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文档简介

海外部SOP手册目录一、工作规范31.邮件32.快件33.电话34.文件资料35.核销单管理3二、日常工作3三、操作流程及规范31.New Booking订舱32.放舱33.拖车34.入仓35.报关36.录入系统37.Pre-Alert通知38.文件39.Shipping Advice310.收款、付款311.签单,放单312.追踪货物313.交单314.整理资料3四、报价标准3五、风险控制3一、 工作规范1. 邮件l 新建EMAIL格式:OUTLOOK工具选项撰写邮件:10pt Verdanal 邮件签名设置如下:Yours SincerelyName-Hunicorn Freight Service Co.,Ltd.Tel :Mob :Fax :MSN :SKYPE:l 一封邮件将该说的、必须解决的问题一次解决,想在客户前面l 收到邮件需要及时回复,如果暂时无法处理的,应在邮件后标注小红旗。l 抄送相关人员。l 邮件要有主题,便于以后查找。2. 快件l 寄快件一般国内快递找顺丰,有月结协议(对于同行到付,直客预付)。每天上午11.00-11.30(上午要寄件的,请注意这个时间段,否则就赶不上上午的寄件了)和下午下班前会来收两次件。国外快递一般找TNT,合同号:60535,收件时先付款,在快递单上写上工作号,再去财务报销。(有时候也帮客人用DHL 寄件,账号:601519820 ,有8折优惠)海外代理出正本提单的,快递费由代理承担,我们预付,将快递费开进账单。工厂的一般由我们做预付。寄出的快件,将快递号发给收件人并且在JOB SHEET上写上快递号以及日期,以便跟踪。l 收快件收到快件时,签收人要第一时间把快递单交给快递单上的收件人,若收件人不在,先代签收并妥善保管,待收件人在时当面交接。若收件人请假的,打开快件,若是发票和提单,作登记以后第一时间交财务,并知会收件人。3. 电话座位上电话响,需尽快接听。如果人员离开,其他同事应主动代为接听,(*72# 抢接电话)并将电话内容记录在便签纸上及时转告相应同事。4. 文件资料正在操作的文件需整齐排列在桌面,以便查找。每一项操作的内容需及时记录在 JOB SHEET上。一个季度整理一次已经结束的单,用订书机订起来,按工作号排列存放在指定文件柜里。5. 核销单管理自己用专门的本子记录核销单抬头、核销单号、报关行、开船日期、退回核销单日期、寄送日期、快递号等信息。二、 日常工作l 每天来了先安排当日比较急的付款(上午10:30之前,下午14:00之前向财务JOE 报付款,邮件或者MSN,写明工作号,收款方,付款金额,注意要与系统里录入的金额进行核对);l 按操作流程进行各项业务操作,安排拖车、报关、文件、对账等具体操作事宜;l 价格有更新时需及时报价给代理。l 整理工厂资料,联系方式,开票抬头,邮寄地址等l 每周整理一次SHIPPING STATEMENT;l 定期联系代理比较长走的SHIPPER,看是否近期有出货安排,可提前通知代理;l 及时更新和整理SHIPPER资料,可定期拜访,以了解是否有其它货物可以委托我们安排;l 按期查询代理付款情况,并及时跟进催款。l 及时更新代理资料,联系人资料、工厂信息、特殊要求等信息。三、 操作流程及规范1. New Booking订舱如果是代理下过来的格式就用他们的,如果是还没收到代理的邮件,先收到客人的BOOKING,就用下面的格式发给代理确认。Subject: new bkg.-SHIPPER/CNEE/起运港-目的港/柜型/柜量Received booking as below:SHPR:CNEE:NOTIFY PARTY:POL:POD:VOL:TERMS:Goods will be ready on .The best rate we have is: USD by carrier:Valid to .Pls check and advise which service to use. Waiting for your revert to make further arrangement.确认SHIPPER、CONGIGNEE、NOTIFY PART、船期、起运港、目的港,柜型,柜量,品名(是否危险品,是否在我们合约允许的品名范围内)、重量(是否重柜)、价格等资料是否正确,还应注意客户是否有其他特殊要求,比如目的港免堆存免柜租的要求,比如是否对集装箱柜子有特殊要求等等。根据各订舱公司的要求相应订舱。订舱时要注意所用的订舱合约号、客户资料的保密,一些客户保密的资料要慎重给到订舱公司,并及时确认舱位和放舱时间,尤其在舱位紧张的情况下,一定要追紧放舱。船公司一般是船开前七天放舱。如果遇到舱位有问题或缺柜的情况,建议客户改其他船东。不同船公司不同柜型对重量、体积的规定,见海外部报价表不同船东订舱,见海外部订舱SOP按照代理区分文件夹,子文件夹按照灏东工作号建立,需将H B/L、M B/L、D/N、扫描件等文件统一放入,如ITC/SZH2010000012. 放舱填写海外部业务单,确认价格,写在业务单上。拿到舱位后,请仔细核对S/O上内容是否和订舱一致,包括船期,起运港,目的港,柜型,柜量,品名,重量等,如有问题,请及时向船公司修改,修改正确以后再放给客户。S/O给客户时必须注意资料的保密,把该涂抹的文字去掉,包括订舱公司的合约号,名称,联系电话等。S/O给客户以后请电话或者邮件确认S/O是否收到并确认做柜时间。旺季舱位紧张时,一定要及时与客户确认是否做柜,以便我们调整舱位。ENS截止前一天请与客户确认做柜情况。给代理发邮件格式如下:Booking inf. with schedule:(拿到S/O发给shipper后即发)S/O has been released to the shipper , details as below:S/O NO.:VOL:POL:POD:VSL/VOY:ETD:3. 拖车l 询价若客户委托我司安排拖车事宜,请与客户确认好做柜的时间,地点,联系人、联系电话,货物品名,货物重量,报关方式(清关还是转关),确认好客户装柜信息后,向拖车公司询价,询价时需提供装柜地,货重,报关方式以及还柜港口等信息。l 派车客户确认好拖车价格之后就要向车行派车,制作派车委托书,将S/O和派车委托书一并传给拖车公司。车行会凭S/O去打设备交接单,设备交接单上的信息指示司机提柜和还柜。一般船公司打单时间在上午9点至中午12点,下午2点至下午5:30,周一至周五,部分船公司周六上午可以打单。要注意S/O上的截关时间,如做柜地点较远,做柜时间离截关时间较近,需在派车前向车行特别说明,以免赶不上截关。若是转关的,请务必通知拖车行带司机本,并要三证一致,(行驶证、驾驶证、司机本)。若装柜时有监装人员,需在派车单上特别注明拖车一定要准时到场,以免监装人员在工厂等候。约车的时间要尽早,尤其是旺季的时候要提前询问客户是否需要我司安排拖车,我司也要通知拖车行留车给我司。l 装柜在预定装柜时间之前向车行索要柜号、封条号、司机手机、车牌号等信息,然后转发给装柜联系人,以便其核对所到拖车是否正确。要随时跟踪车辆情况直至车辆到场。若车辆不能准时到达,要询问时什么原因造成迟到,并确认司机最快能到达工厂的时间,及时向客户和工厂联系说明情况。货物装完,工厂封柜后,应督促司机及时把重柜还进码头,不要中途逗留。并记录司机离开工厂和重柜还进码头的时间,若中间时间过长,请查明延误时间的原因。司机还重柜入场以后,让拖车行及时传真重柜纸给我司,如有过磅要求的,向车行索要过磅纸。l 可能产生的额外费用派车期间有任何额外费用产生需写在派车单上,以便业务写单。费用一般有:改单费:如果打单出来不是在还柜码头提柜,有些车行可以将打出的单上的提柜地点改回还柜地,这样会产生改单费,改单费一般和异地提柜费差不多。异地提柜费:如果打单出来不是在还柜码头提柜,又没办法改单,车行会收异提费。这两项费用一般在RMB100200。压夜费:一般车行都有限定装柜时长,68小时左右,装柜时间过长车行会收取压夜费,一般是RMB500。过磅费:有时候客户有过磅要求,费用一般是1元-1.5元/吨高速费:拖车一般都是走国道,有时会因赶截关时间等特殊情况走高速公路,具体费用视情况而定,需要车行将票据传真过来。4. 入仓如果需要安排入仓的,尽早与shipper确认司机联系方式、车牌号、出发日期、到达日期等信息,将操作通知书和SO发给仓库,注明装箱要求,如拍照、称重等。如果码头缺柜,开舱后需让仓库提前去打单提柜。还柜后将柜号、入仓费填写在业务单上。5. 报关如果客户委托我司报关,我们要询问客户装的货物是什么,重量是多少,是否有核销单报关还是买单报关,是否需要做商检等。如果货物有A货,要向客户询问清楚都多少体积是A货,货装在什么位置,进哪个码头,根据这些信息我们向合作报关行咨询是否可以报关,价格是多少。如果报关行不接受此类货物报关,我们要及时向客人反馈。赤湾还柜的需要还柜纸(如需我们安排报关的,需要传真给报关行)如果换商检的,需要将原件重柜纸送到报关行,盐田不需要重柜纸。l 有核销单报关a.报关资料的准备如果客户有核销单报关,我们要求客户在装货之前把以下资料原件快递或者送至我司:核销单,销售合同(盖章),报关委托书(三联,盖章),装箱单(盖章),商业发票(盖章),商检换证,质检,报关单等(寄资料给我司时,最好让客人多放几张盖章的空白纸)。我们收到资料以后要检查资料是否齐全,内容是否完整,是否有盖章,若缺资料或者没有盖章,要立刻通知客户重新寄过来(蛇口不接受盖章的清单彩色打印版本,所以客户一定要多寄几份盖章的空白纸),不要延误时间以免错过船期。若果资料没问题,请转寄给报关行,随后要确认报关行是否收到资料,资料是否完整,如有问题,及时处理。需记下核销单号、核销单抬头和货值,方便日后查找核销单退回客户。检查核销单上的资料与补料内容是否一致,重量、体积、品名等。b.报关还柜后,立即通知报关行报关。报关资料提交半天以后,向报关行咨询是否放行,如果遇到查柜,要第一时间通知客户,询问所提供的报关资料是否与装箱一致,若一致,督促报关行及早查柜放行。若不一致,要客户把真实的装箱情况告诉我们,操作应把这种情况告知业务员,待商量后再妥善安排报关。若没有遇到查柜,三天以上报关时间,报关行仍不能放行导致柜子延船期产生的费用,报关行应承担(问报关费的时候一定要注意是含仓租的还是不含仓租的)。报关放行以后,向报关行索要报关底单,并转发给客户。c.核销单管理收到核销单要登记核销单号码,抬头以及相应的提单号,柜号,客户名称,一般报关一个月后核销单可以退下来,届时需去财务部查找,并尽快退给客户做收汇和结汇。l 买单报关买单报关时,只需要提供S/O(船名航次、箱封号)和装箱单(品名、件数、体积、重量、规格),重柜进港后即可以报关。同样,报关资料提交半天以后,向报关行咨询是否放行,如果遇到查柜,要第一时间通知客户,询问所提供的报关资料是否与装箱一致,若一致,督促报关行及早查柜放行。若不一致,要客户把真实的装箱情况告诉我们,操作应把这种情况告知业务员,待商量后再妥善安排报关。若没有遇到查柜,三天以上报关时间,报关行仍不能放行导致柜子延船期产生的费用,报关行应承担。报关放行以后,及时通知客户。6. 录入系统将该票单的信息录入系统。产生的流水号写在订舱资料表上。工作号以开船日期为准,月底时需注意,下月开船的需录入下月的工作号(让CICI预先生成)。1.委托页面产生流水单号、委托单位、收货人,通知代理人,代理,品名,唛头,装货港、目的港、箱型、箱号,船公司,船名、航次,S/O号,预计开船时间和到港时间。2订舱页面:订舱代理( 船公司的订舱窗口,即一代,也就是我们要付款出去的公司),船公司3.提单界面:生成提单号( HB/L上的提单号即是我们的工作号),输入HB/L上的发货人,收货人,通知代理人,代理,品名,唛头,装货港、目的港、箱型、箱号等资料(资料由工厂提供),点击分单箱选择,生成HB/L格式后发给工厂核对。HB/L确认后点击复制成新提单生成MB/L的资料(更改委托单位、收货人,通知代理人),预到付要相对应更改,如果用我们的合约价格HB/L=COLLECT, MB/L=PREPAID,用代理合约价格HB/L=COLLECT, MB/L=COLLECT。然后发给订舱代理或者船公司。3.费用制作:应收费用和单位、应付费用和单位,若有变动需及时在系统更新。船公司的费用需按照费用清单明细分项详细录入系统。4.交单后如需更改费用,需提交改单申请,找CICI签字后让财务解锁。7. Pre-Alert通知(工厂做完柜子就要发给代理)在原来的邮件主题上增加以下信息Subject:Pre-Alert /Our Job No.Container(s) has(ve) been stuffed, details as belowS/O NO.:Ctnr. No.:VOL:POL:POD:VSL/VOY:ETD:8. 文件l 补料(SI)补料上的文字一般仅限于英文。在船公司规定的时间内要尽快追客人补料,收到补料后,要阅读补料是否内容完整,出正本提单还是电放,有哪些特殊要求,若有特殊要求,要向船公司查证是否可以,比如开船证。船公司一般要求一次性补料,通知客户如果确认后再修改就会产生改单费。如果是一次性完整补料,就根据客户补料内容提交补料,补料时注意客户资料保密,勿将客户资料发给订舱公司。补料含有以下信息:SHIPPER,CONSIGNEE,NOTIFY PARTY起运港,目的港,船名,航次品名,件重体,唛头箱封号,柜型,柜量运费方式:FREIGHT PREPAID或者FREIGHT COLLECT运输条款:CY/CY或者CY/SD或者CY/FO(船舷上交货,船公司合约)l 对单跟工厂核对HB/L时,顺便问其出正本还是电放,HB/L确认无误后再补料提交给船公司,跟进MB/L的状况,一般开船了就会有MB/L DRAFT,但对于华东华北地区,船公司不会提供MB/L DRAFT,只确认已经开船,等我们支付所有的费用给船公司之后他们才给我们DRAFT.华南地区船公司会先给我们MB/L DRAFT.MB/L核对无误后确认给船公司做电放还是出SWB,并且跟船公司要此单的费用明细 (MSK要求在提交补料的时候就要注明做电放还是出SWB) 最后将确认好的HB/L 和MB/L 复印件打印出来放入FILE。l 费用单/发票应付费用单/发票:MB/L确认好之后,船开后一般船公司的费用单就做好了,有些船公司或者订舱公司甚至会更早一点做好费用单,所以在补料以后,及时追订舱公司索要费用单,根据业务单上的应付费用核对费用单是否正确,正确的就确认给船公司,要求船公司开发票,发票取回后用铅笔写上对应的工作号,再交财务申请付款。(船公司对付款要求是有期限规定的,不可超过他们的期限,否则有滞纳金产生,所以要催促船公司尽快给费用明细)应收费用单/发票:HB/L确认出单方式之后,发相关费用给客户确认后,并询问是否需要开发票的,如需要,要求客户提供开发票抬头,寄发票地址,联系人等,交给财务开发票。如果不需要见发票付款的(多数可以见发票扫描件安排付款,可以先要求其付款给我们,然后再寄发票和提单一起给客户。如需要先寄发票的,就寄给客户,并跟进应收费用的状况,尽早向客户收款。9. Shipping Advice(开船后7天内发给代理)确认货柜开船后,将以下信息发给代理。同时附件H B/L、M B/L、D/N一起发给代理。在原来的邮件主题上将PRE-ALERT 改为SHIPPING ADVICESubject: Shipping Advice./Our Job No./MB/L NO.: PP/TLX OR SWBHB/L NO.: CC/ISSUED OHBL OR TLXVOL:POL:POD:VSL/VOY:ETD :ETA:Enclosed the HBL MBL & D/N(TOTAL:USD*),pls check and cfm by return, thanks!TO WHOM IT MAY CONCERN: IN ANY EVENTS, ANY CARGO SHALL NOT BE DELIVERED WITHOUT PRESENTATION OF ORIGINAL BILL OF LADING.10. 收款、付款收款:费用单发给客户后要跟紧客人的付款情况,看货柜的到港时间催促客人今早安排付款,如有特殊情况需要相关同事协助的,尽早提出。收到客户的付款水单后,核对费用正确后,复印一份,写清楚工作号,应收单位和相应的金额(与系统一致),交财务查账销帐。对于代理,一般都会有CREDIT TIME,按照协议执行,注意控制风险。及时告知代理付款金额和付款时间,分时间段安排付款时间。付款:确认船公司的付款期限后,跟船公司取回发票后,看着期限申请付款,拿到水单后扫描给船公司,并在上面写上对应的MB/L 号码。报付款要于每天上午10:30之前报给财务,格式为 工作号金额应付单位。所以建议操作每天下班之前要整理好第二天要付款的单(核对好金额,确认发票已交财务)。11. 签单,放单HB/L的出单方式一般是签正本提单或者电放。船东单:若客户要求出船东提单,操作向订舱公司发水单并注明速出正本提单,订舱公司一般都要求到帐才放单,因此,一般是头一天付款,第二天签单。付款后,确认好提单可以签的,要及时安排取单,或者网上打印,若是省外单,提供我司地址给订舱公司并要求用顺丰快递寄至我司。提单要由财务统一保管和控制。电放:若客户要求电放,需要客户提供电放保函。操作可以先收取客户的电放申请书,确认收到SHIPPER款后可以做HB/L电放,但对于MB/L,有的船公司见电放保函的COPY件就可做电放,有的则要见正本件才能电放,要控制好时间,避免货柜到港了,电放动作还未完成,给代理带来不便。若代理款后续没单或者我司垫付的金额很大的情况下,要经过领导同意方可安排电放。( 放单程序需经过DEREK同意)l 倒签提单如果客户因信用证等要求需要倒签H B/L,需与代理确认,经代理同意并给倒签保函给到代理,同样SHIPPER也应给倒签保函给我们后才可做倒签。倒签日期与实际开船日期一般相差不能超过七天。l 放单放单控制权属于财务。客户要求放单(包括放正本提单,电放)的,操作首先进系统查询客户付款是否到帐,若到帐,公司没有通知扣单的,可以放单或发电放信给客户,正本提单要通过快递(我司只用顺丰寄提单,若客户要求其他快递公司的,需提供保函)或者等待客户到我司领取。若客户没有付款的,必须催客户付款,待客户款到帐了才可以放单。若客户付了款还没到帐的,原则上要等到帐才可以放单,特殊情况下,客户后面有柜子的,可以让客户出保函,由经理签字才可以放单。对代理风险的控制:如果后面还有货柜的,可考虑先放单。但如果没有的,需先收齐相关款项后,方可放单。SHIPPER用我们的抬头TO ORDER的,需要背书,并寄6-8张空白盖章纸给客户。12. 追踪货物追踪货物在中转港是否及时中转,未中转的,要向订舱公司询问原因和申请尽快中转。货物到港前一周,按以下格式发邮件通知代理。Arrival Notice:(每周四发下周要到港的)Subject: Arrival Notice Our Job No./MB/L NO.: PP/SURRENDERHB/L NO.: CC/ISSUED OHBLVSL/VOY:ETA:如果长时间未到港的,需及时查明原因。(ALLEN的货物,船公司显示已经上船,实际仍未放行,产生巨额舱租柜租,找不到货主)13. 交单应收费用和应付费用确认以后( 应付费用是船公司提供的,而不是直接从系统打印出来),打印出来交单给财务,财务收到后核对无误,就把该票单锁单,锁单以后操作就不可以对该票作费用的增减了,必须改单才可以,改单需填写改单申请书,经CICI审核交财务解锁后修改,改好后财务便会重新锁单。交单最迟要在每个月8号之前完成。14. 整理资料文件是公司的重要资料,为了便于日后资料的查询和货物后续的特殊情况处理,文件需要归档和保存:1.每一票单资料要完整,主要的资料依次为:JOB SHEET,客人BOOKING(一般需盖章),我们的BOOKING(根据情况可以没有),S/O,补料,HB/L( 正本或电放),船东草单,应收费用单,船公司费用单,MB/L的DRAFT等。2.每一票单请用订书机或者蝴蝶夹装订稳固,以免散落。3.公司系统最直接的索引是工作号,请大家在扉页上写清楚工作号及客户名。并注意工作号一定要写完整,比如2009年底一票单,请写200901001。4.已经CLOSE的单,按月份按顺序收起来,部门每半年把文件收集归档一次。四、 报价标准代理H/C:华南按USD25/50,华东华北按USD50/100 每柜收取。(特殊情况特殊分析)工厂H/C:RMB300,客户有争议的,可酌情少50或100.文件费:RMB300改单费:RMB300电放费:RMB300五 风险控制做电放的:收齐相关费用后方可进行电放操作。出SEAWAYBILL的:原则上不能做,如果客户强硬要求的情况下,可考虑费用到付的方式;或是先出正本,等收齐款项后再进行改单操作。转账手续费产生:注意付款账号,一般开给代理的用香港账户,可以减少手续费代理回款控制:刚开始联系的代理一般不给账期;如果代理坚持要求账期,可考虑将运费改成到付;代理未付款的货物,不能放单,待付款后才能安排做电放或是出正本;对于已经合作开的代理,超过一个月尚未收回款的,需要对后续柜子采取扣单等措施;如果代理付款信用不好,考虑放弃该代理,避免风险产生。弃货的风险:遇到弃货的情况,需及早将货物拍卖或是其它措施减少损失。信用证要求、船证要求:以色列代理客户要求与平时的做法不一样的,提供保函(如在H B/L上显示freight prepaid等,而实际为collect)查到港日期,及时跟进,防止柜租舱租产生常用英文缩写资料Booking number:订舱号码Vessel:船名Voyage:航次CY Closing DATE:截柜日期,截关日closing Date/Time:截柜日期SI CUT OFF date/time:截提单补料日期/时间Expiry date:有效期限,到期日期Sailing date:航行日期/ 船离开港口的日期ETA (ESTIMATED TIME OF ARRIVAL):预计到达时间,到港日ETD(ESTIMATED TIME OF DELIVERY):开船日ETC(ESTIMATED TIME OF CLOSING):截关日Port of loading(POL):装货港Loading port:装货港From City:起运地EXP(export):出口Final destination:目的港,最终目的地Place of Delivery(POD)或To City:目的地,交货地Port of discharge:卸货港Discharge port:卸货港Load Port: 卸货港Dry:干的/不含液体或湿气Quantity:数量cargo type:货物种类container number:集装箱号码container:集装箱specific cargo container:特种货物集装箱Number of container:货柜数量container Size:货柜尺寸CU.FT :立方英尺Cont Status:货柜状况seal number:封条号码seal No:封条号码seal type:封条类型weight:重量Gross weight:总重(一般是含柜重和货重)Net Weight:净重Actual weight:实际重量,货车,集装箱等运输工具装载后的总重量Laden:重柜remarks:备注remarks for Terminal:堆场/码头备注piace of receipt:收货地Commodity:货物品名intended:预期ETD:预计开船日期Booking NO: SO号码/订仓号码Shipper:发货人Container No(Number):集装箱号码Equipment Number:货柜号码Reefer Tetails:冷柜参数contact:联络人,联系方式contact person:联络人intended fcl container delivery CUT-OFF:指定的重柜交柜时间,装箱整箱交付截止intended shipping instruction CUT-OFF:指定的文件结关时间,航运指示截止DOC CUT-OFF:文件结关时间(可能没有额外指定,按船公司一般的规律)像上面都是有特指的)Cargo nature:货物种类booking Party:Full return location:Full return CY:Awkward:Break bulk:service contract NO:服务合同编号,Wquipment size/type:SI CUT: 截提单补料或截关BKG Staff: BKG是Booking的简写,那就是订舱人员Regional BKG#:预订区域,Sales Rep: 销售代表BILL of Lading#:提单号,提单方案Expected Sail Date:Empty Pick up CY:提空柜地点Empty Pick up Date:提空柜时间,提柜有效期Pre Carrier: 预载Est.Arrival Date:EIS到达时间CY CUT: 结关时间(具体还不清楚是码头截重柜还是截海关放行条时间)CY open: 整柜开仓时间Port of delivery:交货港口Receive Term: 接收期限Delivery Term: 交货期限Ocean Route Type: 海运路线类型,多指印度洋航线类型EQ Type/Qty:集装箱数量,类型EQ是Equipment的简写Address:地址Special cargo information: 特别货物信息Please see attached,if exists: 如果有,请见附档/如果存在,请参阅附件Shipperown container:托运人自己的集装箱Dangerous:危险或危险品/ 危险标志Internal:中心的,内部的Released: 释放,放行MT就是指吨,英文叫METRE TONECustomer:客户FCL full container load: 整柜FCL:整箱,整箱货LCL less than container load :拼箱,拼箱货Carrier:承运人Trucker:拖车公司/运

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