某公司物资采购系统设计实践报告.doc

关于该公司物资采购系统设计实践报告关于该公司物资采购系统设计实践报告 社会实践是学校根据专业教学的要求 对学员已学部分理论知识进行综合运用的 培训 其目的在于让学生接触社会 加强学生对社会的了解 培养和训练学生认识 观察社会以及分析 解决问题的能力 提高学生的专业技能 使之很快地融入到实际 工作中去 2009 年 10 月我在该公司实习 提出对该公司的物资采购管理的建议 在一个月的时间内 本人通过了解公司的学采购管理现状 针对公司的要求的基 本情况 做出了这个物资采购系统 一 实践的内容与过程一 实践的内容与过程 整个实践过程分为三个阶段进行 第一阶段从 2009 年 9 月 11 日到 2009 年 9 月 22 日 跟随公司领导了解公司的一些基本情况 并对公司目前的采购系统有了一个大概 的了解 同时通过向领带了解要求 大致有了一个公司采购系统设计的目标 第二阶段从 2009 年 9 月 22 日起至 2009 年 10 月 4 日 在该公司进行了系统的功 能分析 函数设计 流程图设计 并编写了代码 第三阶段从 2009 年 10 月 5 日起至 2009 年 10 月 11 日 对系统进行了完善 进行 了系统的测试 将系统提交给该公司使用 反映良好 一 系统概况 一 系统概况 采购管理系统基本解决了采购的日常事物处理 包括物料的分类 原材料的订货 单证的录入和审批 验收单证的管理以及对供应商的评价等管理功能 由于 ERP 作为 一门牵涉面很广博的管理学科 同时基于 ERP 的管理信息系统在实际应用中还不是非 常普遍 笔者在这一方面缺乏实际的经验 再加之由于时间有限 使得本系统还不是 非常成熟完善 二 具体情况 二 具体情况 系统开发背景 采购管理是物理管理的重点内容之一 它在供应链企业之间原材料和半成品生产 合作交流方面架起一座桥梁 沟通生产需求与物资供应的联系 为使供应链系统能够 实现无缝连接 并提高供应链企业的同步化运作效率 就必须加强采购管理 1 1 传统的采购模式 传统采购的重点放在如何和供应商进行商业交易的活动上 特点是比较重视交易 过程的供应商的价格比较 通过供应商的多头竞争 从中选择价格最低的作为合作者 传统的采购模式的主要缺点表现在如下几个方面 传统采购过程是典型的非信息对称博奕过程 选择供应商在传统的采购活动中是一个首要的任务 在采购过程中 采购一方为 了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最佳的供应商 往往会保留私有信息 而供 应商也在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息 这样 采购 供应双方都不进行有 效的信息沟通 这就是非信息对称的博奕过程 验收检查是采购部门的一个重要的事后把关工作 质量控制难度大 采购一方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动 相互的工作是不 透明的 因此需要通过各种有关标准如国际标准 国家标准等 进行检查验收 缺乏 合作的质量控制会导致采购部门对采购物品质量控制的难度增加 供需关系是临时的或短期的合作关系 而且竞争多于合作 由于缺乏合作与协调 采购过程中各种抱怨和扯皮的事情比较多 很多时间消耗 在解决日常问题上 没有更多的时间用来做长期预测与计划工作 供应与需求之间这 种缺乏合作的气氛增加了许多运作中的不确定性 响应用户需求能力迟钝 由于供应与采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈 在市场需求发生变 化的情况下 采购一方也不能改变供应一方已有的订货合同 因此采购一方在需求减 少时库存增加 需求增加时 出现供不应求 重新订货需要增加谈判过程 因此供需 之间对用户需求的响应没有同步进行 缺乏应付需求变化的能力 1 2 供应链管理环境下的采购 在供应链管理的环境下 企业的采购方式和传统的采购方式有所不同 一 从为库存而采购到为订单而采购 在传统的采购模式中 采购的目的很简单 就是为了补充库存 即为库存而采购 采购部门并不关心企业的生产过程 不了解生产的进度和产品需求的变化 因此采购 过程缺乏主动性 采购部门制定的采购计划很难适应制造需求的变化 在供应链管理 模式下 采购活动是以订单驱动方式进行的 制造订单的产生是在用户需求订单的驱 动下产生的 然后 制造订单驱动采购订单 采购订单在驱动供应尚 这种准时化的 订单驱动模式 使供应链系统得以准时响应用户的需求 从而降低了库存成本 提高 了物流的速度和库存周转率 如图 1 1 所示 其主要特点如下 1 由于供应商与制造商建立了战略合作伙伴关系 签订供应合同的手续大大简 化 不再需要双方的询盘和报盘的反复协商 交易成本也因此大为降低 2 在同步化供应链计划的协调下 制造计划 采购计划 供应计划能够并行进 行 缩短了用户响应时间 实现了供应链的同步化运作 采购与供应的重点在于协调 各种计划的执行 3 采购物资直接进入制造部门 减少采购部门的工作压力和不增加价值的过程 实现供应链精细化运作 4 信息传递方式发生了变化 在传统采购方式中 供应商对制造过程的信息不 了解 也无需关心制造商的生产活动 但在供应链管理环境下 供应商能共享制造部 门的信息 提高了供应商的应变能力 减少信息失真 同时在订货过程中不断进行信 息反馈 修正订货计划 使订货与需求保持同步 5 实现了面向过程的作业管理模式的转变 订单驱动的采购方式简化了采购工 作流程 采购部门的作用主要是沟通供应与制造部门之间的联系 协调供应与制造的 关系 为实现精细采购提高基础保障 图 1 1 订单驱动的采购业务原理 二 从采购管理转向外部资源管理 正如前面所指出的 传统采购管理的不足之处 就是与供应商之间缺乏合作 缺 乏柔性和对需求快速响应的能力 准时化思想出现以后 对企业的物流管理提出了严 峻的挑战 需要改变传统的单纯为库存而采购的管理模式 提高采购的柔性和市场响 应能力 增加和供应商的信息联系和相互之间的合作 建立新的供需合作模式 供应链管理思想就是系统性 协调性 集成性 同步性 外部资源管理是实现供 应链管理的上述思想的一个重要步骤 企业集成 从供应链企业集成的过程来看 它是供应链企业从内部集成走向外部集成的重要一步 要实现有效的外部资源管理 制造商的采购活动应从以下几个方面着手进行改进 1 和供应商建立一种长期 互惠互利的合作关系 这种合作关系保证了供需双 方能够有合作的诚意和参与双方共同解决问题的积极性 2 通过提高信息反馈和教育培训支持 在供应商之间促进质量改善和质量保证 在顾客化需求的今天 产品的质量是有顾客的要求决定的 而不是简单地通过事后把 关所能解决的 因此在这种情况下 质量管理的工作需要下游企业提供相关质量要求 的同时 及时把供应商的产品质量问题反馈给供应商 以便其及时改进 3 参与供应商的产品设计和产品质量控制过程 同步化运营是供应链管理的一 个重要思想 通过同步化的供应链计划使供应链各企业在响应需求方面取得一致性的 行动 增加供应链的敏捷性 制造商企业应该参与供应商的产品设计和质量控制过程 共同制定有关产品质量标准等 使需求信息能很好地在供应商的业务活动中体现出来 4 协调供应商的计划 一个供应商有可能同时参与多条供应链的业务活动 在 资源有限的情况下必然会造成多方需求争夺供应商资源的局面 在这种情况下 下游 企业的采购部门应主动参与供应商的协调计划 在资源共享的前提下 保证供应链的 正常供应关系 维护企业的利益 5 建立一种新的 有不同层次的供应商网络 并通过逐步减少供应商的数量 致力于与供应商建立合作伙伴关系 三 从一般买卖关系向战略协作伙伴关系转变 在传统的采购模式中 供应商与需求企业之间是一种简单的买卖关系 因此无法 解决一些涉及全局性 战略性的供应链问题 而基于战略伙伴关系的采购方式为解决 这些问题创造了条件 具体有以下几点 1 库存问题 在传统的采购模式下 供应链的各级企业都无法共享库存信息 各级节点企业都独立地采用订货点技术改进库存决策 不可避免地产生需求信息的扭 曲现象 因此供应链的整体效率得不到充分提高 但在供应链管理模式下 通过双方 的合作伙伴关系 供应与需求双方可以共享库存数据 因此采购的决策过程变得透明 多了 减少了需求信息的失真现象 2 风险问题 供需双方通过战略性合作关系 可以降低由于不可预测的需求变 化带来的风险 比如运输过程的风险 信用的风险 产品质量的风险等 3 通过合作伙伴关系可以为双方共同解决问题提高便利的条件 通过合作伙伴 关系 双方可以为制定战略性的采购供应计划共同协商 不必要为日常琐事消耗时间 与精力 4 降低采购成本问题 通过合作伙伴关系 关系双方都从降低交易成本中获得 好处 由于避免了许多不必要的手续和谈判过程 信息的供需避免了信息不对称决策 可能造成的成本损失 5 战略性的伙伴关系消除了供应过程的组织障碍 为实现准时化采购创造了条 件 第二章 系统规划 2 1 系统调研情况 作为实现本系统的第一步 我对用友 ERP 系列产品之一的 U8 作了产品调研 2 1 1 系统目的 U8 系统是针对采购工作有关之规划 请购 所定 审核 收料追踪 历史记录 关闭等作业之管理 协助采购部门有效的掌握各种采购活动信息 以达成下列目的 采购定单的规划及锁定 请购单的输入 审核 及转采购定单 采购订单的发放与跟催 请购作业的控制 达到适时 适量 适质的采购功能 采购订单价之有效掌握 可产销排程或物料需求规划之采购需求 而运行采购作业 以确保刚好和及时 2 1 2 系统功能 供应商之资料管理 供应商来往交易记录 料品采购之询价资料记录 采购需求之规划方式 自动由物料 配销 需求规划系统生成 使用者自行输入 采购定单追踪管理 状态码之控制 NA NOT APPROVED ORDER 采购定单规划作业 OP OPEN ORDER 采购定单审核作业 IN IN RECEVING 收料或验收作业 CL CLOSED ORDER 采购定单关闭作业 逾期未交货料品资料追踪 料品别 采购定单别 销售定单别 供应商别 预交货日别 产品待检资料管理 收料作业 收料退回作业 产品验收方式 依据收料单 依据采购定单 直接验收 请购作业处理 验收单价之查询 验退单价之查询 请款明细资料打印 采购项目分类 库存品 R 非库存品 属代 暂 收费之记录 S 一般作业功能设定 付款条件设定 采购定单别 币别的选择 采购定单别 税率的设定 采购定单别 预定交货日 采购项目别 验收仓库别 采购项目别 2 1 3 名词解释 1 采购定单 共分下列三个阶段 采购定单输入 未审核 由采购人员 输入采购定单之相关内容 如采购订单号 供应商代号 须采购之 料品 数量 预定交货日期等 采购定单输入后须予以确认 确认后状态码为 NA 审 核 依产销排程 MPS 需求计划 MRP 或 BPR 展开自动生成 并非人为手动排定后 输入 建议采购量须再进行规划作业 规划之后其状态码为 NA 未审核 采购定单审核 未关闭 相当于手动作业时 采购人员将以整理好的采购定单 交由主管签准 以便分发 各单位和供应商 采购定单审核后其状态码将由 NA 变为 OP 已审核的定单才可以印出 送交供应商 并据以验收入库 当采购定单有验收作业后 状态码将由 OP 变成 IN IN 的状态可视为和 OP 状态同类 采购定单审核时 其料品之 在单量 会增加 可用量 也增加 各采购项目 料品 累积验收量 达允收上下限范围时 自动将该项目关闭 采购定单关闭 采购项目状态码为 OP 或 IN 的采购订单越来越多 已经验收完毕 状态码 CL 部 分验收 状态码 IN 尚未验收 状态码 OP 而要清除采购订单据时 如果采购项目 状态码并非全数据结清 状态码 CL 时 须先将其采购订单状态码改变成 CL 让采购 订单成为以关闭 关闭确认后 如须再输入验收或验退交易资料 则须进行状态修改 将采购项目 状态码 CL 改变成 IN 或 OP 采购帐务处理 验收 退金额修改 依采购而进行验收 验退 并生成应付账款之增减 因负责采购数量及金额的单位 或人员可能不同 本系统将验收 验退的数量与金额分开处理 让仓储人员在验收作业 时 只能输入数量 而验收 验退之采购订价单 付款条件 汇率等 若与原采购订单 不同 需要修改时 则由采购人员处理 若验收 退时 上述各项目与原采购订单相同 则不必修改 采购验收 退转应付账款 在手动作业 当采购人员查核验收 退之数量 金额 付款等各项资料无误后 即 将有关应付账款的资料 转给应付账款之会计人员 以便入账及其后付款依据 U8 系统则可以正确无误而省力地 自动将各项资料转入 当采购人员查核过验收 退资料无误后 可将相关应付账款信息 直接传至应付账款系统 2 1 4 作业流程 其采购作业流程如图 2 1 所示 图 2 1 U8 采购作业流程 1 在单量 在检量及现存量之关系 采购审核收料 退料 验收 退回 采购验收在单量 待检量 在单量 现存量 待检量 采购直接入库在单量 在单量 现存量 无采购订单入库待检量 现存量 待检量 无采购订单直接入 库 现存量 采购订单管理 规划采购量 采购计划之草稿 依产销排程 MPS 需求计划 MRP 或 BPR 展开而自动生成 并非人为手动排定 后输入 建议采购量为实际采购计划之依据 未审核采购 请购计划 即生管之请购计划 如料件之预计采购数量 承制供应商 审核日 需求日等信 息 为采购依据 记录或生成方式 手动输入 将预计采购计划之资料输入 依照预计审核日期提醒采购员进行采购 作业 规划 查询并确认采购量之作业 称为规划作业 经规划处理之采购量 为采购 计划 本系统成为未审核采购 未关闭采购 供应商交货中之采购订单 经审核处理之采购 本系统中成为未关闭采购订单 此采购作业 本系统中成为 审核作业 将采购计划 未审核采购 审核至供应商 运行审核作业时 系统将自动计算在单量 以供采购进行交货状况之追踪 在单量 即采购未交货量 审核采购订单 该采购料品之在单量 将随现存量 验收单 的增加而等量减少 采购订单关闭 手动关闭 删除已审核之采购 或宣告尚未完成之采购为关闭状态时 可依此作 业运行 自动关闭 设定料品允收上下限 系统自动宣告以交完之采购状态为关闭 以便 于进行过期采购资料之清除 采购订单还原 已关闭的采购订单 但尚未做关闭处理时 如果该采购还要作验收 退时 可以本 作业将指定采购订单状态还原 专案管理精要 采购订单内容只准确性 采购订单审核后 采购订单价 采购数量 预交日应正确 入有错误或变化 应 尽快修改 如果 余数已不再续交 应将余数关闭 正确的采购订单 可供验收或催 交之依据 否则 造成许多误导 不用之采购订单 关闭前应印出 并将之关闭清除 采购订单价之改变 采购订单价因故改变时 应尽早在验收或验退前 修改采购订单上之单价 如果 验收或验退完成 才知采购订单价以改 应在验收 验退未转入应付帐款前 修改验收 退单金额 验收或验退时 系依采购订单上当时之单价入帐 所以应避免事后采购改 单价 采购之付款条件 与各供应商交易之时 应按谈定的付款条件 计算出付款日期 办理付款事项 如果有改变 应及早采购订单上修改 否则在验收或验退完成 才知付款条件已改 应修改验收 退单金额 验收或验退时 系依采购订单上当时之付款条件入帐 所以应 避免事后才改付款条件 预付款之处理 采购时 有预付款 订金 时 应先在应付账款系统 输入预付金额 等该采购 订单之验收发生后 会生成应付账款 再进行以预付款和应付款冲销 2 2 系统分析报告 2 2 1 U8 系统分析 作为用友的主打产品 U8 无论是在功能上还是实用性上都是十分具有竞争力的 并 且在国内市场上颇受欢迎的 采购部分的系统是针对采购工作有关之规划 请购 所定 审核 收料追踪 历 史记录 关闭等作业之管理 协助采购部门有效的掌握各种采购活动信息 以达成下 列目的 采购定单的规划及锁定 请购单的输入 审核 及转采购定单 采购订单的 发放与跟催 请购作业的控制 达到适时 适量 适质的采购功能 采购订单价之有 效掌可产销排程或物料需求规划之采购需求 而运行采购作业 以确保刚好和及时 基本上可以满足一般企业对采购的要求 一般其业务流程描述如下 由销售部联系生产订单 商务部接到订单后进行可行 性分析 判断自身生产能力是否能满足 价格水平如何 利润率多少等等 然后将可 行性通知下达给计划部 由计划部安排组织生产计划 根据物料需求计划和目前库存 情况列出采购清单 下达给采购部 采购员将负责处理供应商选择 讨价还价 确定 交货时间等一系列相关事宜 经过初步认证的请购信息再被送往采购经理处 由采购 经理审核并从中选择供应商签订供货合同 供应商会按照合同将订购的原材料送到仓库 并通知采购部验收 原料入库前先 置于收料处 待质检人员检验合格后再入库 签发商品入库单 表示某一单业务圆满 结束 若检验后发现质量不合格 由采购员与供应商按照采购合同规定的办法处理 入库后的原料将根据领料单送往车间进行生产 其业务流程如图 2 2 所示 图 2 2 U8 系统业务流程图 原系统优点 1 根据物料需求计划采购部列出采购清单 将采购清单下达给采购部 采购员 将负责处理供应商认证 议价 交货 验收等一系列相关事宜 经过认证的供应商信 息再被送往采购部 采购经理审核后并从中选择供应商签订供货合同 由于采用了电 子化的信息交流平台 加快了数据的流转 这样一来缩短了采购至交货的时间 减少 了采购提前期 提高了工作效率 并有利于公司的资金的周转 避免了资金利用率的 下降 2 由于公司的供应商信息来源于数据库历史资料的统计和分析 避免了人为因 素的不确定性 对供应商的评价更全面 增加了对可能的合作伙伴的进一步了解 使 信誉及产品质量都表现良好的供应商成为公司的合作伙伴 使原材料的质量的得以保 证 将使得公司的产品的不合格率下降 树立公司的良好形象和口碑 不仅如此 在 得到了供应商及时供货的保障后 将使得公司的生产没有后顾之忧 减少了导致不必 要的损失 3 采用 ERP 来管理公司资源以后 就可以实现 零库存 降低库存资金占用 率 可以让公司把资金用在更加需要的地方 获得更多的经济利润 因此 现代的公司很需要有一个功能丰富而强大的采购管理信息系统来促使其与 其他公司之间共享原材料需求信息 与供应商之间增进合作 信任 辅助企业作全局 优化 增强竞争力 并实现对采购等日常事务的有效管理 2 2 2 模拟系统构想 由于是在模仿 ERP 的采购管理系统的思想前提下 进行系统设计 所以主旨是领 会 ERP 的设计理念和管理方式 但由于时间和个人水平的限制 我设计的新的采购系 统应实现以下这些目标 1 用户登陆后 系统判别用户身份 若不为系统管理员 操作将受到限制 系 统管理员可以为其他用户修改权限 2 将所需的物料进行分类 3 对供应商必须进行评价 评价的依据有供货提前期 单位价格 产品质量等 等 并且根据一定的评价原则进行打分 并且以分值的高低来衡量供应商的资质 从 而为采购决策提供依据 能够选择好的供应商 4 将经过审核后的订单用电子化手段交由供应商 降低采购成本 5 进行收货处理 将采购收到的货品验收后交由仓库处理 并开具产品入库单 依次对供应商进行评分 2 2 3 模拟系统开发策略 自上而下 的开发策略 强调从整体上协调和规划 由全面到局部 由长远到 近期 从探索合理的信息流出发来设计信息系统 模拟系统的开发采用 自上而下 的开发策略 从企业管理的整体进行设计 逐 渐从抽象到具体 从概要设计到详细设计 同时采用快速原型法作为开发方法 利用 可视化的第四代语言快速建立系统原型向用户演示 以获得真实的反馈 第三章 系统分析 3 1 可行性分析 可行性分析的任务是明确应用项目的开发的必要性和可行性 必要性来自实现开 发任务的迫切性 而可行性则取决于实现应用系统的资源和条件 3 1 1 管理上的可行性 在信息处理技术高度发展的今天 掌握了信息资源也就意味着掌握了最先进的生 产工具 从而在激烈的竞争中掌握了主动 企业的信息化首先表现在企业对内部信息 资源的控制和管理 对企业中的信息进行系统化 集成化 自动化的过程 也就是对 信息系统的规划 运行 管理的过程 对企业内部进行信息化建设 使起充分利用内 外部资源 从而来提高企业的竞争力和效益 对于实施 ERP 的企业来说 实现网络信息化是非常有必要 实施供应链管理 实 现信息共享 使得企业的管理人员可以充分了解企业上下游的合作伙伴 企业也能更 有效地进行运作 3 1 2 技术上的可行性 外部设备 因特网的普及为本系统的实现创造了良好的客观条件 该企业属中美 合资企业 在硬件设备上 配置比较成熟 目前高性能的网络组件 服务器 集线器 通信介质 工作站 已大量涌现 它们速度快 容量大 可靠性高 价格低 完全能 满足本系统的需要 人员配备 该企业的信息科拥有一支高素质的技术人员 信息科直属运营部 而 运营部又是企业对内对外运作中最直接的一个部门 这样的设置使得 IT 人员与信息化 要求较高的运营部的其他人员有较密切的联系 可进行有效的沟通 3 1 3 经济上的可行性 模拟系统的开发的确要投入大量的人力和物力 在执行过程中 技术人员和管理 人员都应采取各项措施 减少冗余 降低一切不必要的成本 诚然 新系统的开发成 本是相当大 但是这一高成本带来的可观的经济效益在短期或是长期都能够显现出来 3 2 模拟系统业务流程分析 采购信息管理子系统所要实现的功能 首先收集各个供应商 包括原材料供应商和外协半成品供应商 的信息 可以预 先作评价 根据供应商的规模 形象 市场占有率 业绩等指标 在计划部提供了物 料需求计划之后 根据供应商评价总表以及不同产品本身对不同标准的不同要求 来 选择合适的供应商并将订单通过电子化的方式分发给不同的供应商 同时在收到供应 商的货物之后 将货物连同入库单交由仓库 并且根据评价准则对各个供应商进行评 价 评价标准包括供应商提供产品的质量 交货的提前期以及产品的价格 再根据不 同产品由于情况不同 对各项指标的要求 即权重不同来产生供应商评价总表 由此 来完成一系列的采购任务 具体流程如图 3 1 所示 业务处理单位 各类单证 业务功能描述 数据流动方向 数据存储 图 3 1 模拟系统业务流程图 3 3 数据流程分析 数据流程图图例 实体 数据流动 方向 F 数据存储和存档 处理逻辑 采购信息管理系统的主要输入数据是仓库的库存信息 供应商的基本信息和收货 通知单是 主要输出数据是向采购经理发出的请购单 向供应商发出的原材料订单 退货单以及向仓库发出的核销单和供应商评价表 具体如图 3 2 所示 仓库 库存信息 入库单 供应商基本信息表 收货通知单批准订单 采购 供应商 经理 订单 退货单 供应商评价表请购单 图 3 2 采购信息管理系统顶层 DFD P P 采购管理信 息系统 整个采购子系统主要的处理分为三个处理过程 采购处理 验收和供应商信息 维护及评价处理 具体如图 3 3 所示 仓库库存信息 F1 缺货信息 缺货信息 采购信息 评价总表 F3 原材料订单 F2 供应商评 价总表 原材料订单 评价总表 原材料供应商信息表 供应商 评价标准 退货信息 收货通知单 核销单 仓库 图 3 3 采购信息管理系统一层 DFD P2 信息及 评价处理 P1 采购处理 F4 P3 收货 退货 处理 先对所缺货物进行分析 根据物料的情况以及参考供应商评价总表分别向原材料 供应商和外协供应商发出订单信息 具体如图 3 4 所示 库存信息缺货信息 仓库缺货信息 原材料信息 原材料信息 请购单 供应商评价总表请购单 请购信息 订单信息 订单 订单 供应商 订单 订单 订单 图 3 4 采购处理二层 DFD 图 P1 2 订单审核 F5 F1 P1 3 通知供应 商 F3 F3 F2 P1 1 请购 F6 采购部门收到供应商发出收货通知单后 检验后将合格产品的订单核销 并向仓 库发出核销信息 如有不合格产品则向供应商发出退货信息 具体如图 3 5 所示 仓库 核销单 核销单 核销信息 收货通知单 供应商合格产品信息 不合格产品信息 退货信息 退货单 图 3 5 验收管理二层 DFD 图 根据供应商的基本信息表以及部门内部制定的评价标准 对供应商的信息进行评价处 理 产生供应商评价总表 在生产中 对不同的物料有不同的要求 对有的物料来说 质量是最重要的 但对有的物料来说提前期的长短是关键 而对有的物料来说 它在 整个产品中所占的地位并不太重要 因此在选择供应商时则要多考虑一下价格这一属 性 因此不同的物料在同一指标上都具有不同的权重 按照这一权重和供应商基本信 息表中各指标的得分得出供应商的总分 该计算公式为 质量得分 权重 1 提前期得分 权重 2 价格得分 权重 3 具体数据流如图 3 6 所示 供应商 供应商信息表 供应商评价总表 供应商评价总表 评价标准 P3 1 收货 处理 P3 2 退货 处理 P3 3 订单 核销 F7 F8 F4 P2 1 供应商信息 评价处理 F2 图 3 6 供应商信息评价处理二层 DFD 3 4 主要数据字典描述 1 数据项定义 数据项编号 I02 01 数据项名称 供应商编号 别 名 简 述 某供应商的代码 类型及宽度 字符型 4 位 数据项编号 I02 02 数据项名称 供应商名称 别 名 简 述 某供应商的具体称谓 类型及宽度 字符型 20 位 数据项编号 I02 03 数据项名称 供应商地址 别 名 简 述 某供应商所处的地区 类型及宽度 字符型 10 位 数据项编号 I02 04 数据项名称 评价指标 别 名 简 述 评价供应商的具体指标 如质量 提前期 价格等 类型及宽度 数值型 5 位 小数 2 位 数据项编号 I02 05 数据项名称 评分 别 名 简 述 根据各项评价指标所得到的对供应商的评价 类型及宽度 数值型 5 位 小数 2 位 数据项编号 I02 06 数据项名称 产品号 别 名 产品编号 简 述 标识某种特定物料的代码 类型及宽度 字符型 5 位 数据项编号 I02 07 数据项名称 产品名称 别 名 简 述 某种特定物料的称谓 类型及宽度 字符型 10 位 数据项编号 I02 08 数据项名称 需求数量 别 名 简 述 某个零件一次定货的数量 类型及宽度 数值型 5 位 小数 0 位 数据项编号 I02 09 数据项名称 订单号 别 名 采购订单号 简 述 唯一标识某采购订单的代码 类型及宽度 字符型 13 位 数据项编号 I02 10 数据项名称 订购日期 别 名 订单生成日期 简 述 由系统自动生成的订单的产生日期 类型及宽度 日期型 数据项编号 I02 11 数据项名称 交货日期 别 名 货物应到日期 简 述 根据货物不同的提前期推算出的交货日期 类型及宽度 日期型 数据项编号 I02 12 数据项名称 工号 别 名 采购员工号 简 述 某采购员的代号 类型及宽度 字符型 5 位 数据项编号 I02 13 数据项名称 验收单号 别 名 简 述 收货后的产品入库产生的单据 类型及宽度 字符型 4 位 数据项编号 I02 14 数据项名称 验收日期 别 名 订单入库日期 简 述 收货后产品入库单产生的日期 即货物实到日期 类型及宽度 日期型 数据项编号 I02 15 数据项名称 姓名 别 名 采购员姓名 简 述 某一个采购员的名字 类型及宽度 字符型 8 位 2 数据流定义 数据流编号 F02 02 数据流名称 产品清单 简 述 由采购部分析后得出的产品的需求情况 数据流来源 产品缺货信息 数据流去向 下采购指令处理模块 数据流组成 产品号 产品名称 需求数量 需求日期 数据流 量 高峰流 量 数据流编号 F02 04 数据流名称 请购单 简 述 采购员根据产品清单制定的向某一原材料供应商订货的订单 数据流来源 下请购指令处理模块 数据流去向 采购经理 数据流组成 请购单号 产品号 产品名称 需求数量 供应商编号 订单生成日期 货到物应到日期 工号 数据流 量 高峰流 量 数据流编号 F02 06 数据流名称 验收单 简 述 收货后由采购部对订单所做的核销并入库而产生的入库单 数据流来源 收货处理模块 数据流去向 仓库 数据流组成 入库单号 订单号 入库日期 入库商品名称 入库数量 应付金额 采购员编号 数据流 量 高峰流 量 数据流编号 F02 04 数据流名称 订单 简 述 采购经理根据请购单审核的向某一原材料供应商订货的订单 数据流来源 下订购指令处理模块 数据流去向 原材料供应商 数据流组成 订单号 产品号 产品名称 需求数量 供应商编号 订单生成日期 货 到物应到日期 工号 数据流 量 高峰流 量 3 4 3 处理逻辑的定义 3 逻辑处理定义 数据流编号 F02 07 数据流名称 供应商信息表 简 述 由原材料供应商提供的其基本信息 以及公司对其指标的评价情况 数据流来源 原材料供应商 数据流去向 供应商评价处理模块 数据流组成 供应商编号 供应商名称 供应商地址 产品编号 评价指标 1 评价指标 2 评价指标 3 数据流 量 高峰流 量 数据流编号 F02 09 数据流名称 供应商评价表 简 述 以评价规则通过对供应商的指标而得出的供应商的评分情况 数据流来源 供应商评价处理模块 数据流去向 通知外协供应商处理模块 下采购指令处理模块 数据流组成 供应商编号 供应商名称 评分 数据流 量 高峰流 量 处理逻辑编号 P02 02 处理逻辑名称 下请购指令 简 述 生成原材料请购单 输入的数据流 F02 02 处 理 根据原材料清单中的单个物料的需求情况来下达请购指令 即生成 原材料请购单 输出的数据流 F02 04 处 理 频率 及时处理 处理逻辑编号 P02 02 处理逻辑名称 下订购指令 简 述 生成原材料订购单 输入的数据流 F02 02 处 理 根据请购单中物料的需求情况来下达订购指令 即生成原材料订购 单 输出的数据流 F02 04 处 理 频率 及时处理 4 数据存储的定义 处理逻辑编号 P02 04 处理逻辑名称 供应商评价处理 简 述 对供应商的各种指标所进行的综合评价 输入的数据流 F02 07 F02 08 处 理 按照某种特定的评价规则 对供应商的指标进行评价 并最后打分 输出的数据流 F02 09 处 理 频率 及时处理 处理逻辑编号 P02 05 处理逻辑名称 验货处理 简 述 验货后对合格的订单作入库处理 并通知财务记入应付账款 输入的数据流 F02 04 F02 05 处 理 将原先的采购订单按订单号进行入库 形成入库单 输出的数据流 F02 06 处 理 频率 及时处理 数据存储编号 F02 02 数据存储名称 原材料清单 简 述 所需全部原材料的名称以及所需要的总数量 数据存储组成 物料号 物料名称 需求数量 需求日期 关 键字 物料号 相关联的处理 P02 01 P02 02 数据存储编号 F02 04 数据存储名称 请够单 简 述 所需一种原材料的名称及其所需数量 数据存储组成 请购单号 物料号 物料名称 需求数量 供应商编号 订单生成日期 工号 采购员编号 关 键字 请购单号 相关联的处理 P02 02 数据存储编号 F02 05 数据存储名称 订单 简 述 所需一种原材料的名称及其所需数量 数据存储组成 订单号 物料号 物料名称 需求数量 供应商编号 订单生成日期 工 号 采购员编号 关 键字 订单号 相关联的处理 P02 03 5 外部实体的定义 数据存储编号 F02 06 数据存储名称 验收单 简 述 采购的产品到货验收合格后对原先定单核销并入库 数据存储组成 入库单号 订单号 入库日期入库商品名称 入库数量 应付金额 采 购员编号 关 键字 单号 相关联的处理 P02 05 数据存储编号 F02 07 F02 08 数据存储名称 供应商情况表 简 述 反映供应商的基本情况的表单 数据存储组成 供应商编号 供应商名称 供应商地址 评价指标 1 评价指标 2 评价指标 3 关 键字 供应商编号 相关联的处理 P02 04 数据存储编号 F02 09 数据存储名称 供应商评价表 简 述 对供应商的各个指标所做的综合评价 数据存储组成 供应商编号 供应商名称 评分 关 键字 供应商编号 相关联的处理 P02 02 P02 03 P02 04 数据存储编号 F02 10 数据存储名称 采购员信息表 简 述 记录所有采购员的表单 数据存储组成 工号 姓名 关 键字 工号 相关联的处理 P02 02 P02 03 P02 05 外部实体编号 S02 01 外部实体名称 供应商 简 述 提供原材料的供货商 输入的数据流 F02 03 输出的数据流 第四章 系统设计 第四章 系统设计 第四章 系统设计 4 1 代码设计 请购单代码 0ayyyymmddxxx 共 11 位 前 8 位为日期 后 3 位为顺序码 订单代码 0ayyyymmddxxx 共 11 位 前 8 位为日期 后 3 位为顺序码 验收单代码 0ayyyymmddxxx 共 11 位 前 8 位为日期 后 3 位为顺序码 外部实体编号 S02 02 外部实体名称 采购员 简 述 负责采购原材料 半成品 发送订单的工作人员 输入的数据流 F02 04 F02 05 输出的数据流 F02 03外部实体编号 S02 03 外部实体名称 采购经理 简 述 负责审核原材料请购单 产生订单的工作人员 输入的数据流 F02 04 F02 05 输出的数据流 F02 03外部实体编号 S02 04 外部实体名称 仓库 简 述 提供原材料存储空间和库存数量的地方 输入的数据流 输出的数据流 原材料代码 01xxx 共 5 位 前 2 位为物料类型 原材料 后 3 位为 顺序码 供应商代码 trrxxx 共 6 位 第 1 位为供应商类型前 中间 2 位为地 区 后 3 位为顺序码 业务员代码 xxx 共 3 位 前 1 位为类别代码 采购部 后 2 位为顺序 码 4 2 功能结构图设计 采购外协子系统 该子系统下面分为系统 基本信息设置 采购信息管理 查询 及打印 财务管理和帮助等模块 各模块具体实现的功能如图 4 1 所示 图 4 1 采购管理信息系统功能结构图 4 3 物理配置方案设计 系统的运行环境如图 4 2 所示 图 4 2 系统的运行环境 根据此C S模式 选择物理配置如下 1 硬件设备 服务器 由于服务器日常处理的数据量大 工作繁忙 所以采用较好的配置 CPU P4 2 0G 内存 1G 硬盘 40G 4 显示器 14 LCD 工作站 工作站采用标准配置 CPU 赛扬1G 内存 128M 硬盘 20G 显示器 17 网络设备 交换机 CISCO 2950 网卡 START 10 100M 2 网络选择 网络拓扑结构 公司内部采用星型网结构 通过 Internet 与外地数据库服务器联系 网络操作系统 工作站选用 Windows 2000 Professional 作为操作平台 服务器选 用 Windows 2000 Server 作为网络操作系统 3 DBMS 的选择 可供选择的 DBMS 有 Microsoft Access SQL Server Oracle 等 Microsoft Access 在处理大数据量任务时性能明显下降 Oracle 适用于大型数据库系统 单价格 昂贵 而 SQL Server2000 价格适中 相比之下性价比较高 因而本次开发选用其作为 后台数据库系统 4 4 登陆设计 4 4 1 登陆设计 1 登陆设计信息设置 输入数据 执行结果 输入数据 执行结果 工作站工作站 服务器 数据库 进入系统的注界面 2 供应商评分设置 点击进入评价标准界面 该界面具有添加 删除和修改功能 其中供应商评价表 中的总 5 管理用户类别设置 点击进入管理用户类别设置界面 该界面具有添加 删除和修改功能 具体规定 了每个业务员的职务 图 4 7 业务员类别处理界面 6 业务员信息设置 点击进入业务员信息设置界面 该界面具有添加 删除和修改功能 详细记录了 每个业务员的个人信息 图 4 8 业务员信息处理界面 7 订货单录入和修改 进入订单录入和修改的窗口 由系统自动生成每张订单唯一的编号 以及订单生 成的日期 按照产品编号和供应商编号 可以从供应商评价表中显示评分记录 以便 进行比较 并在可用供应商中选出合适的供应商 选择完供应商后 根据该供应商的 报价和已知的需求数量算出总价 订单的初始状态都为请购状态 由经理进行最后的 审批确认后才由业务员向供应商进行订货 并且一旦订单经过经理的审批通过后 其 状态变为审批通过状态 这时订单的任何数据都不可以再作修改 订单 图 4 9 订单作业处理界面 4 4 2 输出设计 1 订货单查询 点击进入订单查询及打印界面 该界面的查询功能基本是按照订货单的状态来进 行查询分类的 图 4 11 订单信息查询及打印界面 2 验收单查询 点击进入验收单查询及打印界面 该界面的查询功能包括按照供应商进行单条记 录的查询 按照仓库进货查询 和按照业务员进货的查询 图 4 12 验收信息查询及打印界面 3 库存信息查询 点击进入库存信息查询界面 该界面的查询功能包括按照仓库和产品名称进行单 条记录的查询 图 4 13 库存产品查询界面 4 应付账款查询 点击进入应付账款查询及打印界面 该界面显示了应付账款的信息 可供财务部 门入帐和付款 图 4 14 应付账款查询界面 4 5 数据库设计 概念结构独立于数据库逻辑结构 也独立于支持支持数据库的数据库管理系统 它 是现实世界与机器世界的中介 它一方面能够充分反映显示世界 包括实体和实体之 间的联系 同时又易于向关系 网状 层次等各种数据模型转换 因此概念结构设计 是整个数据库设计的关键所在 采购外协管理子系统的 E R 图如图 4 15 所示 图 4 15 采购管理信息系统 E R 图 入库单表 表名 Inh 主键 Inh no 库存 表 表名 Kch 主键 Ckdm 供应 商评 价信 息表 表名 Pjh 主键 Dm 列名 数据类型长度允许空描述 Dmchar10N供应商编号 Mcchar20Y供应商名称 Evl achar10Y质量得分 Evl bchar10Y提前期得分 Evl cchar10Y价格得分 EVL allchar10Y总得分 供应商信息表 表名 dm gf 主键 Dm 列名 数据类型长度允许空描述 Dmchar10N供应商编号 Mcchar20Y供应商名称 Addrchar10Y供应商地址 Yzbmchar10Y邮政编码 Telchar8Y联系电话 Bank nochar8Y银行账号 Bankchar20Y开户银行 Ywmanchar8Y联系人 Scorefloat10Y供应商总得分 Bzchar20Y备注 列名 数据类型长度允许空描述 Inh nochar13N入库单编号 Gfdmchar10Y供应商编码 In datedatetime8Y入库日期 Ckdmchar10Y仓库编号 Wzdmchar10Y入库品编号 Ywmanchar8Y采购员 Slint4Y数量 In danjmoney8Y单价 I zkechar4Y总金额 Jsfkchar4Y是否即时付款 Jzchar4Y是否记账 Bzchar30Y备注 列名 数据类型长度允许空描述 Ckmzchar10Y仓库名称 Ckdmchar13N仓库编号 Wzmcvarchar20Y货品名称 Slint4Y 数量 Datedatetime8Y日期 OPERATORchar8Y操作员 产品类别表 表名 Dm wzlb 主键 Ib 列名 数据类型长度允许空描述 Ibcodechar10N产品类别编号 Ibchar20Y产品类别名称 Bzchar20Y备注 产品信息表 表名 Dm wz 主键 Dm 列名 数据类型长度允许空描述 Dmchar10N产品编号 Mcchar20Y产品名称 Jldwchar10Y计量单位 Ibdmchar10Y产品类别编号 Rkjfloat10Y入库价 Fxjfloat10Y分销价 Lsjfloat10Y零售价 Cjchar20Y供应商 Yxrqdatetime10Y更新日期 Bzchar20Y备注 采购员类别表 表名 Dm ywylb 主键 Ibcode 列名 数据类型长度允许空描述 Ibcodechar 10 N类别编号 Ibchar 20 Y类别名称 Bzchar 20 Y备注 采购员信息表 表名 Dm ywy 主键 Dm 列名数据类型长度允许空描述 Dmchar 10 N采购员编号 Mcchar 20 Y采购员名称 Ibchar 10 Y类别 Telchar 12 Y联系电话 Addrchar 20 Y家庭住址 Sfzchar 20 Y身份证号码 Ibcodechar 10 Y类别编号 Bzchar 20 Y备注 仓库表 表名 Dm ck 主键 Dm 系统 用户 表 表名 User Info 主键 User Id 列名数据类型长度允许空描述 User Idchar10N用户名称 User Pwdchar10N用户密码 Bzchar20Y备注 订单信息表 表名 Dh 主键 Dh no 列名 数据类型长度允许空描述 Dh nochar10N订单编号 Wzdmchar10Y产品编号 Mcchar20Y产品名称 Slint10Y数量 Gfdmchar10Y供应商编号 In danj float 10Y订货单价 I zk float 10Y折扣 I zke float 10Y总价 In date datetime 8Y订货日期 De date datetime 8Y货物应到日期 Ywman char 10Y采购员编号 Status char 10N订单状态 列名 数据类型长度允许空描述 Dmchar10N仓库编号 Mcchar20Y仓库名称 Bzchar20Y备注 Bz char 20Y备注 第五章 系统实施 5 1 系统开发工具 前台客户端 Visual Basic 后台数据库 SQL SERVER 2000 5 2 程序代码设计 1 系统登录时判别用户是否合法 Option Explicit Private Declare Function GetUserName Lib advapi32 dll Alias GetUserNameA ByVal lpbuffer As String nSize As Long As Long Public OK As Boolean Dim micount As Integer Private Sub Form Load Dim sBuffer As String Dim lSize As Long sBuffer Space 255 lSize Len sBuffer Call GetUserName sBuffer lSize If lSize 0 Then txtUserName Text Left sBuffer lSize Else txtUserName Text vbNullString End If OK False micount 0 End Sub Private Sub cmdCancel Click OK False Me Hide End S