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“档案知识管理”系统构建的原则与策略来源：档案学通讯录 时间：2009-7-15作者：徐拥军 阅读 560 次【文字显示：大 中 小】中国人民大学信息资源管理学院 徐拥军 摘要：“档案知识管理”系统构建的原则是资源集成、功能集成和系统集成。在分析当前机构中文件管理（RM）系统、档案管理（AM）系统、知识管理（OA）系统和办公自动化（OA）系统之间各种关系的基础上提出：“档案知识管理”系统构建的策略宜是，在基于知识管理的OA系统（KOA系统）中实现文件、档案一体化管理、集成管理；并且用知识管理的技术方法提高文件管理、档案管理的功能，使之在KOA系统中居于基础性地位。 关键词：档案知识管理 文件管理 档案管理 知识管理 办公自动化系统 “档案知识管理”是一种“以知识管理为导向的档案管理”与“以档案管理为基础的知识管理”相结合的档案管理和知识管理模式。1这一模式不只是管理理念的创新，而且可以落实于具体的系统构建。本文试图论述档案知识管理系统构建的原则与策略。 一、“档案知识管理”系统构建的原则 档案知识管理系统构建的基本原则是集成原则，具体来说包括： （一）资源集成原则 从档案管理来看，数字化、网络环境下必须对文件进行前端控制、全过程管理，即实行文件、档案一体化管理、集成管理。从知识管理来看，文件、档案是组织核心的知识资源，但并不是组织知识资源的全部。因而，“档案知识管理”系统应该实现以文件、档案为核心的组织全部信息、知识资源的集成。 （二）功能集成原则 “档案知识管理”既是以知识管理为导向的档案管理，又是以档案管理为基础的知识管理。因而，“档案知识管理”系统应该集成档案管理功能与知识管理功能，一方面确保文件的真实性、完整性与可靠性，确保档案的凭证价值、保存价值与长远价值；另一方面确保知识被有效地积累、组织、评价、传递、共享与应用。 （三）系统集成原则 从档案管理来看，档案管理不能独立于组织各项业务活动，否则，文件、档案就难以被主动捕获，难以被前端控制、全过程管理与集成管理。从知识管理来看，知识管理不仅是一种先进的技术方法，更是一种全新的思想理念。作为一种思想理念，知识管理应该体现于企业的各项业务活动之中，应该融合于员工的各种工作行为之中，成为员工基本的工作方法和思维方式，使员工在工作过程中自然而然地应用知识、传播知识、创造知识，为顾客提供知识产品或服务，实现知识的价值。因此，为了使档案管理、知识管理与业务流程紧密结合，“档案知识管理”系统应该与企业各种业务系统有机融合、充分集成，而不是作为一个单独的、专门的系统存在。 二、机构中各种系统之间的关系 根据上述集成原则，我们来分析当前我国机构中各种系统之间的关系。机构中的业务系统多种多样，其中最重要的莫过于办公自动化（OA）系统。传统的OA系统是一个单纯的行政事务管理系统，其核心功能是公文的处理与流转。但是，现代的OA系统是一个综合性办公自动化系统，或者包含、内嵌了众多的业务活动功能，或者链接、集成了众多的业务系统，如图1所示。因而，我们主要分析文件管理（RM）系统、档案管理（AM）系统、知识管理（KM）系统与OA系统的关系。图1：现代综合性OA系统的示意图 （一）RM、AM系统与OA系统的关系 1.第一种类型：AM系统完全独立于OA系统之外 目前采用此类型的单位已经逐渐减少。以湖南某钢铁公司为例，该公司档案馆的AM系统主要利用计算机取代、简化或辅助实体档案的日常手工操作活动。其主要功能是对实体档案的案卷目录和文件目录进行输入、登记、增加、删除、修改、编排、查询、检索、统计、打印等。该系统为单机版，不能挂接于企业内部网，不能实现网络查询、检索和浏览。用户利用档案时，必须亲自到档案馆（室），先在该系统上查询、检索所需档案的目录信息及其在库房中对应的物理存储位置，然后到库房调取案卷。该公司的AM系统与OA系统不能实现联接，文件由OA系统中的文件管理（RM）模块管理，档案则由AM系统管理；而且数据不能从OA系统导入AM系统，AM系统对归档文件需要进行重新录入。2其AM系统与OA系统关系如图2所示。图2：AM系统完全独立于OA系统之外的示意图 组织的AM系统与OA系统完全分离，主要是因为AM系统仍然沿用档案实体管理模式，处于档案计算机辅助管理阶段，无法跟上OA系统发展的步伐。此类AM系统主要是在20世纪80年代末至90年代中期开发出来的，现在仍在少数企业中运行。当组织运行数字化、网络化的OA系统之后，这种基于档案实体管理模式、单机版的AM系统无法自然与之有效联接起来。 2.第二种类型：AM系统与OA系统联接 采用此类型的企事业单位比较多。以广东某钢铁公司为例，该公司AM系统的管理对象是从OA系统产生归档而来的电子档案和馆藏实体档案经数字化处理后的电子档案。AM系统主要功能包括文件归档、档案分类、档案鉴定，不同格式档案的格式标准化处理，档案自动著录与元数据自动采集，档案信息的目录级网络查询、检索与全文浏览，数据定期备份等。该公司的文件由OA系统中的RM模块管理，档案则由AM系统管理，但OA系统与AM系统之间设有接口，数据可以从OA系统直接导入AM系统。3其AM系统与OA系统的关系如图3所示。图3：AM系统与OA系统联接的示意图 此类AM系统主要在20世纪90年代末至21世纪初开发出来的，为当前大部分单位所采用。由于此类AM系统已经开始从对档案实体的管理转变为对档案信息的管理，适应了网络环境的要求。但是还存在两大缺陷： 一是，没有对文件、档案进行一体化的全过程管理。AM系统对档案的管理始于文件归档环节，而无法前端控制文件的形成、流转过程，只能被动接受从OA系统导入的电子文件，甚至电子文件归档（导入）不是实时、联机进行的。 二是，档案信息的网络化服务功能较弱。AM系统一般都是基于网络环境构建，能实现档案信息的网络查询、检索和浏览。但是，一部分系统只能实现在线档案信息目录级查询、检索和浏览；一部分系统虽能实现在线档案信息全文查询、检索和浏览，但是检索功能较差，而且对于一些涉密档案信息的利用不能在线申请与审批。 3.第三种类型：RM&AM系统内嵌于OA系统 采用此类型的单位开始增多，典型的如浙江秦山核电公司、浙江电力公司。例如，浙江秦山核电公司的CEAS（Central Equipment Administration System）是该公司事实上的OA系统。在CEAS中，文档管理是一个中心模块，与其他各个管理模块进行信息交换，也就是说业务人员在其他管理模块中生成的电子文件都要受到文档管理模块的管理。CEAS文档管理系统包括生成文档、文档利用、文档维护、基础数据维护等几个子模块。整个电子文件管理流程分为两大部分：一是文件从生成、审批、发布到归档保存、维护的整个过程，由相关人员通过生成文档、审批与发布文档、文档分发、文档归档、文档利用、文档维护等模块来完成；二是对于上述管理过程的全程监控，由相关人员通过基础数据维护模块及其他模块来完成，基础数据即电子文件管理的关键元数据，如文档类型、文档格式、文档审批模式、文档模块、文档关联类型、存储位置、应用程序等，电子文件在生成、审批、发布到归档保存、维护过程中将陆续生成相应的元数据值。4图4：RM&AM系统内嵌于OA系统之中的示意图 总而言之，CEAS是一个集成化系统，其文档管理模块实行了文件、档案的一体化管理，公司没有单独的AM系统，而是RM&AM系统。如图4所示。 上述三种类型RM、AM系统与OA系统关系的比较如表1所示。由此可见，最为理想的选择当属于第三种类型，它实现了对文件、档案的集成管理与集成服务，使文件管理、档案管理与业务活动紧密结合，既通过文件管理、档案管理支持了业务活动，又在业务活动过程中自然地产生、管理和利用了文件、档案。 表1：三种类型RM、AM系统与OA系统关系的比较第一种类型第二种类型第三种类型RM、AM系统与OA系统的关系AM系统与OA系统分 离AM系统与OA系统联 接RM&AM系统内嵌于OA系统档案管理的模式档案实体管理模式档案信息管理模式档案信息管理模式AM系统的管理对象实体档案目录电子档案电子文件、电子档案文件、档案集成程度分散管理分散管理一体化管理、集成管理文件、档案管理过程后端控制阶段性管理后端控制阶段性管理前端控制全过程管理文件、档案检索和利用方式上门检索档案目录信息，利用档案原件网络检索和利用档案目录或全文信息网络检索和利用文件、档案全文信息集成服务文件管理、档案管理与业务活动的关系文件管理与业务活动相结合，但档案管理与业务活动分离文件管理与业务活动相结合，但档案管理与业务活动结合有限文件管理、档案管理与业务活动紧密结合 (二)KM系统与OA系统的关系 (1)第一种类型：KM系统完全独立于OA系统之外 在此类型中，KM系统是组织众多系统中一个专门的、独立的系统。例如，实力传播（Zenith Optimedia）集团公司的中文知识管理平台“ZOURCE” （即“实力智源”）是完全独立于任何业务系统中的KM系统。该系统设有文档库、论坛、专家地图、用户中心、其他资源等主要模块。该系统与OA的关系如图5所示。 此种类型的最大陷缺是KM系统与业务活动完全脱离，员工开展日常工作时只须使用OA系统，而无须登录KM系统。登录、使用KM系统只是员工正常工作之余的附加活动。因此，该公司的知识管理部门不得不在公司内部开展各种途径和方式的宣传、推广活动，以吸引员工登录、使用他们的KM系统“ZOURCE”。5采用此种类型，公司需要开发一个新的KM系统，对企业来说意味着一次全新的投资，而实际效果也无法直接体现于业务活动之中，因而具有很大的风险。图5：KM系统完全独立于OA系统之外的示意图 2.第二种类型：KM系统作为OA系统中的一个子系统 在此类型中，组织的OA系统中有一个KM模块。例如，哈尔滨某公司的OA系统中有一个KM子系统，KM子系统提供了知识库、Elearning、论坛等功能。该公司OA系统中另有RM&AM子系统，与KM子系统分置。6其KM系统与OA系统的关系，如图6所示。图6：KM系统作为OA系统一个子系统的示意图 此种类型，一般是因为单位先有了较为成熟的OA系统，后来接受了知识管理的思想，就在原有OA系统上进行细微的改进，增加了一个KM模块，使之具有一定的知识管理功能。但是，此种做法不能完全实现知识管理与业务活动相结合，因为虽然知识管理被纳入了OA系统，但难以真正嵌入业务流程之中。 3.第三种类型：基于KM的OA系统 在此类型中，KM更多是一种构建OA系统的思想理念和一系列技术工具，而并不是一个具体的系统或模块。作为一种思想理念，KM融于OA系统中的每个模块和每项功能之中。作为一系列技术工具，KM增加了OA中许多模块的功能。在一些公司（如TCL移动通信有限公司、天津天狮集团、郑州宇通客车公司等）将此类型OA系统称为“KOA”系统，即“基于知识管理的办公自动化系统”（KM-based Office Automatic System）。7从某种意义上说，在这些企业中OA系统即KM系统，KM系统即OA系统，如图7所示。图7：基于KM的OA系统的示意图 采用此种类型的系统开发一般有两种做法：一是，开发一个全新的基于知识管理的OA系统，这意味着较大的投入与风险，但是如果企业原来没有OA系统或原有OA系统运行欠佳，这种投入与风险是可以接受的；二是，在现有OA系统基础上进行较大的升级、换代，体现、融入知识管理的思想理念，增加知识管理的技术工具，这意味着较小的投入与风险，但它要求原有OA系统具有较好的可扩展性。 上述三种类型的KM系统与OA系统相互关系的比较如表2所示。由此可见，第三种类型当属最佳选择。因为基于KM的OA系统，能做到知识管理与业务活动紧密结合，充分实现了信息、知识资源的集成，系统开发的投资与风险较小或可接受。 表2：三种类型KM系统与OA系统关系的比较第一种类型第二种类型第三种类型KM系统与OA系统的关系KM系统与OA系统分 离KM系统作为OA系统的一个子系统基于KM的OA系统知识管理与业务活动的关系与业务活动分离与业务活动有限结合与业务活动紧密结合信息、知识资源的集成程度资源分散资源有限集成资源充分集成KM系统的开发方式需单独开发一个KM系统在现有OA系统中增加一个新的KM模块可开发一个全新的基于KM的OA系统；也可在现有OA系统基础上进行升级、换代，体现、融入KM的思想理念 系统开发的投资与风险投资大，风险大投资小，风险小或者是可以接受的较大投资与风险；或者是较少的投资与风险 三、“档案知识管理”系统构建的策略 通过上述对AM系统与OA系统关系、KM系统与OA系统关系的分析与比较，我们发现：就档案管理而言，理想的选择是档案管理作为OA系统的核心子系统，实现文件、档案一体化管理、集成管理。就知识管理而言，理想的选择是知识管理作为构建OA系统的思想理念，体现于OA系统的各子系统或各项功能之中。综合上述两者，“档案知识管理”系统构建的策略宜是，在基于知识管理的OA系统（KOA系统）中实现文件、档案一体化管理、集成管理；并且用知识管理的技术方法提高文件管理、档案管理的功能，使之在KOA系统中居于基础性地位。如图8所示。图8：“档案知识管理”系统构建的策略 这样，知识管理的思想理念自然而然地渗透、体现于档案管理，知识管理的技术方法也应用于档案管理，实现了“以知识管理为导向的档案管理”；而档案管理也自然而然地成为知识管理的基础、核心，实现了“以档案管理为基础的