文件编号规范.docx

文件编号规范XXXX公司2013年7月 1. 目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。2. 使用范围适用于编号管理和需受控的公司文件，包括：2.1 公司对外文件公司对外文件包括公司在对外经营的各个环节中，由我司起草、编写，或来源于他方但经我司增删、修改，并以我司名义发送给其它组织机构、公司或企事业单位的重要文件和资料。对外文件由各职能部门起草文稿，经总经理审核批准后，由行政部统一编号后分发执行。2.2 公司内部文件2.2.1 制度、规范、程序公司内部各项制度、规范、流程由各职能部门起草相关标准，经总经理审核会签，总经理批准后，由行政部统一编号、盖章后分发执行；2.2.2 商务类商务类文件，包括但不限于合同、标书、报价书、商业计划书等。公司对外签订的非经济类合同由各职能部门起草，经济类合同（如采购合同、销售合同）采用统一模板，经总经理审核批准后，由行政部统一编号盖章后执行；2.2.3 技术文件技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料，包括项目解决方案、产品说明书、安装维护日志、专利相关技术资料、研发资料等技术文件由各职能部门起草，经总经理审核、董事长批准后，由行政部统一编号（盖章）后执行；2.2.4 HR文档与HR有关的各类申请表、信息表、考核表或文件等（不包括劳动合同）由人事部门起草，经总经理审核批准后，由行政部统一编号（盖章）后执行；2.2.5 一般事务性文件其他需要编号管理和控制的一般事务性文件，如会议纪要、项目周报、授权文件/证书、行政管理费用统计表等由行政部负责汇总并统一编号。2.3 外来文件公司对外文件包括公司在对外经营的各个环节中，由其它组织机构、公司或企事业单位发送给我公司的各类文件和资料。3. 编号规则3.1 公司对外及内部文件编号原则- -()()-() 外版本编号 行业代码及项目简称流水号文件类别YYMM 公司名称英文缩写注：未加括弧的项目为公司文件编号的基本构成部分，加括弧的项目为可选项公司名称英文缩写：ABCYYMM：YY代表年份最后两位数字，如13表示公元2013年；MM表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。文件类别：参见本章3.3文件流水号：指同类文件的排列顺序号，不分年份，接上年序号编排。用3位数字表示，不足三位数的，采用补“0”的方式补充。特殊情况处理：编号后文件撤销的，当年发生的，空出的号，在为新文件编号时补上；跨年度的，空号不再填补。文件印发后发现错误，需要重印的，仍使用原文号。在重印的文件上标明“前文作废”。 编号当中遗漏号，并且在当年发现的，用新的文件替补；次年发现的，不再填补。行业代码及项目简称：a) 行业代码参见本章3.4；b) 项目简称，根据每个项目名称按约定俗成的方式编写，以小写英文字母表示，最多不超过3个字母。C) 如果文件跟项目无关，此项可审略。版本编号：参见本章3.5，此项为可选内容，不需要版本编号的文件可省略此项。外：代表对外发送的公司文件，为可选项。3.2 外来文件编号原则外来文件结构为：ABCEFr YYMM FT SSNE：External，应用于所有外来文件Fr：文件来源的公司英文名称简写YYMM：YY代表年份最后两位数字，如13表示公元2013年；MM表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。FT：文件类别，参见本章3.3SSN: 文件流水号，参见本章3.1中关于文件流水号的解释。3.3 文件版本编号3.5.1 文件版本号定义非技术类文件的完全版本号定义可为两项：.，如1.0; 技术类文件的完全版本号定义分三项：.,如 1.0.0。3.5.2 文件版本编号标准起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ., 0.10。版本编号可以根据文件需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件定稿，初始版本号即更改为1.0。 版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。文件可以根据需要将版本编号晋升为2.0, 2.1, 2.2 等。3.5.3 版本变更依据原则3.5.2.1 主版本号修改规则当文件内容进行了重大修改或局部修订累积较多，而导致文件整体发生全局变化时，或功能模块有大的变动，比如增加多个模块或者整体架构发生变化时，主版本号加1；3.5.2.2 子版本号修改规则和主版本相对而言，次版本号的升级对应的只是局部的变动。当局部的变动造成了功能上有大的改进或增强，或改动造成程序和以前版本不能兼容，或者对该程序以前的协作关系产生了破坏。主版本号不变，子版本号加1，修订版本号复位为0；3.5.2.3 修订版本号修改规则文件内容只进行了少量局部修改或修正，比如格式、文字、标点符号或bug的修正，对项目的整体或部分结构、功能和性质不产生任何影响，主版本号和子版本号不变加，修订版本号加1，当修订版本号为0时，可忽略不计。3.5.2.4 其他说明当文件定稿形成初始版本后，即从V1.0开始，变更版本时，需由文件修改人在【修改历史记录】之对旧版本增删改情况