提高合同审查会签一次性通过率汇报ppt.ppt

二 九年三月 提高合同审查会签一次性通过率 概况 简介 自省公司电子合同审查会签系统上线以来 宣城分公司合同审查会签一次性通过率一直比较低 部分合同会签来来回回修改超过10次 耗费了合同承办部门及合同审查会签部门的很多精力 同时影响了其他工作的正常进行 在总经理办公会议上公司领导要求合同审查会签部门采取有效措施 切实提高合同审查会签一次性通过率 为此分公司合同管理管理部门联合合同审查会签的其他相关部门 财务部 人力资源部 成立QC小组 以提高合同审查会签一次性通过率 概况 小组成员 概况 相关概念解释 合同审查一次性通过率 合同审查各环节均审查通过的合同数 承办部门提交合同审查会签的总数 以一个月为周期 X 100 一 选择课题 小组对2008年3月至5月份期间的合同审查会签通过情况进行了汇总 结果如下列图表所示 2008年3月 5月合同审查会签一次性通过率调查表 一 选择课题 2008年3月 5月合同审查会签一次性通过率折线图 合同审查的一次性通过率低于80 合同来回提交牵扯了合同承办部门和合同审查会签部门的大量精力 不仅延长了审查周期也影响了部分采购和工程的进度 一 选择课题 平均会签周期对比图 2 5 3 5 0 0 5 1 1 5 2 2 5 3 3 5 一次性通过 未一次性通过 平均会签周期 单位 天 一次性通过 未一次性通过 小组成员随机各抽取50份一次性通过的合同与未一次性通过的合同会签周期进行了对比 其中在抽样的50份一次性通过的合同中平均审查会签周期为2 5天 排除相关人员出差的因素 下同 而未一次性通过的合同平均会签周期为3 5天 未一次性通过的合同审查周期平均比一次性通过的合同审查周期长了1天 大大降低了工作效率 公司领导指示综合办公室作为牵头部门联合财务及纪检监察部门采取有效措施提高审查效率 为此我们成立了合同审查QC小组 一次性通不过 太耽误时间了 一 选择课题 表示活动计划 表示活动实现情况 活动计划及完成情况表 二 现状调查 为了查清造成合同审查会签一次性通过率低的原因 小组成员对2008年3月 2008年5月期间的合同审查未一次性通过的原因进行了整理 分类 结果见下表 二 现状调查 根据上表我们得出2008年3月 2008年5月合同退回 即合同审查未一次性通过 原因排列图 由排列图可见 合同时间有误占71 42 是造成合同会签未一次性通过的主要症结所在 解决 合同时间有误 的问题即可大幅度提高合同审查一次性通过率 71 42 80 61 88 77 95 91 100 00 二 现状调查 根据现状调查 小组成员经过讨论 找出了合同因时间有误被退回的两大主要原因 二 现状调查 合同审查会签起草工作本身没有什么难度 通过小组成员的努力 及开展相关的培训和强化考核 可解决合同签约时间有误问题的程度为80 据小组成员前期对合同审查会签一次性通过率较高的合肥 安庆等公司调查 其因签约时间错误而被退回合同的仅占被退回合同总数的10 左右 故此小组成员人为合同签约时间有误问题改善程度为80 是完全可以做到的 此时合同审查会签一次性通过率为 75 66 1 75 66 71 42 80 89 56 三 设定目标 活动目标根据公司领导要求 参考前期调查现状 我们将目标值设定为 合同审查会签一次性通过率 85 四 原因分析 根据调查现状 症结 小组召开一系列的原因查找和分析 并结合其他可能原因分别找出各个因素的末端原因 整理成因果图如下 四 原因分析 从原因分析可知 末端因素有5个 我们对5个因素由小组成员分工进行确认 要因确认分工表如下 四 原因分析 小组成员对这5个因素的确认结果如下 验证一 缺乏关于合同会签时间的考核要求确认人 张治军确认日期 2008年7月16日现场调查 以 合同 为关键词对省公司 市公司及综合办公室发文进行全面搜索 未发现关于合同审查会签过程中对于因会签时间有误被退回应予以如何考核的文件 同时 结合宣城分公司实际情况 也未发现执行力考核中有关于合同会签因会签时间有误被退回如何考核承办人员的有关条款 备注 仅发现有合同会签完毕后不及时签订合同后的考核措施 结论 缺乏关于合同会签时间的考核要求是要因 四 原因分析 验证二 我方人员经办人没有检查合同文本日期信息确认人 冯发正确认日期 2008年7月8日至2008年7月15日电话调查及当面询问 从2008年3月份 5月份已办的合同规范化管理台账里 随机连续抽取20人进行调查 经调查和统计 被调查的20人之中仅有10人对合同文本日期信息进行了检查 自检率仅为50 低于判定标准95 的知晓率 结论 合同履行时间未预留必要的时间为要因 四 原因分析 验证三 系统默认履行期限以年为单位确认人 章红确认日期 2008年7月16日现场调查 现场起草一份合同审查会签表 发现在默认情况履行期限是以年为单位 对于那些履行期限仅为几个月的合同如果不修改 则合同正本中的履行期限与合同会签页面中的履行期限将不一致 导致合同错误 结论 系统默认履行期限以年为单位是要因 四 原因分析 验证四 没有办理期限规定 即合同履行日期填写应预留必要的审查会签时间 确认人 王先锋确认日期 2008年7月18日现场调查 以合同为关键词对OA文件进行搜索 整理以及比对后发现在 合同管理专题会议纪要 2008 22号 中第四条有关于合同会签办理期限的规定 结论 没有办理期限规定非要因 四 原因分析 验证五 缺少签约时间要求培训确认人 章红确认日期 2008年7月16日现场调查 对2008年1月份开始至2008年6月底有关合同培训的文件进行逐一检索 备注 章红oa工号中具备部门秘书及分公司文书的角色 所有发文均可以搜索到 经检索发现2008年1月份起2008年6月底分公司未开展一次关于合同签约时间要求的培训 此外小组成员还发现因双选及新进员工多种原因 许多合同承办人员连一次合同相关知识培训都未参加过 结论 缺少签约时间要求培训是要因 五 制定对策 根据以上确认的要因 小组成员结合实际制定一系列的改进对策 对策表见下 六 对策实施 对策一 制定关于合同审查会签时间考核的相关制度小组成员对合同审查会签中出现的常见问题进行了认真梳理汇总 报经公司领导同意后印发了 关于印发合同审查会签常见问题及考核规定的通知 含关于会签时间的考核要求 在文件中明确分公司综合办公室合同管理员负责对全市合同审查会签出现的问题予以记录汇总并纳入执行力考核 同时明确了合同起草人及承办部门领导的考核标准 承办人员50元 次 部门领导50元 次 实施时间 2008年7月20日至9月30日实施人 张治军 六 对策实施 实施效果 自办法实施后 明显感到合同承办人员起草合同时更加谨慎和用心 对于不懂的问题会提前咨询和沟通 有两个单位的人员因出现办法中列出的典型错误而被扣罚奖金 目标完成 六 对策实施 对策二 合同文件上载时进行日期信息检查小组成员在7月中旬及9月份期间 先后发布OA公告3次 对相关人员邮件及短信群发各五次 提醒在操作合同审查会签时务必确保履行时间是在创建合同审查会签起草日期之后 实施时间 2008年7月20日至9月30日实施人 陈宝华 六 对策实施 实施效果 采取措施期间 在调查的150份合同中未发现一例因对方当事人合同履行时间填写错误而被退回的合同 目标完成 六 对策实施 对策三 提醒承办人员在起草合同会签时根据时间情况选择履行期限的单位 年或者月 小组成员在7月中旬及9月份期间 先后发布弹出公告3次 对相关人员邮件及短信群发各五次 在起草合同会签时根据时间情况选择履行期限的单位 年或者月 实施时间 2008年7月20日至9月30日实施人 陈宝华实施效果 在措施期间 在随机调查的100份合同中未发现一例因承办人履行期限单位填写错误而被退回的合同 目标完成 六 对策实施 对策四 分批开展合同相关知识培训 保证合同90 以上承办人员参加过2个课时以上的培训 由小组成员之前的调查来看 宣城分公司前期合同相关知识培训力度不足 为此小组成员结合实际 充分利用电视电话会议系统组织培训组织开展了二次培训 各县分公司也组织了二次培训 同时在不影响工作的情况下利用召开生产经营分析会议渠道培训等间隙穿插进行合同知识讲座 实施时间 2008年7月20日至9月30日实施人 陈宝华 张治军 冯发正 章红 六 对策实施 县公司二次培训现场2 县公司二次培训现场1 合同审查会签专题培训现场 六 对策实施 实施效果 通过合同专题培训 县分公司二次培训及以会代训的形式 全市45个承担过合同起草的员工有41个 有一个请产假 另外的几次培训都正好出差 事后把培训材料发至其邮箱 参加过合同培训 培训率达到91 平均每人参加2 3个培训课时 目标完成 七 效果检查 活动效果一 小组成员将对策实施前后合同审查一次性通过率做了对比 2008年7月 11月合同审查会签调查表 七 效果检查 10 11月份 一次性通过率75 66 7 9月份 3 5月份 一次性通过率88 38 一次性通过率91 48 活动前 活动中 活动后 对策实施前后合同审查会签一次性通过率对比 七 效果检查 实施前后平均一次性通过率对比柱状图 目标达到 结论 活动开展后 合同审查会签一次性通过率有了明显提升 其中7 9月份活动期间月均一次性通过率达到了88 38 完成了目标值 七 效果检查 活动效果二 按参与合同起草及审查人员平均日工资200 含奖金福利等各种收入 元 小时工资25元计算 每退回一次合同审查会签将大概耗时合同承办人员20分钟 部门领导5分钟 合同会签部门领导5分钟 合同会签部门确认人员15分钟 总计45分钟 即每退回一次合同审查会签将无谓浪费25 0 75 18 75元 以平均每天减少一个合同审查会签退回推算 全年将节省人工成本6843 75元 七 效果检查 活动效果三 由于我公司对外发生经济关系均通过合同来发生 合同审查会签一次性通过率提高后 大大提高了工程建设 包含工程材料的采购 市场营销 包括广告发布 促销品采购 等各方面工作的效率 对公司的发展起到了有力的支撑作用 产生的效益是不可估量的 八 巩固措施 合同审查会签是SOX法案关于内部风险控制工作的重要要求 是一项必须长期关注的工作 为了把这次课题的成果能够继续巩固和发展下去 把其中得到的经验进行共享 在进行总结后 活动小组在原有的制度基础上 制定和强化了一系列工作流程和制度 由表可知在巩固期10月份合同审查会签通过率已达到90 03 已经维持在一个良好的水准 小组成员认为该课题已经得到解决 九 总结和