费用报销制度及流程范本.doc

精品文档 财务报销制度及报销流程 XXX 第一条 为了加强公司内部管理 规范公司财务报销行为 明确签字审核 审批职责 合理控制费用支出 根据公司经营活动的特点 特制定本制度 第二条 公司对报销的经济业务实行三级审核制度 第一级为部门负责人审查 对报 销的经济业务的真实性审核并签字确认 第二级为公司负责人审批 第三级为财务审 核 审核票据是否符合要求 第三条 费用报销的相关要求 一 费用的报销一律填写费用报销单 二 费用报销单的填写要求 1 摘要栏简明扼要 能反映经济活动内容即可 如 招待费 电话费 等 2 金额大小写相符 一律不允许涂改 小写合计栏首位前加 大写按数字 要求完整规范书写 靠左不留空格 3 附单据张数处用小写填写即可 4 签名模式清晰可辩 使用与身份证一致的姓名 三 报帐票据或发票的取得要求 1 公司员工外出办事产生费用 均应取得足以证明活动真实性 合法性 准确性 及完整行的票据 发票联或收执联 公司的名称要正确填写 经济业务的内容 发 生的时间真实 涉及实物的其数量单价金额准确 要加盖收款单位的财务章 发票章 或公章 购买的物品需要验收入库的要随发票附入库单 并凭此报帐 特殊情况不能 取得合法票据的 由经办人请示领导 原则上不许白条报账 2 发票凭证遗失的处理办法 从外单位取得的发票如有遗失 应当取得原开出单位盖有公章或财务章的证明 并 注明原来发票的号码 金额和内容等由公司领导签字批准后代做发票 如果确实无法 精品文档 取得证明的 如火车 轮船 飞机票等凭证 由当事人写出详细情况 由公司领导签 字批准后代做发票 3 财务部门在报销时要认真审核发票等原始凭证 对填写不正确的发票财务部有 权拒绝付款 退回经办人重新换开回符合要求的发票再报销 对弄虚作假 严重违规 的发票 在拒绝报销的的同时 应当予以扣留 并及时向公司领导报告 请求查明原 因 追究当事人责任 四 外部人员来结账的要求 1 结帐人身份确认 要有本公司陪同或电话确认来结账人身份 要有授权委托书 及结账人身份证原件 查验原件并留存复印件 以防止冒领等事件的发生 2 结帐人属单位性质的所提供的发票或收据必须加盖公章或财务专用章 税务代 开发的个人要签字 单位的要加盖单位财务专用章 3 原则上对外结算时超过一千元人民币的一律转账结算 支票或网银汇款等方式 第四条 费用报销时间 一 根据公司目前实际情况 暂时定为每周 财务受理费用报销业务 二 原则上每天下午四点后为财务内部结账对账时间 不对外办公 三 外单位结账不受此限制 但本公司经办人员在接到对方结账要求时需及时与公 司财务预约 第五条 费用报销程序 一 经办人员整理好需要报帐的发票和单据 根据报帐内容填写费用报销单 部门负责人审批签字 财务出纳审核票据 金额签字 财务负责人审批签字 经财 务人员签字通过的费用报销单呈给公司负责人批准签字 经办人员持手续齐全的费用 报销单到财务报销 二 部门负责人及以上人员报销也须经财务人员审核签字后再呈公司负责人批准签 字 三 特殊情况下 经财务人员签字通过 电话请示公司负责人后 也可先付款后交 公司负责人补签字 没有公司负责人批准签字的报帐单据不得入帐 四 费用报销审批流程图如下 精品文档 部 门 负 责 人 审 批 签 字 出 纳 审 核 发 票 及 金 额 等 财 务 负 责 人 审 核 签 字 公 司 负 责 人 批 准 财 务 出 纳 付 款 或 转 帐 经 办 人 填 费 用 报 销 单 五 签字审批作业职责要求 1 报帐人费用报销单填制 报帐票据要与本次经济业务内容相一致 并完整 真 实 清晰 报帐单填写规范 票据按费用分类整理粘贴整齐 2 部门负责人审核 费用类报帐 对费用的真实性 合理性 报帐票据的完整 性 规范性及价款正确性等审核确认 3 采购类报帐需采购部负责人对价格确认 并附上相应的订货单 送货单 发票 验收报告 单 入库单 过磅单 合同及供应商相关信息资料 4 财务部会计审核签字 一是确保数据的准确性 二是保证往来款项的正确性 真实性 5 财务负责人审批签字 从费用报帐的真实性 合理性 报帐凭据的完整性 规 范性 报帐金额的正确性 特别是报帐程序 签批手续等全方位审核把关 6 总经理审批签字 最后审批 第六条 日常费用报销制度及流程 一 日常费用主要包括差旅费 电话费 交通费 办公费 低值易耗品及备品备 件 业务招待费 培训费 资料费等 在一个预算期间内 各项费用的累 计支出原则上不得超出预算 二 二 各项支付报帐具体要求和范围各项支付报帐具体要求和范围 1 办公费 低值易耗品等 1 管理规定 为了合理控制费用支出 此类费用由公司行政部统一管 理 集中购置并指定专人负责 精品文档 2 报销流程 A 购置申请 公司日常办公用品先由各部门主管根据部门需求填写 申购单至行政部 行政部归口统一购买 公司行政部实际购置时填写购 置申请单向公司负责人报批 购买回来后有指定的主管人保管 各部门 要领用时必须办理相关领用手续方可领用 行政部设立领用表 领用时 由领用人签字 B 报销程序 报销人先填写费用报销单 按日常费用审批程序报批 审批后的报销单及原始单据 包括结账小票 交财务部 按日常费用报销 流程报账 C 费用归集 财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表 归集核算各部门相关费用 库存用品作为公共费用 待实际领用时分摊 这条 暂时不执行 需要进行部门和项目核算时执行 2 业务招待费 A 公司负责人直接接待的客人 由其直接安排 B 其他部门因业务需要招待客人的 负责接待的部门应事前向公司负责人申报 说明客人人数 陪同人数 用餐时间 费用预算等 所有招待事项均需事前征得公司 负责人的同意后 方可按申报标准开支 C 在外面招待的需索要发票 报销时填写招待费明细表附在费用报销单后面 主要填写招待日期 招待事由 金额等 D 按费用审批程序审批报销 E 在公司食堂招待的由行政部牵头 食堂 库管 财务会计配合 根据出库单 临时外购食品等 发票 估算的其他食品配料等约算出招待成本单 参照费用审批 程序审批 该报销的报销 该结转成本的结转成本 3 电话费 含网费等 A 移动通讯费 为了兼顾效率与公平的原则 手机费用的报销采用与岗位相关 制 即依据不同岗位 根据工作性质和职位不同设定不同的报销标准 具体标准见行 政部相关管理制度规定 按费用审批程序审批报销 如话费以补贴形式计入工资一起 发放则不再报销 B 固定电话费 公司提供工作必须的固定电话 并由公司统一支付话费 原则 上员工在上班期间无特殊原因不打私人电话 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手 续 若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因 特殊情况报公司负责人批示处理 办法 精品文档 4 交通费 A 员工因公需要外出 本地 办事可到行政部领交通卡 具体办法由行政部规 定 B 员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车 在没有车的情况下经 行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车 C 原则上不得乘坐出租车 但下列情况经经理级领导同意后可以例外 公 务偏远且交通不便 携重要物件搬运困难或须确保安全 陪同重要客人 时 间紧迫 特殊业务或夜间办事不便 其他特殊情况不乘坐出租车无法完成出差任务 D 按费用审批程序审批报销 5 车辆费 A 车辆由行政部负责管理 包括分车制定用油 过路过桥停车等费用标准 定 期统一为各加油卡充值 负责安排车辆年检 保养 修理等相关事宜 B 公司汽车燃油统一使用充值油卡 驾驶员需要加油至行政部领用加油卡 燃 料费报帐需附 行车行程登记表 燃料费 过路费 停车费由使用部门负责人签字 确认 如有特殊情况在外加油的发票经部门负责人签字确认也可以报帐 必须在报帐 单注明事由 C 在外出差期间可以凭加油发票报帐油费 D 纯驾驶违章罚款单公司不予以报帐 由相关责任人自行承担 因公司原因客 观上不可避免地造成驾驶员开车违章罚款 经行政部门负责人签字同意可予以报帐 但应具明事实原因 6 差旅费 A 因公务需要出差的 要说明出差人员姓名 地点 时间 事由等 预计出大 概费用 经公司负责人批准后到财务借备用金 具体办法见备用金管理办法 B 费用标准 见行政部相关规定 职 务 交通工具 住宿标准 伙食标准 外埠市内交通费 用 一般员工 火车硬卧 200 元 天 50 元 天 实报实销 部门负责人 火车硬卧 300 元 天 80 元 天 实报实销 总经理及以上 飞机 实报实销 实报实销 实报实销 C 费用标准的补充说明 精品文档 1 住宿费报销时必须提供住宿发票 实际发生额未达到住宿标准金额 不予 补偿 超出住宿标准部分由员工自行承担 2 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准 12 00 以 后出发 或 12 00 以前到达 以半天计 12 00 以前出发 或 12 00 以后到达 以一天计 3 伙食标准 交通费用标准实行包干制 依据实际出差天数结算 原则上采 用额度内据实报销形式 特殊情况无相