物业日常运作检查备忘录.doc

物业日常运作检查备忘录日常物业管理运作一、档案管理1、档案负责人2、档案目录（1）业户资料（独立的商场、住宅、办公室及车场）（2）合同副本及名单（3）承办商名单（4）预算案（5）员工值班及岗位表（6）管理处架构图及各部门分工明细（7）紧急联络表（8）岗位责任制（9）信函（Master File）（10）传真（Fax in）（11）信函档案编号（12）会议记录（13）各部门制度3、借阅及归还档案手续二、交收楼程序1、楼宇验收程序、验收标准及表格等2、楼宇移交予小业主/租客的程序及费用3、楼宇移交时租客/业主所签署的文件4、遗漏工程记录5、遗漏工程跟进及处理程序6、客户验收遗漏工程程序及记录7、收楼收费一览表8、收楼费用收取程序9、收楼资料的归档及保存三、业户入住手续1、业户入住手续及程序2、物业部通知相关部门业户入住的程序3、业户紧急联系资料的记录及保存4、业户证、停车证及会所咭等的办理手续及程序5、业户物品搬入/出程序四、二次装修监控1、装修手册2、二次装修申请程序、需提交的图则、资料及所使用的相关表格3、二次装修审批程序及相关表格4、二次装修押金及相关费用的收取程序5、二次装修许可证的制定及领取手续6、装修人员装修工作证的申请及领用手续7、二次装修过程中工程部、物业部及保安部的巡查监控程序8、二次装修加班申请及延期装修申请及审批程序9、二次装修一览表10、装修违规处理程序11、二次装修验收程序12、二次装修押金退还程序13、装修人员装修工作证的退还手续及程序14、二次装修档案的归档及保存五、业户迁离程序1、业户迁离申请的手续及程序2、物业部审批业户迁离申请的程序3、物业部通知业主及相关部门业户迁离的程序4、业户业户证的退还手续及程序5、业户物品搬离程序六、巡查制度1、巡逻路线及时间（保安员、物业部、工程部等）2、巡逻签到制度3、巡逻情况的监控制度4、巡查记录七、管理处总工作日志的记录情况1、总工作日志的内容2、总工作日志的记录规范3、总工作日志内容的跟进4、管理处总工作日志员工阅读的权限八、各部门值班日志的记录情况1、各部门值班日志的内容2、值班日志的记录规范3、值班日志内容的跟进4、部门值班日志员工阅读的权限5、部门值班日志的监管制度6、部门值班日志内重大事项上报制度九、投诉处理程序1、投诉接待程序2、投诉记录3、查询或投诉处理的解决期限4、投诉的跟进程序及要求5、投诉处理回访程序6、投诉记录的归档及保存十、紧急处理程序1、电梯困人2、火警3、水浸4、煤气泄露5、停水6、停电7、停煤气8、停暖气9、停中央空调10、有人受伤11、失窃12、抢劫13、有人企图自杀14、绑架15、发现危险物品16、爆炸十一、停车场1、停车场的布局及车位划分2、停车场指示标志3、停车场使用守则4、车辆进入停车场的程序及停放规定5、车辆驶离停车场的程序6、停车场收费标准7、业户申请月租车位的程序及手续8、停车场泊车证的种类及使用规定9、车辆停放费用的收取程序10、停车场保安系统的安排11、停车场管理人员分布安排12、停车场巡逻制度13、停车场巡查登记内容14、管理人员检查车辆停放情况的规范15、发现停放车辆异常及其他不正常（如门窗未关）情况的处理程序十二、函件、通告1、函件格式2、通告格式3、函件、通告的发出制度4、函件、通告编号的规格及使用规定5、函件、通告、传真等的存档及保管十三、管理文件1、业主公约2、用户手册及守则3、大厦简讯4、员工工作指引十四、招、投标工作1、招标项目及价目标准2、招标书的拟定3、招标书的发出程序及要求4、投标资料回收的要求5、投标文件开标前的保管6、开标程序及要求7、评标分析及建议8、标书审批程序十五、外判工作的监控1、外判工作监控内容2、外判工作进度情况的控制程序3、外判工作过程中不符合要求的整改安排4、外判工作的验收要求及程序5、外判工作费用的支付程序十六、保险1、购置保险的种类2、投保额3、购置保险的安排十七、消防工作1、消防控制中心管理规定2、消防控制中心值班制度3、消防设备种类及数量的配备情况4、楼层走火图5、消防培训及消防演习十八、其他1、各部门日常工作日志2、清洁检查记录3、绿化检查记录4、公共地方灭虫安排5、保安资料及现行制度6、部门交接班记录7、大厦背景音乐播放安排人事工作一、人员架构及编制1、管理处员工架构管理处员工总编制人数（包括在职及空缺）2、管理处部门的划分及各部门的主要工作职责3、员工职级的划分4、早、中、夜班的人员配置安排5、各岗位员工的岗位职责及分工二、人事制度1、部门要求招聘人员的程序2、人员招聘审批程序3、招聘各职位人员的基本要求4、招聘人员的渠道安排5、应征者考核程序（包括笔试及面试等安排）6、应征者需提交之资料文件要求7、候选应征者的资料保存8、劳动合同档案三、员工入职手续1、员工入职所需提供的个人资料2、员工入职程序及手续3、员工前往所属部门报到的程序4、员工试用期的基本要求5、员工到职时通知相关部门的程序6、新员工入职通知四、员工离职程序1、员工离职/辞退审批程序2、员工离职需退还予管理处的物品3、员工离职的工作交接安排4、被管理处开除之员工的离职安排5、离职员工的工资计算及发放6、员工离职时通知相关部门的程序7、员工离职通知8、员工离职后返回大厦的相关规定五、员工薪津福利制度1、各级员工薪津标准2、员工福利项目3、员工年假安排4、员工社会、医疗等保险的安排5、员工工资的发放时间及程序六、员工制度1、员工手册2、员工奖惩制度3、员工考勤制度4、员工外出登记制度5、员工加班、休假的申请程序及审批程序6、员工考评制度7、员工纪律要求8、员工使用办公电话的规定9、员工使用管理处资源的规定10、员工宿舍的管理规定（如有）11、员工通道的安排12、员工制服押金及制服日常领取/退还制度七、员工培训及考核制度1、每月员工培训计划2、每季度员工培训计划3、员工培训内容及项目4、培训导师的安排5、培训场地及其他相关工作的安排6、培训课程开设的依据7、员工出席培训课程的规定及要求8、培训教材的安排9、员工培训结束后的考核核度10、员工考核的评分制度11、员工接受培训的记录及考核成绩的保存12、员工年度考核安排13、员工年度考核成绩处理规定八、员工调薪、晋升及员工调动制度1、员工晋升制度及程序2、员工调动制度及程序3、员工工资调整幅度规定九、员工档案1、员工档案的开设情况2、员工档案外借规定3、员工变更个人资料的规定4、员工档案的内容5、员工档案的保管6、员工通讯录的制定十、员工排班安排1、各部门员工排班表的制定2、员工排班表的审核3、各部门员工排班表的备案4、员工调班申请及审批程序行政工作一、锁匙管理制度1、员工领用/退还锁匙手续及程序2、锁匙保管员的安排3、紧急备用锁匙的保管4、使用备用锁匙的保管5、空置单元锁匙的保管安排6、各设备房锁匙管理制度7、借匙及还匙的规定、手续及程序二、承判商联系资料1、Nominated contractors list2、承判商一览表的内容、制定及资料更新3、承判商资料的保存及分类三、合同管理1、合同制定2、合同审批程序3、合同签署程序4、合同内容的基本条款要求5、合同一览表6、合同的归档及保存7、续签合同的手续及程序四、财产清单1、大厦公共物资清单2、大厦公共物资编号情况及存放记录3、管理处财产清单4、管理处财产领用手续及程序5、管理处物资编号情况6、管理处物资保管制度五、采购程序1、物资采购程序2、固定供货商的确定程序及要求3、供货合同的要求4、不合格物品退货程序财务工作一、财务制度1、财务制度的内容2、员工报销的审批程序及手续3、支票的使用规定4、员工借支规定、审批手续及程序5、固定资产制度6、审计安排7、财务表格8、管理处日报表制度9、管理处备用金使用规定及补充申报程序10、管理处现金存量规定11、管理处账户的开设及使用情况12、现金日记账、银行日记帐、会计帐的开设情况二、财务报表1、财务报表的格式2、财务报表的的制作期限3、大厦管理收支的分布规定4、财务报表的审批程序三、管理费用收缴程序1、欠费资料及催收记录2、付款通知书的格式3、付款通知书的发放安排4、管理费用的催收程序5、通过法律途径追讨管理欠费的具体安排6、暂停水、电服务的处理程序四、仓库管理制度1、仓管员的安排2、仓库储存物料情况及总费用3、仓库盘点制度4、仓库物品盘长、盘短的处理方法5、库存物品的最高及最低库存量规定6、库存商品帐的开设7、物资验收程序及要求8、物品报废程序及手续工程工作一、工程文件1、大厦质量综合验收合格证2、各系统设备分项验收合格证，其中包括：（1）供电系统验收合格报告及供用电合同（2）空调系统验收合格证（3）消防、生活供水系统及排水系统验收合格证（4）消防系统验收报告（5）电梯质量验收合格证，安全验收合格准用证（6）安防监控系统验收合格报告（包括闭路监控、门禁对讲、红外线周界防越等系统）（7）环保设施（包括污水处理、除尘净化、噪音治理等设施的验收合格证）（8）煤气系统验收合格报告（9）发电机设备验收合格报告（10）停车场准用证及设备验收合格证（11）大厦防雷系统检测合格证（12）电讯、有线电视系统验收合格证3、各系统设备的使用手册及内部结构图及安装设计图，其中包括工程建设总结报告4、产权方面的资料及项目批准文件复印件，包括：建设用地规划许可证、国有土地使用权出证合同、建设用地批准书、国有土地使用权证、建设工程报建审核书、建设工程规划证及商品房预售许可证二、工程设备运行记录及设备维修保养计划1、各设备日常运行记录，包括变电房、空调主机房、水泵房、电梯机房、消防控制中心、后备发电机房等设备日常运行记录2、各设备房日常巡查制度及实施情况3、各设备近期重大维修记录资料4、各设备日常保养计划及安排实施情况5、大厦设备近期之重大维修记录资料6、大厦设备年度维修保养计划7、主要设备故障紧急维修程序三、工程设备运行情况1、检查设备房各设备运行状况，统计设备完好率及检查设备的内部情况，检查之设备房包括：（1）变配电房（2）空调主机房（3）水泵房（4）电梯机房（5）消防控制中心（6）后备发电机房2、检查上述设备房的照明、通风设备、消防器材、安全防护用品等的配置情况3、检查设备安全操作规程挂牌情况4、检查上述设备房的卫生状况5、检查消防系统运作情况（随机抽取一烟感探测器作喷烟试验，观察