科技文件控制程序.ppt

科技文件控制程序 情报资料科2004年7月28日 科技文件控制程序 1 科技文件概念 科技文件是指我公司各部门在科学研究 产品开发 生产管理 设备管理 工程建设 质量管理等过程中形成的各种具有约束力的记录 2 科技文件分类 A 产品文件是指产品在设计 验证 标准化管理 专利申报与管理 产品设计更改等过程中形成的产品开发资料 试验认证资料 专利资料等 是汽车工程研究院主管的文件 B 设备文件是指公司在设备采购 安装 验收 使用 维护过程中形成的以及设备厂家随设备提供的各种原始记录 C 基建文件是指公司在基本建设过程中形成的可行性研究 工程施工 工程竣工 工程验收等过程中形成的原始记录 其他还有工艺文件 质量文件等 科技文件控制程序 3 我院数据传输途径的管理和控制 1 我院的技术数据是公司的高度机密 所以要通过控制数据的传输途径来控制我院数据的输入输出 传输途径一般分为两种 电子传输途径和纸质手工传输途径 2 输入输出途径的控制A 汽车工程研究院数据出入口统一规定 http 10 1 1 35 cpb Article Show asp ArticleID 1812 为了规范我院的技术文件和技术数据的输入输出途径 做好信息情报的保密工作 防止技术秘密的外泻 特制定本制度 汽车工程研究院情报资料科是我院数据输入输出的统一管理部门 凡汽车工程研究院与公司其他部门或者我公司以外的其他单位的数据传输必须经过情报资料科 科技文件控制程序 B 几种数据输入输出途径的使用规范 A USB 光驱 软驱和刻录机的使用 使用刻录机备份非我院主控资料或汽研院主控非密级资料时要填写 数据备份申请单 需要申请部门领导签字和管理部领导签字 备份我院有密级资料时也是填写 数据备份申请单 需要申请部门领导签字和院领导签字 向外单位提供资料时 填写 电子文件分发 发放 申请单 非我院主控资料需申请部门领导和管理部领导签字 我院主控的有密级的资料需申请部门领导签字 或项目经理 和院领导签字 B FTP的使用 各项目组专人与情报资料科接口 接收数据时 项目组在情报资料科不同负责人处的 FTP数据接收记录表 登记 向外公司发放数据时 需填写 电子文件分发 发放 申请单 由项目经理和院领导签字 科技文件控制程序 B 几种数据输入输出途径的使用规范 C 绘图仪 打印机 复印机的使用 公司内部一般资料 需填写 打印 复印申请单 申请部门领导签字和情报资料科领导签字 如果是汽研院主控有密级资料 需填写 打印 复印记录表 并在约定时间内归还 打印向外单位提供资料时 非我院主控或无密级资料时 打印 复印申请单 需申请部门领导和管理部领导签字 打印我院主控或有密级资料时 打印 复印申请单需部门领导 项目经理 和院领导签字 使用复印机须填写 打印 复印申请单 经分管部门科长签名即可 其中 复印汽研院主控的有密级的资料时 还需填写产品资料 打印 复印记录表 并在约定时间内归还 向外单位提供时 填写 打印 复印申请单 如果是非汽研院主控的一般无密级资料 申请部门领导和管理部领导签字 复印汽研院主控有密级资料 需申请部门领导 项目经理 和院领导签字 科技文件控制程序 B 几种数据输入输出途径的使用规范 D 晒图机 扫描仪的使用 使用晒图机复晒蓝图 须填写 晒图申请单 并由申请部门领导和管理部领导签字 向外单位提供正式产品蓝图时 需填写奇瑞公司 P B D认可文件分发记录表 由汽研院分管部门领导签字 使用扫描仪扫描资料 须填写 扫描申请单 并由申请部门领导和管理部领导签字 科技文件控制程序 4 我院内部文件归档管理程序 1 我院内部文件主要是产品开发文件 产品开发前期文件都是公司的绝密文件 产品文件具体包括 项目策划阶段的文件资料 如可行性研究 概念设计阶段的文件资料 如开发指令 产品描述等 工程设计阶段的文件资料 如产品图纸 CAE分析报告等 试验试制阶段的文件资料 各种试验报告 产品专利管理的文件资料 如专利证书等 标准化管理的文件资料 包括国家标准和我公司的企业标准 另外 还有我公司其他部门归档到我院的少量档案 有 基建档案 设备档案和工艺档案 管理部情报资料科负责我院科技文件归档的接收和管理 2 归档管理控制程序 档案管理办法 要求在技术文件完成以后立刻归档到情报资料科 产品开发文件一般在产品开发某个阶段完成以后由项目经理确认完毕后归档保存 科技文件控制程序 4 我院内部文件归档管理程序 2 归档管理控制程序A 归档范围产品开发过程中形成的所有文件资料 包括可行性研究 每阶段完成以后定型的所有文件和重要的过程数据 B 产品资料的归档要求 A 要求各设计人员在文件形成之后及时归档到情报资料科 B 归档文件必须是具有法律效力的原件 C 归档必须有详细清单 D 如果不满足以上条件情报资料科有权要求重做 各部门未及时归档产生的后果由未归档部门承担 C 归档移交手续 A 资料移交时必须填移交清单 一式两份 并当面认真点清 双方签字后方可生效 B 重要资料的移交需要领导签字确认 C 有特殊情况的资料必须有必要的说明 比如秘密较高的 或着有特殊保管要求的 科技文件控制程序 4 我院内部文件归档管理程序 2 归档管理控制程序D 产品资料的利用管理 A 凡利用档案的部门和个人 必须严格遵守保密制度 不得向无关人员泄漏档案内容 凡有泄漏或造成档案损坏丢失 由查阅者负责 按情节轻重给予处理 B 凡生产分厂和管理部门需借用图样档案时 一律由各部门兼职资料员向产品部情报资料室统一办理手续 C 凡调阅档案 资料者 必须填写借阅申请表并经双方部门领导签字后方可调阅 借阅资料要在档案资料借阅申请表上签字 D 调阅人员只能看批准调阅的文件资料 不得调其它案卷 调阅文件资料 要遵守文件资料管理员的安排 科技文件控制程序 4 我院内部文件归档管理程序 2 归档管理控制程序E 保密资料的借阅管理 根据相应的权限进行相应的借阅管理 A 公司总经理 分管汽研院的副总经理 汽研院院长有权查看所有产品开发资料 项目总监有权查看分管项目的所有产品开发资料 项目经理有权查看分管项目的所有产品开发资料 各专业设计部门的部长可查看本部门分管产品开发资料 各专业设计科室的科长可查看本科室分管产品开发资料 分项目经理可查看 保存分管项目的产品开发资料 设计人员可查看分管零部件的开发资料 B 绝密资料不外借 不复印 公司内部员工查阅需填写 档案借阅申请单 汽研院内部员工借阅需院领导批准 其他部门借阅需公司分管领导批准 汽研院领导审批同意方可 且只能在资料室内阅览 科技文件控制程序 4 我院内部文件归档管理程序 2 归档管理控制程序 E 保密资料的借阅管理 B 机密文件只限于公司内部借阅 借阅时需填 档案借阅申请单 由档案室负责人及相关部门领导签字后办理借阅登记手续 机密文件的复制下发按相关规定办理有关手续 对于产品图纸 企业标准及其它与产品相关的设计文件 根据生产实际需求 经公司分管领导批准后方可复晒 由情报资料管理员统一下发到相关部门 接收单位要签收并负责其保密工作 C 秘密文件借阅或复印只需填 档案借阅申请单 由相关部门领导签字后办理借阅登记手续 因业务需要外单位借阅或复印资料需填写 档案借阅或复印申请单 由档案室负责人 汽研院院长及分管副总经理签字后方可借阅或复印 科技文件控制程序 4 我院内部文件的归档管理 2 归档控制程序E 保密资料的借阅管理 D 向配套厂家提供有关产品资料 应由相关设计部门填写 P B D认可文件分发记录 经分管理部门领导签字后 情报资料科工作人员才能进行复晒 分发 复晒的图纸文件必须加盖受控章 受控号 厂家收到资料后应在分发记录上签字并返回资料室 厂家必须为收到的资料保密 由于保管不善造成泄密 厂家要承担一定的经济责任 如果厂家私自将资料提供给其它单位 应取消其配套资格并追究相应的法律责任 科技文件控制程序 4 我院内部文件的归档管理 2 归档控制程序F 保密资料回收与销毁 a 下发资料作废或以旧换新时 对原有资料必须全部回收 通过下发通知等形式督促各有关单位及时整顿应交还的文件资料 按发出登记严格回收 b 对回收的作废资料 不要急于销毁 应保存一段时间 作废资料应加盖作废章 单独存放 不能与其它有效档案相混淆 作废蜡底图至少保留2年c 档案销毁程序 作废档案在销毁前必须严格审查 列出详细档案销毁清单 报请有关领导批准 做到发 收 销 三一致 档案销毁应采用火烧 碎纸机 或作纸浆等形式 不能随意撕 扔等 销毁现场必须两人或两人以上 以便监督 科技文件控制程序 5 电脑 PLM系统的控制 1 统一所有计算机CMOS密码 通过计算机CMOS屏蔽USB端口 开通USB端口需部门领导批准 除计算机管理员及部分员工工作需要外 所有计算机全部屏蔽光驱和软驱 接通光驱 软驱需部门领导批准 屏蔽了FTP端口 防止通过FTP服务来上传和下载文件 通过第三方软件对电子邮件进行实时监测 2 对iMAN用户进行身份验证 每个使用iMAN系统的人都拥有一个iMAN帐号 在UserID和密码正确的前提下用户才可登陆系统 科技文件控制程序 4 我院内部文件的归档管理 2 归档控制程序F 保密资料回收与销毁 a 下发资料作废或以旧换新时 对原有资料必须全部回收 通过下发通知等形