报表模板与报表数据处理.ppt

报表模板与报表数据处理 5 4 一 使用报表模板调整制作报表格式 调用 格式 菜单下的 报表模板 功能 使用系统预置的报表模板 报表模板选择完成之后 点击 确认 按钮 系统会提示 模板格式将覆盖本报表格式 是否继续 点击 确定 按钮执行覆盖并采用新模板的格式 点击 取消 按钮表示放弃采用新模板格式 二 报表数据生成 报表系统在 格式 状态下定义的表头 表体 表尾以及报表公式等完成后 可以通过单击 格式 按钮 由 格式 状态转换为 数据 状态 报表会自动计算出相应报表的数据 生成所需要报表 或者通过 报表重算功能 也可以生成报表数据 如果在所有的表页中没有本期的报表表页 则需要先在本报表中插入新表页 可点击 编辑 菜单下的 插入 表页 功能项 系统提示需要输入 插入的表页数量 输入为1时 表示只插入一个新表页 点击 确认 钮 则一张新表页随即被插入到此报表中 接着用户需要输入关键字的值 可调用 数据 菜单下的 关键字 录入 功能 输入本表页所对应的年 月 日等关键字的值 系统提示是否重算本表页 选择 是 本期的报表即可编制完成 随后 可调用 数据 菜单下的 审核 功能对新编制完成的本期报表进行平衡关系检查 检查没有问题 则说明本期的报表编制无误 接下来就可以将此表页打印输出了 三 报表审核 当报表系统处于数据处理状态 在表页计算执行完毕之后 用鼠标选取 数据 菜单下的 审核 功能 系统将按审核公式逐条审核表内的关系 当报表数据不符合勾稽关系时 显示MESSAGE后的信息 记录该提示信息后按任意键继续审核其余的公式 例如执行资产负债表的审核 若发现单元D39与H39的实际数据不等 则系统会弹出一提示框 提示信息为 期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计 按照记录的提示信息修改报表数据 重新进行审核 直到不出现任何提示信息时 则表示该报表各项勾稽关系正确 每当对报表数据进行过修改或重新计算后 都应该进行审核 以保证报表各项勾稽关系正确 四 舍位平衡 当本期报表编制完毕 需要对报表进行舍位平衡操作时 可按以下要求操作 确保报表处于数据处理状态 用鼠标选取 数据 菜单下的 舍位平衡 项 系统将按照所定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位操作 并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整 将舍位平衡后的数据存入指定的新表或他表中 五 报表输出 报表输出包括报表的屏幕输出和打印输出 输出时可以针对报表格式输出 也可以针对某一特定表页输出 输出报表格式须在格式状态下操作 而输出表页须在数据状态下操作 输出表页时 报表和报表数据一起输出 输出表页数据时会涉及表页的相关操作 比如表页排序 查找 透视等 屏幕输出时 可以对报表的显示风格 显示比例加以设置 打印报表之前可以在预览窗口预览 打印时还可以进行页面设置和打印设置等操作 打印输出一般包括页面设置 打印设置 打印预览和打印几个步骤 一 页面设置 调用 文件 菜单下的 页面设置 功能即可进入到 页面设置 窗口 如图所示 1 页首和页尾 一个完整的报表由表头 表体 表尾三部分组成 表头包括表的标题 编制单位和会计期等 表体是报表的数据 表尾包括报表的附注 说明等 打印报表时 在每张纸上都应打印表头和表尾 如果一张表页的长度大于设定的纸张长度 这张表页将分为几张打印纸打印 报表的表头打印在第一页上 报表的表尾打印在最后一页上 中间的几页就会只有数据没有表头和表尾 因此为了使分开打印的几页都有相同的表头和表尾 应把表头设为页首 把表尾设为页尾 设定的页首和页尾在分开打印的每一张纸上都打印一遍 使所有的纸上都有相同的表头 表尾和不同的报表数据 2 页边距 页边距是指起始打印位置 末尾打印位置与打印纸边界的距离 页边距以像素为单位 可分为上边距 下边距 左边距和右边距 二 打印设置 打印设置包括设置打印机 打印纸 打印质量等 三 打印预览 打印预览可以随时看到实际打印效果 四 打印 报表处理系统每