务经办人 4 1 1应取得符合报销 付款要求的原始凭证等资料 4 1 2应按规定履行报销 付款申请手续 不得重复申请付款 4 2审批人 应根据ND IA G 14 审批权限规定 审核与报销 付款有关的业务的 真实性 价格合理性 确认真实 合理后予以审核批准 审批人签字 确认后 若有问题需要承担行政责任 4 3财务部 NOEDND IA F 005 第 3 页 共 12 页 4 3 1负责规范 付款申请单 审批权限 改成 负责审查监督各审批人 执行公司审批权限 4 3 2在规定时间完成 报销单 付款申请单 等的审核及销帐付款工 作 4 4综合管理部 4 4 1应根据ND IA G 14 审批权限规定 设置用友ERP 采购订单 审批 流程 4 4 2应根据本文规定设置用友ERP 付款申请单 审批流程 5报销的控制要求 5 1时间规定 5 1 1办理时间 5 1 1 1一月份 5日 含 以前 每天办理报销业务 5日以后 每周二全 天 周三 周四上午半天办理报销业务 5 1 1 2二月份至十一月份 每月27日 含 之前 每周二全天 周三 周四 上午半天办理报销业务 其他时间不办理报销业务 5 1 1 3十二月份 20日以前的每周二全天 周三 周四上午半天办理报销业 务 20日 含 以后 每天办理报销业务 5 1 2报销时限 5 1 2 1借领支票应在一周内报销 5 1 2 2自外来原始凭证开具之日起30天内到财务部办理报销手续 为此 异 地作业的项目组 项目经理应指定经办人 以十五天为周期 每月5 日 20日将报销单据递交至财务部报销 5 1 2 3跨年度的报销最迟不得超过次年的一月五日 5 1 2 4一万元 含 以上报销需要支领现金的 应在前一天的14 30前通知出 纳 5 2审批分权控制 费用实际报销人和审批人应按照分权原则 自己不能审批自己的费 用 主管部门负责人发生费用 则需上一级领导审批 5 3报销要求 职责 人 事 项 要求 业 务 原 始 凭 证 的 取 得 1 取得与经营活动有关的合法真实票据 发生5 2所述业务 应附有证明文件 2 应有清晰 齐全的发票专用章 税务机关代开的发票应有税务机关代开发票专用 章 3 单位台头正确 票据项目齐全一致 字迹清楚 大小写金额不得修改 其他内容 发生错误 更正后应在更正位置加盖有发票章 4 未注明具体内容的商品或服务发票 如 材料一批 办公用品 食品 日用品 图书 等 应附有加盖发票章的明细清单 材料 低耗品等实物采 NOEDND IA F 005 第 4 页 共 12 页 职责 人 事 项 要求 购的报销应随附入库单或接收单 5 票据不慎丢失 应取得发票开具方加盖发票专用章的发票复印件 同时 应出具 详细的书面报告写明原委 按照审批权限报批 6 开票方 收款方与合同供方应一致 7 以公司员工名义在税务局代开的发票 与业务实质不符 不得报销 8 代开发票税务局与施工 劳务 发生地不符的 不得报销 9 抵票一律不予报销 10 报销机票时必须附行程单 11 报销快递费用需要附快递单 报 销 单 据 的 填 写 1 涉及到出差 外出 办理公务的 即交通费 住宿费 差旅补助等 应填写 差旅费报销单 其他情况下使用 公司报销单 2 差旅费报销执行公司ND IA H 14 差旅费管理规定 差旅费报销单上应注明出 差任务 时间 地点 行程安排 交通工具 出行人数等信息 两人以上出差 时 差旅费报销单应列明每个人的费用明细 如周末出差 则需要写明周末出差 原因 并由部门经理签字 差旅费报销涉及交通费 住宿费 应填写 差旅费报 销单附表一 写明交通费和住宿费明细 差旅费报销时应附 出差申请单 住 出差补助应与交通费 住宿费同时报销 不得单独报销各项补助 3 使用黑色签字笔 字迹工整 不得涂改 刮挖补擦 4 同时用于多个部门或项目的 应根据每个部门或项目应负担的比例将费用分摊 明确注明 分行填列 报销时无法区分归属部门的 按照谁签字谁暂时负担的原 则 月末25日暂时负担的部门应向财务部提供当月领用 耗用 统计表 列明领 用部门 领用金额等重要信息 5 大小写金额必须一致 合计小写金额前加注币值符号 大写金额除有分的 后面 一律加 整 或 正 字 6 每月固定发生的费用应注明所属期间 公司自有车辆每年固定发生的费用 交强 险 商业险 年检费 验车费 车船使用税等 应注明所属期间和车牌号 7 招待费报销时须另附A5纸张大小明细 明细报告招待的客人单位 人员 人数及 陪同人员 人数及工作任务 报销餐费需要附点菜单 8 加班报销餐费经考勤管理者签字确认后 由主管 副 总经理审批 报销金额参 照出差误餐补助标准报销 随附A5纸张大小用餐人员明细表 9 公司报销单经办人处应填写实际报销人员 不能由其他人代填 经 办 人 业 务 经 办 人报 销 单 据 的 粘 贴 1 所有报销的原始单据应另附粘贴纸 使用胶水一张张错落有致地按照报销单所列 时间顺序粘贴 粘贴纸为二分之一A4纸大小 2 粘贴时单据不应颠倒放置 不应覆盖金额等重要信息 在粘贴纸上应注明所贴单 据的张数及金额 3 如原始单据背面为蓝绿色或紫色自动复写的 粘贴时应将单据的正面粘贴在粘贴 纸上 以防日久脱落 4 增值税专用发票不要粘贴折叠 应保持整洁 平整 5 不得使用订书钉 回形针 大头针等装订单据 发票粘贴方式如下图 NOEDND IA F 005 第 5 页 共 12 页 职责 人 事 项 要求 备 案 1 总经理基金报销执行ND IA H 13 005 总经理基金使用规定 业务经办人持审 批后的单据 到人力资源部指定人员处备案 然后到财务部会计处稽核 2 通讯费报销执行ND IA F 004 手机话费报销管理办法 业务经办人持审批后 的单据 到综合管理部指定人员处备案 然后到财务部会计人员处稽核 3 差旅费报销执行ND IA H 14 差旅费管理规定 业务经办人持审批后的单据 到人力资源部指定人员处备案 然后到财务部会计处稽核 会 计 财 务 稽 核 1 合规性审核合规性审核 1 是否符合ND IA G 14 审批权限规定 涉及委托授权的 是否有授权文 件 邮件进行审批时 应抄送财务报销审核人员 不能将审核同意后的邮件转发 给财务审核人员 2 是否符合公司相关管理规定 如ND IA H 14 差旅费管理规定 ND IA H 13 005 总经理基金使用规定 等 3 财政专项资金补助项目必须在预算内报销 且符合国家有关制度办法 4 报销费用标准高于公司制度规定的标准 或公司制度未做规定的 则需总经 理特批 2 完整正确性审核 完整正确性审核 1 外来原始凭证是否符合要求 2 报销单据的填写是否符合要求 3 开票方 收款方与合同供方是否一致 如不符 则不予报销 出纳 付 款 出纳人员根据会计审核后的报销单据予以报销 基地出纳人员收到报销单应先由总 部财务部进行审核 审核无误后才能予以报销 5 4报销证明文件 5 4 1会议费 应有会议通知 地点 会期 会议纪要 参会人员的签到单 等资料 5 4 2向非金融机构或个人借款而支付的利息 须有借款合同 或协议 付款单据 在按照合同要求首次支付利息并进行税前扣除时 应提供 金融企业的同期同类贷款利率情况说明 5 4 3根据法院判决 调解 仲裁等发生的支出 应有法院判决书 裁定 书 调解书 以及可由人民法院执行的仲裁裁决书 公证债权文书 NOEDND IA F 005 第 6 页 共 12 页 5 4 4向员工及家属支付的赔偿费 应有赔偿协议 相关部门出具的鉴定报 告 或证明 法院文书以及当事人签收单 5 4 5因产品 服务 质量问题发生的赔款和违约金等支出 应有质量赔款 协议 质量检验报告 或质量事故鉴定 相关合同 法院文书 5 4 6水电费应有水表 电表的抄表记录 与其他企业 个人共用水电的 应有盖章 或签字 确认的水电分割单 水电部门开具的水电发票的 复印件 5 4 7运费的合同或佐证应有以下信息 1 实际受票方 甲方 2 承 运人 乙方 3 收货人 4 发货人 5 起运地 经由 到达地 6 费用项目及金额 7 运输货物信息 8 车种车 号 9 车船吨位 6付款的控制要求 6 1一般要求 6 1 1以下常规业务在报销时能同时提供完整原始凭证 且无未了应付款 项 可不通过用友ERP办理付款手续 填制纸质报销单据即可 6 1 1 1工资 五险一金 6 1 1 2体检培训费 人身安全保险费 6 1 1 3专利费等行政事业性收费 6 1 1 4投标 履约等保证金 押金 6 1 1 5对外投资 归还贷款 支付利息 财务费用 缴纳税费 6 1 1 6零星的办公费用 差旅费 通讯费 水电暖 车辆耗费 餐费 油耗 等 6 1 2除上述情况 均应通过用友ERP办理付款手续 6 2时间规定 6 2 1财务总监在2个工作日内完成 付款申请单 的审核任务 6 2 2财务部在3个工作日内完成支付工作 需要付汇的 在5个工作日内完 成支付工作 6 3付款流程 6 3 1业务经办人使用 采购订单 生成 付款申请单 提交审核 6 3 2部门负责人根据权限审核 付款申请单 提交终审 6 3 3财务总监根据合同及公司规定 审核 付款申请单 6 3 4业务经办人持终审的 付款申请单 向财务部申请付款 6 3 5财务部根据 资金使用计划 及 付款申请单 办理付款手续 6 4 付款申请单 审批流程 6 4 1总部部门审批流程 NOEDND IA F 005 第 7 页 共 12 页 6 4 1 1总部部门负责人 主管副总经理 财务总监 总部总经理 6 4 2业务单元或子公司审批流程 6 4 2 1事业部 子公司 子部门负责人 事业部 子公司 主管副总经理 财务总监 总部总经理 6 4 3各级审核人审批权限 6 4 3 1依据公司审批权限制度执行 6 5付款要求 职责人 事项要求 付款单 据间的 关联性 1 采购订单 付款申请单 入库单 发票等单据应可联查 2 一个合同最多只能有两笔采购订单 第二笔采购订单金额为合同总金额减去第 一笔采购订单金额后的余额 并在请款理由及用途处注明第一笔订单编号 3 必须由采购订单生成付款申请单 4 办理入库手续的 必须由入库单生成发票 不办理入库手续的 用订单生成发 票 5 由付款申请单生成付款单 付款单 据填写 的规范 性 1 应准确 完整地填写单据所列事项 2 不得随意增减公司 支付方式 结算方式档案 详见附件 3 供应商 银行及账号 应为合同中的签约供应商 服务商 4 供应商为个体户 单笔金额等于或超过人民币两万元 20 000 00 或者全年 交易次数等于或超过10次的 不得使用 省 市 个体户 应为合同中的 签约供应商 银行账户对应的姓名 5 请款理由及用途规范 1 应注明所购物资等的名称 2 付汇的 应注明外币金额 汇率以财务部要求为准 3 供应商为 省 市 个体户 的 应注明该银行账户对应的姓名 6 个人垫支或已使用备用金支付的 应按如下要求填列 1 支付方式为现金 2 供应商银行和账号为0 3 结算方式为现结等 4 请款理由及用途处应注明某人报销 冲某人借款等字样 7 ERP单据上的录入人应是单据的实际录入人员 业务员应是业务实际经办人 员 业 务 经 办 人 付款单 据提供 的完整 性 1 付款支持文件 1 附件应字迹清晰 A4标准尺寸 2 通常单笔金额等于或超过人民币壹万元 10 000 00 应附合同 3 未签订合同的 固定资产等应附验收单 存货应完成入库手续 发票 应完成财务审核手续 即 货到票到方能付款 4 月结的 应附月结对账单 对账单以上期28日至本期27日的入库单 接收单 为一个周期 办理入库的应由供应商 签章 业务经办 人 财务部存货会计共同确认 不办理入库的应由供应商 签章 业务经办人共同确认 NOEDND IA F 005 第 8 页 共 12 页 职责人 事项要求 业 务 经 办 人 5 非固定价格合同 应附结算单 结算周期有约定的 以合同为准 没 有约定的 以上期28日至本期27日为一个周期 应由供应商 签 章 业务经办人 项目或事业部负责人共同确认 6 验收合格后付款的 固定资产等应附验收单 存货应完成入库手续 7 货物到货后付款的 固定资产等应完成到货手续 有接收人确认 存货应完成入库手续 8 收到发票后付款的 发票应完成财务审核手续 9 支付质保金 应附资产管理部门出具的执行期间的证明文件 10 供应商更名的 必须附证明文件 11 订单已审批 但不符合上述条款而申请付款的 必须有按以下要求审 批的邮件或 请款单 等作为证明文件 总部部门负责人初审 主管副总再审 财务总监终审 事业部 子公司 子部门负责人初审 事业部 子公司 总经理再 审 主管副总再审 财务总监终审 12 上述付款支持文件应作为 付款申请单 附件上传到ERP系统中 2 支付外汇支持文件 支付外汇除满足前款 付款支持文件 外 还应提供如下资料 1 预付货款 以电汇方式 T T 汇款 还应提供合同原件 发票 供方银行开具 的预付款保函 单笔金额超过等值伍万美元的 应提供经金融机构 核对密押的外方金融机构出具的预付款保函 以信用证方式 L C 结算 还应提供合同原件 供方确认的信用证 开证申请书 电子版开证申请书 2 货到付款 以电汇方式 T T 汇款 还应提供合同原件 发票 箱单 报关单 付汇证明联原件及复印件 以信用证方式 L C 结算 还应提供合同原件 供方确认的信用证 开证申请书 电子版开证申请书 3 特殊事项以银行 外汇管理局要求为准 财务 总监 财务稽 核 1 合规性审核 财政专项资金补助项目必须在预算内付款 2 完整正确性审核 出纳付款出纳根据财务总监审批后的付款申请单予以付款 7罚则 7 1未按规定时间履行报销手续 经办人未按规定时间履行报销手续的 参照ND IA H 21 奖惩制度 予以处罚 7 2无法取得合法票据也无法收回货款 NOEDND IA F 005 第 9 页 共 12 页 对经办人个人原因造成预付款项无法取得合法票据 也无法收回货款 的 按照给公司造成的经济损失金额 参照ND IA H 21 奖惩制度 予以