提高工作效率——整理好电脑里的资料.ppt

怎样拯救我们的 脑 今天围绕三个部分交流 如何去做 怎样改进 为什么做 为什么要管好电脑文件 工欲善其事必先利其器 平凡不美 老板 这些悲催的情况有木有 电话的一端客户要的资料怎么也找不到 应聘人来了 收到的面试简历在茫茫的文件中分不清 站在你面前让你提交文件 你发现它不见了 平凡不美 电脑文件最容易乱的地方在哪里 平凡不美 文件管理的真谛 在于文件方便 快速提取科学地分类和规范化命名是文件管理的精髓所在 平凡不美 电子文件三要素 文件文件文件文件文件文件文件文件文件 平凡不美 要素之一 文件存放路径 硬盘 一棵树分区 大的枝桠文件夹 分枝 内嵌文件夹 小枝桠文件 树叶 同样把它当城市 街道 路 小区 单元 房间某一个文件所在的地方 分区 文件夹 子文件夹 文件名 路径就是包含了这一些元素 找文件和安装软件都离不开这个路径 这个文件所在地地址就是由分区 文件夹 子文件夹 文件名组成 平凡不美 要素之二 文件保存属性 存档只读隐藏 能看的 能改的 只能看 不能改 防修改 一般你看不到设置了才能看可防错误删除 要素之三 文件分类 常见电子文件格式1 要素之三 文件分类 常见电子文件格式2 要素之三 文件分类 常见电子文件格式3 如何去做 怎样改进 为什么做 平凡不美 电脑文件的 5S 管理 整理 Seiri 整顿 Seiton 清扫 Seiso 清洁 Seiketsu 素养 Shitsuke 平凡不美 目标 把需要的文件以定位 定量以便用最快的速度取得所需 平凡不美 C D E F 四个盘符标准规划为 平凡不美 适合的文件夹 科学地分类 适中的层级数 结构的深度 控制文件夹与文件的数目 50 100个 平凡不美 文件的命名与排序是有关联的 常用的命名方法是 文件夹名 2位数字 文件夹名 如 01 常用软件 02 系统软件 文件名 2位数字 文件名如 01 演讲比赛 02 培训课件 这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列 这就看个人爱好了 一般命名的方法 还会用上日期 这样用的时候就可以以日期排序 像存储照片的文件夹就可以这样命名 20070801演讲比赛 20070910嵩山秋景 规范化地命名文件夹和文件 平凡不美 对把有用与无用的文件分开 再对无用的文件进行处理 进行整顿 果断删除 平凡不美 定期清除和归档 2 定期清扫垃圾 1 定期归档文件 安装目录 programfiles tencent QQ ad这里面是QQ广告安装目录 programfiles tencent QQ flashshow这是你的QQ好友的QQ秀文件夹 可以放心删除装目录 programfiles tencent QQ flashshow2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹 可以放心删除安装目录 programfiles tencent QQ QQMusic MhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹这里面的文件会占很大的空间 所以尽快删除掉吧 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档 将电脑保持在无垃圾文件 桌面整洁的状态 平凡不美 经过三个环节之后 怎样保持电脑文件井然有序 软件 2 安装软件 1 下载软件 安装软件要安装在合适的位置 并且记住这个位置 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除 下载时 把软件存放在规划好的位置中 资料 2 归档资料 1 下载资料 对资料要及时看阅 有用的要整理到分类文件夹中 注意区分已完成和未完成的 没有用的果断删除 培养每天清洁的良好习惯 下载的各种资料放在临时文件夹 平凡不美 电脑的空间因整理变大 思想的空间因总结变扩 生活的空间因清理变宽 理 平凡不美 素养 清洁 整理 整顿 清扫 小结 电脑文件管理的 5S 文件架构建 区别文件分 定期归档归 每日整理整 效果不错推 如何去做 怎样改进 为什么做 平凡不美 我的文档能方便地在桌面上 开始菜单 资源管理器 保存 打开窗口中找到 有利于我们方便而快捷地打开 保存文件 利用 我的文档 中已有的目录 也可以创建自己的目录 将经常需要访问的文件存储在这里 我的文档 平凡不美 如果我们经常要快速访问文件或文件夹 那可以右击选择 创建快捷方式 再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方 当然 当文件和文件夹不再需要经常访问时 你需要及时将快捷方式删除 以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力 平凡不美 当你看到一些PPT达人的分享时 可以下载到一个临时的 temp 文件夹中 待有空时 仔细阅看 temp 中的PPT 对于值得收藏的作品 可以按人名或分类地存放在文件夹中及时地处理过期的文件 存放该保留的 删除不需要的 是一个好习惯 优秀业绩 高效工作 科学的电脑文件管理带来什么 平凡不美 好文件管理让我们工作更轻松和高效