英语商务信函的语言特点及其翻译技巧.pdf

英语商务信函的语言特点及其翻译技巧 3 谢金领 青岛职业技术学院 国际学院 山东 青岛266555 摘要 英语商务信函是国际商务活动中书面交流信息的主要手段之一 本文从三个方面分析了英语商务 信函的语言特点 并相应提出了英语商务信函的四个翻译技巧 关键词 英语商务信函 语言特点 翻译技巧 中图分类号 H315 文献标识码 A文章编号 167222698 2007 0420060204 商务信函 business letter 是国际商务活动中书 面交流信息的主要手段之一 它代表公司形象 是公 司的脸面 是企业对外公共宣传关系中的重要手段 对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义 商务信函涉及到商务活动的各个环节 贯穿商务 活动的始终 内容广泛 通常包括建立业务关系 es 2 tablish business relationship 询盘 inquiry 发盘 offer 还盘 counter2offer 受盘 acceptance 订 立合同 placing orders 保险 insurance 装 运 shipment 索赔 claim 等各个方面 一般英语商务信函的构成可分为 一 必需部分 即在一般情况下不可缺少的部 分 包括 1 信头 Letter Head 2 日期 Date 3 封内地址 Inside Address 4 称呼 Salutation or Greeting 5 信的正文 Body of the Letter 6 结束礼词 Complimentary Close 7 签名 Signature 二 据实际需要而增加的部分 包括 1 附件 Enclosure 简写Enc 2 再启 Postscript 简写P S 3 经办人姓名 Attention Line 4 事由 Subject or Heading 5 查号或参考编号 Reference No 6 抄送 Carbon Copy Notation 简写C C 当今社会随着对外交流的不断扩大 国际商务往 来也在向纵深方向发展 而作为其主要交流形式之一 的英语商务信函越来越受到人们的广泛关注 为了 迎接全球经济一体化的挑战 适应国际商务活动更加 频繁的客观需要 商务人员应当切实掌握撰写和翻译 英语商务信函的基本技能 为此 首先应对英语商务 信函的程式与特点有一个准确全面的了解 在此基础 上 针对具体任务的具体要求 灵活运用各项翻译技 巧 圆满完成有关商务信函的翻译工作 06 第20卷第4期 2007年12月 学报 Journal of Qingdao Technical College Vol 20 No 4 Dec 2007 3收稿日期 2007208208 作者简介 谢金领 19652 男 河南许昌人 副教授 硕士 1994 2010 China Academic Journal Electronic Publishing House All rights reserved 一 商务信函的语言特点 商务信函属于比较拘谨正式的公文体 行文端 正 用字洗练 一般遵守商务英语的写作原则 即七 C 原则 correctness 正确 conciseness 简练 clearness 清楚 completeness 完整 concreteness 具体 courtesy 礼貌 consideration 体谅 具体 来讲 有以下几方面内容 一 在语气上 要以收函人为中心 应该礼貌而 且友好 虽然写信者必须陈述自己的观点 立场 但写信 者的语气常显得很考虑对方的感受 很尊敬对方 所 以会经常使用一些第一 二人称的代词 诸如I we you等 尽量多用一些直接和肯定的语气而避免使用 否定句等 这都体现了其语言追求礼貌 尊敬的特点 例如 We are enclosing a brochure outlining our com2 pany s goods available for export就要比Enclosed is a brochure outlining this company s goods available for export显得亲切 有礼貌 Please let us know 也胜过You fail to tell us 二 在选词上力求准确清楚 避免使用一些陈 词 长词及词义重复 商务英语可谓字字千金 必须准确清楚地表达所 要传递的信息 谨慎使用夸张 比喻等手法 尽量避免 使用模棱两可的词语 以免产生不必要的争议 因为 商务信函通常用来作为确定有关当事人权利和义务 的依据 例如 We regret to advise you that we can not accept your offer就应该改为 We are sorry to tell you that we can not accept your offer As per your request就应该改为As you reques2 ted According to your request In accordance with your request 因为as per这样的一些陈词很少出现 在我们日常的商务书信中 Above2mentioned policy中的above2mentioned 是一长词 我们也应该避免使用 可改为 This poli2 cy Please send us your catalog at once and by re2 turn mail 在此句中出现了词义重复的现象 应该改 为please send us your catalog at once 三 在内容表达上要直接简练 言简意赅 能够 传达足够信息且能够做到机智的表达 由于商务人士业务繁忙 求实而重效率 所以信 函通常是直接简练 开门见山 忌拖泥带水 过分修 饰 一般会根据写信者所要表达的中心思想分段 正文每段的文字不会过长 尤其是开头和结尾两段 更常以简短为宜 例如 By this letter we would ask you to consider our proposal就不如Please consider our proposal简洁 Please let us know whenever we can be helpful 则比whenever there is any way in which we can be of assistance please feel free to contact us表达好一 些 商务书信的语言须准确 完整 包含一切必要的 信息 对重要信息遗漏会损害公司形象 同时对于令 对方不悦的事情 也应该婉转地表达出来 而不能直 接地陈述 例如 Thank you very much for your inviting me to speak atyour annual get2together ofyour staff members and friends in the business circle Much to my regret I can not go because at that time I will be on a business trip in Europe 此处 作者就把自己 不能参加对方的邀请说得非常机智且有礼貌 使邀请 人读上去感到很自然 全然没有不悦的感觉 二 商务信函的翻译技巧 商务信函的翻译本质上仍然是语篇层次上的翻 译 必然要求我们综合运用有关的翻译方法和技巧 譬如 词类转换 语序调整 省词略词 语气转换 分句 合句等等 但毕竟商务信函不同于其他题材 还必须 结合自身的特点来进行翻译 一 必须遵循 忠实 通顺 的翻译标准 首先应当准确 忠实地再现原文信函的思想内容 及风格特征 准确达意 简洁明了是英文商务信函的 基本特征 因此 合格的译文也理应具备这些特征 其 次 由于商业信函与商业贸易业务往来有关 必然牵 涉到很多的商务术语 因而在翻译时尽量按照译文习 惯使用的术语来进行表达 例如 offer我们可以翻译 为 提供 建议 但在特定的书信中 offer则只能翻 译为 要约 发盘 相应的offferer offeree就是 要 约人 受要约人 同时 在商务信函的翻译中 必须对 英语和汉语两种语言在这种应用文体的结构程式和 表达方式上的种种差异给予足够的重视 并有效地运 用各种翻译技巧与方法灵活处理 使译文既准确地表 达原文内容 又符合汉语的表达习惯 以实现 忠实 通顺 的翻译标准 例如 We have obtained your name and address from the Singapore Chamber of Commerce who have told us that you wish to im2 16 学报2007年第4期 1994 2010 China Academic Journal Electronic Publishing House All rights reserved port electric goods manufactured in China 原译为 我方从新加坡商会处获悉贵方的名称和地址 得知贵 方有意进口中国制造的产品 此句的翻译应该说非 常通顺 注重了信函的语言特点 但是它并没有做到 忠实的原则 译文中漏译了 electric 再譬如 I have the honor to notify you that we have com2 menced a business as commission agents for British goods 原译为 我很荣幸地告知你我们已经开始了一 项业务 来作为英国货物的代理 这句的翻译中绝对 忠实于原文 但却不能够达到通顺的要求 让人读起 来感到特别生硬 须调整语序译为 我们已经开始了 经营代销英国货物的业务 特此通告 二 要注意信函结构程式化的翻译 英语和汉语两种语言在信函结构程式上有一定 的差别 如收 寄 信人的地址 写信时间及他们的摆 放位置都是不一样的 需要我们在翻译时做出适当的 调整 以适应目的语的格式规范 例如 把英语地址 由小到大的顺序译为汉语的由大到小的顺序 或者有 时根据汉语的习惯把地址栏省去 因为汉语里面信封 上已经有地址了 把时间也由英语当中的日 月 年或 月 日 年的顺序改译为汉语中的年 月 日的顺序 例如 John Wanamaker 68 Fifth Street Philadelphia 11 U S A 美国费城第十一邮区第五大街68号 约翰 华 纳麦克先生 2 November 2006 2006年11月2日 三 运用套译的翻译方法 不论是英语还是汉语的商业信函里面都有许多 套语 在翻译时套用即可 1 称呼语的套译 英文信函中常用的是Dear Sir s Madam Gentlemen Ladies等 此处的Dear 只是一种表示对收信人的尊称 是一种礼貌的习惯性 表达方法 并不等同于汉语中的 亲爱的 因此 根据 汉语习惯我们可以套译为 尊敬的阁下 先生 女士 夫人 有时也可以套译为 敬启者 谨启者 执事先 生 尊鉴 台鉴等 2 结尾敬语的套译 结尾敬语的表达方式有很 多 例如 Yours faithfully Faithfully yours Yours truly Best regards Sincerely Best wishes Yours sincerely Kind regards等等 它们可以直接套译 为 谨上 敬上 谨启 顺致敬意等 而不能直接按照字 面意思进行翻译 3 信函正文中一些敬辞和谦辞的套译 商务信 函的一大特色就是措辞婉约 注重礼节 多用套语 英语商务信函中频繁使用appreciate esteem favor grateful kindly oblige please pleasure Allow us Permit us to May we 等等 而汉语中常用 的一些敬辞包括 您鉴 贵方 贵国 贵公司 阁下 敬 复 敬悉 惠请 惠函 惠顾 赐复 奉告 承蒙 恭候等 等 常见的一些谦辞包括 敝人 敝公司 敝处 卑职 愚见 拙见 拙作 拜读 过奖等等 因此 在对商务信 函英译的过程中 应当遵循忠实 通顺的原则 采用功 能意义相当的礼貌词语套译 例如 We have pleasure in acknowledging receipt of your esteemed favor of the 8thMay 敬悉贵公司5月8日来函 Kindly provide us with all possible information on your market 惠请告知你方市场详情 四 商务信函翻译中要注意礼貌原则 礼貌原则 分为六大准则 策略 得体 准则 慷慨 准则 赞誉准则 谦逊准则 一致准则 同情准则 这 些准则解释了为什么有的交际语言比较礼貌 有的不 那么礼貌 当然这并不意味着最礼貌的形式总是最 合适的 因此在商务信函的写作翻译中我们也要这样 对待 1 策略准则和慷慨准则 这两项准则常用于指 令和承诺 对于咨询信息 发盘还盘 商议付款条件 索取免费产品以及就赔付方式进行交涉等方面比较 适用 如 Should you desire we would be pleased to send you catalogs together with export prices and esti2 mated shipping costs for these items 若贵方需要 本公司将乐意寄上目录以及这些项 目的出口价格以及预估的运输费 2 赞誉准则和谦逊准则 这两项准则要求尽量 减小对别人的贬损 夸大对别人的赞扬以及缩小对自 己的赞扬 夸大对自己的贬损 在商务信函中这两项 准则常见于试探合作意向 商谈合作细节或是感谢信 当中 如 We were pleased to know from your letter of 24th October of your interest in our products and enclose the catalogue and pricelist asked for Also enclosed you will find details of our conditions of 26 2007年第4期学报 1994 2010 China Academic Journal Electronic Publishing House All rights reserved sale and term of payment 奉读10月24日来函 欣悉你们对我们的产品有 兴趣 兹附上你们所要求的商品目录和价目表 并附 上我们的售货条件和付款方式 3 一致准则 根据这一原则 贸易双方应尽量扩 大一致 减少分歧 如 We have gone into the matter and we are pre2 pared to make you a reasonable compensation but not the amount you claimed because we cannot see why the loss should be 50 more than the actual value of the goods 我们已对此事进行调查 愿意对贵方给予合理赔 偿 不过不是贵方索赔的金额 因为我们看不出损失 何以会超过货物实际价值的一半以上 写信人在指出对方索赔金额数目不合理之前首 先表明愿意承担相应责任 目的在于尽量消除谈判的 障碍 从而扩展了双方的一致 确保了合作的顺利进 行 4 同情准则 与一致准则相似 同情准则也要求 尽力缩小自身对他人的感情对立 增加自己对他人的 同情 如 At any rate we deeply regret to learn from you about this unfortunate incident and should it be nec2 essary we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned 不管怎样 从贵方闻悉发生这一不幸事件 我们 深表遗憾 如有必要 我们将很乐意代为贵公司向船 方提出交涉 以上这一事例真切表达了贸易一方对遭受损失 一方的慰问及希望给予对方帮助之意 充分体现了同 情准则的要求 Linguistic Characteris