怎样制作职位说明书.ppt

职位说明书撰写培训 2006年8月9日 培训目的 1 全面了解职位说明书的基本属性 知道是什么 2 掌握正确填写职位说明书的方法 知道怎么用 职位说明书概述 如何撰写职位说明书 职位说明书概述 1 定义2 作用3 基本概念4 应避免的误区 使根本不了解该职位的人通过阅读职位文档 便可很快了解该职位的特征 范围 职责及胜任条件 职位说明书的定义 职位说明书是 可接受的 统一规范的 以及书面性的对于职位的总结全面而简洁并非详细的工作任务 程序或行为的罗列 职位说明书的作用 职位说明书可为以下某些人力资源管理提供关键信息 招聘培训绩效管理组织结构设计职位评估职业发展规划沟通 切记 职位说明书本身并不具备独立开展各项人力资源管理工作的功能 薪酬体系设计与职位说明书 薪酬策略 历年维护 职位说明书 职位评估 薪资架构 薪资发放 市场定价 职位说明书的一些基本概念 职位目的职位存在的关键目的或原因职责由一组工作任务所构成的一个重大的 区别化的行为组 例如 协调和分配工作 并监督工作的质量归纳性 总结性任务在不衡量间断的动作 行动或心理过程的前提下 可在工作中加以衡量的一个或多个步骤的最小行为具体性 职位说明书的一些基本概念 续 任职者承担职位的员工个体岗位分派给某一员工的一系列职责及 或责任 岗位是职位的亚形式职位一组持续支持企业目标的类似的工作行为群体 总体而言 该类任务 职责及责任被分配至一个或多个性质相同或类似的岗位职位族一组工作特征基本相同 但知识与技能水平 复杂性及责任不同的职位群体 职位说明书要避免的误区 关注内容及实用性 而非文法上的完美职位说明书的完善需要逐年的努力编制职位说明书的目的是让使用者最有效地了解职位特性职位说明书不是工作合同 未列明在职位说明书上的工作并不意味着员工可以不做 职位说明书概述 如何撰写职位说明书 如何撰写职位说明书 1 模板介绍2 撰写原则3 填写方法 阁兰秀职位说明书模板 撰写职位说明书的原则 描述职位的当前 一年内 状态 需要 而非它们今后的状态有时职位内容并不按预计发生的情况而变化避免使用专有名词例如 施乐 及 XX财务软件 因为这类名词易发生变化 可替换使用 复印机 及 人力资源信息系统 避免简称及缩写进行职位描述的撰写 确保那些不熟悉本公司 行业或专业术语的人可以理解职位描述 基本信息的填写 1 职位基本信息职位名称 应该写出全称 部门 职务 或 工作 职务 所在部门 所隶属的最小部门 级 单元职位级别 在职位评估结果确定后 由人力行部中心统一填写审核方 直接上司 并填写审核日期确认方 直接上司的上司或人力行政中心 并填写确认日期 要领 完成该职位的关键职责详述后再填写职位目的 可能更容易 动词 宾语 修饰词组 例 制定生产计划并监督实施以实现生产目标 职位目的的填写 2 职位设置目的用二 三句话说明该职位存在的原因以及简要的介绍所涉及的工作领域供参考的句式结构为 动词词组 如何做 宾语 做什么 修饰词组 结果或产生的影响 职位目的描述举例 制定本作业区內各个班组的生产计划 并监督计划实施结果 以实现本作业区的生产目标 根据公司的经营计划和目标 有计划地完成相关材料的采购任务 最大限度降低采购成本 并确保满足生产需求 完成原材料的采购任务 制定并实施生产计划 计划 组织并指导所有财务活动与政策 包括会计管理 财务计划 财政程序 内部审计 资金管理 成本控制及投资研究与分析 及時为管理层提供必要信息 制定并监督财务制度的实施 采购员 财务总监 生产调度员 职位职责的填写 3 职位主要职责 一般仅包括职位所需频繁进行的行为仅包含设立该职位所需履行的职责与责任 而非工作任务的罗列按照重要性 列举1至8项重要的职责 供参考的句子的结构应当包括 动词 宾语 解释性短语动词应当以行动为导向 宾语是动词所施行动的对象 解释性短语为动词和宾语提供进一步意义 阐述如何 哪里 为什么 以及频繁度 动词 宾语 例 制定年度培训计划并协助部门实施 修饰词组 职责描述举例 物流部经理负责规划并协调公司的物流工作 其中包括库存控制 入库 运输等工作 确保货品有效合理流通 典型职责包括 制定物流部整体工作计划并组织实施制定物流管理制度 规定和操作规程并组织实施管理并控制物流预算管理公司日常物流工作 包括出入库及在库货品管理提高效率 积极 合理降低库存实施新方案 改进工作程序管理并指导物流人员 进行团队建设 职位的层级与职责描述 财务总监负责制定并管理企业短期 中期及长期的财政策略 计划 组织并指导所有财务活动与政策 包括会计管理 财务计划 财务程序 内部审计 资金管理 成本控制及投资研究与分析 为管理者提供必要信息 管理并指导各专域经理 财务经理掌管一般财务 会计程序及实际操作 财务 会计主管 高级财务分析师 会计 管理并进行财务分析及制定预算和管理报表 会计负责财务分析及制定预算和管理报表 财务助理保管财务记录并管理收账及财务信息报告 职位的层级与职责描述 运用必要的政策 规程及系统来指导财会工作 以实现适宜的财会运作 控制及服务指导与企业基金 证券及财产管理相关的财政工作指导并审核所有定期财务报表协调运作以便预测费用 利润和现金周转与银行建立并保持紧密联系 与其就风险投资的融资事宜进行谈判管理并指导各专域经理 管理公司的财务事务制备预算 预测及战略性计划时间表管理财务报表 资产负债表及管理报表的制备工作建立并修正财会系统 程序及财务控制确保遵循所有管理政策及规程向公司其它职能部门提供财政信息与银行 审计师及税收部门保持相互联系监督并指导财务部职员 履行会计事务制备财务报表 资产负债表及管理报表协调预算 预测及策略性计划时间表的制备向公司其它职能部门提供财政信息与银行 审计师和税收部门保持相互联系监督并指导财务助理 财务总监 财务经理 会计 内外部联系的填写 4 内 外部联系 不包括上 下级汇报关系 内部频繁联系的对象 职位或机构名称 外部频繁联系的对象 职位或机构名称 简要描述联系内容 材料报送 对帐 协调进度 谈判 填写要领 工作职责所要求的必须发生的联络关系日常工作中会频繁发生 非临时任务性的联络关系 如果该职位有非实线的汇报关系 应将此类关系列出來 财务总监 财会部经理 稽核部经理 物流部经理 职位汇报关系的填写 5 职位汇报关系直接上級的职位名称直接下属和间接下属的人数 职位权限的填写 6 职位权限财务控制所负责或直接影响的财务方面的预算金额 间接影响 或享有直接建议权 参与决定 的财务金额 非财务控制权限人事任免 调配权人事建议权业务审批权 举例 负责中心年度预算903万元审批金额在100万以下的合同举例 任免 调配本系統主管以下的职位 需報人事部备案审批主管以下的职位的年度业绩计划 并审核考核结果 任职条件的填写 7 任职条件根据部门业绩目标与职位的关键职责 确定胜任该职位的最基本任职条件填写要领 阐明胜任该职位所需的最低水平的经验类型与年限教育程度与专业非当前任职者个人的背景若职位需要特殊技术培训和资格认证 请加以注明 职位胜任能力的填写 8 职位胜任能力工作性质所要求的必须具备的能力 可观察 可评估 什么是胜任能力胜任能力是用行为方式描述出来的员工需要具备的知识 技巧 技能和特质等 这些行为应是可指导的 可观察的 可衡量的 而且是对个人和企业成功极其重要的填写要领从 知识 技能 特质 三个方面入手进行填写 职责与职位胜任能力举例 财务总监 职责计划 组织并指导所有财务活动与政策 包括会计管理 财务计划 财政程序 内部审计 资金管理 成本控制及投资分析指导并审核所有定期财务报表协调运作以便预测费用 利润和现金周转与银行建立并保持投资及融资渠道管理并指导各专域经理 职位胜任能力知识财务管理知识 金融知识 税务知识 管理知识 行业知识等技能计划及安排轻重缓急能力 基于合理依据的判断力 谈判能力等特质诚实守信 财务敏锐度 行动导向 职责与职位胜任能力举例 生产总监 职责计划并指导生产 供应 质量及工程管理等工作根据经营部门的总体策略调整生产目标确保生产设备发挥最大效益确保产量 成本及产品质量 并符合生产日程计划审核生产活动 业绩及结果 采取矫正措施 解决生产滞后 成本过度 原料短缺及其它问题评估并改进生产方法 设计 设备与技术 职位胜任能力知识生产管理知识 产品知识 行业知识 管理知识等技能沟通协调能力 创新能力 团队建设能力等特质分析型思考 过程导向 职责与职位胜任能力举例 营销总监 职责制定 管理并评估长中短期的营销计划 目标与预算 寻找新的商机计划并管理产品投放 监督现有及新产品营销策略 并在经营结果低于计划目标时制定行动计划建立企业形象标准 管理营销部及预算 管理并培训各专域经理根据企业经营目标制定定价策略监督有关市场反馈及市场调研的评估 职位胜任能力知识市场营销知识 行业知识 产品知识 管理知识等技能对产品 市场的把握 分析能力 战略思考与计划能力 领导力与变革管理 解决问题与制定决策能力 执行能力 创新能力 沟通能力 以客户为中心特质文化敏感度 善于影响他人 结果导向 其它基本技能的填写 9 其它基