供应商质量管理--SFDA高级研修2012.11.11.ppt

供应商质量管理2102 11 11 第二百五十五条质量管理部门应当对所有生产用物料的供应商进行质量评估 会同有关部门对主要物料供应商 尤其是生产商 的质量体系进行现场质量审计 并对质量评估不符合要求的供应商行使否决权 主要物料的确定应当综合考虑企业所生产的药品质量风险 物料用量以及物料对药品质量的影响程度等因素 企业法定代表人 企业负责人及其他部门的人员不得干扰或妨碍质量管理部门对物料供应商独立作出质量评估 第二百五十六条应当建立物料供应商评估和批准的操作规程 明确供应商的资质 选择的原则 质量评估方式 评估标准 物料供应商批准的程序 如质量评估需采用现场质量审计方式的 还应当明确审计内容 周期 审计人员的组成及资质 需采用样品小批量试生产的 还应当明确生产批量 生产工艺 产品质量标准 稳定性考察方案 第二百五十七条质量管理部门应当指定专人负责物料供应商质量评估和现场质量审计 分发经批准的合格供应商名单 被指定的人员应当具有相关的法规和专业知识 具有足够的质量评估和现场质量审计的实践经验 第二百五十八条现场质量审计应当核实供应商资质证明文件和检验报告的真实性 核实是否具备检验条件 应当对其人员机构 厂房设施和设备 物料管理 生产工艺流程和生产管理 质量控制实验室的设备 仪器 文件管理等进行检查 以全面评估其质量保证系统 现场质量审计应当有报告 第二百五十九条必要时 应当对主要物料供应商提供的样品进行小批量试生产 并对试生产的药品进行稳定性考察 第二百六十条质量管理部门对物料供应商的评估至少应当包括 供应商的资质证明文件 质量标准 检验报告 企业对物料样品的检验数据和报告 如进行现场质量审计和样品小批量试生产的 还应当包括现场质量审计报告 以及小试产品的质量检验报告和稳定性考察报告 第二百六十一条改变物料供应商 应当对新的供应商进行质量评估 改变主要物料供应商的 还需要对产品进行相关的验证及稳定性考察 第二百六十二条质量管理部门应当向物料管理部门分发经批准的合格供应商名单 该名单内容至少包括物料名称 规格 质量标准 生产商名称和地址 经销商 如有 名称等 并及时更新 第二百六十三条质量管理部门应当与主要物料供应商签订质量协议 在协议中应当明确双方所承担的质量责任 第二百六十四条质量管理部门应当定期对物料供应商进行评估或现场质量审计 回顾分析物料质量检验结果 质量投诉和不合格处理记录 如物料出现质量问题或生产条件 工艺 质量标准和检验方法等可能影响质量的关键因素发生重大改变时 还应当尽快进行相关的现场质量审计 第二百六十五条企业应当对每家物料供应商建立质量档案 档案内容应当包括供应商的资质证明文件 质量协议 质量标准 样品检验数据和报告 供应商的检验报告 现场质量审计报告 产品稳定性考察报告 定期的质量回顾分析报告等 供应商的资质确认要求 了解供应商整个供应链主要生产活动的详细信息 对关键活动发生区域进行资质确认 资质确认可以对一组具有相同特性的物料都适用 1 供应商的初筛2 初步确认3 资质确认 供应商的初筛 当需要增加供应商或物料时采购 质量 技术部门识别潜在供应商进行初步评估选择需要继续评估的供应商 预评估 对物料或供应商的评估对所有潜在候选供应商可以进行初步调研包括物料的安全性信息 例如有机溶剂残留 BSE TSE 石棉 标准等 包括供应商信息 例如证书 法规符合性 批 批号 有效期 认证 组织机构 质量体系等QA 技术 采购和相关部门筛选 决定哪个供应商可以进行下一步评估 API 药品生产许可证 GMP 注册药用辅料 2005年7月13日 国家食品药品监督管理局发布了 药用辅料管理办法 征求意见稿 要求生产 进口和使用的药用辅料必须符合国家药用辅料标准 2010年9月16日 国家食品药品监督管理局又发布了 药用原辅材料备案管理规定 征求意见稿 即药物主文件制度 要求原辅材料秤企业对产品信息进行备案 2012年6月发布 关于 加强药用辅料监督管理有关规定 征求意见稿 公开征求意见的通知食药监注函 2012 118号内包装材料药包材注册证还应考虑各地方法规要求 预评估需要了解 供应商批和批号的定义直接影响进料抽样的代表性包装形式 是否合适是否要吸效防止污染是否影响物料的稳定性标签内容是否完整生产日期和有效期是否可以实现物料的可追溯性是否符合相关法规要求 资质认证 供应商评估质量协议 现场审计物料评估检验 通常三批 试机 验证 稳定性考察 注册或备案等 标准协议资质认证 质量协议 评估供应商同意符合相关要求并且必要时提供法规支持同意重大变更实施前进行通知 例如 以下变更 地址 使用合同方 成份 关键工艺步骤 标准等 同意调查偏差 投诉等 并且同意提供相关文件记录在质量协议中签署上述要求 现场审计 评估供应商的质量体系是否能够持续有效的提供符合质量要求的物料 合格 边缘 需要完整的纠正措施并且关键不符合项关闭后再进行采购 不合格通常不接受现场审计或审计结论不合格 该供应商不能成为合格供应商 物料确认包括 评估物料来源 例如 是否为动物源物料 成份 是否有添加剂 没有严重的污染来源 例如 疯牛病 口蹄疫 石棉 残留溶剂等 确认 是否有DMF 欧盟COS 稳定性数据等 明确供应商批的定义以及批号形式 包装形式 标签信息 贮存条件 有效期 评估是否可以符合使用方的质量标准 同时是否符合相关的法定标准 物料确认还包括 样品检验 通常三批小试 验证 稳定性考察 备案或注册标准协议和供应商签署标准协议 QA负责根据评估结果批准合格供应商不是采购部门 质量部有一票否决权更新合格供应商清单 发放 当有计算机系统控制时还应同步更新 例如SAP 应发放采购 库房 QC采购控制进料接收控制检验控制 成功实施关键 识别完整的供应链供应商确认对供应链过程中的关键活动进行现场审计签署质量协议物料确认物料评估签署标准协议 合格供应商的监控 关键等级 供应商的关键等级取决于什么活动物料用于生产什么产品 当发生偏差时 应立即评估对质量和法规符合性的影响 必要时进行审计评估发生的变更以确保供应商始终在确认过的状态第年进行质量评估定期监控调研表监控审计 包括 年度质量业绩 偏差 一次合格率 标准协议供应商质量体系 审计结论 质量协议 成功实施的关键 评估供应商发生的偏差评估供应商发生的变更年度质量评估监控审计监控调研表 当发生严重事件时需要考虑取消合格供应商资质 例如 审计不合格 进料检验不合格率等 取消供应商资质应立即停止采购 供应商质量审计 对供应商是否符合使用方要求进行的现场确认对供应商进行全面了解的机会提前发现问题帮助判断发现问题的严重性调查并确定问题的根源对管理层客观反馈结果预防问题的再发生 资质审计对新供应商的资质进行确认的审计特点 全面审计 多部门联合进行监控审计对合格供应商进行的定期审计特点 关注变更即时审计当发生重大偏差或其他事件时随时进行的审计特点 审计内容有针对性 制定年度供应商审计计划审计前的准备实施审计 首次会议 现场检查 文件检查 末次会议审计报告不符合项纠正预防措施的跟踪关闭 每年制定下一年度的审计计划根据审计频率制定年度供应商审计计划被审计的生产厂名称 地址计划的审计时间审计频率上次审计时间审计计划经过质量负责人批准 上次审计的结论 不符合项及纠正预防措施检查该物料的信息调研表检查该供应商所具备的法证书是否仍然有效了解物料的质量标准质量协议的签署情况该物料的贮存条件和稳定性数据 有效期物料的生产工艺 了解物料在抽样 检验 库房 生产活动中是否有问题了解审计周期内供应商发生过什么变更了解审计周期内的供应商偏差了解该供应商出现的OOS OOT供应商对偏差 OOS OOT采取的纠正预防措施成立审计小组 确定审计日程以及分工 介绍审计团队成员的背景 经历以及审核的区域介绍审计日程 目的以及范围介绍审计每天的开始和结束时间审计的总体流程审计不符合项如何分类介绍末次会议时间以及要求参加的人员 供应商的相关部门负责人要参加 不能仅仅是质量部门 生产部 设备部 人事部 物料部 技术部等供应商应介绍其法规符合性 相应证书 公司的发展历史 生产工艺 物料特性以及主要的客户等 了解厂房布局主要的检验设备和生产设备批的定义 批号的定义 包装规格 形式确认是否有其它规划 例如搬迁 了解潜在的变更 审计方法 追踪检查 最广泛应用的方法顺序 从过程的开始到结束 例如使用流程图倒序 从结尾到开始以确认是否最终目标已经达成随机检查 当人员和时间有限时可采用 需要审计师具备丰富的经验和对过程的充分了解 检查异常并针对性审计 现场检查 取证质量系统政策 组织机构 职责行业标准文件控制偏差 抽查品种变更 范围 告知用户内审质量控制 薄弱环节标准建立依据质量标准 检验记录 释放流程试剂 标准品稳定性监测 结果微生物 环境监测取样环节是否符合免检对供应商的管理 生产过程控制交叉污染 混淆批记录清场验证人员资格设备维护预防维修物料接收 标识 取样 放行 生产 入库 发贷不合格品处理投诉培训供户管理不符合项跟踪 审计应从对厂房设施 库房 生产区域 实验室的现场检查开始 并且应检查现场的文件 检查评估厂房 实验室的设计 人流 物流是否相适应是否厂房 实验室的设计适合操作检查现场是否干净整洁 评估日常维护保养的状况评估人员的行为和表现 获取人名便于检查培训记录检查现场的文件 例如 过程控制记录 实验室台账等 对特殊贮存条件要求的是否符合是否了解出现偏差如何处理 采用GMP理念进行审核随时观察是否有交叉污染混淆 差错出现的可能性 和操作人员面谈 从而评估人员是否具备相应的资质随时确认和观察真实性 确认生产环境 温度 湿度 特殊要求公用系统 水系统 空调系统 压缩空气日常运行记录控制和检验记录设备 状态计量仪器仪表 校验 有效期 生产区域 人员着装 卫生清洁生产工艺关键步骤的确认生产过程控制摆放标识 库房 进出控制温湿度供应商控制物料的标识接货区 待验区 合格区 不合格区物料的释放长时间未处理的物料取样区域 实验室 检验能力 是否有委托检验 免检人员资质如何处理超标检验结果标识检验程序质量标准留样间取样检验记录物料的释放 首先检查法规符合性组织机构 人员配置是否合理生产负责人和质量负责人是否兼任抽查产品批记录 可连续三批检查生产过程是否符合工艺要求检查原料的使用是否可以追溯检查过程控制数据是否符合要求关键步骤是否复核注意观察批记录中的异常修改 并进行进一步的确认随时确认记录是否属实 抽查检验记录 原材料是否有进料检验 检验的标准和记录成品出厂前是否每批都进行检验成品的检验标准是否满足法规和使用方法的要求检查原始检验记录是否存在部分检验的情况 随时确认记录的真实性 清场 清洁 非常重要是否有程序程序是否完善 是否有数据支持清洁的有效性是否有记录有效的避免交叉污染和混淆 检查文件清单 是否有关键质量保证体系放行制度 COA的生成供应商管理偏差OOS OOT投诉处理纠正预防措施 确认是否有预取样过程 如有 如何实施和确保样品的代表确认上一次不符合项纠正预防措施的完成情况确认曾经出现的偏差 OOS OOT相应措施的实施完成情况注意 要将产品和特性和质量保证体系向结合来进行审计 成功的审计取决于审计的技巧 并且审计时需要对产品和过程有技术理解 技术和质量的理论知识 不符合项和发现项都是审计的术语 他们之间的关系是 产符合项是造成发现的根源被审计方需要对其制定整改措施 严重 出现以下一种或几种情况 即可定义为严重发现项已经或者将要发生的任何与产品质量 安全性 有效性 法规符合性不负面影响的不符合任何不符合 如果继续进行 将导致产品报废 市场行动 或其他严重的法规影响 类似警告信等 严重或重大不符合项重复发生 或者任何违背公司向法规机构的承诺质量体系缺失一个或多个要素 或者不符合法规要求 重大 出现以下一种或几种情况 即可定义为重大发现项可能发生的任何与产品质量 安全性 有效性 法规符合性有负面影响的不符合 请注意与严重的区别 严重发现项为已经或将要发生 而重大发现项为可能发生 没有或未及时向监管部门报告法规要求通报的事宜 注意 频繁或者蓄意不报告将做为 严重 不符合项 微小 任何孤立的 非系统原因造成不符合 对于该类不符合项可制定改进措施以避免同样的风险再发生 沟通确认审计发现的不符合项沟通审计结论沟通审计报告的完成时间 以及纠正预防措施的反馈时限要求 概述供应商质量体系情况以及本次审计的情况审计小组成员 被审计人员以及联系方式对不符合项的整改措施应提出建议编号发放相关部门 采购 生产 QC等 便于随时了解供应商的情况 质量保证职能薄弱或理解不强 质量部门只有质量检验 没有QA部门对QA的理解仅仅停留在文件管理的水平 对